Что необходимо знать организации с сотрудниками? Какую отчетность сдавать? Как оформить, уволить и отправить в отпуск
Какой договор заключить с сотрудником?
Нанять на работу сотрудника можно несколькими способами:
- По трудовому договору. Такой договор заключается при приеме в штат для выполнения должностных обязанностей.
- По ГПД (гражданско-правовому договору). В эту категорию входят и договор на оказание услуг или выполнение работ, а также договор подряда. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе. Такой договор можно заключить как с ИП или самозанятым, так и с обычным физлицом без этих статусов. Последний вариант самый дорогой для нанимателя.
Пользователи сервиса «Моё дело» могут оформить весь пакет документов для приема сотрудника в пару кликов. Нужно лишь внести данные нового сотрудника, и система сформирует приказ, трудовой договор и личную карточку.
Кроме того, бланки трудовых договоров по разным ситуациям можно просмотреть, заполнить и скачать в разделе с бланками.
Какую отчетность необходимо сдавать за сотрудников
В налоговую инспекцию нужно представлять:
- Сведения о доходах физ. лиц, начисленных и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ – один раз по итогам года, не позднее 1 марта. Последний раз отдельно эти справки нужно будет сдать в 2021 году по итогам 2020 года. Потом эти сведения перекочуют в состав 6-НДФЛ.
- Расчет по страховым взносам – до 30 числа по истечении отчетного квартала.
- Сведения по форме 6-НДФЛ – в течение месяца по истечении первого, второго и третьего кварталов, и годовую форму до 1 марта.
В Пенсионный фонд представляются отчеты:
- СЗВ-М – до 15 числа каждого месяца.
- СЗВ-стаж (вместе с ОДВ-1) – до 1 марта по окончании отчетного года.
- СЗВ-ТД – не позднее следующего дня при приеме или увольнении сотрудника, и до 15 числа следующего месяца при любых других кадровых событиях (перевод, запрет занимать должность и т.д.)
В ФСС подаётся расчет по форме 4 ФСС – ежеквартально. Для отчетов в бумажном виде срок до 20 числа после каждого квартала, для электронных – до 25 числа.
Какие платежи делать за сотрудника
С зарплаты сотрудников нужно удерживать и перечислять в ИФНС 13% НДФЛ с доходов до 5 млн руб. в год и 15% с доходов свыше этого лимита. С аванса НДФЛ не перечисляют. Со всей суммы зарплаты НДФЛ удерживают в момент выплаты второй части зарплаты.
Кроме того, нужно перечислять страховые взносы на 4 вида обязательного страхования: медицинское, социальное, пенсионное и взносы «на травматизм».
Если сотрудник нанят не по трудовому, а по гражданско-правовому договору, все зависит от его статуса:
- За ИП и самозанятого не нужно платить налоги и взносы. Вы платите только оговоренную сумму за услуги.
- За физлицо нужно отчислять НДФЛ и взносы на пенсионное и медицинское страхование.
Как оформить отпуск сотрудника
Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.
Как уволить сотрудника
Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию. На основе заявления составляется приказ об увольнении. Далее, если сотрудник сохранил бумажную трудовую, т.е. не отказался от неё, туда вносят запись: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», и параллельно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, нужно только отправить СЗВ-ТД.
Какие документы выдаются сотруднику при увольнении
В последний день работы сотрудника, с ним производится окончательный расчёт (зарплата, отпускные), выдаётся трудовая книжка (если сотрудник от неё не отказывался), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если сотрудник отказывался от бумажной трудовой), справка о сумме зарплаты за два календарных года, предшествовавших году увольнения, копии сведений по форме СЗВ-стаж, СЗВ-М, расчета по страховым взносам и иные документы по просьбе сотрудника.
