Комфортный офис и доступ к необходимым рабочим инструментам — важные элементы успешного бизнеса. Но они не будут работать и приносить результат, если в команде нет нормальной коммуникации и взаимопонимания. Если в коллективе часто конфликтуют, а работники боятся брать ответственность и проявлять инициативу, эта статья для вас.
Чем полезна бизнесу хорошая коммуникация в команде?
Команда — это слаженный механизм, в котором каждый сотрудник — важная деталь. Если детали перестают нормально взаимодействовать, механизм работает плохо или не работает вовсе.
Коммуникация в команде — это и есть взаимодействие деталей, без которого невозможна нормальная работа. Когда сотрудники слушают и понимают друг друга, доносят мысли понятным языком, улучшается понимание целей и задач. В таких условиях уменьшается вероятность ошибок, повышается эффективность каждого сотрудника.
На эффективность работы влияет вовлечённость, улучшению которой способствует налаженная коммуникация. Когда все понимают цели и задачи, результат становится прозрачнее, как и понимание сотрудниками того, какой вклад они в него вносят.
Работники становятся инициативными, благодаря чему оптимизируется выполнение операционных процессов. Больше нет многочисленных уточнений и согласований — специалисты не боятся брать на себя ответственность и принимают эффективные решения.
В коллективе складывается благоприятная атмосфера взаимопонимания. Уменьшается количество конфликтов, проще находить компромиссы. Большинство разногласий разрешается без участия руководителя или старших сотрудников — персонал учится договариваться «на месте».
Что происходит, когда коммуникация нарушена?
Отсутствие налаженной коммуникации вызывает обратный эффект:
- Непонимание целей и задач. Сотрудники могут делать не то, что от них требуется. Появляются ошибки, срываются сроки по проектам.
- Минимальная вовлечённость. Работникам кажется, что они не влияют на результат. Работают без инициативы и посредственно выполняют задачи.
- Перегруженность операционными процессами. Команда берёт на себя ответственность. Задачи и решения постоянно согласовываются с руководством, снижается скорость реализации проектов или оказания услуг.
- Частые конфликты. Когда работники не слышат и не понимают коллег, возникают разногласия и споры. Стороны не хотят искать компромисс — не обходится без вмешательства руководителя или независимой третьей стороны.
Компании с плохой коммуникацией в команде сталкиваются с высокой текучестью кадров. Ключевые сотрудники не задерживаются надолго, приходится тратить ресурсы на поиск и адаптацию новых.
Как наладить коммуникацию в компании?
Шаг 1. Сделайте корпоративную среду комфортной
Комфортная среда — та, в которой сотрудники не боятся осуждений за высказанные мысли и идеи. Наоборот, любое проявление инициативы должно поощряться, даже если в конечном итоге предложение не будет реализовано.
Чтобы создать комфортную среду:
- Сделайте общение руководителей с подчинёнными нормой. Это может быть неформальное общение, общие встречи, сессии для обсуждения результатов и успехов. На таких мероприятиях устанавливается контакт, и сотрудники понимают, что к ним относятся не свысока, а на равных.
- Давайте всем вовлечённым сотрудникам право высказаться. Например, задавайте вопросы тем, кто участвует в проекте, об их мнении и оценке перспективы. Выслушивайте ответы и не забывайте напомнить, что важно мнение каждого.
- Сделайте целеполагание прозрачным. Рассказывайте, к каким целям стремится компания и почему выбраны эти ориентиры. Почему действия каждого влияют на результат и что можно улучшить, чтобы сделать работу эффективнее.
Иными словами, в комфортной среде сотрудники чувствуют, что руководство, как и коллеги, прислушиваются к ним. Любой работник имеет право высказаться и не быть осуждённым за свои идеи.
Шаг 2. Установите правила и инструменты делового общения
Некоторые компании требуют строгое, официальное общение, где все обращаются друг к другу по имени и отчеству — такое встречается в крупных компаниях.
В других организациях — малом и среднем бизнесе — чаще придерживаются менее формальных коммуникаций. Здесь общение больше приближено к дружескому.
Оба варианта допустимы, но требуют соблюдения субординации и правил делового общения:
- коллеги должны с уважением относиться друг к другу, а руководство — на равных взаимодействовать с подчиненными;
- быть пунктуальными и точными — если встреча или созвон запланирован на 14:00, то все участники должны быть готовы к этому времени;
- не нарушать личные границы — например, не связываться по рабочим вопросам в выходные дни или после окончания рабочего дня (исключения только для форс-мажоров).
В корпоративных правилах или внутренней политике можно прописать основные положения, зафиксировать порядок разрешения споров и конфликтов. Желательно выбрать единый инструмент для устных взаимодействий — например, общаться только в Telegram или сервисе организации командной работы.
Шаг 3. Проводите коллективные мероприятия
Чем больше совместных активностей у команды, тем проще сотрудникам высказывать мнения и предлагать идеи. Мероприятия создают доверительные отношения, при наличии которых меньше страха быть осуждённым за ошибки.
В первую очередь проводите регулярные собрания, особенно когда работаете над крупными проектами или заказами. Проводите мозговые штурмы, чтобы находить новые варианты решений, устраивайте дизайн-сессии и др. При использовании специальных форматов работникам будет проще делиться мыслями.
Занимайтесь тимбилдингом и проводите совместные мероприятия в неформальной обстановке. Например, выезжайте на природу, участвуйте в сплавах или командных эстафетах. Это не только дарит положительные эмоции, но и укрепляет связи между коллегами.
Шаг 4. Стимулируйте инициативность
В благоприятной атмосфере и с укреплёнными связями от тимбилдинга у сотрудников появится желание проявлять инициативу и брать ответственность. Это постепенный процесс, улучшения будут проявляться со временем. Вы можете использовать простые приёмы, чтобы стимулировать активные действия работников:
- Дайте возможность самостоятельно выбирать способ решения задачи. Предложите сотрудникам делать так: они присылают описание проблемы и предлагают 2-3 варианта решения с приоритетным. Вы одобряете или предлагаете свой вариант с аргументацией. Когда работник начнёт чаще выбирать оптимальные варианты, можете остановить обсуждения и доверить самостоятельно принимать решения.
- Создайте отдельный чат для идей. Договоритесь, что сюда сотрудники присылают варианты оптимизации и улучшения существующих процессов. Предложите поощрения в виде премий или других бонусов за те варианты, которые будут внедрены в организации.
Чтобы сотрудники захотели проявлять инициативу и брать ответственность, разработайте понятную и прозрачную систему финансового, карьерного и профессионального роста. Работники должны понимать, при каких обстоятельствах возможен досрочный переход на новую ступень.
Шаг 5. Собирайте обратную связь
В ходе налаживания и поддержания хорошей коммуникации все стороны должны обмениваться обратной связью: и руководитель к сотрудникам, и сотрудники к руководителю.
-
Оставляйте отзывы о проделанной работе. Если человек хорошо справился с задачами или достиг поставленных целей, скажите ему об этом лично или напишите — похвала даёт долгосрочный заряд мотивации.
Не забывайте о критике, но только уместной и конструктивной. Если сотрудник с чем-то не справился или допустил ошибки, скажите ему об этом. Помогите разобраться с трудностями, чтобы в будущем специалист выполнял задачи так, чтобы приносить пользу компании. -
Запрашивайте отзыв в свой адрес. Построение коммуникации в команде — долгий процесс. Вы, как и любой человек, можете ошибаться и делать что-то неправильно. Объявите коллегам, что они могут без переживаний сообщать, что им не подходит та или иная идея. Или предлагать идеи по улучшению коммуникации. Совместными усилиями вы создадите крепкий коллектив.
-
Вводите сессии саморефлексии. Это позволит научиться лучше понимать задачи и усваивать информацию. Например, после постановки задачи попросите сотрудника, чтобы он выделил:
- что нового он узнал о проекте/контрагенте;
- какие цели ставит компания в этой ситуации;
- что и как он должен сделать, чтобы помочь команде достичь цели.
Саморефлексия сделает сотрудников лучше: они научатся контролировать себя, быть активными и не бояться принимать решения, влияющие на их жизнь.
Как упростить интеграцию новичков в коммуникацию?
Даже если в компании хорошие коммуникации и благоприятная атмосфера, не каждому новичку удаётся быстро влиться в коллектив. Новое место работы — это всегда стресс для человека, потому что нужно знакомиться с людьми и привыкать к новыми правилам.
Можно упростить адаптацию новичка, чтобы он быстрее влился в коллектив и достиг максимальной производительности:
- В первый рабочий день познакомьте человека с коллективом. Необязательно со всеми сотрудниками, если их в организации больше 20-30 — для начала достаточно тех, с кем он будет взаимодействовать каждый день. Для этого можно провести небольшое собрание.
- Продумайте процесс обучения, если он необходим. Подготовьте обучающие материалы или видеоинструкции. Лучше, чтобы их составили действующие специалисты, которые знакомы со спецификой организации.
- Закрепите за новичком опытного работника, который поддержит его в сложные моменты и подскажет, как правильно действовать в той или иной ситуации. Этот подход также известен как менторство и практикуется во многих организациях.
- С первого дня вовлекайте новичка в общекомандные мероприятия. Например, приглашайте на собрания, которые прямо или косвенно связаны с его задачами.
- Собирайте обратную связь. Узнавайте, что у новичка получается, какие появляются вопросы, в чём вызваны трудности. Открытость и конструктивные обсуждения позволят преодолеть барьеры и ускорить адаптацию.
Если хотите создать коллектив профессионалов, учитывайте индивидуальные особенности каждого человека — и не только новичков, но и уже работающих специалистов. Возможно, работнику проще использовать другие инструменты для достижения результатов. Если они не вредят компании, не вгоняйте людей в строгие рамки и давайте больше свободы.
Что нужно запомнить?
- Налаженная коммуникация в команде — залог продуктивной работы, выполнения поставленных задач и минимизации конфликтов.
- Чтобы наладить коммуникацию в команде, сделайте атмосферу в коллективе благоприятной. Доносите цели и задачи до сотрудников, позволяйте высказывать мнение и чаще проводите совместные обсуждения результатов.
- Опишите правила делового общения во внутренней политике: как разрешать конфликты, какие нормы соблюдать, с помощью каких инструментов вести обсуждения внутри команды.
- Организуйте коллективные мероприятия, чтобы укреплять связи коллег. Это уменьшит страх специалистов высказываться и предлагать идеи.
- В команде с хорошей коммуникацией инициативность сотрудников будет развиваться постепенно. Вы можете стимулировать процесс, давая им возможность самостоятельно принимать решения и предлагать идеи по улучшению организации.
- Наладьте обмен обратной связью. Давайте конструктивную оценку действиям работников, просите их оценивать предложенные вами нововведения. Прививайте сотрудникам навык саморефлексии, чтобы они становились осознаннее и ответственнее.
