Когда текучка кадров и затраты на наём сотрудников превышают установленные нормативы, вероятно, в компании есть проблемы с программой адаптации. Стоит провести оценку системы адаптации, чтобы доработать план и грамотно соотнести его со спецификой бизнеса.
Что такое адаптация сотрудников
Обычно под «адаптацией» понимают приспособление работника к новым условиям: трудовому режиму, ответственности, функционалу. Неважно, приступает ли сотрудник к работе впервые или у него большой опыт в этой сфере — каждый по-своему проходит адаптацию у нового работодателя.
В более широком смысле адаптация включает больше критериев. Например, сотрудник адаптировался к новым условиям, если он:
- наладил адекватную коммуникацию с коллективом, знает, к кому обратиться с вопросами и готов предложить помощь сам;
- научился ориентироваться в рабочем пространстве — знает, где находится кухня, туалет, кулер, рабочие места коллег, техника и инструменты и т.д.;
- разбирается в рабочих процессах — понимает, какие задачи он должен выполнять и каких результатов от него ждут каждый день или по итогам конкретного периода;
- понимает специфику работы в новой компании, знает о нюансах, неочевидных для новичков.
Проще говоря, процесс адаптации — это путь сотрудника от статуса «новичок» до обычного члена коллектива, который влился во все процессы.
Цели адаптации для работодателя
Основная цель адаптации — помочь новичку быстрее приспособиться к условиям работы в команде. Здесь можно выделить несколько конкретных подцелей, например, такие:
- Минимизация издержек. С правильной адаптацией сотрудник быстрее освоит свои обязанности и смжет выполнять задачи, которые приносят бизнесу прибыль.
- Успешная работа в коллективе. Поддержка «старших» сотрудников помогает новичку быстрее найти общий язык с коллективом.
- Экономия времени руководителей. Без продуманной системы «погружения» в рабочие процессы сотрудник может дольше осваивать работу, чаще отвлекать коллег и руководителей вопросами.
- Формирование кадрового резерва. Грамотная адаптация персонала помогает ему быстрее освоиться и лучше справляться с задачами, продвигаться по карьерной лестнице, расти в профессиональном плане и стать частью сильной команды.
Аспекты адаптации персонала
Существует несколько категорий в рамках общей адаптации сотрудников, каждый из которых неоходимо учесть в программе онбординга — поэтапного плана действий со стороны руководства, который поможет новому сотруднику быстрее влиться в процессы.
Вот основные:
| Аспект | Что включает |
|---|---|
| Профессиональный | Перечень обязанностей, которые необходимо освоить сотруднику Рабочие задачи, которые ему нужно выполнять Критерии оценки результата Навыки, которые сотруднику необходимо применять или развивать в дальнейшей работе |
| Организационный | Правила, по которым работает компания: кто кому подчиняется, кто перед кем отчитывается, к кому можно обратиться за помощью и т.д. |
| Социальный | Деловая коммуникация с коллегами, сотрудниками из других отделов, руководителями |
| Производительная | Включение сотрудника в процессы Применение инструкций и установленного порядка на практике Обучение работе с оборудованием и техникой |
| Физиологическая | Адаптация к режиму работы и нагрузкам |
| Экономическая | Процесс формирования зарплаты и премий, предоставление соцпакета Критерии, по которым оценивают результат Карьерные возможности и финансовый потенциал конкретной должности |
Инструменты, необходимые для успешной адаптации персонала
Методы адаптации зависят от целей онбординга и специфики работы конкретной компании. Но есть универсальные инструменты, которые используют в большинстве сфер.
Приведём несколько примеров:
- план онбординга — программа адаптации, расписанная по дням;
- доступ к корпоративным материалам, инструкциям, гайдам, паролям и другой полезной информации;
- мессенджеры, чат-боты и другие ресурсы, в которых сотрудники могут обсуждать задачи и делиться корпоративной информацией;
- обратная связь — периодические вопросы новичку о том, как он справляется с новыми задачами, с чем нужна помощь и т.д.;
- тренинги и другие формы обучения, которые проводят специально для новичков.
Подробнее об инструментах адаптации мы рассказали в отдельном материале.
Оценка эффективности адаптации персонала
Программа адаптации сама по себе не гарантирует, что новичок успешно вольётся в новый коллектив и быстро приступит к работе. Важно, чтобы план онбординга учитывал специфику отрасли, правила, по которым живёт конкретный коллектив, и требования к новой для сотрудника должности.
Если спустя два месяца сотрудник продолжает делать ошибки, конфликтует с коллегами и руководством или увольняется — возможно, стоит провести оценку эффективности адаптации персонала и пересмотреть программу.
В анализе эффективности есть четыре стандартных этапа.
Первый: Определить точные критерии оценки работы сотрудника
Сотрудник с самого начала должен понимать, что от него требуется и по каким параметрам руководство оценивает результат. В плане онбординга стоит предусмотреть промежуточный анализ работы новичка. Например, в первый раз — спустя неделю, потом — через месяц, и финально — через два.
Общую эффективность будут определять два критерия:
- соответствие навыков и компетенций, указанных в резюме сотрудника, реальным знаниям, которые сотрудник проявит на практике;
- эффективность освоения внутренних стандартов, регламентов, трудового распорядка.
Фактические результаты можно оценить по таким метрикам:
- финансовый результат — какие издержки бизнес понёс на адаптацию и сколько по итогу заработал;
- количественные показатели — какой объём работ и задач выполнил сотрудник за определённый период, насколько это соответствует нормативам компании;
- качественные показатели — соответствует ли результат заявленным требованиям, имеются ли негативные отзывы от клиентов, сколько ошибок было допущено в работе;
- временные показатели — соблюдает ли сотрудник дедлайны, вовремя ли заканчивает работу, как быстро выполняет стандартные и специфические задачи;
- эмоциональный фактор — комфортно ли сотруднику обращаться за помощью к коллегам из собственного и смежных отделов, смог ли он влиться в корпоративную культуру и т.д
Второй: Проанализировать показатели
Существует стандартный подход к оценке адаптации сотрудников — количество устроенных на работу сотрудников соотносят с числом людей, которые уволились в первые месяцы работы. Но этого недостаточно — оценивать результаты нужно комплексно.
Минимум показателей, которые нужно проанализировать:
- расходы на адаптацию одного работника: стоимость его рабочего времени, издержки на обучение, материалы и т.д.;
- расходы на подготовку и временные затраты наставника;
- количество должностей, задействованных в адаптации;
- отношение числа новичков, успешно прошедших адаптационный период, к общему объёму трудоустроенных;
- количество сотрудников, уволившихся в первые два-три месяца работы.
Можно подключить субъективные показатели оценки, например, обратную связь от клиентов и коллег. Одновременно запросить фидбек от нового сотрудника, чтобы понять, насколько он удовлетворён условиями, корпоративной культурой, задачами и другими аспектами работы.
Третий: Критически оценить концепцию онбординга
Если новые сотрудники уходят до окончания испытательного срока, возможно, проблема в самой программе онбординга. Тогда важно найти слабые места в адаптационных мероприятиях.
Собрать статистику можно разными способами, например:
- Анализ локальных документов. Переоценка действующих нормативов, стандартов, инструкций. Анализ может показать, что прежний порядок потерял свою актуальность. Условия работы могут меняться со временем. Тогда регламенты и критерии оценки сотрудников стоит пересмотреть.
- Интервью. Опрашивать стоит всех линейных сотрудников и руководителей. Особенно показательным будет мнение персонала, проработавшего меньше года — такие люди часто замечают проблемы и недоработки, к которым остальные давно привыкли.
- Опросы. Для контроля психологического климата в команде опросы можно проводить с определённой периодичностью. Вопросы и критерии оценивания отдельных адаптационных мероприятий стоит формулировать конкретно и однозначно.
Как минимум, руководство сможет понять:
- разделяет ли коллектив ценность адаптации новичков;
- нужна ли дополнительная помощь сотрудникам, непосредственно вовлечённым в процесс онбординга новичков;
- привлекательна ли для сотрудников позиция наставников;
- нужно ли дорабатывать или подключать новые адаптационные мероприятия.
Четвёртый: Доработать программу адаптации
Последний этап — это финальный анализ всех собранных данных. Здесь управленцы смогут понять, чего не хватает в адаптационной программе, и что поможет новым сотрудникам быстрее и комфортнее вливаться в новые процессы.
Успешная адаптация требует комплексного подхода — потребуется участие коллег, обратная связь, регулярная поддержка со стороны руководства, адекватное информирование, регулярный аудит результатов. Оценка эффективности адаптации сотрудников поможет выявить слабые места в плане онбординга и указать на аспекты, которые необходимо доработать для более высокого удержания персонала.
