Результативность команды во многом зависит от политики управления. Регулировать работу команды можно по-разному — бизнесу нужно найти способ, который лучше всего подойдёт именно ему.
Что значит «управлять командой»
Формально, управление рабочим коллективом подразумевает эффективную координацию работы сотрудников. В его основе — организационный контроль и коммуникация.
Главная цель эффективного управления — сформировать обстановку, в которой разные сотрудники будут продуктивно работать над общими целями компании.
От руководителя здесь требуется, как минимум:
- работать над постановкой задач сотрудникам;
- продумать систему мотивации, которая подойдёт команде;
- общаться с сотрудниками, обрабатывать обратную связь;
- выстраивать здоровую атмосферу в коллективе;
- помогать сотрудникам с профессиональным развитием.
Это не конечный список — перечень обязательств и приоритетов руководителя зависит от конкретного бизнеса.
Можно выделить несколько общих признаков, которые демонстрируют, что руководитель справляется с главными задачами управленца:
- Каждый сотрудник в команде понимает, что он должен делать и каких результатов от него ждут.
- Работники обеспечены всем, что им требуется для работы: техникой, канцелярией, обучающими материалами и т.д.
- Коллеги относятся друг к другу как к партнёрам. Сотрудники взаимно вежливы, но при этом не боятся отстаивать свою точку зрения и корректно вступать в дискуссию.
- Руководитель периодически отмечает прогресс подчинённых.
- Сотрудники регулярно учатся или повышают квалификацию.
- Руководство учитывает мнение сотрудников.
- Команда чувствует, что её работа действительно важна.
Важный результат грамотного управления — компания достигает стратегических целей, усиливает потенциал как отдельного сотрудника, так и коллектива в целом.
Существует стандартная классификация, описанная в большинстве методологий и пособиях по менеджменту. Согласно ей, управлять командой можно тремя основными способами:
- административный;
- экономический;
- социально-психолгический.
Это не значит, что компании нужно выбирать что-то одно. Каждый бизнес индивидуален. Поэтому руководитель может совмещать методы, учитывая специфику отрасли, настроение в коллективе и другие факторы, чтобы создать собственную систему управления.
Рассмотрим подробнее каждый из способов.
Административный метод управления командой
В основе управления лежит грамотная организация. От руководителя требуется правильно распланировать задачи и нагрузку сотрудников, контролировать исполнение работы и следить за соблюдением дисциплины. Управление основывается на установленных регламентах и системе правил, принятой в компании.
Для административного метода характерны такие черты:
- В компании установлена чёткая иерархия.
- Все обязанности и трудовой распорядок формализованы и прописаны во внутренних актах.
- Большинство бизнес-процессов регламентированы внутренней политикой.
- От сотрудников требуется строгое следование регламенту.
- В компании установлена система контроля соблюдения регламентов.
- Мотивация команды строится на ответственности перед общим делом, стремлении сохранить работу и прежний уровень зарплаты.
- Нововведения в порядке работы сотрудников сопровождаются приказами и соответствующими локальными актами.
- Во внутренней политике чётко обозначен порядок документооборота и доведения информации до персонала.
За нарушением дисциплины и трудового распорядка следуют дисциплинарные методы наказания:
- замечание;
- выговоры;
- увольнение — в особо серьёзных случаях.
Чтобы порядок работал, каждому сотруднику важно чётко понимать, что от него требуется. Руководству необходимо обеспечить сотрудников всей нужной информацией.
Порядок необходимо фиксировать:
- в кодексе корпоративной этики компании;
- лоакальных нормативных актах (правилах трудового распорядка, положении об оплате труда, инструкциях и т.д.);
- трудовых договорах;
- приказах руководителя;
- должностных инструкциях и других внутренних документах.
Административный метод хорошо работает для команд с понятными регламентированными задачами, например, бухгалтерии или колл-центров.
Если выстраивать управление строго по административному методу, система получится не самой гибкой. Но у неё есть и свои плюсы:
- Коллектив строго соблюдает дисциплину.
- Чётко обозначены подчинительные связи, ответственность за все процессы разделена между сотрудниками.
- Строгое соблюдение порядка и конкретных правил поможет снизить риск ошибок.
Минус в том, что излишне жёсткое регламентирование работы может влиять на климат в коллективе и отражаться на текучести кадров. Отчасти такое происходит из-за концентрации власти в руках руководителей. Важно следить за тем, чтобы ответственные управленцы не злоупотребляли полномочиями, уважительно и с пониманием относились к линейным сотрудникам и не забывали о целях компании.
Элементы административной модели так или иначе присутствуют в любой организации. Как минимум, со всеми сотрудниками заключают трудовые договоры. Но в творческих коллективах строгих регламентов меньше.
Экономические методы управления командой
Основной инструмент в управлении здесь — финансовое вознаграждение за выполнение плана или определённого объёма задач. От руководителя требуется создать систему мотивации достаточную, чтобы поддерживать вовлечённость и продуктивность команды.
Важно определиться не только с окладом и премией. Экономические инструменты также предполагают надбавки, льготы, отдельные доплаты, матпомощь и другие методы.
Финансовая мотивация сотрудников должна окупаться. Например, бизнес доплачивает команде за выполнение плана, но сотрудники, в свою очередь, делают вклад в прибыль предприятия.
Поэтому в большинстве случаев вознаграждения напрямую связаны с результатами работников. Это позволяет справедливо вознаградить команду и выстроить понятные связи между задачами сотрудников и финансовыми целями бизнеса.
Стандартно используются такие инструменты:
| KPI | Команда получает премии к основному окладу за достижение установленных плановых показателей. Результаты вознаграждаются раз в месяц или ежеквартально |
| MBO | Система мотивации ориентирована на стратегические цели за год. То есть, сотрудники получают доплаты, премии или прочие вознаграждения по итогам года, если достигнут поставленных на этот период целей |
| OKR | Распространённая в современном менеджменте система, которую используют в основном для управления проектами. Цели и показатели команды синхронизируют с целями и задачами отдельных сотрудников. |
Экономический метод подойдёт коллективу, если его задачи не слишком стандартизированы и он работает без жёсткого регламента. Чаще всего такая система лежит в основе управления командой высококвалифицированных сотрудников с узкой специализацией.
В чём преимущества такой системы:
- Чёткие финансовые цели и понятные критерии оценки результатов делают процессы более прозрачными, ими легче управлять.
- Сотрудники точно знают, из чего складывается их зарплата, и что им нужно делать, чтобы получить больше.
- Материальная мотивация универсальна, она понятна большинству людей.
Свои минусы у модели тоже есть:
- Руководителю нужно постоянно поддерживать «напряжённость» мотивации. Показатели эффективности не должны повторять рутинный функционал сотрудника или быть слишком легкими для достижения.
- Финансовая мотивация важна, но многим сотрудникам её недостаточно. Если сотрудники не видят перспектив развития, чувствуют себя некомфортно в коллективе или не осознают ценности своей работы, их вовлечённость со временем пропадёт.
- Конкуренция за премии могут привести к тому, что коллеги забудут об общих целях и сосредоточатся только на личных результатах.
Социально-психологический метод управления командой
Система управления, инструменты мотивации и порядок работы завязаны на атмосфере в коллективе, психоэмоциональном состоянии сотрудников. Основной принцип для управленцев — забота о персонале и открытая коммуникация. Приверженцы системы считают, что чем теплее обстановка в команде, тем выше вовлечённость и продуктивность сотрудников.
Предпринимаются такие меры:
- внимательное отношение к состоянию и настроению персонала;
- привлечение команды к решению управленческих задач;
- регулирование морально-этических норм в команде;
- поддержание ценности вклада сотрудников в общие цели;
- помощь в обучении и развитии работников;
- проведение корпоративных мероприятий, тренингов, направленных на повышение сплочённости и т.д.
Чтобы метод работал, управленец должен обладать развитым эмоциональным интеллектом, вниманием, эмпатией. Ему важно сформировать доверие, создать обстановку, в которой работники не боятся высказывать мнение. В таких системах команда не смотрит на руководителей «снизу вверх», модель взаимоотношений скорее горизонтальная.
В рамках социально-психологического метода используются инструменты, которые хорошо работают на сплочение коллектива и поднимают корпоративный дух. Например, такие.
Развитая корпоративная культура
Она должна быть достаточно прозрачной, с понятной системой постановки задач и вознаграждения за результаты. Причём вознаграждение должно быть не только материальным — за инициативу или выполнение задач сотрудники могут получать корпоративную канцелярию, полезные книги, скидки у компаний-партнёров, путёвки.
Поддерживать корпоративный дух необходимо регулярно. Для этого проводятся тренинги, инструктажи, развлекательные мероприятия, обучающие курсы — то, что будет интересно и полезно команде.
Обратная связь
Чтобы выработать доверие сотрудников и показать им, что руководству важно их мнение, стоит запрашивать обратную связь. Если команда не готова к открытому диалогу, можно создать систему анонимных обращений к руководству. В более свободных коллективах можно спрашивать напрямую.
Стоит спросить сотрудников, всё ли их устраивает на работе, с какими проблемами они сталкиваются, каким видят решение. Что важно — обратную связь нужно поощрять, не критикуя и не оспаривая мнение коллектива. Здесь необходимо показать, что руководство учитывает его мнение.
Кросс-функциональность
Кросс-функциональность подразумевает прозрачность во внутренних процессах. Когда сотрудники имеют представление о том, что происходит в других отделах и как в целом строится команда компании.
В таких компаниях сотрудники открыто общаются с коллегами из других отделов. Когда руководители поощряют интерес коллектива к другим процессам, сотрудники вникают в задачи коллег и помогают им в работе. Плюс, значительно упрощается система документооборота и обмена информацией. Многие процессы решаются быстрее.
Забота о благополучии команды
Для традиционного бизнеса это относительно новый инструмент, который становится довольно популярным и активно используется многими крупными компаниями. Управленцы предусматривают комплекс мер, призванных помочь сотрудникам лучше справляться с возможным стрессом и напряжением.
Например, руководство оборудует специальные зоны отдыха, в которых работники могут прийти во время перерыва, чтобы отдохнуть в тишине. Или открывают кофейни для персонала, где сотрудники могут поговорить с коллегами и отвлечься от рутины.
Социально-психологический метод хорошо подойдёт творческим командам, в которых сотрудники хорошо понимают степень своей ответственности. Например, в сфере IT, рекламы, дизайна, проектировании и т.д.
Плюсы системы очевидны:
- Сотрудники развивают самостоятельность, руководству не нужно контролировать каждый их шаг.
- Когда команда чувствует, что ей доверяют, они развиваются, чаще проявляют инициативу, ищут нестандартные решения. Всё это в итоге сказывается на общем результате и успехе компании.
- Сотрудники, которые чувствуют себя полноценной частью команды и осознают ценность своей работы, дольше остаются в компании.
Нужно учитывать и возможные минусы:
- Не все сотрудники готовы нести ответственность за свой спектр задач. Руководителю важно вовремя это отследить и урегулировать.
- Иногда приходится ждать, пока сотрудники придут к общему решению или осознают собственные задачи.
- Без грамотного регулирования и контроля руководителя открытая демократичная модель может превратиться в хаос.
Несколько общих советов по управлению сотрудниками от команды «Моё дело»
- Уделяйте достаточно внимания адаптации персонала. Многие сотрудники увольняются в первые месяцы работы, потому что не успевают адаптироваться и не справляются со стрессом. Уделяйте особое внимание новичкам. Обеспечьте их необходимой для работы информацией. По возможности приставьте к ним ментора или более опытного сотрудника, к которому они могут обратиться за помощью. Периодически запрашивайте обратную связь: все ли понятно, нет ли проблем с задачами?
- Развивайте систему грамотного планирования. Достижение задач во многом зависит от планирования. Существует много способов, тут можно выбрать тот, что лучше подойдёт конкретной команде. Например, во многих компаниях используют технику SMART-планирования. Она помогает сформулировать из абстрактных целей понятные и достижимые задачи с конкретными дедлайнами.
- Настройте каналы коммуникации. Определите, как именно будут общаться сотрудники. Выстройте коммуникационные связи, чтобы сотрудники понимали, к кому они могут обратиться за помощью по разным вопросам. Полезно перевести деловое общение в отдельное пространство, чтобы команда не отвлекалась на личные дела и внешние раздражители. Например, в корпоративный мессенджер.
- Не бойтесь делегировать. Делегирование развивает самостоятельность и ответственность, разгружает руководителя и постепенно формирует сильный, квалифицированный коллектив.
- Примеряйте на себя роль сотрудников. В любой системе эмпатичные руководители играют большую роль в удержании сотрудников. Обращайте внимание на то, с какими трудностями сталкивается команда, в каких вопросах им нужна помощь не только коллег, но и непосредственно руководства.
- Давайте обратную связь. Поощряйте успехи сотрудников, отмечайте их инициативу. Это мотивирует лучше стараться и развивает корпоративный дух. Хвалить команду можно открыто, но с негативной оценкой стоит быть осторожными. Если необходимо сделать замечание или обсудить неудачи работника, лучше делать это лично, в безэмоциональной и корректной форме.
- Развивайте гибкость. Процессы не всегда протекают по плану. К этому стоит относиться как к профессиональному вызову, а не неудаче. Развивайте креативный подход к решению проблем и адаптивность, чтобы на своем примере научить коллектив тому же.
- Не игнорируйте конфликты в коллективе. Проблемы в коммуникации могут сказаться на всех процессах. Проще обсуждать их на ранней стадии, чем разбираться с последствиями. Конфликты часто служат индикатором реальных проблем в процессах компании. Например, могут подсветить недостаточную регламентацию или сбои в коммуникациях. Поэтому их не стоит опасаться или игнорировать.
