Отчётность по мобилизованным сотрудникам: основные аспекты и процедуры

Воинский учёт в компании

Каждый работодатель обязан вести воинский учёт, если у него имеется хотя бы один военнообязанный сотрудник. Данный момент не касается индивидуальных предпринимателей, поскольку они освобождены от такой обязанности.

С 02.01.2022 г. воинский учёт ведётся по новым правилам — на основании Инструкции, регламентированной Приказом МО РФ от 22.11.2021 г. № 700. В ней содержатся формы документов, по которым ведётся воинский учёт, а также указывается порядок заполнения и хранения документов, правила сверки информации с военкоматами.

На каждого военнообязанного сотрудника работодатель заводит карточку № 10 (прил. № 22 к Инструкции). Она ведётся как в бумажном, так и в электронном формате. Кроме того, работодатель обязан подавать регулярную отчётность по военнообязанным работникам:

Указанная отчётность представляется ежегодно. Кроме этих отчётов имеются бланки и для других ситуаций, например, по уклонистам или обучающимся на военной кафедре. Такая отчётность передаётся в военкоматы по их запросу или при выявлении данного случая. Кроме того, после оформления или расторжения трудового договора с военнообязанным сотрудником работодатель обязан в течение двух недель предоставить уведомление по форме из прил. № 2 Положения, регламентированного Постановлением Правительства № 719.

Повестка из военкомата

В период мобилизации применяются общие правила по работе с повестками. Они направляются военкоматами не только месту проживания гражданина, но также по адресу его работы (п. 1 ст. 9 Закона от 26.02.1997 г. № 31-ФЗ). В этой же статье закона о мобилизации указаны и иные обязанности работодателей, к примеру, они должны осуществлять мероприятия по подготовке своего производства для исполнения мобилизационных заказов в период мобилизации, мероприятия по обеспечению своей мобилизационной готовности, а также оказывать содействие военкоматам и др.

Когда работодатель получает повестку на работника, он производит такие действия:

Уведомление сотрудника о поступлении повестки из военкомата осуществляется не позже 3-х календарных дней до указанной в ней даты явки в военкомат. Если до явки осталось меньше дней, работодатель всё равно должен оповестить сотрудника.

Считается, что повестка вручена, когда работник принял документ и расписался в нём, а в отрезной части поставил ФИО, дату и подпись. Сотрудник работодателя, ответственный за осуществление воинского учёта, в отрезной части записывает свою должность, ФИО, дату и расписывается, подтверждая оповещение сотрудника о его вызове в военкомат. Затем отрезную часть повестки передают в военкомат через заказное письмо с уведомлением. Отправка документа подобным образом будет служить доказательством, что работодатель исполнил обязанность об оповещении сотрудника.

Если работник отказался принимать и подписывать повестку, работодателю требуется составить акт об отказе за подписью не менее двух свидетелей. В этом случае всё равно считается, что повестка вручена, а в военкомат передают акт об отказе.

Если работодатель не может вручить повестку сотруднику по каким-либо объективным причинам, например, когда тот работает дистанционно, находится в командировке, отпуске, на больничном и др., тогда он должен оповестить военкомат о невозможности вручения. Дело в том, что нельзя просто, например, сфотографировать или отсканировать документ и отправить сотруднику на телефон или по электронной почте — это нарушение, поскольку на повестке должна стоять собственноручная подпись работника.

При этом нужно учесть такие моменты:

Ответственность за невручение повестки

Когда работодатель своевременно не вручает повестку работнику или же мешает ему явиться в военкомат в требуемый день, его могут оштрафовать по ст. 21.2 КоАП на сумму 1-3 тыс. руб. Сроки давности по данному нарушению — 3 года. Когда работодатель не передаёт сведения о работниках, которые состоят на воинском учёте, его штрафуют по ч. 3 ст. 21.4 КоАП на сумму 1-5 тыс. руб.

Иные виды административной ответственности для работодателя отсутствуют в период мобилизации.

Действия сотрудника после вручения повестки

Когда сотрудник получил повестку, работодатель предоставляет ему отгул для явки в военкомат в назначенное время. Можно не явиться в военкомат, только если имеются уважительные причины:

Могут быть и иные причины, которые признаются уважительными призывной комиссией. Но если таковых причин нет и при этом гражданин получил повестку и расписался в ней (либо был составлен акт об отказе), а затем не явился в военкомат, его считают уклонистом.

Наказание за уклонение — штраф по ст. 21.5 КоАП на сумму 500-3000 руб. При неоднократных неявках по повесткам или самовольном уходе со сборного пункта предусмотрена уголовная ответственность — штрафные санкции до 200 тыс. руб., принудительные работы до 2-х лет, арест до 6 мес. или лишение свободы до 2-х лет.

Действия работодателя после вручения повестки

Когда сотруднику предоставлен отгул для явки в военкомат, работодатель должен документами оформить его отсутствие на работе. Какими именно — зависит от причины, по которой сотрудника вызвали на явку в военкомат (она указывается в повестке). Например, причинами могут быть уточнение информации, медосмотр, военные сборы, отправка на службу.

Действия работодателя в разных ситуациях:

Приостановка трудового договора при мобилизации

Мобилизация сотрудника — особый момент в трудовых отношениях, когда с таким работником приостанавливают действие трудового договора.

При мобилизации гражданину выдают повестку, в которой указывается срок призыва на военную службу. Он подаёт заявление работодателю, в котором просит приостановить действие трудового договора на время мобилизации, и к заявлению прикладывают копию повестки. В такой ситуации приостанавливают любой трудовой договор — бессрочный, срочный, на испытательном сроке, в процессе увольнения.

Получив такое заявление, работодатель оформляет приказ о приостановке трудового договора, с которым под подпись знакомит мобилизованного сотрудника. В данном случае не нужно оформлять допсоглашение в договору.

Затем работодатель должен сообщить в СФР о приостановке трудового договора с мобилизованным сотрудником, для чего подаётся отчёт по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1). Отчёт подаётся не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. В отчёте в графе 3 нужно указать кадровое событие «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», остальные графы заполняются в обычном порядке.

Если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, то она хранится у работодателя. При этом он должен, как и раньше, указывать сотрудника в отчётности — персонифицированные сведения о физлицах и РСВ. Период службы включается в трудовой и пенсионный стаж.

В табеле учёта рабочего времени нельзя указывать кодировку, как для медкомиссии или военных сборов, поэтому «Г» или «23» в данном случае не подходят. Дело в том, что такая кодировка используется для указания периодов с сохранением среднего заработка, однако при мобилизации он сотруднику не выплачивается, т.к. человек получает зарплату в армии. Именно по этой причине работодателю во внутренних документах нужно ввести специальные коды для приостановки договора во время мобилизации. Зарплату работодатель заплатит сотруднику за дни работы до даты приостановки договора и выдаст её в день приостановки.

Мобилизованного сотрудника можно уволить во время приостановки трудового договора, но только в исключительных ситуациях — при ликвидации юрлица или закрытии ИП. Если же работник перед мобилизацией сам изъявил желание уволиться, работодатель не имеет права ему препятствовать.

Если работодатель уволил сотрудника перед мобилизацией, но тот не подавал соответствующее заявление, тогда он должен отменить увольнение. Требуется издать приказ в отмену приказа об увольнении, подать отменяющий отчёт ЕФС-1, указать недействительность в трудовой книжке запись об увольнении.

Далее нужно издать приказ о приостановлении трудового договора и подать отчёт ЕФС-1 с информацией о приостановке с кодом «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ».

Отчётность по мобилизованным сотрудникам

Как было сказано выше, когда трудовой договор с мобилизованным работником приостановили, по этому кадровому событию нужно подать отчёт по форме ЕФС-1, заполнив при этом подраздел 1.1 со сведениями в графе 3 — «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ».

Ежемесячно такого работника нужно указывать в персонифицированных сведениях о физлицах, которые сдаются в ИФНС. Начисленной зарплаты у этого сотрудника нет, однако трудовой договор с ним не расторгнут, а только приостановлен. Именно поэтому по нему также нужно отчитываться через этот документ.

Кроме того, работодатель должен сдавать и другую отчётность по мобилизованным работникам, даже несмотря на то, что трудовой договор с ними приостановлен:

Что касается отчета 6-НДФЛ, то мобилизованные в него не включаются. Дело в том, что в этом расчёте указываются суммы доходов, которые фактически выплачены работникам, и суммы НДФЛ, которые по факту удержаны с этих доходов. Поскольку с мобилизованными сотрудниками трудовые договоры приостанавливаются, им не выплачивают зарплату, а потому нет выплаченных доходов и удержанного с них НДФЛ. Нет информации, которую нужно было бы указывать в 6-НДФЛ.