При приёме новых сотрудников работодателю нужно провести мероприятия по их адаптации. Это необходимо, чтобы работники смогли в ближайшее время и без особых проблем влиться в коллектив и интегрироваться в рабочие процессы. Адаптацию нужно проводить в том числе и для удалённых сотрудников. О том, как это сделать, расскажем в нашей статье.
Особенности работы удалённых сотрудников
Работа удалённых сотрудников характеризуется двумя важными особенностями:
1.Отсутствует прямой и быстрый контакт с коллегами.
Когда принятый на работу сотрудник приходит в первый день в офис, он сразу же оказывается рядом со своими коллегами. Он с лёгкостью может к ним обратиться за помощью, даже по самому простому вопросу, например, где хранится требуемый документ или как использовать какую-то программу. Когда сотрудника приняли на дистанционку, для уточнения даже простого вопроса ему нужно написать сообщение или позвонить коллеге. При этом ему также потребуется объяснить, кто он такой и какая проблема у него возникла. Необходимость таких действий могут зародить у дистанционного работника мысль, что лучше не отвлекать людей и разобраться с вопросом самостоятельно. К тому же даже если обратиться к коллеге, он может не ответить мгновенно, и новому сотруднику придётся подождать.
Такая особенность удалённой работы значительно влияет на социальную адаптацию нового сотрудника. У него происходит сокращение контактов только до рабочих встреч в офисе (если это возможно и практикуется) и общения в мессенджерах. Дистанционный работник имеет меньше возможностей показать свою эрудицию, насмотренность или личные качества.
2.От работника требуется высокий уровень самоорганизации
Для эффективной работы удалённый сотрудник должен иметь высокий уровень самоорганизации. Он сам выстраивает тайм-менеджмент с учётом режима работы компании. Кроме того, у работодателя отсутствует возможность полностью контролировать его рабочее время. В этой связи работодателю нужно предусмотреть план работы дистанционного сотрудника, чтобы он учитывал не только часы работы, но и отдыха. Также необходимо оценить, сколько времени нужно новому удалённому работнику на изучение документации компании, обучающих материалов и знакомство с коллегами.
Удалённого работника контролировать несколько сложнее, но это нужно делать — для того, чтобы знать, есть ли у него какие-то проблемы в выстраивании тайм-менеджмента. К примеру, когда новый сотрудник часто срывает дедлайны при выполнении поставленных задач, нужно обязательно выяснить причину и совместно найти решение этой проблемы.
Цели адаптации удалённых сотрудников
Основными целями адаптации удалённых сотрудников являются:
- сокращение текучести кадров в первые три месяца работы;
- сокращение объёма ошибок нового сотрудника в связи с незнанием специфики деятельности на его рабочем месте;
- снижение числа конфликтов с коллегами;
- повышение уровня вовлечённости, мотивации и лояльности;
- акцент на значимости сотрудников для компании;
- повышение репутации компании как HR-бренда на рынке труда.
Если не выстроить корректный процесс адаптации дистанционных и офисных сотрудников, подбор персонала станет для компании одной из основных статей расходов. Работодателю придётся постоянно искать новых работников, которые, столкнувшись с проблемами и непониманием, будут уходить из компании в первые месяцы работы.
Программа адаптации удалённого сотрудника
Программа адаптации дистанционного работника несколько отличается от программы, которая составляется для офисного сотрудника. Но, тем не менее, она должна включать перечень задач, инструментов и обучающих материалов на ближайший период (до 2-3 месяцев), которые помогут новому работнику получить информацию о компании и навыки эффективной работы на новом рабочем месте.
В программу включаются такие основные моменты:
- информацию, которую нужно изучить, в том числе по работе с программами;
- этапы проводимого обучения;
- общие сведения о команде и коллегах;
- подробную информацию о работодателе и его продукции;
- планирование рабочих задач;
- методы контроля работы сотрудника;
- критерии оценки результатов его работы.
Адаптационную программу удалённого сотрудника можно разрабатывать в разных форматах, к примеру, через простую таблицу Excel или специальный учебный сервис. Главное — всем пользователям должно быть удобно работать с такой программой адаптации.
Если программа адаптации не разрабатывается индивидуально под каждого сотрудника, а используется её стандартный вариант, обязательно нужно периодически проверять актуальность информации в ней.
Целесообразно программу адаптации нового сотрудника разработать ещё до того, как его приняли работу. А затем при необходимости внести в неё корректировки, если того требуют особенности взаимодействия с конкретным человеком. Одновременно с программой можно подготовить специальный справочник, в котором отражается актуальная информация — о самой компании и коллективе, ссылки на обучающие материалы и необходимые внешние ресурсы, ответы на наиболее распространённые вопросы.
Кроме того, к разработке программы адаптации нужно привлечь наставника, который будет курировать работу нового удалённого сотрудника. При этом желательно наставником не назначать HR-специалиста, который поможет только с общими рабочими вопросами. Целесообразно назначить куратором специалиста, тесно связанного с должностью, которую будет занимать новый сотрудник, например, его коллега с аналогичными обязанностями или руководитель отдела. Они в полной мере смогут передать знания и опыт при адаптации удалённого сотрудника, которые необходимы при выполнении работы именно по этой должности.
Про план адаптации нового сотрудника читайте в нашей статье.
Начало адаптации удалённого сотрудника
Самое сложное — начать адаптацию удалённого сотрудника, поскольку на этом первоначальном этапе нужно учесть множество важных моментов. Далее, когда контакт с новым работником будет уже в некоторой степени выстроен, адаптация будет проходить легче.
В первые дни работы удалённого сотрудника нужно сделать следующее:
- Решить технические вопросы. Поскольку сотрудник будет работать удалённо, у него обязательно должно быть хорошее техническое оснащение для осуществления трудовой деятельности. В первую очередь это касается компьютера и интернет-соединения, а также микрофона и наушников (при необходимости). Если у него чего-то нет, обязательно нужно его этим обеспечить, к примеру, организовать доставку. Также требуется выдать доступы к корпоративному программному обеспечению и рабочей почте. При необходимости нужно помочь новому сотруднику с подключением и использованием техники.
- Предоставить необходимые обучающие материалы. Это могут быть файлы в различных форматах или ссылки на материалы, которые находятся в облачном хранилище. Также ему нужно передать для изучения корпоративную документацию, список литературы для работы, шаблоны документов. Кроме того, обязательно нужно выдать контакты коллег, с которыми он будет взаимодействовать.
- Составить план работы. Нужно разработать план работы нового удалённого сотрудника на день, неделю, месяц. Не нужно в первые дни сразу же выдавать сложные задачи или большой объём работы. При этом задачи нужно обозначать конкретно — составить таблицу, разработать план, сформировать проект мероприятия, познакомиться с работой отдела. По результатам выполнения задачи нужно обсудить, что получилось сделать легко, а что вызвало определённые трудности.
- Обсудить критерии оценки выполненной работы. Требуется подробно рассказать новому сотруднику, как будет оцениваться его работа и как будут поощряться выдающиеся результаты труда. Работник должен понимать, как будет оцениваться его работа, к чему ему нужно стремиться и как добиться успешных результатов трудовой деятельности.
- Помочь с социализацией. Нужно рассказать новому удалённому сотруднику, какие существуют особенности взаимодействия в компании между коллегами. К примеру, обозначить, как проводятся онлайн-встречи или как принято обращаться к сотрудникам.
Чем более ёмким и понятным будет процесс адаптации удалённого сотрудника в первые дни его работы, тем проще потом будет с ним взаимодействовать. Если вы видите, что работник несколько зажат и с трудом идёт на контакт, постарайтесь выяснить причины, пообщайтесь с ним по видеосвязи, а не только письменно в чате, подробнее расскажите о взаимодействии с коллегами, пригласите его на корпоративную встречу с коллективом в офлайн формате и т.д.
Особые моменты по адаптации удалённого сотрудника
При адаптации дистанционного работника нужно обратить внимание на такие особые моменты:
- Нормально, если он задаёт много вопросов, потому что это свидетельствует о его заинтересованности в работе. И наоборот — работодателя должно насторожить, если работник не уточняет информацию и не обращается за помощью. Новые сотрудники, будь то офисные или удалённые, могут стесняться отвлекать коллег от работы, задавать вопросы, уточнять какую-то информацию. Иногда они просто боятся выглядеть глупо либо непрофессионально. К тому же у дистанционных работников несколько ограничена возможность быстро получать ответы на вопросы. На первоначальном этапе адаптации нужно в понятной форме донести до сотрудника, что это нормально — обращаться к коллегам и задавать вопросы. Также не нужно ругать или стыдить нового сотрудника за его вопросы, пусть даже он задаёт их повторно. Кроме того, целесообразно закрепить за ним наставника или куратора, который будет что-то подсказывать сотруднику и направлять его деятельность в нужное русло.
Новая работа для любого человека — это стресс. А потому запутаться может каждый, даже если он профессионал. Помогите ему справиться с нервной ситуацией и нормально адаптироваться к новым условиям.
- Старайтесь давать больше обратной связи новому удалённому сотруднику. Ему нужно обязательно знать, какие задачи он выполняет правильно, а какие — нет. В будущем это убережёт его от ошибок, которые могли бы повлиять на деятельность всей компании. При этом не нужно зацикливаться только на ошибках и недоработках сотрудника. Также важно подмечать успехи, которых достиг работник — выполнил задание сверх нормы, предложил удачную идею, быстро погрузился в сложный процесс и т.д.
Обратная связь — это не только планёрки, проводимые раз в неделю, и совещания раз в месяц для подведения итогов работы. Целесообразно контактировать с новым сотрудником каждые 2-3 дня или даже ежедневно для оценки результатов его трудовой деятельности.
- Установите приемлемый объём информации, который будет получать новый сотрудник. Не нужно выдавать ему сразу большой объём сведений, поскольку от этого будет только хуже. Работник не сможет понять и запомнить всю информацию, у него будет путаница и ошибки. Лучше выдавать сведения порционно, чтобы они лучше усваивались. Кроме того, надо установить приоритетность таких сведений с точки зрения пользы для работника.
Если какая-то информация сейчас не нужна сотруднику, то о ней не нужно рассказывать сразу же в первые дни работы. Адаптацию и обучение нужно начинать с учётом тех сведений, которые пригодятся ему на начальном этапе работы. А со временем можно будет выдать информацию уже углубленно.
- Для лучшей адаптации удалённого сотрудника можно разработать курс обучения, тем самым автоматизировав часть этого процесса. Со временем в него будет добавляться новая информация, а вновь принятый работник всегда будет иметь под рукой руководство, которое сможет использовать в своей работе. К тому же, некоторые люди лучше воспринимают информацию, если она представлена в наглядной форме.
Оценка эффективности адаптации персонала рассмотрена в этом материале.
Ошибки работодателя при адаптации удалённого сотрудника
Работодатели часто совершают такие ошибки при адаптации удалённого сотрудника:
- Не разрабатывают программу адаптации или делают это только поверхностно. То есть новым сотрудникам ещё на первоначальном этапе не помогают освоиться и справиться со стрессом.
- Не пресекают конфликты, то есть не анализируют, как у нового удалённого сотрудника складываются отношения с его коллегами. Не отслеживают поведение не только самого работника, но и остальных сотрудников компании по отношению к нему.
- Нет поддержки новому сотруднику. HR-специалисты выдали ему обучающие материалы для самостоятельного изучения. А дальше работник сам разбирается со спецификой деятельности.
- Новому удалённому сотруднику доверяют только монотонную и скучную работу, при которой он не может проявить себя как специалист. Ему становится неинтересно, и он быстро увольняется.
- Сразу применяют санкции за ошибки в работе, например, выносят замечания или ругают при всём коллективе.
Некоторым отрицательным моментом является неучастие руководителя компании в адаптации нового сотрудника. Если фирма небольшая, директору желательно участвовать в этом процессе, чтобы работник чувствовал поддержку руководства.
Рекомендации от специалистов «Моё дело» по адаптации удалённых сотрудников
Чем успешнее пройдёт адаптация удалённого сотрудника, тем лучше для самого работника, его руководителя, коллег и компании в целом. Поэтому обратите особое внимание на такие моменты:
- Не оставляйте нового сотрудника наедине с самим собой и его работой. В процессе адаптации не только принимайте от него результаты работы, но и давайте обратную связь. Указывайте не только на ошибки и недостатки в работе, но также на успехи и достижения.
- Для обсуждения некоторых задачи создайте обособленные мини-чаты. Если в решении задачи участвует только несколько человек, нет необходимости выносить обсуждение на весь коллектив. В мини-группе новому сотруднику будет проще показать свои компетенции и навыки.
- Проведите небольшую онлайн-встречу или онлайн-корпоратив, если ваши сотрудники в основном работают удалённо. Во время такой неформальной встречи можно провести командный квиз или тематическую вечеринку.
- Попросите опытных коллег рассказать новичкам, как они справлялись со стрессом в первые недели работы в компании, с каким сложностями сталкивались в период адаптации и как их преодолевали, какие знают секреты успешного внедрения в рабочие процессы.
- Назначьте новому сотруднику куратора или наставника, который будет тесно взаимодействовать с ним. При этом очень важно, чтобы его личными характеристиками были — терпение, доброжелательность, желание делиться информацией и помогать, корректность поведения. В этом случае адаптация удалённого сотрудника пройдёт более эффективно.
- С определённой периодичностью проводите мозговые штурмы для всего коллектива, в том числе и новых работников. Это позволит не только найти решение какой-то проблемы, но также сплотит коллектив и позволит сотрудникам показать свою эрудированность и неординарность в поиске решений.
