Взаимовыгодное сотрудничество не ограничивается одними сделками — для развития деловых отношений бизнес-партнёры приглашают друг друга на приемы, фуршеты, собрания и другие мероприятия, за которые нужно платить. Подобные издержки называют представительскими.
Представительские издержки напрямую связаны с налогообложением — они уменьшают налоговую базу. Поэтому инспекторы ФНС строго следят за тем, чтобы уменьшение налога на прибыль происходило законно.
Отсюда — частые споры между бизнесом и налоговой. Расскажем, что важно знать об учёте представительских расходов и как избежать подозрений от налоговой при проведении таких операций.
Взаимосвязь между представительскими расходами и налогом на прибыль
Представительские издержки в рамках 4-процентного норматива можно вычесть из размера чистой прибыли. А значит, и сумму налога. Одновременно вычитается размер входного НДС.
Списание подобных расходов доступно только компаниям на общей системе налогообложения. В статье 346.16 Налогового кодекса перечислены затраты, которые плательщики УСН могут учесть для уменьшения чистой прибыли. Представительских среди них нет.
Бизнес, работающий на упрощённой системе налогообложения, не может уменьшить базу на сумму представительских издержек. Он оплачивает деловые мероприятия из чистой прибыли.
Какие издержки называют представительскими расходами
Представительские расходы — это все те затраты, которые бизнес понёс при организации приёмов, оплате сервиса и сопровождения деловых партнеров и лиц, присутствующих на заседаниях совета директоров и прочих руководящих органов.
Подробное определение понятию представительских издержек приводится в 264 статье НК РФ.
У налоговой есть чёткие категории затрат, которые можно отнести к представительским. К подобным расходам относят:
- затраты на организацию делового приёма — завтрака, обеда, ужина, заседания в ресторане;
- оплату буфетного сервиса, заказанного специально для приёма;
- расходы на проезд для деловых партнёров — до заседания и обратно;
- оплату услуг внештатного переводчика, если его пригласили для коммуникации с иностранными партнерами.
Имейте в виду, что налоговая не всегда согласна отнести зарплату переводчика к представительским затратам, если у бизнеса в штате есть переводчик. Оспаривать её отказ бизнесу придется в суде. Там ему нужно доказать, что статья расходов на переводчика оправдана, потому что квалификации и навыков штатного специалиста было недостаточно для полноценного делового общения с партнёрами.
Список расходов окончательный. Пока Федеральная налоговая служба не внесёт в неё дополнений, увеличить его нельзя.
Незаконно считать представительскими расходами:
- затраты на отдых и питание в развлекательных и оздоравливающих заведениях (кроме баров и ресторанов);
- оплату аниматорам, ведущим и другим организаторам шоу-программ для деловых гостей;
- расходы на экскурсии;
- затраты на подарки, цветы и сувениры;
- компенсацию за оформление зала;
- проживание деловых гостей в отелях и съёмных квартирах;
- расходы на визовые услуги;
- оплату корпоративов в честь праздников (23 февраля, 8 марта, Новый год и прочих).
При этом важно иметь в виду факторы, которые никак не влияют на определение расходов. Например, неважно:
- чем закончилась деловая встреча или приём. Вне зависимости от того, договорились ли стороны о сделке, для одной из них мероприятие закончилось расходами, которые она вправе учесть;
- когда проводили встречу или собрание. Днём или ночью, в выходной или рабочий день — все издержки на мероприятие по-прежнему являются представительскими;
- в каком статусе принимали гостей встречи. Участниками мероприятия могут быть должностные лица, представители компаний или клиенты;
- сколько партнёров было на мероприятии. Это может повлиять на допустимые лимиты расходов (о которых мы поговорим позже). В остальном — на отнесение издержек к представительским это не влияет.
Критерии определения представительских издержек
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Это часто приводит к недопониманию между инспекцией и представителями бизнеса. Последним кажется, что мероприятие с его расходами вполне подходит под официальный формат. Налоговики же не всегда соглашаются.
Если стороны не договорятся, рассудить их сможет только Арбитражный суд. Чтобы не допускать споров на досудебном этапе, стоит ориентироваться на критерии для подобных расходов.
Так, отнести затраты к представительским можно при следующих условиях:
- Мероприятие было организовано сторонами в деловых целях, ради взаимной выгоды. Например, чтобы обсудить условия сделки и наладить партнёрские отношения.
- Встреча носит строго официальный формат. Затраты на деловой завтрак можно считать представительскими. Весёлый прием в ресторане — нет.
- Речь идёт об экономически обоснованных и документально подтверждённых расходах.
В качестве подтверждения деловых целей мероприятия часто используют программу с зафиксированным перечнем тем или вопросов, которые стороны обсуждали на встрече.
Документальное подтверждение представительских расходов
Хотя закон требует официально обосновывать затраты, конкретных указаний на документы для подтверждения таких расходов нет. Предоставить доказательства бизнес обязан, но какие именно — зависит от ситуации.
Какие документы можно использовать для таких целей:
- Приказ руководителя. В распоряжении отражают день, время, место и цель проведения мероприятия. Указывают участников — партнёров, контрагентов, ответственных сотрудников и другие ключевые фигуры.
- Программа встречи. Оформляется в соответствии с распоряжением. Дата, время и другие параметры указываются так же, как в приказе.
- Смета. В документе нужно привести статьи расходов, указать все соответствующие расчёты.
- Отчёт о встрече. Документ оформляет ответственный сотрудник, которого указали в распоряжении. В нём описывают те же этапы, что в приказе, и обязательно отмечают результаты каждого. Например, если партнёры пришли к взаимовыгодным условиям и подписали соглашение.
- Акт на списание расходов. В документе приводят размеры каждой статьи представительских расходов. Акт заверяют у главного бухгалтера и директора компании.
- Любые другие документы в подтверждение расходов. Чеки, договоры оказания услуг, акты выполненных работ, счета-фактуры и пр.
Как видно из списка, к подтверждению расходов стоит подойти серьёзно. Подготовиться с помощью приказов, смет, программ — и закрепить итоговыми платёжными документами и актами. Именно такой подход будет убедительным доказательством, если спор с инспекцией дойдёт до суда.
Лимиты представительских издержек
Так как издержки отражаются на прибыли, бизнес не может бесконечно тратить деньги на деловые встречи. Представительские расходы строго нормированы.
Максимально допустимая сумма для представительских издержек в рамках одного отчётного периода — 4% от издержек бизнеса на оплату труда в том же периоде.
Бизнес, применяющий метод начисления, учитывает в расчёте максимально допустимого значения представительских издержек начисленную сумму затрат на оплату труда.
Компании, использующие кассовый метод, издержки на оплату труда учитывают в форме погашения задолженности по зарплатам перед работниками.
И издержки на фонд труда, и лимиты считаются нарастающим итогом с начала отчётного года. Если в каком-то периоде бизнес не достиг максимума по представительским расходам, он может «перенести» оставшуюся сумму на другое время, но только в рамках налогового периода.
Учёт представительских издержек
О представительских расходах как таковых мы говорим в рамках налогового учёта. В бухгалтерском такие издержки принимают за затраты по обычным видам деятельности бизнеса.
Когда мероприятие организуют ради увеличения прибыли, издержки проводят в учёте по дебету 44. Когда цели деловой встречи не связаны преимущественно с прибылью, затраты можно провести по счетам 20, 26.
Например, издержки оформляют так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 44 (20, 26) | 60 (76) | Учёт издержек |
| 19 | 60 (76) | Выделение НДС по издержкам |
| 68 | 19 | Принятие НДС к вычету в рамках затрат, учтённых в прибыли |
| 60 (76) | 51 (71) | Оплата услуг или продукции, приобретенных для официального мероприятия |
Если бизнес выделял деньги сотрудникам для организации мероприятия, это оформляют так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 71 | 50 (51) | Выданы подотчётные средства на организацию деловой встречи |
| 26 (44) | 71 | Представительские издержки отражены в учёте в соответствии с авансовым отчётом |
