Чтобы компания росла и выполняла поставленные задачи, в штате должны работать квалифицированные специалисты. Со временем знаний может становиться недостаточно, и чтобы это определить, проводят мониторинги. Рассказываем, что такое аттестация сотрудников и как её организовать без нарушений трудового законодательства.
Что нужно запомнить?
- Аттестация сотрудников — это проверка соответствия квалификации, навыков работника и занимаемой им должности. По её результатам руководство принимает кадровые решения: об увольнении, переводах сотрудников или направлении на повышение квалификации.
- Организации проводят аттестацию по своему усмотрению. Мероприятие может быть плановым и регулярным или внеплановым. Есть профессии, для которых обязательна регулярная аттестация: врачи, педагоги, персонал гражданской авиации, спасатели и другие.
- Перед аттестацией проанализируйте должностные обязанности сотрудников, которые прописаны в трудовых договорах и локальных актах. Чтобы не было споров, они должны соответствовать тому, что будет проверяться.
- Для проведения аттестации важно составить положение, в котором отражены общее описание проверки, категории проверяемых сотрудников, периодичность и методы оценки. С документом знакомят всех действующих сотрудников и тех, кого принимают на работу.
- Законы и нормативные акты не определяют универсальный алгоритм аттестации. Обычно выбирают следующую последовательность: руководитель издаёт приказ о проведении проверки, затем осуществляют необходимые мероприятия, подводятся итоги и фиксируются необходимые кадровые решения.
Что такое аттестация сотрудников?
Аттестация сотрудников — это проверка квалификации на соответствие занимаемой должности. Например, может ли менеджер по продажам эффективно выполнять задачи, а бухгалтер рассчитывать налоги и составлять отчёты.
По результатам аттестации принимаются кадровые решения:
- О переводе сотрудника на другую должность или отдел. Это может быть из-за хорошей квалификации или, наоборот, из-за недостатка знаний.
- Об отправке специалиста на обучение или повышение квалификации.
- Об увольнении. Это самая крайняя мера, когда работник совсем не соответствует занимаемой должности и для него в компании нет других позиций, а обучение нецелесообразно.
У аттестации есть сопутствующие выгоды. После проверки знаний руководитель понимает, какие кадровые пробелы есть в организации, стоит ли пересмотреть систему оплаты труда и мотивации, как помочь сотрудникам продвигаться по карьерной лестнице и становиться эффективнее.
Существуют разные формы аттестации, но обычно в компаниях придерживаются таких же подходов, как в учебных заведениях. Она может быть:
- Устной, то есть проводится в формате собеседования, на котором сотрудник должен отвечать на вопросы комиссии.
- Письменной — в виде тестов или решения определённых задач.
- Смешанной, которая объединяет в себе два первых формата. Сначала работник решает тесты, а затем проходит устное собеседование с комиссией.
Формат и другие правила аттестации организации и предприниматели устанавливают по своему усмотрению — об этом подробнее расскажем далее.
Обязательно ли проводить аттестацию?
Работодатели не обязаны проводить аттестацию сотрудников — об этом нет ни одного упоминания в Трудовом кодексе. Однако, они имеют право самостоятельно решать, проверять ли знания сотрудников.
В соответствии с Приказом Роструда N 253 от 11.11.2022 есть категории сотрудников, которых нельзя увольнять по результатам аттестации:
- беременные женщины;
- женщины с детьми до трёх лет;
- матерей-одиночек, которые воспитывают детей до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
- отцов-одиночек, опекунов или попечителей, которые воспитывают детей до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
- родителей, которые единственные кормильцы в семьях с ребёнком до трёх лет, где трое и более детей до 14 лет (или ребёнок-инвалид до 18 лет);
- специалистов с трудовым стажем до года.
Но есть специальности, для которых обязательно прохождение регулярной аттестации. К ним относятся врачи, педагоги, персонал гражданской авиации, спасатели и другие. В ТК РФ и других нормативных актах нет фиксированного перечня профессий, как и порядка проверки знаний для них. Они распределены по разным отраслевым документам.
Компании могут проводить плановые, регулярные аттестации. Например, проверять знания сотрудников раз в год или два года. Положение об этом фиксируется во внутренних корпоративных документах.
Также аттестация может быть внеплановой. Например, если у организации сильно упали ключевые показатели или в компании сменилось руководство.
Что сделать до аттестации сотрудников?
Перед аттестацией нужно систематизировать должностные обязанности сотрудников и схематично представить, как будет проходить проверка.
Почему важно проверить должностные обязанности? Если по результатам аттестации окажется, что в трудовом договоре или локальном акте не прописаны проверяемые навыки, сотрудник сможет оспорить увольнение или понижение в должности.
При этом увольнение должно проводить при соблюдении ряда условий:
- Выводы аттестационной комиссии о деловых качествах нужно оценивать с другими фактами — подтверждение неудовлетворительных результатов работы, невыполнение норм выработки, систематический выпуск бракованной продукции и т. п.
- Сотруднику предложили другую вакансию, которая соответствует его квалификации и навыкам. Важно документально оформить факт предложения и отказа работника.
- Специалист не относится к категориям лиц, которых нельзя увольнять за несоответствие занимаемой должности.
Если чего-то не хватает, обновите локальные акты и трудовые договоры сотрудников. Перечень проверяемых знаний и навыков лягут в основу положения об аттестации.
Составление проекта аттестации. Определите, в каком формате будете проводить мероприятие. Например, это может быть только устное собеседование или комбинация с тестами. Сразу подумайте, какие вопросы задавать и кто составит тесты для сотрудников.
Решите, как часто будете проводить проверки или это будет разовое мероприятие. Рекомендуется проводить аттестацию не чаще раза в год. Этого времени достаточно, чтобы провести повышение квалификации специалистов при необходимости.
Подготовьте список сотрудников, которые войдут в аттестационную комиссию. В неё включают высшее руководство, начальников отделов и специалистов из отдела кадров. Если в организации есть профсоюз, то в комиссию обязательно должны войти его члены.
Если планируете аттестацию руководителей отделов, аттестационную комиссию можно составить из сторонних специалистов. Например, если специализированные организации, которые помогают проверять знания сотрудников. Они же могут полностью взять на себя подготовку и проведение аттестации.
Как провести аттестацию сотрудников: пошаговая инструкция
Порядок аттестации не регламентирован законами и нормативными актами. Организации сами решают, как проверять знания. Есть устоявшийся алгоритм, который позволяет учесть интересы всех сторон и завершить мероприятие с минимальными рисками споров.
Утвердите положение об аттестации
Положение об аттестации — это локальный акт, в котором описаны все детали и порядок проверки знаний сотрудников. После подготовки с ним под роспись ознакамливают всех действующих сотрудников организации. Также документ показывают при трудоустройстве новым специалистам.
Что добавить в положение:
- Общее описание мероприятия. Для чего и с какой периодичностью проводится, какие кадровые решения принимают по результатам и т. п.
- Какие сотрудники проходят аттестацию, а какие освобождены от проверок. В начале статьи рассказывали, кого нельзя увольнять по результатам проверки. Их можно исключить из мероприятия, как и любые другие категории по усмотрению работодателя.
- Периодичность проверки знаний. Например, раз в год или два года. Также в этом блоке описываются обстоятельства, при которых возможно проведение внеплановой аттестации.
- Порядок проведения аттестации. Желательно подробно описать каждый шаг проверки знаний — от подготовки до непосредственного мероприятия и оценки результатов.
- Метод оценки результатов. Могут использоваться количественные и качественные способы. Нужно указать, при каких результатах проверка считается пройденной и в каких ситуациях со специалистом могут расторгнуть трудовой договор.
В ходе деятельности компании положение об аттестации может корректироваться. Можно составлять дополнительные локальные акты или создавать новую редакцию. С любыми изменениями необходимо под роспись знакомить всех сотрудников компании.
Издайте приказ о проведении аттестации и уведомите сотрудников
Приказ составляет незадолго до проверки в свободной форме. Можно использовать образец, который обычно используют в компании для приказов по другим поводам.
В документе указывают, когда и где проводится аттестация. Если сотрудников много, можно разработать график для постепенной проверки знаний персонала. Приложением к приказу может быть точный список сотрудников, которые должны явиться в установленное время для проверки знаний.
Также в документе указывается точный состав аттестационной комиссии.
С приказом ознакамливают всех сотрудников. Можно завести отдельный журнал, в котором персонал подписью подтверждает, что все получили информацию о запланированной проверке знаний.
Проведите аттестацию
В назначенные дни проводится проверка по запланированному сценарию. Компаниям рекомендуется назначать на аттестацию секретарей, которые будут фиксировать всё происходящее. В случае спорных ситуаций это поможет подтвердить правоту и защитить интересы компании.
Как может проводиться аттестация:
- Сотрудники собираются в назначенном месте. Если проводится письменная проверка, то всем раздаются тесты или иные бланки для проверки. Специалистов рассаживают за отдельные места.
- После выполнения специалист сдаёт заполненный тест.
- Если планируется устная аттестация, то сотрудников вызывают по очереди на собеседование. После завершения работник освобождает место и вызывается следующий.
- При комбинированном варианте проведение собеседования возможно после сдачи теста или, например, когда письменную часть закончат все сотрудники. В свободное время специалисты могут отдохнуть или прерваться на обед.
Это рекомендованная последовательность. В зависимости от запланированных мероприятий вносите корректировки или создайте полностью индивидуальный формат.
Подведите итоги аттестации
Итоги аттестации могут подводиться в этот же день или через определённое количество времени, прописанное в положении. Для оценки знаний и квалификации используются методы, установленные ранее.
С результатами ознакамливают каждого сотрудника, также протокол с оценкой прикладывают к личной карточке сотрудника. Здесь же указывают, какое решение принято и соответствует ли специалист занимаемой должности. Он продолжает работать или ему предлагают пройти переобучение. Если у специалиста совсем низкий уровень знаний, предлагают расторжение трудового договора.
В порядке аттестации можно предусмотреть повторную оценку, если специалисту, например, не хватило 3-5 баллов до порога. Она проводится так же, как основная аттестация. Можно предусмотреть условие, что при положительной сдаче повторного теста обязательно прохождение повышения квалификации.
После подведения итогов издаётся приказ в свободной форме с результатами аттестации и принятыми кадровыми решениями.
