Трудовые отношения основаны на взаимных обязательствах. Чтобы отправиться в законный отпуск, работнику придется его «отработать». Если сотрудник не возместил дни отдыха перед увольнением, переплаченную сумму можно удержать. Правда, действовать нужно грамотно и по нормам закона, иначе вернуть долг не получится.
Расскажем, как удержать деньги за использованный авансом отпуск при увольнении и как рассчитать объем удержания.
Удержание за неотработанные дни отпуска: главные нюансы
Согласно 115 статье ТК РФ, каждому сотруднику в течение рабочего года положено 28 дней отпуска. Запрашивать первый отпуск можно после первого полугода работы. Но 122 статья ТК РФ разрешает взять отпуск раньше при согласии руководства.
Чтобы получить все 28 дней отпуска, нужно отработать полный год. Но иногда руководители идут навстречу работникам и дают отпуска авансом, планируя, что они отработают их в дальнейшем.
Выплату отпускных производят до начала отдыха. Если сотрудник после отдыха авансом подаст заявление на увольнение до того, как отработает использованный отпуск, у него останется долг по отпускным перед работодателем. И 137 статья ТК РФ допускает удержание, которое компенсирует переплату отпускных.
При этом для любых удержаний есть лимит — нельзя оставить работника без средств к существованию. Рамки обозначены 138 статьей ТК РФ: совокупный размер удержаний не должен быть больше 20% от зарплаты сотрудника. Иногда — не больше 50%, когда работнику производят другие удержания: алименты, возмещение вреда и т.д.
Начальство вправе удержать переплаченные деньги, но на свое усмотрение. Такой обязанности у него нет. Спрашивать сотрудников тоже — удержания можно проводить без их официального согласия.
Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено
В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.
Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:
- Человека призывают в армию.
- Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
- Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
- Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
- Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
- Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.
К чрезвычайным обстоятельствам, в которых не получится удержать переплаченные за отпуск деньги, относятся:
- наступление полной нетрудоспособности работника;
- смерть сотрудника или работодателя;
- заключение суда о безвестном отсутствии одного из них;
- другие обстоятельства из пункта 7 статьи 83 ТК РФ.
В каждом подобном случае у руководства нет права на возмещение неотработанных дней.
Альтернатива удержанию при увольнении за предоставленный авансом отпуск
Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.
Требовать от сотрудника компенсацию руководство не может. Препятствовать увольнению, чтобы вынудить того заплатить за неотработанный период отпуска, тоже. Тут придется действовать другими методами:
- Попросить работника добровольно возместить аванс. Бухгалтерия считает, сколько дней работник использовал без отработки. Сотрудник вносит деньги. При этом придется пересчитать НДФЛ: если сотрудник возвращает деньги за несколько дней, он получает меньшую материальную выгоду. А значит, к уплате положена другая сумма.
- Обратиться в суд за возмещением неотработанных дней отпуска. Этот путь сложнее, потому что суды не всегда принимают сторону работодателя. А судебные издержки часто обходятся бизнесу дороже, чем неотработанные дни отпуска.
- Простить увольняющемуся использованные дни отдыха. Пересчитывать НДФЛ работника не придется — его уже уплатили с отпускных, выгоду от которых он полностью сохранил. А вот руководству придется пересчитать налог на прибыль, убрав из расходов оплату неотработанных дней отпуска.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Затем определяют количество дней отпуска, положенные сотруднику перед увольнением на основании стажа. Можно вычислить по формуле:
28 / 12 * М = ОД ,
где ОД — это количество дней отпуска, которые сотрудник отработал, а М — количество месяцев стажа.
Допустим, администратор Иванов отработал 9 месяцев. Считаем дни положенного отпуска:
28 / 12 * 9=21
Так, исходя из отработанного времени администратору Иванову полагается 21 день заслуженного отпуска.
Теперь их нужно вычесть из дней отдыха, представленных авансом.
Например, если бы Иванов получил авансом стандартный 28-дневный отпуск, то полагалось бы удержание за такой период:
28 - 21 = 7 дней.
Как рассчитать сумму удержания за отпуск авансом при увольнении
Если определили использованные дни, которые человек не отработал перед увольнением, можно вычислить сумму переплаченных отпускных.
Для этого число дней неотработанного отпуска умножают на среднюю дневную зарплату. Для возмещения отпускных ее рассчитывают так же, как и для остальных выплат при увольнении. Считают по формуле:
Выплаты работнику за дни, отработанные в расчетном периоде / Расчетный период
В расчетный период включают 12 месяцев перед выплатой отпускных. Если увольняющийся к тому моменту проработал меньше, то среднедневную зарплату рассчитывают на основании фактически отработанного периода.
Возьмем для примера того же сотрудника Иванова. Допустим, его среднемесячная зарплата — 35000 рублей. Иванов отработал 9 месяцев и получил аванс — стандартный годовой отпуск. Посчитаем, сколько ему выплатили отпускных:
35000 / 29,3 (среднее кол-во дней в месяце) * 28 = 33447 рублей.
Теперь посчитаем, сколько отпускных ему положено из расчета за 21 отработанный день:
35000 / 29,3 * 21 = 25085 рублей
Исключаем время неотработанного отпуска:
33447 - 25085 = 8362 рублей — столько руководство может удержать.
Удержание за неотработанные дни отпуска: что делать с НДФЛ и взносами
При удержании придется пересчитывать НДФЛ и взносы. Порядок зависит от момента увольнения.
При увольнении в том же году, когда работник уходил в отпуск, действовать нужно так:
- Отразить зарплату увольняющегося в бухучете, без удержания.
- Удержать с этой суммы НДФЛ, начислить все полагающиеся взносы.
- Сторнировать переплаченные отпускные: Д/Т — 20, 23, 25 ,26; К/т — 70 (СТОРНО).
- Сторнировать НДФЛ с суммы переплаты: Д/т — 70; К/т — 68 (СТОРНО).
- Сторнировать взносы, уплаченные с излишней суммы: Д/т 20, 23, 25, 26; К/т — 69 (СТОРНО).
- Выдать увольняющемуся зарплату с удержанием.
Так как НДФЛ удержали, когда выплачивали отпускные, нужно избавиться от переплаты. Для этого рассчитывают НДФЛ с излишних отпускных и вычитают эту сумму из ранее уплаченного налога. Разницу перечисляют в ФНС, как полагается при увольнении — не позже следующего рабочего дня после окончательного расчета.
Чтобы убрать переплату в ФСС, нужно:
- рассчитать взносы с переплаченных отпускных;
- вычесть ее из взносов с зарплаты при увольнении;
- результат перечислить в Фонд.
Теперь рассмотрим ситуацию, в которой человеку выдали отпускные в одном году, а уволился в следующем. Здесь важно, успели ли подписать годовую бухотчетность за прошлый год:
- Если нет, то в учете нужно сторнировать переплаченные отпускные, а также налог и взносы с удержанной суммы. Проводки нужно оформить на 31 декабря прошлого года.
- Если подписали, корректировки в учете нужно провести по счету 91.
Выплаты нужно провести так:
- выдать работнику зарплату с удержанием;
- вернуть ему НДФЛ с суммы удержания.
Затем нужно внести корректные сведения в отчетность:
- Подать уточненную форму 6-НДФЛ в налоговую. Последнюю зарплату сотрудника с удержанием указать в месяце увольнения.
- Подать уточненный РСВ за тот год, в котором работник уходил на отдых. Отражать результаты перерасчета за текущий период не нужно.
В каждом случае подавать уточненную форму 4-ФСС не нужно. Ведь все суммы начислялись согласно закону, ошибки исправлять не надо. Вместо этого в отчетности за период, в котором уволился сотрудник, нужно указать размер взносов с учетом переплаты.
