Для соблюдения порядка работы с наличными компаниям и организациям необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Расскажем, что это, какой порядок предусмотрен и какие введены штрафы.
Что такое кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина — это законодательное требование для ИП и юрлиц по ведению наличных расчётов. Например, передача денежных средств инкассаторам, расчёты с подотчётным лицом и так далее.
Соблюдать правила ведения кассовых операций должны все независимо от режима налогообложения и способа приёма наличных — через кассовый аппарат или по бланкам строгой отчётности (БСО).
Важно отметить, что не надо путать операционную кассу с кассовым аппаратом.
Операционная касса — это место, где ИП или организации проводят операции с наличными. Под местом подразумевается отдельная комната, сейф в кабинете бухгалтера либо руководителя и так далее.
Место хранения наличных не регулируется государством. Поэтому располагаться касса может в любом месте, главное — обеспечить безопасность денежных средств и документов.
Законодательное регулирование
Предприниматели и организации самостоятельно решают, как поддерживать порядок ведения кассовых операций. Опираются на принципы, которые прописаны в указании Банка РФ №3210-У.
Также при ведении соблюдаются меры, установленные Центробанком РФ в указании №5348-У. Например, в них сказано, что тратить деньги от продажи продукции и услуг разрешено только на:
- зарплаты работникам;
- возмещения по страховым договорам;
- оплату товаров, работ и услуг;
- выдачу средств под отчёт;
- выдачу займов и так далее.
| Основные требования Центробанка РФ при ведении кассовых операций | |
|---|---|
| Контролировать и соблюдать кассовый лимит | Соблюдать ограничения в 100 000 ₽ в рамках одного договора по расчётам с юрлицами и ИП |
| Расходовать кассовые средства исключительно на допустимые цели | Вовремя и правильно оприходовать денежные средства |
Кассовый лимит
Хранить свободные деньги необходимо в банке. В кассе остаются только наличные в пределах лимита, установленного руководителем организации. Когда лимит превышен, наличные необходимо передать в банк.
В праздничные и выходные дни, а также в дни выдачи зарплат, авансов и иных подобных выплат превышение кассового лимита допустимо.
Если у организации есть обособленные подразделения, которое самостоятельно сдают наличные в банк, им нужно установить и соблюдать свой лимит.
Когда обособленное подразделение сдаёт наличные в главную кассу организации, то ей необходимо определить лимит остатка наличных с учётам лимита, установленных этим обособленным подразделением.
Малым предприятиям и ИП разрешено не устанавливать лимит на остаток наличных денег.
Для расчёта лимита в приложении к Указанию № 3210-У приведены формулы. Их всего две — по объёму поступления наличных и по объёму их выдачи. При выборе учитывают, какие операции совершаются чаще.
Впоследствии руководитель должен издать приказ, в котором пропишет, каким способом организация рассчитывает лимит, и обоснует данный выбор, чтобы инспекция не заподозрила бизнес в попытках искусственно завысить или занизить лимит.
Новые компании рассчитывают лимиты на основании предполагаемого объёма поступления наличных или по объёму их выдачи. Изменить установленную сумму можно в любое время.
Лимит наличных расчётов
Помимо кассового, есть и другой лимит — по наличным расчётам с ИП и организациями, который составляет 100 000 ₽ в рамках одного договора.
Лимит касается всего не только среднего и крупного бизнеса, но и остальных при расчётах между собой. Физлицам и самозанятым (без статуса ИП) соблюдать данный лимит не требуется.
Например, если физическое лицо покупает для дома пиломатериалы на 500 000 ₽, то может рассчитаться полностью наличными средствами. Но если пиломатериалы покупает ИП или ООО, то наличкой можно оплатить только 100 000 ₽, а остальные 400 000 ₽ отправить на расчётный счёт.
Для соблюдения лимита количество платежей не учитывается. Передать 100 000 ₽ можно как за один раз, так и за десять. Главное, чтобы лимит оплаты наличными деньгами не был превышен.
Ответственный за порядок кассовых операций
Обычно проводит операции с наличными деньгами кассир, бухгалтер-кассир, продавец-кассир или любой другой работник, который был назначен руководителем на основании соответствующего распоряжения. В нём указывают основные сведения:
- Данные работника.
- Название должности.
- Работника, который будет замещать старшего кассира во время отсутствия.
- Сотрудника, контролирующего исполнение порядка ведения операций (обычно это главный бухгалтер).
Если у ИП или в компании работают несколько кассиров, то один из них назначается старшим.
Если бизнес небольшой, то ведением кассовых операций может заниматься руководитель или ИП.
Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе или ИП. ФНС проверяет порядок их ведения. Если будут нарушения, то будут и штрафы.
Документальное оформление кассовых операций
Движение наличных денежных средств необходимо документально подтверждать. Для этого используют как минимум три основных документа:
Три основных документа
Кассовой документацией занимается ответственный работник. Для этого его наделяют соответствующими полномочиями и выдают печать (штамп), которую он проставляет на документах для подтверждения выполнения операций.
Также кассовые документы могут оформлять и другие компании, с которыми есть соглашения об оказании услуг по ведению бухучёта. Например, часто его доверяют сервису «Моё дело» из-за качества обслуживания и профессионализма.
Правила кассовых операций
Приём денег в кассу
Наличные средства принимает кассир. Их приём производится по ПКО. Перед этим кассир проверяет:
- подписи на документах;
- совпадает ли сумма наличных с суммой, указанной в ордере;
- представлены ли все подтверждающие документы, отражённые в ПКО.
Когда всё сходится, кассир подписывает ПКО, ставит печать (штамп) на квитанции, отрывает её и отдаёт лицу, который вносил наличные средства.
Унифицированный бланк ПКО
Отметим, что пересчёт купюр должен быть виден лицу, передающему деньги. Также кассиру в этот момент нужно обратить внимание на состояние купюр и их платёжеспособность — настоящие ли они, повреждены ли и насколько. Если деньги испорчены более чем на 60%, то их можно не принимать, потому что такие купюры (монеты) впоследствии нельзя обменять по номиналу.
Впоследствии ПКО перемещается внутри бизнеса в зависимости от правил, прописанных в учётной политике. Храниться ордер должен как минимум в течение пяти лет.
Выдача средств из кассы
Требования к выдаче денег строже. Для начала кассиру нужно проследить, чтобы на банкнотах не было:
- загрязнений, в результате которых купюра выцвела на 8% и более;
- рисунков, надписей и других посторонних отметок;
- оторванных краёв более чем на 7 миллиметров;
- сквозных разрывов купюры более чем на 4 миллиметра;
- склеенных частей;
- потёртостей, сильно испортивших краску, и т. д.
Такие купюры передают в банк.
На каждую выдачу наличных из кассы заполняется РКО.
Унифицированный бланк РКО
Первым делом кассир идентифицирует личность по паспорту или другому документу, который подтверждает личность.
При выдаче кассир проверяет в РКО наличие всех подписей, соответствие сумм наличных средств и указанных документов. Затем пересчитывает деньги в присутствии получателя, передаёт ему РКО для подписи, выдаёт деньги и ставит свою подпись в документе.
Впоследствии РКО хранят по установленным правилам организации. Через пять лет, как и ПКО, его разрешено утилизировать.
Выдача зарплаты
При выдаче заработной платы работники получают расчётно-платёжную или платёжную ведомость с составлением единого РКО на фактически выплаченную сумму.
Отдельный порядок касается случаев, когда сотрудники по каким-то причинам не получили вовремя зарплату. Раньше, до выхода указаний Банка РФ, действовали так:
- кассир делал отметку «Депонировано» в ведомостях рядом с ФИО работников, которым не передали деньги;
- считал суммы выплаченных и депонированных средств;
- сравнивал цифры с итоговыми суммами в ведомости;
- подписывал документ и передавал его главбуху;
- главбух регистрировал невыданные деньги в реестре депонированных средств;
- на сумму зарплаты за вычетом депонированных сумм оформлялся РКО.
Ранее Банк РФ отменил этот алгоритм. Но такой принцип продолжает оставаться обязательным по нормам заполнения ведомостей. Также каждую из этих операций важно отразить в учёте, поэтому в ситуациях с невыплаченными деньгами лучше поступать как раньше.
Если деньги выдаются разово, то можно обойтись без оформления ведомости, а выплатить средства по РКО.
Выдача подотчётных средств
Подотчётные средства выдаются сотрудникам на основании заявления (распорядительного документа) от руководства, которое можно составить в произвольной форме на одного или сразу нескольких сотрудников.
В документе важно указать:
- запрашиваемую сумму;
- цель использования денег;
- предполагаемый срок использования;
- подписи руководства.
Когда период пользования деньгами закончится, получателям необходимо подать начальству авансовый отчёт. Руководство вправе самостоятельно определить и указать во внутренней политике сроки подачи. Командировочных отчётов это не касается — их всегда предоставляют в первые три дня после возвращения работника.
Кассовая книга
Всем организациям необходимо вести кассовую книгу. Только индивидуальным предпринимателям законодательство разрешает без них обходиться по ходу деятельности.
Образец обложки кассовой книги
В книгу вносят любую операцию, связанную с поступлением или выдачей кассовых денег. По результатам смены обязательно проводят сверку, сравнивая реальную сумму наличных в кассе с показателями кассовых документов и остатком в книге. Сначала это делает кассир, после него — главный бухгалтер. Для подтверждения сверки оба расписываются в книге.
Обособленные подразделения руководствуются таким же порядком ведения операций. От ведения книги их освобождают, только если они не хранят деньги у себя, а передают их в главное подразделение.
Кассовые документы (кроме РКО и ПКО) можно вести в любом удобном формате — электронно или на бумаге.
Автоматические расчёты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без участия человека.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Ведомости формируются автоматически. Важно заранее убедиться, что устройства правильно распознают банкноты.
Штрафы
Налоговая периодически проверяет, как бизнес соблюдает кассовую дисциплину. Если найдут нарушения, то выпишут штрафы:
- Должностным лицам и ИП — на 4000-5000 ₽.
- Организациям — на 40 000-50 000 ₽.
Чтобы упростить работу с кассовыми операциями и учётом и не беспокоиться о налоговых проверках, можно приобрести специализированное ПО. Такие сервисы автоматически формируют отчёты и ведомости, ведут кассовую книгу, отражают все приходные и расходные операции. Такой подход снижает риск ошибок и избавляет сотрудников и руководство от лишней рутины.
