У некоторых работодателей бывает ситуация, когда сотрудник по каким-то причинам умирает. Как быть с компенсацией неиспользованных отпускных дней этого человека, кому и каким образом её выплатить? Осветим подробнее данную ситуацию с позиции трудового и налогового законодательства.
Суть компенсации за неиспользованный отпуск
Любому сотруднику при расторжении трудового договора полагается выплата компенсации деньгами за все неиспользованные отпускные дни (ст. 127 ТК). В такой ситуации не важна причина увольнения — если накопились неиспользованные отпускные дни, их обязательно требуется компенсировать.
Это же касается и ситуации смерти человека — по нему нужно рассчитать дни, подлежащие оплате, и начислить компенсацию. Нужно также не забыть о том, что по такому сотруднику необходимо начислить и другие виды доходов, например, зарплату за фактически отработанные, но не оплаченные дни работы. Расчёт сумм и их отражение в учёте осуществляется на день ухода из жизни работника (ст. 129 ТК).
Кому выдают компенсацию
Такая компенсация выплачивается членам семьи умершего человека или лицу, которое являлось иждивенцем умершего на момент его смерти. Выплата осуществляется в соответствии с п. 33 Правил об отпусках, регламентированных НКТ СССР от 30.04.1930 г. № 169, ст. 141 ТК, не позже срока в одну неделю с момента передачи работодателю соответствующей документации. Это же касается и иных выплат, которые должны быть начислены и выданы из-за смерти человека (ст. 141 ТК).
Таким образом, компенсацию за неиспользованный отпуск умершему сотруднику выплачивают:
- членам его семьи — к ним относятся родители, супруги, дети (в т.ч. усыновлённые);
- иждивенцу — нетрудоспособному человеку, который был на полном обеспечении умершего сотрудника.
Средства нельзя перечислять на банковскую карточку умершего сотрудника. Положения трудового договора и нормы внутренней документации о механизме выдачи зарплаты по сотруднику после его ухода из жизни становятся недействительными.
Как посчитать компенсацию
Компенсация рассчитывается на основании среднедневного заработка, который выплачивается за все неиспользованные отпускные дни, числящиеся за человеком на момент смерти (ст. 127 ТК). Если за ним числилось несколько отпускных периодов, то дни каждого из них нужно компенсировать — никаких исключений не предусматривается.
Компенсация неиспользованных дней отдыха исчисляется в стандартном порядке, который установлен для расчёта при прекращении трудового договора.
Согласно ч. 4 ст. 139 ТК, среднедневной заработок для определения размера компенсации исчисляется по такой формуле:
Начисленная зарплата / 12 мес. / 29,3
причём:
- начисленная зарплата — берётся общий размер оплаты труда за 12 мес., которые предшествовали месяцу начисления компенсационной выплаты. В этот показатель включаются все выплаты, которые предусмотрены действующей системой оплаты труда у этого работодателя;
- 12 мес. — учитываются календарные месяцы 1 по 30 (31) число соответствующего месяца (а в феврале — по 28 или 29 число);
- 29,3 — среднемесячное число календарных дней, которое регламентировано законодательством в виду того, что в календарных месяцах неодинаковое число дней.
Также правила исчисления среднедневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованные дни отдыха закреплены в Постановлении Правительства от 24.12.2007 г. № 922.
Для подсчёта числа дней, подлежащих компенсации, нужно учитывать стаж работы умершего человека, который даёт право на отдых (ст. 121 ТК). Отсчёт стажа начинается со дня трудоустройства к работодателю.
Если человек умер во время оплачиваемого отпуска, с начисленной в его отношении последней выплаты нельзя удержать излишне выданные отпускные. Это же установлено и для отпускных, которые выплачены авансом, и человек не успел фактически отработать этот отпускной период (ч. 2 ст. 137 ТК).
Бухучёт компенсации
Начисление компенсации отпуска при смерти работника будет отражаться по стандартным правилам на счёте 70, как и по иным работникам. А вот её выдача будет уже относиться на счёт 76. Проводки в такой ситуации будут следующие:
| Дт | Кт | Операция |
|---|---|---|
| 20 (23, 25, 26, 44) | 70 | Начислили компенсацию за неиспользованный отпуск |
| 70 | 76 | Отнесли начисленную компенсацию на расчёты с прочими дебиторами и кредиторами |
| 76 | 50 (51) | Выплатили начисленную компенсацию |
В рабочем плане счетов к счёту 76 нужно открыть субсчет, например, 76.09 по расчётам с родственниками умершего человека. Субсчёт не предусмотрен в Плане счетов, а потому нумерация субсчетов может закрепляться любая (за исключением тех, которые уже используются для счёта 76).
НДФЛ и страховые взносы с компенсации
В Письме Минфина от 24.04.2017 г. № 03-15-06/24374 указано следующее по обложению налогом компенсации отпуска при смерти работника:
- по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК — смерть человека представляет собой основание для прекращения трудового договора;
- по пп. 3 п. 3 ст. 44 НК — при уходе из жизни физлица-налогоплательщика прекращается обязанность платить бюджетные платежи (в т.ч. налоги);
- по п. 18 ст. 217 НК — НДФЛ не рассчитывается с доходов, которые получены от физлиц при наследовании (имеются исключения по результатам интеллектуальной деятельности);
- по п. 1 ст. 223 и п. 1 ст. 424 — НДФЛ удерживается, только когда дата выплаты дохода физлицу наступила ранее даты его ухода из жизни.
Работодатель имеет право удержать НДФЛ только с тех выплат, которые перечислили человеку при жизни. В анализируемой ситуации речь идёт о компенсации неиспользованного отпуска, выдаваемой уже после ухода из жизни работника. В этой связи при её выдаче с суммы не надо удерживать НДФЛ.
В отношении страховых взносов по единому тарифу ситуация похожая. По пп. 1 п. 1 ст. 420 НК объектом обложения ими являются выплаты физлицам, производимые в рамках трудовых взаимоотношений. Если бы доход начислили до ухода из жизни работника, то и страховые взносы начислялись бы на него (даже в ситуации, когда человек потом умер, не получив этот доход). Поскольку в рассматриваемой ситуации начисление дохода в виде компенсации осуществляется после смерти человека, при этом нет застрахованного лица и выдача денег производится членам семьи умершего человека, а у них отсутствуют трудовые отношения с работодателем, компенсацию не надо облагать страховыми взносами. Ориентироваться можно на Письмо Минфина от 24.04.2017 г. № 03-15-06/24374.
Относительно страховых взносов «на травматизм» отсутствуют официальные разъяснения. Логично действовать в аналогичном порядке, что и по страховым взносам по единому тарифу.
Нужно ли компенсацию отпуска умершему сотруднику отражать в отчётности? Подробнее по этому вопросу можно сказать следующее:
- Поскольку эта компенсация не облагается НДФЛ, выплаченный членам семьи или иждивенцу умершего человека доход не указывается в расчёте 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 11.04.2019 г. № БС-4-11/6839).
- Получателю средств не нужно выдавать справку 2-НДФЛ по компенсации.
- Поскольку эта компенсация начисляется после ухода из жизни работника и с неё не рассчитываются страховые взносы по единому тарифу, её не нужно указывать в РСВ.
- Поскольку эта компенсация начисляется после ухода из жизни работника и с неё не рассчитываются страховые взносы «на травматизм», её не нужно указывать в разделе 2 отчёта ЕФС-1.
В части иных видов доходов, выплачиваемых в данной ситуации по отношению к умершему работнику, суммы могут указываться в отчётности (например, зарплата за отработанное время). Всё зависит от того, когда было начисление дохода и когда произошло трагическое событие.
