При смене главбуха необходимо провести процедуру приёма-передачи дел от одного сотрудника к другому. Процесс не имеет нормативного регулирования. Организация может разработать инструкцию по данному вопросу, отразив в ней существенные моменты, в т.ч. и порядок составления акта приёма-передачи дел.
Главное об акте приёма-передачи дел при увольнении главбуха
- Вне зависимости от причины увольнения главного бухгалтера необходимо провести процесс приёма-передачи дел, состоящий из нескольких этапов. Если новый бухгалтер ещё не найден, дела принимает руководитель или исполняющий обязанности главного бухгалтера.
- Одним из этапов является формирование акта приёма-передачи дел для разграничения ответственности бывшего и нового главных бухгалтеров.
- На основании акта приёма-передачи новый главбух сможет понять, как построен учёт в компании, какая документация есть, какие имеются особенности ведения учёта конкретного актива или обязательства и т.д.
- Акт приёма-передачи дел при увольнении главбуха не имеет регламентированной формы, а потому составляется в произвольном виде, подписывается главными бухгалтерами и членами комиссии, а также утверждается директором компании.
Пошаговая инструкция по передаче дел при увольнении главбуха
При смене главного бухгалтера процесс приёма-передачи дел проводится в несколько этапов с учетом требований законодательства:
Издать приказ или распоряжение о передаче дел
Работодатель издаёт внутренний нормативный документ (приказ, инструкцию и др.), в котором устанавливает правила и порядок приёма-передачи дел от одного главбуха к другому. В нём фиксируется такая информация:
- причина проведения мероприятия по приёму-передаче дел (в частности, здесь — увольнение главбуха);
- сроки осуществления приёма-передачи дел (стандартно — две недели при увольнении главбуха по собственному желанию (пп. 3 п. 1 ст. 77, ст. 80 ТК РФ), а при увольнении по инициативе работодателя в связи со сменой собственника — три месяца с момента появления права собственности у нового собственника (ст. 75, пп. 4 п. 1 ст. 81 ТК РФ));
- сотрудник, ответственный за сдачу документации — ФИО увольняющегося главбуха;
- сотрудник, ответственный за приём документации — ФИО нового главбуха, а если его нет, то ФИО директора компании или иного сотрудника, исполняющего обязанности главбуха;
- иные сотрудники или лица, которые участвуют при приёме-передаче дел, к примеру, аудиторы или представители вышестоящих структур;
- дата, на которую требуется завершить учётные процессы за прошедший период (на основании сроков представления деклараций и бухотчётности);
- полномочия и обязанности увольняющегося и нового главбуха, когда они некоторое время работают вместе.
Завершить проводимые учётные процессы
На дату, которая указана в приказе или распоряжении, прежний главбух завершает все учётные процессы, для чего:
- формирует первичную учётную документацию;
- делает необходимые бухгалтерские записи;
- сдаёт в конкретные сроки бухгалтерскую, налоговую, кадровую и статистическую отчётность (либо контролирует сдачу отчётности, если обязанность по сдаче возложена на иного сотрудника).
Провести инвентаризацию денежных средств
Вне зависимости от того, заключали или нет с прежним главбухом договор о материальной ответственности, желательно провести инвентаризацию денег в кассе и на расчётных счетах. При смене МОЛ проверка соответствия фактического наличия имущества и обязательств компании сведениям бухучёта обязательно проводится (п. «в» ст.15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»). Итоги мероприятия фиксируются в актах и описях, которые составляются в трёх экземплярах (для бухгалтерии, прежнего и нового главбухов). Документы прикладываются к акту приёма-передачи дел.
При смене главбуха в субъекте МСП можно провести инвентаризацию всех обязательств и имущества. В крупных компаниях можно провести выборочную инвентаризацию, к примеру, дебиторки и кредиторки, финансовых вложений и др.
Проверить учёт и отчётность
К примеру, можно нанять аудиторскую компанию, которая предоставит независимое заключение о корректности осуществления бухгалтерского и налогового учёта. Если такой возможности нет, новый главбух самостоятельно проверяет учёт и отчётность в компании. Результаты проверки он может отразить в специально сформированном акте.
Оформить акт приёма-передачи при увольнении главного бухгалтера
Для разграничения ответственности прежнего и нового главных бухгалтеров формируется акт приёма-передачи дел. На основании этого документа новый бухгалтер сможет понять, каковы основные финансовые показатели деятельности компании, а также состояние первичной учётной документации, отчётности, материального и денежного учёта и др.
Провести дополнительные мероприятия
После того, как подписали акт приёма-передачи дел, уволили прежнего главбуха и назначили нового, рекомендуется:
- Сообщить о смене главбуха в ИФНС — такой обязанности нет, но некоторые налоговые органы это требование выдвигают. Вы можете игнорировать данное требование, оно незаконно, и ответственность за него не наступает. А можетена править письмо-уведомление в произвольной форме, заверенное подписью директора и печатью компании, приложив к нему приказ или выписку из него о назначении нового главбуха.
- Оформить новые карточки с образцами подписей в банках, в которых у компании есть расчётные счета.
- С момента подписания акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера завести учётные регистры, которые отсутствуют в компании.
- Исправить ошибки , которые обнаружены при проверке состояния учёта и отчётности организации.
- Сдать уточнённую отчётность (при необходимости).
После увольнения главбуха не забудьте отменить все доверенности, которые были оформлены на него (особенно это важно в отношении долгосрочных доверенностей). Также рекомендуем совместно с ИТ-специалистами отключить все доступы к информационным и программным ресурсам компании.
Как сформировать акт приёма-передачи дел при увольнении главбуха
В акте приёма-передачи при увольнении бухгалтера требуется указать информацию о том, в каком состоянии находится бухгалтерский и налоговый учёт в компании. В частности, в нём фиксируются такие сведения:
- Общее состояние бухучёта в компании и организация деятельности бухгалтерии
Указывается общая информация о том, как организована работа бухгалтерского отдела, как распределены обязанности между бухгалтерами, есть ли у них должностные инструкции. Также прописывается, какие типовые и унифицированные формы первичной учётной документации применяются, какие специализированные или разработанные самостоятельно бланки компания использует в конкретных ситуациях.
Указывается, как бухгалтерия обеспечена оргтехникой и нормативной базой по учёту и отчётности — периодическими журналами, книгами, программным обеспечением, а также есть ли какие-то положения и инструкции по работе.
Прописывается общая характеристика учёта — форма, состояние регистров синтетического и аналитического учёта, расхождение сведений в них и др.
- Состояние учёта денежных средств
Указывается, есть ли в компании кассир и заключён ли с ним договор о полной материальной ответственности. Прописываются условия хранения и учёта наличных денег и денежных документов. Составляется акт инвентаризации, прикладываемый к акту приёма-передачи дел.
Составляется список всех расчётных счетов компании в банках, указываются остатки денег на них в соответствии с банковскими выписками, которые предварительно сверяются со сведениями бухучёта.
Указывается наличие чековых книжек, а также номера неиспользованных в них чеков.
- Состояние учёта расчётных операций
Указывается наличие банковских выписок, договоров и иной документации расчётного характера.
Прописывается наличие актов сверки с контрагентами, порядок ведения претензионной работы с должниками, наличие дебиторки и кредиторки, в т.ч. просроченной. Указывается наличие актов сверки с ИФНС и СФР, в т.ч. задолженности по бюджетным платежам.
Фиксируется наличие банковских кредитов у компании, состояние задолженности по срокам её погашения.
- Состояние учёта ОС и НМА
Указывается, когда в последний раз производилась инвентаризация ОС и НМА, есть ли и в каком состоянии находятся инвентаризационные описи. Фиксируется наличие актов ввода ОС в эксплуатацию, их выбытия или списания, а также инвентарных карточек на ОС, приказов о назначении ответственных лиц.
- Состояние материального учёта
Указывается, есть ли акты выверки бухгалтерских записей с записями МОЛ, например, сличительные ведомости или акты снятия натуральных остатков, а также каковы результаты последней инвентаризации ТМЦ. Фиксируется отражение в учёте отклонений на основании актов ревизий, материалов о недостачах и хищениях.
Фиксируется состояние аналитического учёта ТМЦ, а также наличие или отсутствие приходной и расходной документации по движению ТМЦ.
- Состояние расчётов с персоналом
Фиксируется информация о штатном расписании, наличии трудовых договоров, задолженности по зарплате.
Указывается, в каком состоянии находится персонифицированный учёт.
- Бухгалтерская и налоговая отчётность
Указывается информация о том, соблюдены ли сроки сдачи бухотчётности, деклараций и расчётов по налогам. Также здесь можно указать сведения о решениях собственников компании в части утверждения отчётности и выплаты дивидендов.
Фиксируется наличие и состояние регистров налогового учёта.
- Хранение документации
Указывается, как именно в компании обеспечено и организовано надлежащее хранение и учёт БСО и бухгалтерской документации, а также есть ли описи сформированных дел.
- Перечень бухгалтерской и первичной учётной документации по описи
Указывается список передаваемой документации (штатное расписание, договоры, папки документов, регистры, сметы и др.), а также фиксируется отсутствие какой-то конкретной документации.
- Остатки по счетам
Указываются, какие остатки по счетам (с расшифровкой) имеются в момент передачи дел.
- Список отсутствующей документации и ошибки
Указывается, какие ошибки были выявлены при проверке, допущенные при ведении учёта, каким образом они исправлялись, какая корректировочная отчётность сдавалась, а также какие бухгалтерские справки оформлялись.
- Пояснения и замечания
Блок заполняют прежний и новый главбух, когда они не согласны с какими-то положениями, которые содержатся в акте приёма-передачи дел.
- Передача некоторых материальных ценностей
В акте нужно указать, что именно дополнительно бывший главбух передаёт новому — ключи от сейфа и кабинета, печати и штампы, ключи доступа к программному обеспечению и т.д.
- Подписи главбухов, членов комиссии, утверждающая подпись директора, дата составления акта приёма-передачи дел и документ-основание (приказ или распоряжение директора).
Образец акта приёма-передачи дел при увольнении главбуха
Образец акта передачи главного бухгалтера при увольнении может выглядеть таким образом
1 страница акта
2 страница актаЧто делать, если главбух не передал дела
Когда по завершении двух недель отработки главбуха перед увольнением руководитель так и не назначил лицо, которому он должен передать документацию, его невозможно принудить сделать это после увольнения.
Тогда новый бухгалтер перед тем, как приступить к своим обязанностям, составляет опись всей имеющейся документации, чтобы:
- разделить деятельность на свою и бывшего бухгалтера;
- разобраться с учётом в компании;
- знать, где и какие документы находятся.
В такой ситуации также можно обратиться за помощью в аудиторскую фирму, и на основе проведённой проверки устранить ошибки, которые могли быть при работе предыдущего главбуха.
