Штатное расписание помогает аккумулировать общую информацию о работающих сотрудниках — их количестве, должностях, зарплатах и т.д. Если бизнес устраивает работников по ТК РФ, расписание ему необходимо, вне зависимости от налоговой системы. Расскажем, как составить штатное расписание.
Что такое штатное расписание и зачем оно нужно
У штатного расписания сразу несколько функций:
- Оно отражает основную информацию о структуре бизнеса, показывает, какие у ИП или компании есть направления, отделы и подразделения.
- В нём есть исчерпывающие данные о штатных единицах предприятия — сразу видно, сколько должностей в каждом из отделов и направлений.
- По расписанию видно, какая система оплаты труда применяется в каждом отделе.
Расписание помогает в работе с кадрами, но в законе нет прямого указания на то, что ИП обязан его заводить. Однако в некоторых правовых актах говорится, что в отдельных аспектах трудовых отношений между сотрудником и работодателем нужно опираться именно на штатное расписание.
Например, под «трудовой функцией» в статьях 15 и 57 ТК РФ понимается работа, соответствующая штатному расписанию. В Инструкции по заполнению трудовых книжек сказано, что прописывать должности в них нужно так, чтобы они соответствовали указанным в штатном расписании. То есть, закон как будто подразумевает, что штатное расписание у ИП с работниками должно быть.
Такое расписание необходимо при наличии штата. Так, ИП без работников штатное расписание может не заводить.
Потребовать штатное расписание может Социальный фонд — сотрудники фонда опираются на него при проверке сумм начисленных страховых взносов или уточнения данных о стаже. Инспекторы ФНС также вправе затребовать расписание на проверках. Кроме того, трудовая инспекция также запрашивает расписание при проверке соблюдения кадровой дисциплины. Чтобы избежать недопонимания и споров с органами, лучше оформить расписание при наличии штата.
Чаще всего расписание утверждают на год, но ИП может выбрать и другой, более удобный срок. Но важно учитывать, что при любых штатных изменениях его необходимо обновлять.
Какую форму нужно применять для штатного расписания
Существует унифицированная форма Т-3, регламентированная постановлением Госкомстата №1. Но она не обязательна. ИП вправе составить собственный бланк, если добавит туда все необходимые графы.
В стандартном расписании две части:
- Вводная. Здесь содержится основная информация: данные ИП, период действия штатного расписания, количество должностей или единиц штата.
- Основная. Состоит из таблицы с более детальными сведениями об отделах, должностях, количестве штатных единиц, зарплатах.
Рассмотрим подробнее, как нужно заполнять графы в таблице:
| № Графы | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Названия всех действующих структурных подразделений: филиалы, отделы, склады, цеха. |
| 2 | Код структурного подразделения, установленного руководством. |
| 3 | Информация о квалификации, должности, разряде. Если они содержатся в Общероссийском классификаторе профессий, лучше указать их так же, как в документе. Можно предусмотреть и вакантные должности, которые пока не заняты. |
| 4 | Количество штатных единиц по должностям. |
| 5 | Тарифная ставка (оклад) по каждой должности. |
| 6 | Информация о премиях, надбавках и прочих доплатах, предусмотренных по закону или инициативе работодателя |
| 7 | |
| 8 | |
| 9 | Совокупный размер выплат работникам. |
| 10 | Примечания к расписанию, должностям и прочим сведениям. |
Также в таблицу включают итоговую строку, где обобщают информацию о штатных единицах и выплатах.
Утверждение штатного расписания
Расписание утверждается распоряжением. ИП может заниматься его оформлением самостоятельно или вверить это кадровому специалисту, бухгалтеру, юристу. Если предприниматель делегирует работу с документом другому сотруднику, это указывается в приказе и трудовом соглашении с работником.
В приказе обязательно нужно прописать:
- данные ИП;
- название документа;
- номер приказа;
- место, где оформили документ;
- дату составления;
- дату утверждения;
- дату, с которой расписание начнёт действовать;
- количество единиц в штате;
- зарплатный фонд;
- данные сотрудников, которые занимаются созданием расписания;
- реквизиты самого расписания, по которому издается распоряжение;
- подписи ИП и ответственных за составление документа.
Так как зарплаты начисляют ежемесячно, удобно, когда расписание действует с начала месяца.
Изменения в штатном расписании
При каких-то штатных изменениях в большинстве случаев расписание нужно менять. Например, если:
- появились новые должности и подразделения;
- изменилась структура бизнеса;
- внесли корректировки в названиях должностей;
- изменилась система зарплат или премирования;
- ИП собирается сокращать штат.
Любые изменения в расписании сопровождаются изданием приказа. В распоряжении нужно прописать:
- стандартные реквизиты (название документа, его номер, все обязательные даты и т.д.);
- характер корректировок;
- ответственный за внесение изменений сотрудник.
Когда корректировок много, проще составить новое расписание, чем перечислять их в одном распоряжении. Пронумеровать документ нужно числом, идущим за предыдущим расписанием. Например, если до этого действовало расписание под номером 2, следующее нужно пронумеровать как «3».
После того, как предприниматель выпустит распоряжение, ответственные за составление документа сотрудники смогут внести все корректировки.
Введение новой должности в расписание
Появление новых должностей в бизнесе — причина для внесения корректировок в расписание. Как и любые изменения, оно сопровождается официальным приказом. Для начала необходимо оформить служебную записку, прописать в ней, что подразделению требуется новая должность. Записку составляет начальник отдела или подразделения. В обращении необходимо объяснить, по какой причине подразделению нужна новая позиция. К документу также прилагается должностная инструкция.
В ситуации, когда новая позиция не входит ни в одно из действующих подразделений, документ составляется руководителем кадрового отдела. Вместе с запиской он может подать предпринимателю на подпись приказ.
Оригинал записки оставляют в кадровом отделе. Копии документа передают в отдел, в который добавляют должность, и бухгалтерию.
Сокращение сотрудников и изменения в штатном расписании
Предприниматели должны предупреждать работников о предстоящем увольнении в том порядке, который прописан в трудовых соглашениях. В каждом договоре желательно указать, когда работодателю нужно сообщить о сокращении. Если этого условия нет, выходит, что ИП предупреждать никого не должен. Но не каждый работник согласится с таким отношением. Чтобы избежать претензий и разбирательств в трудовыми инспекторами, лучше предупредить сотрудников за месяц или два до увольнения.
О сокращениях нужно сообщить в личном уведомлении под подпись. Затем потребуется издать два приказа:
- со списком уволенных сотрудников;
- с перечнем исключаемых должностей и распоряжением о введении нового расписания.
Можно оформить все пункты в одном документе, если так удобнее. Новое расписание вступает в силу после того, как соглашения с сотрудниками будут расторгнуты.
При сокращениях или исключении должностей ввести новое расписание необходимо. Так в случае проверок инспекции предприниматель сможет обосновать отсутствие сотрудников или основательность их увольнения.
Выписки из штатного расписания
Иногда сотрудники могут попросить выписку из расписания. Например, чтобы предоставить их в Социальный фонд или налоговую. Каждый сотрудник вправе запросить у работодателя сведения о самом себе, и работодатель не должен отказывать в этом. Запрашивать сведения необходимо в соответствующем заявлении.
Подробных сведений о штате в выписке быть не должно. Туда включают только информацию о сотруднике, который её запросил:
- подразделение, в котором он работает;
- должность, разряд, квалификация;
- окладная часть;
- надбавки и премии;
- месячный зарплатный фонд.
Выписку должен заверить предприниматель.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
Штатное расписание запрашивают не только работники. Его могут потребовать надзорные органы. Если у предпринимателя не окажется расписания, его могут оштрафовать.
В соответствии с налоговым законодательством, ИП выпишут штраф в размере 200 рублей (статья 126 НК РФ). Отдельные санкции предусмотрены Административным кодексом — до 5 000 рублей по статье 5.27КоАП РФ.
