Если работник хорошо выполняет свои обязанности, руководство может его поощрить премией. Выплату важно правильно оформить – от этого зависит размер налоговой базы и содержание отчетности.
О том, как выдать премию работнику и правильно это оформить, рассказали в статье.
Виды премирования
Премии могут быть:
- производственными, предусмотренными условиями работы;
- непроизводственными.
Порядок оформления премий будет разным:
- В первом случае премии используют в качестве мотивации для работников. Они стимулируют их лучше трудиться и выплачиваются в установленном порядке. Например, в размере процента от продаж. Обычно такие выплаты производят с определенной периодичностью, например, ежемесячно или ежеквартально.
- Второй формат премирования не обязательный. Руководство производит такие выплаты по собственной инициативе в честь знаменательного события (юбилея, выхода на пенсию), за особые трудовые заслуги или многолетний труд работника.
Если премии выплачиваются планово, руководство удерживает с них НДФЛ и платит взносы. С непроизводственных премий только удерживают налог.
Основы премирования по нормам ТК РФ
Согласно ст. 68 Трудового кодекса, при трудоустройстве работника знакомят с внутренним распорядком и прочими локальными документами под подпись. Если условия предусматривают выдачу премий, то сведения об этом должны быть во внутренних актах компании. Значит, сотрудник с самого начала будет знать, на какие выплаты может рассчитывать.
Договоры гражданско-правового характера премий не предусматривают. Работник заключает с руководством соглашение на взаимовыгодных условиях. Если прописать в нем условие о премиях, то статус документа могут переквалифицировать на трудовой. Поощрить сотрудника в подобном случае можно через повышение размера оплаты по условиям договора.
Указание о премировании в трудовом договоре
Работник должен понимать, при каких условиях может рассчитывать на премию. Указать сведения о премировании руководство может:
- сразу в трудовом соглашении;
- через ссылку на коллективный договор с условиями премирования;
- через ссылку на Положение о премировании.
В конечном итоге ссылки должны приводить к документу с четким описанием порядка, в котором выплачиваются поощрения.
Приказ на выдачу премии
Приказ обязательно выпускают для выдачи разовых премий. Унифицированная форма для поощрения одному сотруднику – Т-11, для премий нескольким людям — Т11а.
При оформлении приказов о премировании важно учитывать несколько правил:
- Их выпускают на основании служебной записки начальника структурного подразделения, в котором трудится работник.
- Распоряжение о премировании подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник.
- Работника знакомят с документом под подпись.
Приказ о выдаче премий по форме Т11Однако, руководство может оформить приказ о премировании по-своему или разработать для этого собственную форму, закрепив ее в учетной политике. Главное, указать основные реквизиты:
- название компании или ФИО ИП;
- номер распоряжения о премировании;
- дата оформления документа;
- данные и должность сотрудника или сотрудников, которым выдают премию;
- повод для выплаты поощрения.
Руководство может поощрить за хорошую работу не только деньгами, а ценным подарком или материальной помощью. Если размер последней не превышает 4 тысяч рублей, то НДФЛ не удерживается. Из текста распоряжения на выдачу премии в форме подарка можно убрать строчку с указанием стоимости.
Положение о премировании
Такая форма удобна тем, что документ подписывает руководитель, который может единолично менять условия выдачи премии. Порядок выдачи премий в трудовых договорах нельзя изменить без согласия второго лица — работника.
В Положении указывают все, что относится к премиям:
- общие нормы, по которым выплачиваются поощрения (каким сотрудникам положены премии, как их будут распределять и т.п.);
- источники выдачи премий (из бюджета, доходов от деятельности и т.п.);
- условия для получения премий (достижение показателей по продажам, выработке и т.д.);
- регулярность выдачи премий (раз в год, поквартально, раз в месяц);
- сумма или процент премии;
- причины, по которым премии могут понизить или вообще не выплатить.
Основания для выдачи премии
Руководство самостоятельно решает, по каким критериям оценивать труд работников. Также работодатель сам устанавливает порядок контроля показателей, необходимых для выдачи премий.
Например, чтобы получить премию, менеджеру нужно привести в компанию 50 новых клиентов. Выплату ему оформят на основании данных о клиентах в CRM-системе.
Или продавец-консультант может рассчитывать на премию, если продаст товаров на определенную сумму. Поощрение ему выплачивается на основании отчета о продажах.
Можно ли лишить работника премии
Работника можно оставить без поощрения при серьезных основаниях. Но важно, чтобы условия понижения или невыплаты премий были указаны в договоре.
Трудовое законодательство гарантирует, что работник будет знать, за что он может получить премию, а за что — нет. Поэтому причины, по которым работника лишат поощрительных и прочих выплат, необходимо указывать в трудовых и коллективных соглашениях или Положении о выдаче премий.
