Фонд оплаты труда в каждой организации с наёмными работниками является одним из основных видов расхода. Расскажем, что такое фонд оплаты труда, как его рассчитывать и для чего необходим.
Что означает и включает ФОТ
ФОТ — это фонд оплаты труда, что входит в один из основных видов расходов каждой компании. В нём указывают средства, которые необходимо потратить на выплату наёмным работникам в течение определённого периода времени.
Сразу отметим, что в ФОТ учитываются расходы, которые производятся только по трудовым договорам. Соответственно, выплаты по договорам ГПХ в него не входят.
Каждая организация самостоятельно утверждает, из чего состоит фонд оплаты труда. Этот список обычно закрепляется положением о ФОТ или другим внутренним нормативным актом.
На практике чаще всего фонд оплаты труда включает в себя:
- заработную плату работников с учётом различных надбавок в виде районного коэффициента и выслуги лет;
- дополнительную оплату за работу в опасных и вредных условиях;
- систематические премиальные по результатам выполненных работ;
- оплата отпускных и командировочных;
- доплата за дополнительные часы работы;
- компенсации расходов, относящихся к деятельности организации;
- оплата больничного листа в течение трёх первых дней.
У каких-то организаций данный список больше, у каких-то меньше. Законодательством точного списка не установлено. Дополнительно работодатель также устанавливает размер выплат, что входит в ФОТ.
В большинстве организаций в фонде оплаты труда отсутствуют:
- премии, которые могут выплачиваться единоразово;
- матпомощь из-за тяжёлых семейных обстоятельств;
- компенсации за лечение и путёвки;
- безвозмездные ссуды;
- страховые взносы;
- расходы на подарки;
- пособия, выплачиваемые ФСС.
Отметим, что в ФОТ указываются все выплаты без учёта вычета НДФЛ. К примеру, если работнику полагается за первые три дня больничного 7,5 тыс. рублей, то он получает в итоге с вычетом 6,525 тыс. рублей, а в ФОТ записывается 7,5 тыс. рублей.
Зачем нужен ФОТ
На основании того, что включает ФОТ, можно не только вести расходы, которые идут на выплаты работникам, но и также:
- анализировать расходы в разрезе организации;
- регулировать и оптимизировать общие расходы;
- оценивать эффективность работы организации;
- изменять себестоимость услуг или продукции.
Также для бухгалтерии данные из ФОТ будут необходимы для заполнения некоторой отчётности (например, статистической месячной формы № П-4 или годовой формы № 1-Т для Росстата).
Сведения из ФОТ могут понадобиться при кредитовании для банка, который будет проверять организацию на благонадёжность. Также данную информацию могут запросить инспекторы надзорных органов во время проверочных мероприятий.
Отличия ФОТ от ФЗП
Фонд заработной платы (ФЗП) часто приравнивают к ФОТ, считая это одним и тем же. Однако это не всегда неправильно, так как в ФЗП входят выплаты, которые относятся непосредственно к трудовым обязанностям и их результатам.
На практике бывают идентичные случаи равенства ФЗП и ФОТ, когда организация выплачивает работникам только заработную плату и другие обязательные платежи.
Чаще всего ФЗП является одной из составляющих, из чего состоит ФОТ. Также в него входят:
- компенсационные выплаты;
- стимулирующие выплаты.
Период расчёта
Рассчитываться ФОТ может на час, сутки, неделю, месяц, квартал, год — в целом, на любой интересующий период, в течение которого сотрудники получали от работодателя выплаты.
Получить эти данные можно из регистра учёта, сложив кредитовый оборот счёта 70 (при необходимости и 73) в корреспонденции со счетами: 08, 20, 23, 25, 26, 29 и 91.
Плановый показатель
В точности спланировать показатели, из чего стоит (ФОТ) фонд оплаты труда, невозможно. Поэтому его среднее значение берут из предыдущих периодов, а также учитывают планируемую численность работников и среднюю заработную плату.
Например, компания планирует за год получить выручку в размере 800 млн рублей. По результатам прошлых годов стало ясно, что на ФОТ в среднем уходит 27% от общей выручки. Тогда примерный плановый размер ФОТ в новом году будет равен 216 млн рублей.
Также при планировании можно взять показатели прошлого периода среднего размера заработной платы и среднесписочной численности работников. Тогда фонд оплаты труда рассчитывается по следующим формулам:
| Вид зарплаты | Формула |
|---|---|
| Оклад | Среднесписочная численность х средний заработок х рассчитываемый период (месяц, квартал или год). |
| Часовая | Размер часовой ставки х количество рабочих часов за рассчитываемый период х среднесписочная численность. |
| Сдельная | Объём выпуска за рассчитываемый период х премиальные х надбавки х ставка за единицу продукции х среднесписочная численность. |
Пример расчёта
Организация «А» составляет прогноз ФОТ на 2022 год.
- Средняя численность сотрудников за прошлый год составила 8 человек.
- Общие выплаты работникам — 5 452 800 рублей.
В таблице показано,что входит в ФОТ заработной платы организации «А»:
| Вид выплат | Размер |
|---|---|
| Оклад | 4 200 000 рублей |
| Отпускные | 372 800 рублей |
| Премии по результатам работы | 700 000 рублей |
| Компенсации | 130 000 рублей |
| Больничные | 50 000 рублей |
Среднемесячная заработная плата в 2021 году:
5 452 800 рублей / 8 среднесписочная численность работников / 12 месяцев = 56800 рублей.
В новом 2022 году среднесписочная численность сотрудников увеличится до 9 человек, а среднемесячная заработная плата — на 15%. Следовательно, расчёт будет следующим:
56800 х 1,15 х 9 х 12 = 7 054 560 рублей.
Итого: примерный ФОТ в 2022 году составит 7 054 560 рублей.
Структура
Часто ФОТ разделяется внутри организации по отделам или направлениям. Это делается исключительно по инициативе работодателя для улучшения управленческого учёта. Как правило, это касается только больших и средних компаний, численность персонала которых начинается от 15 человек и выше.
Приведём пример. За год ФОТ лесоперерабатывающего комбината «Б» составил 34 млн рублей. Он складывается из заработной платы:
- мастеров — 35%;
- грузчиков — 25%;
- водителей — 10%;
- бухгалтерии — 10%;
- кадрового отдела — 15%;
- рекламного отдела — 5%.
ФОТ до оптимизации расходов
На основании этих данных комбинат «Б» может анализировать и впоследствии оптимизировать расходы для улучшения финансовых показателей.
Например, эффективность работы рекламного отдела стабильно ежегодно растёт, а водители всё чаще начинают простаивать из-за отсутствия работы, потому что клиенты стали забирать продукцию на своих автомобилях, экономя на доставке.
Таким образом, руководство комбината может сократить расходы в ФОТ на водителей, сократив из штата несколько человек, и взамен нанять специалистов по продвижению.
Тогда ФОТ будет разделяться так:
- мастера — 35%;
- грузчики — 25%;
- водители — 5%;
- кадровый отдел — 15%
- бухгалтерия — 10%;
- рекламный отдел — 10%.
ФОТ после оптимизации расходов
Обычно компании независимо от масштабов разделяют расходы по конкретным выплатам. В таком случае фонд оплаты труда включает: заработную плату, отпускные, премиальные, доплату за переработку, компенсацию расходов и другое (в зависимости от того, что учитывается в ФОТ).
Пример. Общий размер ФОТ в компании «В» составил 30 млн рублей. Он делится так:
- заработная плата — 60%;
- отпускные — 10%;
- премиальные — 19%;
- матпомощь — 5%;
- компенсация — 5%;
- больничные — 1%.
Диаграмма распределения выплат в ФОТ в рублях
Анализ ФОТ
Благодаря ФОТ, можно сравнивать показатели расходов с прошлыми периодами и принимать в случае необходимости какие-либо меры по их улучшению.
На примере простой таблицы рассмотрим, как можно анализировать показатели расходов на заработную плату и другие выплаты работникам.
| Показатели | Уточняющие показатели | 2020 год | 2021 год | Изменения |
|---|---|---|---|---|
| Выручка | 80 млн руб. | 85 млн руб. | 6,25% | |
| Расходы на ФОТ | 23 млн руб. | 26 млн руб. | 13,04% | |
| Оклады | 17 млн руб. | 18 млн руб. | 5,88% | |
| Отпускные | 2 млн руб. | 2 млн руб. | 0% | |
| Премии по результатам работы | 3 млн руб. | 5 млн руб. | 66,67% | |
| Больничные | 0,5 млн. руб. | 0,5 млн. руб. | 0% | |
| Компенсации | 0,5 млн. руб. | 0,5 млн руб. | 0% | |
| Общие расходы | 57 млн. руб. | 59 млн руб. | 3,51% |
Можно заметить, что расходы ФОТ растут быстрее, чем выручка. Это говорит о том, что политика компании по выплате заработной платы составлена неправильно, и если ничего не менять в течение ближайших лет, то может появиться убыток.
Отметим, что недостаточно просто сопоставлять данные ФОТ предыдущих периодов. Необходимо учитывать структурные нюансы компании (объёмы производства, изменения в ассортименте продукции, услуг, трудоёмкости производства и так далее).
Эффективное использование ФОТ достигается при следующих условиях: темп роста производительности труда должен быть выше темпа роста оплаты труда. Тогда у компании выручка будет расти, а финансовые показатели — ежегодно улучшаться, если, конечно же, по другим видам расходов не будет проблем.
