Электронный документооборот значительно упрощает кадровые процессы. Хранить цифровые документы удобнее и безопаснее. Но внедрение КЭДО — многоэтапный процесс, к которому стоит подготовиться. Расскажем, как перейти на кадровый ЭДО.
Переход на КЭДО: что нужно запомнить
- КЭДО позволяет перевести работу с кадровой документацией в цифровое поле. Это значительно экономит время сотрудников.
- Современные сервисы автоматически заменяют формы документов на актуальные при изменениях в законодательстве. Риск ошибок меньше, чем при заполнении документации вручную.
- Электронные файлы легче хранить. Этапы ознакомления, согласования и подписания документов в сервисе ЭДО проходят быстрее.
- При выборе сервиса стоит опираться на реальные потребности бизнеса, удобство в использовании, политику безопасности поставщика ПО.
- Не все документы можно оформлять электронно даже при полном переходе на КЭДО.
Подробнее об этапах внедрения системы КЭДО — в нашем материале.
Преимущества кадрового ЭДО
Электронный кадровый документооборот экономит сотрудникам и руководителю много времени. Кроме того, можно забыть о регулярных закупках бумаги и сопутствующей канцелярии. Однако это не главные причины, по которым современный бизнес активно переходит на кадровый ЭДО.
Вот несколько существенных:
- Скорость работы. Большинство сервисов для электронного документооборота можно интегрировать с другими системами бизнеса. Кадровый отдел проводит взаимные операции с бухгалтерией, юристами, управленцами. Утверждать отчёты, подписывать приказы, знакомить сотрудников с новыми регламентами гораздо проще с помощью электронного сервиса.
- Оптимизация операций. Бизнес может сотрудничать с разными работниками: постоянными, временными, фрилансерами. В каждом случае стандартные операции — заключение трудового или ГПХ договора, приём, увольнение, перевод и т.д. — нужно оформлять по отдельным нормам. Работать с документами в бумажном виде в этом случае сложнее и дольше, чем с электронными.
- Безопасность. В кадровой документации много персональных сведений о сотрудниках, и работодателю важно обеспечивать их безопасность. Доступ к электронному сервису ограничен, данные сотрудников и руководителей в специализированных ПО защищаются, а действия отдельных пользователей можно отследить.
- Автоматизация. В отношении многих кадровых форм действуют строгие требования по содержанию и оформлению. Заполняя их вручную, можно допустить ошибки. Сервисы ЭДО автоматизируют множество рутинных процессов, помогают правильно заполнить документы в соответствии с действующими требованиями законодательства.
Переход на кадровый ЭДО помогает значительно увеличить эффективность работы кадрового отдела. Но внедрение новой системы не всегда проходит гладко. Сотрудникам трудно перестраиваться, даже если новый метод в дальнейшем упростит им работу.
Поэтому к переходу важно подготовиться.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Весь процесс перехода можно прописать в отдельном регламенте и позволить вовлечённым сотрудникам заранее с ним ознакомиться. Обычно в документе указывают:
- лиц, которым предстоит переход на КЭДО;
- ответственных за выполнение этапов перехода: тестирования новой системы, переноса документации в сервис, инструктажа сотрудников и т.д.;
- порядок предоставления доступа к цифровым документам;
- период начала работы с КЭДО;
- список документов, которые переводят в электронный формат;
- сроки и формат уведомления работников об изменениях и т.д.
Единого алгоритма, который подойдёт одинаково всем, нет. Общий план может выглядеть так.
Шаг 1. Аудит действующего кадрового документооборота
Отделу нужно проанализировать документацию, с которой он постоянно работает — категории документов, их назначение и объём. После необходимо:
- описать систему движения документов внутри компании и с контрагентами;
- отметить все процессы и операции, в которых участвуют документы.
Отдельно стоит проанализировать объёмы архивов и спрогнозировать прирост документации, которую нужно будет размещать на хранение в ближайшее время.
От жизненного цикла документации зависят требования к будущему сервису.
Шаг 2. Формирование системы работы с документами
Подписывать цифровые документы нужно электронной подписью. Она должна быть у всех сотрудников, вовлечённых в КЭДО. Если электронных подписей нет, необходимо вписать в этапы перехода оформление ЭП для работников.
Затем нужно продумать систему доступа к сервису и документам. Некоторым сотрудникам можно выдать ограниченный доступ, руководителям и управленцам — полный. Тут всё зависит от условий работы и внутренней политики компании.
Полезно с самого начала определить, как будут храниться документы. Бизнес может хранить файлы на собственных серверах или за пределами компании. Хранение у себя часто удобнее, но в этом случае трудно обеспечивать постоянный доступ к документации. Согласно федеральному закону №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные документы необходимо хранить минимум 75 лет.
Продумав систему хранения и уровень доступа к документам, нужно выстроить подробную «архитектуру» будущего КЭДО.
Шаг 3. Выбор информационной системы КЭДО
Современных сервисов для работы с электронными документами достаточно. Отталкиваясь от планируемой системы КЭДО, нужно изучить доступные ПО, их функционал и тарифы.
На что стоит обратить внимание:
- Локализация ПО. Можно получить доступ к цифровому пространству и работать в облаке или установить программу на ПК сотрудников. В первом случае работать сравнительно проще. Бизнес получает доступ к цифровому пространству от сервиса и не волнуется о защите данных, свободном месте и других технических деталях. Но инсталляция на внутренние ПК позволяет самостоятельно контролировать безопасность и дорабатывать систему.
- Гибкость функционала. Нужно изучить доступные возможности сервисов и проверить, соответствуют ли они операциям, которые бизнес будет проводить. Если базового функционала недостаточно, стоит проконсультироваться со специалистами сервисов и уточнить, можно ли настроить ПО под нужды бизнеса.
- Безопасность. Если сервис хранит данные на сторонних серверах, стоит проверить, создаёт ли он резервные копии. Так важные данные не потеряются, если у сторонней платформы возникнут проблемы. Также необходимо запросить политику обработки персональных данных — убедиться, что сервис работает в соответствии с федеральным законом №152-ФЗ от 27.07.2006.
- Возможность интеграций с другими сервисами. Хорошо, если большинство операций можно выполнять в одном окне.
- Поддержка ЭП. Важно заранее уточнить, какие виды подписей поддерживает сервис — не у всех сотрудников есть КЭП. Плюс, иногда сервисы вводят ограничения на количество подключаемых ЭП. Это может затруднить доступ вовлечённых в ЭДО работников.
- Удобство интерфейса. Чем понятнее интерфейс, тем быстрее сотрудники адаптируются к новой системе и тем проще им будет работать. Интуитивно понятные программы вызовут меньше отторжения на первых этапах, работники будут меньше ошибаться и быстрее выполнять операции.
- Наличие техподдержки. Некоторые сервисы предлагают сопровождение на этапах внедрения, и это большой плюс. Многие поставщики предоставляют инструкции, видео-уроки и прочие материалы, с которыми команда быстрее вольётся в процессы. Само по себе наличие техподдержки — тоже преимущество, но важно обращать внимание на возможности в зависимости от оплаты. Поддержка отдельных ПО осуществляется сжато на дешёвых тарифах.
Шаг 4. Внедрение и тестирование сервиса для КЭДО
В зависимости от объёма работы, внедрять систему КЭДО можно постепенно. Например, сначала перевести в цифровой формат один тип документов, затем — другой.
В графике перехода важно предусмотреть время для тестирования. Некоторые сервисы предоставляют бесплатные пробные периоды как раз для того, чтобы бизнес смог попробовать работу ПО в деле.
Необходимо:
- Поручить ответственным за переход лицам изучить работу сервиса.
- Проинструктировать сотрудников.
- Перевести документы в электронный сервис и начать пробный период по заданному плану.
Спустя 1-2 недели стоит собрать подробную обратную связь от сотрудников, вовлечённых в процессы. Задавать вопросы лучше так, чтобы получить наиболее развёрнутый ответ, например:
- Чем удобен сервис?
- Какие аспекты вызвали больше всего трудностей?
- Каких функций не хватает для полноценной работы, что замедляет процессы?
Руководству и управленцам стоит обратить внимание на такие факторы:
- качество работы техподдержки;
- успешность интеграции с необходимыми сервисами;
- соответствие возможностей информационной системы стоимости тарифа.
Отталкиваясь от обратной связи и результатов тест-драйва, руководитель поймёт, насколько сервис подходит его команде.
Какие документы можно оформлять в электронном виде
В цифровой формат можно перевести большинство кадровой документации, например:
- локальные нормативные акты;
- трудовые договоры;
- приказы (кроме приказов об увольнении);
- объяснительные;
- служебные записки и т.д.
Однако здесь существуют строгие законодательные ограничения.
Какие документы запрещено оформлять в электронном виде
Запрет за перевод отдельных документов отражён в статье 22.1 Трудового кодекса. Согласно ей, в ЭДО нельзя перевести:
- трудовые книжки сотрудников (переводятся в электронный формат только по письменному заявлению самого сотрудника);
- документы, подтверждающие, что сотрудника должным образом проинструктировали по охране труда;
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях на производстве.
Так что при переходе на КЭДО нужно учитывать, что работа с этими документами по-прежнему будет вестись в бумажном формате.
Кадровый электронный документооборот доступен на аутсорсинге бухгалтерии «Моё дело». Мы получим электронные подписи для сотрудников команды, проведём аудит, подготовим локальные нормативные акты и выстроим оптимальную систему КЭДО для вашего бизнеса. А сама работа с кадровым учётом уже входит в стандартный тариф.
