На бухгалтере держатся многие налоговые и финансовые операции, поэтому его увольнение — особенный случай. Организации придётся подготовиться, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела. Рассказываем, как происходит увольнение и что учитывать работодателю.
Что нужно запомнить?
- По ТК РФ увольнение главного бухгалтера проводится так же, как любого другого сотрудника. Причиной может стать личное желание специалиста, инициатива работодателя или соглашение сторон.
- Ключевое отличие в расторжении трудового соглашения — передача дел. Главбух должен ввести в курс дела нового сотрудника или руководителя, передать документы, доступы к электронным сервисам.
- Передача дел сопровождается составлением и подписанием акта приёма-передачи. В документе отражают всё, что главбух направляет новому сотруднику. После завершения проверьте, что закрыли доступы к сервисам и отозвали доверенности.
- Перед увольнением рекомендуется подписать со специалистом соглашение о неразглашении коммерческой тайны, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации.
- После увольнения главбух несёт ответственность за нарушения, совершённые в период своей работы. Ответственность может быть материальной, административной или уголовной.
Как уволить главного бухгалтера?
Главный бухгалтер — важный сотрудник для компании, особенно если бизнес уже поставлен на поток. Порядок увольнения не отличается от увольнения других сотрудников, сложности вызваны передачей дел и адаптацией нового специалиста.
Как и в других ситуациях, есть три пути расторжения трудового соглашения: по инициативе работника, по решению работодателя и по соглашению сторон.
По его желанию
Несмотря на важность главного бухгалтера, он имеет право в любой момент уволиться по своему желанию — ст. 80 ТК РФ. Для этого он подаёт заявление не менее чем за 14 дней до даты планируемого ухода из компании.
Именно короткий срок часто становится причиной неудобств. За две недели сложно найти подходящего работника, особенно в условиях текущего дефицита кадров. А ведь ещё предстоит передача дел и адаптация нового специалиста.
Поэтому рекомендуется поддерживать хорошие отношения с работниками. В таких условиях главбух сможет заранее поделиться планами — например, за 2-3 месяца до ухода. Тогда будет проще перестроиться и найти работника.
Порядок увольнения стандартный:
- Подача заявления главбухом. Директор выпускает приказ о предстоящем увольнении.
- Специалист передаёт дела руководителю или новому сотруднику, если компания успеет его найти.
- В последний рабочий день подписывает приказ об увольнении. Главному бухгалтеру выдают положенные документы, производят окончательный расчёт.
Подробнее об увольнении сотрудников рассказали здесь. Соблюдайте инструкцию, чтобы соблюсти нормы ТК РФ, избежать проверок и штрафов.
Препятствовать увольнению сотрудника по собственному желанию нельзя. Если откажетесь подписывать заявление через две недели, работник самовольно прекратит выполнение обязанностей. А также обратится в Государственную инспекцию труда (ГИТ), чтобы добиться получения документов и положенных компенсаций.
По инициативе работодателя
Чтобы уволить главбуха по своей инициативе, у вас должны быть веские основания, совпадающие с положениями ст. 81 ТК РФ:
- Нарушение трудовой дисциплины — прогулы без уважительных причин, появление в офисе в состоянии опьянения, разглашение тайн, хищения и другие (п. 6 ст. 81 ТК РФ). В этом случае необходимо собрать доказательства неправомерных действий и взять от работника письменное объяснение. Расторжение трудовых отношений возможно в течение месяца после проступка.
- Допущение ошибок, которые привели к ущербу — п. 9 ст. 81 ТК РФ. Под это определение попадает неправильное заполнение отчётности, невыполнение функций налогового и бухгалтерского учёта. Любые действия, которые приведут к штрафам и проверкам.
- Несоответствие занимаемой должности — п. 3 ст. 81 ТК РФ. Чтобы уволить по этой причине, необходимо провести аттестацию и зафиксировать результаты. Если бухгалтер не пройдёт проверку, это будет основанием для увольнения.
- Предоставление подложных документов при трудоустройстве — п. 11 ст. 81 ТК РФ. Если выясните, что у работника поддельный диплом, можете расторгнуть трудовое соглашение в одностороннем порядке.
К прочим причинам относится ликвидация организации или ИП, сокращение штата (например, что перевести бухгалтерию на аутсорсинг), смена руководства. В этих ситуациях увольнение по инициативе работодателя допускается, но с выплатой компенсаций. Порядок расторжения отношений и нюансы описали в отдельной статье.
По соглашению сторон
Наилучший вариант для обеих сторон — мирно договориться о расторжении трудовых отношений, согласовать необходимые условия (ст. 78 ТК РФ).
Например, стороны могут установить: главбух продолжает работать, пока компания не найдёт нового специалиста. После этого происходит передача дел и стороны подписывают приказ об увольнении.
Соглашение о взаимном расторжении трудового договора составляется в свободной форме. В документе отражают порядок увольнения, сроки, компенсации и прочие условия, о которых договорились стороны. Главное, чтобы положения не нарушали нормы ТК РФ и других законов.
В остальном порядок стандартный: когда достигнуты все условия увольнения, издаётся приказ, стороны ставят подписи, сотруднику выдают документы и начисляют положенные выплаты.
Формулировка в трудовой при увольнении главбуха по соглашению сторон: «Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Как передать дела новому сотруднику?
Передача дел — важный этап увольнения главбуха. Если этого не сделать или допустить ошибки, после приёма нового сотрудника в работе организации или ИП могут возникнуть проблемы. Задачу лучше поручить вновь принятому главбуху, если не успели — этим должен заняться руководитель.
Порядок передачи дел не регламентирован законами или нормативно-правовыми актами. Компании самостоятельно устанавливают и закрепляют в локальных актах последовательность действий.
Каким может быть алгоритм:
-
Организация назначает ответственного за приём дел. Это может новый главный бухгалтер, заместитель, временный сотрудник или директор.
-
Главбух проводит инвентаризацию документов и составляет список тех, которые планирует передать ответственному сотруднику:
- Бухгалтерские документы: первичные документы, регистры, отчёты, акты, накладные, счета-фактуры и т. д.
- Налоговые документы: декларации, расчёты, уведомления, акты сверок с налоговой.
- Кадровые документы: если бухгалтерия ведёт кадровый учёт.
- Банковские документы: выписки, платёжные поручения, договоры с банками.
- Электронные данные: базы данных (например, 1С), электронная отчётность, доступы к банк-клиентам и другим системам.
- Доверенности: список выданных доверенностей и их статус.
-
Если бухгалтер является материально-ответственным лицом, проводится инвентаризация кассы на предмет излишков/ недостач. Также бухгалтер передает оборудование, технику и прочие материальные ценности, которыми он пользовался. При необходимости и наличии в штате привлекается технический специалист.
-
Составляется акт приёма-передачи дел, в котором указывают:
- перечень передаваемых документов и данных;
- состояние бухгалтерского учёта — например, сданы ли все отчёты, есть ли задолженности;
- информацию о доступах к электронным системам;
- замечания или нерешённые вопросы, если такие есть;
- подписи передающей и принимающей сторон, представителя руководства.
Необходимо проверить, все ли отчёты сданы вовремя, полноту уплаты налогов, расчётов с сотрудниками и другие аспекты, за которые отвечал уходящий специалист.
-
Главбух передаёт электронные данные и доступы к сервисам, интернет-банку и прочим ресурсам, которыми пользовался в работе, электронные и бумажные пропуска.
-
Организация отзывает доверенность, по которой работал главбух. В контролирующие органы и банки направляют уведомление о смене ответственного лица.
-
Стороны подписывают акт, если нет вопросов или претензий к передаче дел.
Цель передачи дел — ввести в курс дела нового специалиста или подготовить руководителя к последующей адаптации главбуха. Если находитесь в хороших отношениях с уходящим сотрудником, договоритесь о консультациях в течение 2-3 месяцев после увольнения, если возникнут вопросы.
Составление акта приёма-передачи
Акт приёма-передачи при увольнении главного бухгалтера составляется в свободной форме, унифицированного бланка нет. Документ должен отражать, что передаётся, какие ответственные лица участвуют в процессе.
Акт приёма-передачи дел главного бухгалтера Какие риски учитывать при увольнении главного бухгалтера?
Если увольняете главного бухгалтера по своей инициативе, существует риск судебных разбирательств — например, если специалист не согласен с расторжением трудовых отношений. Помните, что для этого должна быть веская причина, соответствующая ТК РФ.
Например, если специалист постоянно опаздывал на работу, не выполнял обязанности по налоговому учёту и др. Важен не просто факт, а наличие документальных подтверждений нарушений. В противном случае суд может посчитать увольнение незаконным, заставит восстановить специалиста в должности и выплатить компенсации.
Какие ещё могут наступить последствия:
- Утечка информации. Для этого внимательно контролируйте процесс передачи дел и заключите со специалистом соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Проверьте, чтобы у специалиста не остались доступы к электронным системам компании.
- Сбои в работе бухгалтерии. Наступят, если не успеете подобрать нового специалиста. Поэтому по возможности договоритесь с главбухом уволиться после того, как подберёте замену.
- Штрафы от контролирующих органов. Например, если уволенный главбух подал не все отчёты или ошибся в расчёте налогов. Для подобных ситуаций предусмотрена ответственность, которая продолжает действовать после расторжения трудового договора.
Несёт ли главбух ответственность после увольнения?
После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за действия и ошибки, допущенные в период своей работы. Например, налоговая может перепроверять отчёты годичной давности, которые готовил специалист до ухода из компании.
Выделяют три вида ответственности главбуха после увольнения:
- Материальная. Если действия привели к ущербу для компании, работодатель может взыскать с него убытки — ст. 238, ст. 243 ТК РФ.
- Административная. Если допущены ошибки в отчётах за прошлый период или при расчёте налогов. Ответственность может быть разной, устанавливается ст. 15.1-15.9 КоАП РФ.
- Уголовная. Предусмотрена за серьезные нарушения — например, подделка документов для сокрытия фактов экономической деятельности, хищение денег или другого имущества организации. По ст. 198, ст. 199 УК РФ возможен денежный штраф, исправительные работы или лишение свободы.
По налоговым нарушениям срок давности составляет три года с момента совершения нарушения. По уголовным делам срок колеблется от 2 до 10 лет в зависимости от проступка.
