Адаптацию новых сотрудников можно сделать интереснее и добавить геймификацию, при этом снизив нагрузку на HR. Рассказываем, что такое чат-бот и как он помогает сотрудникам на новом месте.
Что нужно запомнить?
- Чат-бот — это программа автоматического общения, в которую можно закладывать разные сценарии взаимодействия. Позволяет автоматизировать рутинные процессы, упростить поиск и адаптацию сотрудников, повысить эффективность обучения.
- Чат-бот актуален на позициях, для которых характерна высокая текучесть. Он также автоматизирует фильтрацию соискателей: можно вводить небольшой тест, который отсеет совсем не подходящих специалистов.
- Для сотрудников чат-бот делает адаптацию интереснее и быстрее. Не нужно ждать, пока освободится HR, чтобы получить доступ к следующему разделу базы знаний или встретиться с лицами, с которыми необходимо взаимодействовать для выполнения задач.
- Разработать чат-бот можно даже без навыков программирования. Есть сервисы, которые позволяют собрать систему из нужных модулей. Техническая реализация чат-бота — не самый трудный этап. Сложнее изучить потребности сотрудников, спланировать структуру и наполнение системы. От этого зависит эффективность чат-бота для адаптации новых сотрудников.
- При разработке чат-бота: проанализируйте потребности, поставьте цели и задачи; выберите платформу для размещения чат-бота и сервис для технической реализации; продумайте наполнение; составьте сценарии и протестируйте; собирайте обратную связь и улучшайте чат-бота.
- Грамотно настроенный, наполненный и регулярно обновляемый чат-бот станет полноценным «сотрудником» компании, который работает без зарплаты и отпуска. Пока он занимается рутиной и помогает адаптироваться новым сотрудникам, у HR-специалистов остаётся больше времени на другие задачи.
Что такое чат-бот?
Чат-бот — это программа автоматического общения, в которую можно закладывать разные сценарии взаимодействия. За последние 5 лет чат-боты шагнули вперед и сегодня на их основе создают сложные системы с базами знаний, анкетированием и аналитикой.
HR пользуются чат-ботами, чтобы автоматизировать рутинные процессы, упростить поиск и адаптацию сотрудников, повысить эффективность постоянного обучения.
Пользователи при этом становятся менее привязанными к режиму работы эйчаров. Например, человек может оставить на вечер изучение каких-то вопросов, чтобы не отвлекаться от задач. Раньше это было невозможно без живого специалиста, а теперь он получает информацию в любое время суток — в выходные и праздники.
Разработка чат-бота кажется сложным и затратным процессом. Из-за этого небольшие организации отказываются от внедрения, теряя преимущества автоматизации. Это не так. Далее мы расскажем, как создать чат-бот без навыков программирования и привлечения сторонних специалистов.
Какие задачи может выполнять чат-бот?
Многие компании не могут справиться с текучестью кадров из-за низкоэффективной адаптации новых сотрудников. Например, специалисты долго ждут ответов от загруженных HR, не могут разобраться в навигации по офису или затрудняются получить доступы, необходимые для работы.
Если изучить сложности и правильно настроить чат-бот, большинство проблем решается автоматически. Вот несколько примеров задач, которые для HR выполняет чат-бот:
- Знакомит сотрудника с историей организации, основными направлениями, миссией и ключевыми ценностями.
- Описывает рабочие процессы, должностные обязанности. Помогает знакомиться с необходимыми лицами и получать доступы к рабочим системам.
- Проверяет знания и квалификацию новых специалистов на соответствие занимаемой должности. На основе результатов менеджеры могут планировать программу обучения для персонала.
- Составляет отчёты для HR о прогрессе адаптации сотрудников. Какие возникают проблемы, на какой стадии находится специалист и т. п.
- Упрощает знакомства сотрудников из разных отделов. Иногда люди годами работают в организации и не знают друг друга. Это плохо влияет на корпоративную атмосферу.
- Собирает обратную связь о программе адаптации. Например, человек может оставить отзыв, что вызвало затруднение. По фидбэку в чат-бот вносятся исправления, чтобы сделать его удобнее для работников.
- Отправляет уведомления и напоминания — например, о предстоящих мероприятиях или сроках сдачи важных задач (проектов).
Функции чат-бота не ограничиваются линейными сценариями. Можно создавать гибкие системы и помещать в них даже базы знаний для непрерывного обучения сотрудников.
Это позволяет HR следить, как сотрудники повышают квалификацию и на каких этапах возникают сложности. А для персонала обучение становится интереснее за счёт геймификации — они могут оценивать прогресс и ставить персональные цели.
Для чего нужен чат-бот HR?
Ключевое преимущество чат-бота для HR — оптимизация рутины и автоматизация повторяющихся задач. Это выражается разными функциями — например:
- Сокращение временных затрат на взаимодействие с каждым сотрудником. Остаётся больше времени для других запросов и задач.
- Сокращение объёма вопросов, к которым приходят к HR. При грамотной настройке и регулярной доработке персонал будет получать большинство ответов за пару кликов.
- Систематизация информации об адаптации работников. Не нужно связываться с каждым по отдельности — можно посмотреть сводный отчёт и определить, кто столкнулся с проблемами или сложностями.
- Определение лучших наставников в компании, работа с отстающими и выстраивание системы взаимопомощи внутри организации.
- Укрепление HR-бренда, которое упростит поиск и привлечение высококвалифицированных кадров с редкими навыками.
Использование чат-бота актуально на позициях с высокой текучестью. А также для предварительной фильтрации соискателей: можно вводить тестирование, которое отсеет неподходящих специалистов.
Как чат-бот помогает сотрудникам?
Чат-бот делает адаптацию интереснее и быстрее. Не нужно ждать, пока освободится HR, чтобы получить доступ к следующему разделу базы знаний или встретиться с лицами, с которыми необходимо взаимодействовать для выполнения задач.
Чат-бот помогает на всем протяжении от первого отклика до окончания адаптации. Это выражается следующими функциями:
- Информирование о стадии рассмотрения кандидата. Например, кто просматривает резюме, согласовано ли собеседование с ответственным сотрудником и т. п.
- Поддержка интереса кандидата в процессе оформления. Сотруднику могут предлагаться материалы о компании, интересные факты о рабочих процессах, простые опросники для вовлечения и др.
- Информирование о взаимодействиях, принятых правилах и корпоративных активностях.
- Знакомство с офисом и нужными сотрудниками. Есть примеры, когда в чат-бот встроен полноценный квест для экскурсии по офису и знакомства с основными местами.
- Ответы на популярные вопросы, предоставление точечной информации, связанной с должностью специалиста.
Если сотрудников приглашают из других городов, в чат-боте создают надстройку для ориентирования на новом месте. Куда ходить, где решать важные вопросы с государственными услугами, в каком районе снимать/приобретать жильё и другое.
Следовательно, чат-бот для сотрудников становится верным другом после трудоустройства, который помогает разобраться в ключевых вопросах. Повышается удовлетворенность приёмом и снижается процент увольнений на стадии адаптации, который в некоторых компаниях достигает 70-90%.
Как создать чат-бот для адаптации сотрудников?
Чат-бот можно разработать без навыков программирования. Есть сервисы для сборки системы из нужных модулей. Если ничего не подходит и нужно индивидуальное решение, обращайтесь к сторонним разработчикам. Это потребует финансовых вложений — сумма зависит от сложности и количества поставленных задач.
Техническая реализация чат-бота — не самый сложный этап. Сложнее изучить потребности сотрудников, спланировать структуру и наполнение системы. От этого зависит эффективность адаптации новых сотрудников.
1. Проанализируйте потребности, поставьте цели и задачи
Первый этап — один из самых важных, потому что составляется примерная схема (структура) чат-бота:
- Какие разделы будут доступны сотрудникам.
- В каком формате реализовать адаптацию: вопросы-ответы, инструкции, обучающие видео и т. п.
- Какие данные собирать для анализа эффективности адаптации.
Чтобы определить оптимальную структуру, начните с анализа процесса приёма и адаптации новых сотрудников. Какие задачи выполняют HR, что делают при знакомстве с компанией, с какими сотрудниками знакомят и т. п.
Полученный список является основой, которую дополняют базой знаний, развлекательным и мотивирующим контентом, тестами и опросами и другими элементами, необходимыми для адаптации сотрудников.
Дополнительно проводят беседы с работниками, которые недавно устроились в компанию. Как проходила адаптация, что понравилось, что не понравилось, какие сложности возникли и т. п.
Чат-бот делят на разделы по должностям сотрудников. После выбора специальности или должности специалисту показывается индивидуальный контент, который соответствует его профессии. При этом не исключены общие разделы — например, информация о компании и ключевые корпоративные правила.
2. Выберите платформу
Чат-боты создаются на базе популярных мессенджеров. Ориентируйтесь на тот, который распространён в компании. Наибольшую долю в сегменте адаптационных чат-ботов занимает Telegram. Некоторые компании также пользовались Slack до блокировки в России.
Если нет штатных программистов и ресурсов для аутсорсинга разработки, воспользуйтесь сервисом no-code разработки чат-ботов. Есть десятки вариантов, которые предлагают различную функциональность и возможность. Скорее всего, выбранное решение будет платным, но ежемесячная подписка обойдётся не дороже 2000-3000 руб. в месяц.
Ищите сервисы в поисковых системах или посмотрите, как устроен чат-бот для адаптации в других компаниях. Свяжитесь с организацией, у которой понравилось решение, и узнайте, какой сервис использовался.
Если задача не срочная, возьмите 2-3 сервиса для практической оценки. Параллельно создавайте чат-бота в каждом, чтобы потом оценить преимущества и удобства каждого на практике.
3. Продумайте наполнение
В адаптационном чат-боте должны быть:
- панель администратора, в которой работают специалисты HR-отдела;
- панель пользователя, с которой взаимодействуют сотрудники и соискатели;
- система авторизации, чтобы к внутренней информации доступ не получали все желающие;
- тесты и опросы;
- ответы на популярные вопросы;
- общая лента для сотрудников и соискателей — например, с новостями и информацией об обновлениях;
- чат и другие функции, которые в компании посчитают нужными.
На основе структуры с первого этапа соберите информацию, которую нужно добавить в чат-бот. Это могут быть:
- материалы из базы знаний: статьи и видео;
- схемы перемещения по офису, расположение нужных объектов;
- контакты ключевых сотрудников, с которыми нужно будет взаимодействовать;
- функции бронирования переговорок и других помещений;
- и другой контент, который нужен для адаптации и обучения сотрудников.
В чат-бот можно добавить трекер задач с описанием и дедлайном. Это организует новых сотрудников и ускоряет адаптацию, если есть задачи с чётким сроком выполнения.
4. Составьте сценарии и протестируйте
С готовой структурой и наполнением составляются сценарии взаимодействия чат-бота и сотрудников. Они должны быть адаптированы для каждой должности, чтобы специалисты не тратили время на поиск нужной информации и просмотр общих сведений.
При разработке сценариев пользуйтесь одной из трёх структур, которая больше всего подходит под процесс адаптации в вашей компании:
Линейная. Сотрудник постепенно переходит от одной стадии к другой, порционно получая необходимую информацию. Он не может влиять на ход и двигается по строгому регламенту, который заложен в сценарий чат-бота.
Вариативная. Это усовершенствованный вариант линейных сценариев. Пользователю даётся на выбор несколько вариантов, от выбора зависит показываемая информация и дальнейшие шаги.
Не забудьте добавить возможность вернуться в начало, если человек по ошибке выбрал не тот вариант или хочет перейти к ознакомлению со следующим блоком информации.
Поэтапная. Адаптация сотрудника регламентируется по времени. Например, каждый день выдаётся определённое количество информации или заданий. При этом внутри дней сценарий может быть разработан по линейному или вариативному сценарию.
Выберите несколько сотрудников и протестируйте на них разработанные сценарии, чтобы сразу убрать очевидные ошибки и устранить недостатки.
5. Собирайте обратную связь
Не пытайтесь доводить чат-бота до идеала. Такой подход губителен и в конечном итоге разработка может так и остаться в долгом ящике. Соберите первую версию, протестируйте сценарии и запускайте в работу.
Чтобы улучшать и дорабатывать систему, собирайте обратную связь и пожелания от персонала. В первые 2-3 месяца это жизненно необходимо, чтобы чат-бот стал приемлемым и лишился всех недостатков.
Но впоследствии это должно оставаться регулярной задачей. Меняются задачи, требования к сотрудникам, обновляются знания и прочая информация. Нужно отслеживать изменения и регулярно дорабатывать чат-бота, чтобы он соответствовал актуальным требованиям и среде.
Грамотно настроенный, наполненный и регулярно обновляемый чат-бот станет полноценным «сотрудником» компании, который работает без зарплаты и отпуска. Пока он занимается рутиной и помогает адаптироваться новым сотрудникам, у HR-специалистов остаётся больше времени на другие задачи.
