В кассе организации все денежные операции закрепляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Их номера и даты вносятся в журнал регистрации РКО/ПКО.В статье расскажем, как заполнить приходный кассовый ордер, приведём образец заполнения и обратим внимание на основные проводки.
Форма
Приходно-кассовый ордер заполняется на унифицированном бланке КО-1, утверждённом еще в 1998 году. Несмотря на возраст, бланк активно используется в 2022 году, заполняется от руки или на компьютере. Отправляется в печатном или электронном формате.
Бланк кассового приходного ордера состоит из основы и квитанции.
Хранится ордер в бухгалтерии, а квитанция сначала регистрируется в кассовой книге, а затем передаётся лицу, которое внесло деньги.
Отметим, что ПКО оформляется в одном варианте, а исправления в нём запрещены. Дополнительно ордер может сопровождаться разной документацией, которая подтверждает правомерность кассовых операций.
Скачать пустой бланкЗаполнение
Расскажем подробно, как заполнять приходный кассовый ордер:
| Что заполнять | Примечание |
|---|---|
| Наименование | ИП, ООО, ПАО, АО |
| Структурное подразделение | Заполняется, если поступающие деньги распределяются по структурным подразделениям компании |
| Код по ОКПО | Только для организаций |
| Номер и дата заполнения | Номер ордера вписывается согласно журналу регистрации, начиная с 1 января текущего года |
| «Дебет», «Кредит» | Номера счетов, по которым проходят денежные средства |
| Сумма | Вписывается полная сумма с копейками |
| Код целевого назначения | При необходимости, если есть в компании |
| Основание | Указывается, на каком основании была проведена операция. Например, «Оплата по договору от …» |
| «В том числе» | При необходимости указываются НДС и размер налога |
| Приложение | При необходимости указывается документ, на основании которого был заполнен ордер (авансовый отчёт или отчёт кассира). В большинстве случаев строка не заполняется |
Ниже приведены несколько образцов заполнения приходного кассового ордера.
Кто заполняет
Заполнять приходный кассовый ордер и подписывать могут:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер;
- кассир;
- уполномоченное лицо;
- руководитель организации.
Как заполнять ИП
Индивидуальным предпринимателям с 2014 года не требуется оформлять кассовую книгу, ПКО и РКО. ИП, которые всё-таки это делают, обязаны соблюдать общие правила, однако не заполняют строки:
- «Дебет»;
- «Кредит»;
- «Код целевого назначения».
В наименовании указывается ФИО индивидуального предпринимателя. После того как заполнены приходный кассовый ордер и квитанция, проверена сумма денег, бухгалтер или другое уполномоченное лицо принимает в кассу поступление. Проставляется печать на ордере и квитанции, которая впоследствии отрывается и передаётся плательщику в качестве доказательства факта оплаты.
Хранение
Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» гласит, что каждое предприятие обязуется обеспечить максимально безопасные условия и сохранность документов по бухгалтерскому учёту.
Приходники входят в число тех документов, которые нужно хранить в архивах.
Наряду с РКО они прикрепляются ко второму листу кассовой книги и хранятся вместе с другими документами, сформированными за конкретный день, а именно в помещениях со стеллажами и шкафами. Нужно защитить эти бумаги от попадания прямых солнечных лучей, а на окна установить металлические решётки. Срок хранения — не менее 5 лет с отчётного года, в котором они составлены.
Проводки
В графе «Дебет» кассово-приходного ордера всегда прописывается счёт 50 «Касса». Либо может указываться номер субсчёта (актуально, когда утверждён рабочий план счетов).
В графе «Кредит», а именно в столбце «Корреспондирующий счёт, субсчёт», указываются уже разные номера счетов.
| Операции | Номер счёта |
|---|---|
| Передача денег из кассы в кассу | 50 |
| Расчётные счета | 51 |
| Расчёты с покупателями и заказчиками | 62 |
| Возврат излишне выплаченной зарплаты | 70 |
| Расчёты с подотчётным лицом | 71 |
| Расчёты с персоналом по прочим операциям | 73 |
| Расчёты с учредителями | 75 |
| Продажи | 90 |
Штрафы
Контролирует кассовую дисциплину налоговая инспекция.
Штрафы можно получить, если:
- организации и ИП рассчитываются с контрагентами на сумму больше 100 тыс. руб. по одному договору;
- наличка была потрачена не на разрешённые цели;
- израсходованы наличные, которые поступили в кассу не как выручка и не с расчётного счёта;
- в кассе денег больше, чем зафиксировано в документах;
- превышен лимит кассового остатка.
Размер штрафов за перечисленные нарушения может доходить до 50 тыс. руб.
Также налоговая инспекция оштрафует за непробитие чека до 100% от суммы расчётов без кассы.
Образцы
Рассмотрим несколько примеров заполнения приходного кассового ордера:
- оплата от заказчика;
Оплата от заказчика
- выделение средств для выплаты зарплаты;
Выделение средств для выплаты зарплаты
- возврат средств от подотчётных работников.
Возврат средств от подотчётных работников
Квитанция заполняется аналогично ордеру.
Узнать, как заполнять приходно-кассовый ордер, и получить образец заполнения можно в личном кабинете «Моё дело» в разделе «Бланки».
