Для упрощения учёта и снижения документооборота, в 2013 году был введён в действие универсальный передаточный документ (УПД). Он заметно облегчил работу сопутствующих служб и бухгалтерии, так как объединил в себе товарную накладную и счёт-фактуру. Количество выписываемых документов стало меньше, а оформление реализации товаров и услуг ускорилось.
Что даёт применение УПД
Слово “универсальный” в названии документа указывает на его расширенную функциональность. Он может заменить собой:
- акт выполненных работ и счёт-фактуру (СФ);
- товарно-транспортную накладную (ТТН) и СФ;
- акт приёма-передачи имущественных прав и СФ.
УПД подписывается должностным лицом организации, либо сотрудником с соответствующими полномочиями согласно доверенности.
Для продавца документ подтверждает реализацию товара, для покупателя — его приобретение. Аналогично для работ и услуг: исполнитель выписывает УПД, заказчик его визирует, соглашаясь с фактом произведённых работ или услуг. Нет необходимости заполнять несколько пакетов документов — экономится время и упрощается контроль за их движением.
Реквизиты УПД (номер, дата, сумма) попадают в книгу покупок (или продаж), а затем включаются в декларацию по НДС.
Можно использовать УПД как обычный документ первичного учёта, исключив из него элементы СФ. Для этого достаточно оставить некоторые поля незаполненными.
Сферы применения УПД довольно обширны. Их можно использовать при:
- отгрузке товаров или готовой продукции;
- оказании услуг, выполнении работ;
- исполнении агентских (комиссионных) услуг;
- приёме-передаче прав на имущество.
Как правило, универсальный передаточный акт выписывает продавец (исполнитель), а покупатель (заказчик) подтверждает получение.
Разрешается использовать один УПД на несколько хозяйственных операций. Например, на реализацию товаров и транспортные услуги по их доставке. При этом необходимо соблюдать единственное условие — их получатель должен быть один. В этом случае УПД будет выполнять функции ТТН, акта выполненных работ и СФ одновременно.
Правила заполнения УПД
Форма бланка УПД, рекомендации по заполнению и список операций при которых допустимо применять это первичный документ, определены в письме ФНС России от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@.
УПД — это рекомендуемый, но не обязательный первичный документ. Каждый налогоплательщик сам определяет необходимость его использования и утверждает форму бланка. Для этого необходимо ввести его в действие приказом и отразить это в учётной политике.
УПД приравнивается к СФ, и исправления в нём недопустимы. Если обнаружились расхождения, нужно создать новый бланк и указать в нём номер и дату внесения исправлений — так же как и при исправлении СФ.
Есть три способа заполнения формы УПД:
- вручную на бумажном бланке;
- в текстовом редакторе или в бухгалтерской программе с последующей распечаткой;
- в электронном варианте с подписанием ЭЦП и отправкой по телекоммуникационным каналам связи.
Поскольку УПД — это первичный документ отгрузки или оказания услуг, выписывать его нужно по факту их исполнения, но не позднее следующего рабочего дня.
Оформление УПД начинают с указания его статуса в специальном поле, так как от этого зависит порядок его заполнения и его дальнейшее использование:
- статус 1 подразумевает заполнение всех строк, так как объединяет в себе признаки СФ и первичного документа;
- статус 2 позволяет оставить часть строк незаполненными (с прочерками), поскольку выполняет функции только первичного документа.
Тип плательщика и применяемый режим налогообложения не влияют на порядок оформления УПД. Его разрешается использовать всем бюджетным, кредитным учреждениям, коммерческим предприятиям и ИП. И не важно, платят они НДС или нет.
УПД без НДС — образец заполнения 2022Как оформить УПД со статусом 1
УПД, его форма состоит из трёх основных частей:
- описательная;
- основная (табличная);
- подтверждающая.
Описательная часть содержит информацию о самом бланке и сторонах, участвующих в сделке. При её заполнении указываются:
- статус (крайнее поле слева);
- номер документа и дата его формирования;
- номер исправления с датой;
- наименование компании (ИП), продающей товар или оказывающей услугу, адрес, ИНН, КПП;
- наименование и адрес грузоотправителя (при совпадении продавца и грузоотправителя ставится запись «тот же»);
- наименование и адрес грузополучателя;
- информация о платёжном документе;
- наименование, адрес и ИНН покупателя (заказчика);
- используемая при расчётах валюта (наименование и код);
- идентификатор госконтракта. Нужен при сделках по выполнению государственного заказа или договоров, подразумевающих бюджетное финансирование. В остальных случаях в этой строке ставится прочерк.
Табличная часть УПД содержит:
- номер строки (можно не заполнять);
- код товара согласно внутренней номенклатуре поставщика, код услуги согласно ОКВЭД. Обязателен для заполнения, если УПД подаётся для получения льгот или зачёта НДС;
- наименование товара (услуги) и его код согласно ТН ЕАЭС (для экспорта в страны ЕАЭС);
- единица измерения товара (услуги) в соответствии с классификатором ОКЕИ, количество реализуемого товара или услуг;
- стоимость единицы товара или услуги без НДС;
- совокупная стоимость реализованного товара без учёта налогов и сборов;
- акциз (если предусмотрен);
- налоговая ставка и сумма начисленного НДС;
- совокупная стоимость с учётом налогов и акцизов;
- страна происхождения товара (код и сокращённое наименование);
- номер таможенной декларации.
Два последних пункта указывают при внешнеэкономических сделках. Во всех других случаях ставится прочерк.
Подтверждающая часть содержит:
- подписи должностных лиц, ответственных за оформление УПД;
- информацию о договоре;
- информацию о грузе и транспортном средстве;
- подписи ответственных лиц по отгрузке и приёмке с указанием ФИО;
- подписи ответственных за оформление документов лиц, как отправителя, так и получателя;
- печати — при наличии.
УПД образец заполнения 2022 со статусом 1Все перечисленные пункты обязательны для заполнения, если УПД используется по статусу 1 — как первичный учётный документ и счёт-фактура. При отсутствии данных во всех соответствующих полях ставятся прочерки.
Облегчают заполнение бланка инструкции под каждым полем или строкой. Следуя им, трудно ошибиться и испортить бланк. Если это всё-таки произошло, можно сформировать новый УПД до тех пор, пока он не подписан должностными лицами. Если ошибку обнаружили позже, нужно выписать новый документ с тем же номером УПД, но с отдельным номером исправления (1,2,3…) и датой его формирования.
Как оформить УПД со статусом 2
Если в специальном поле указан статус 2, значит, УПД используется только как первичный документ отгрузки или оказания услуг. В этом случае часть строк будет не обязательной для заполнения.
В табличной части разрешается пропускать сведения о налоговой ставке НДС, акцизах. Также можно не указывать страну-импортёра и номер ГТД.
В описательной части не обязательны сведения о:
- грузоотправителе;
- грузополучателе;
- платёжном документе.
Если вся эта информация будет присутствовать, это не будет считаться ошибкой.
В случае, когда в УПД указан статус 2, но заполнены практически все поля бланка, он по умолчанию будет приравнен к СФ, несмотря на расхождения в статусе.
УПД на услуги образец заполнения 2022 со статусом 2Электронный УПД
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Так как УПД может одновременно выступать СФ и первичкой, он должен соответствовать требованиям, предъявляемым законом к обоим видам документов. Это касается как условий и длительности хранения, так и порядка их учёта и оформления.
Сроки оформления УПД
Законодательно не установлен точный срок для оформления универсального передаточного документа. Но эти сроки чётко определены для СФ и первичных документов:
- СФ должна быть сформирована в течение 5 суток с момента отгрузки товаров;
- первичный учётный документ выписывается при совершении хозяйственной операции или сразу после его завершения.
Учитывая, что любой образец заполнения УПД в 2022 году содержит в себе признаки обоих перечисленных документов, срок его формирования должен соответствовать минимально разрешённому из них.
То есть, дата выписки документа должна совпадать с датой совершения указанной в нём операции (реализации товара, оказания услуги).
Но для УПД налоговики допустили незначительное послабление: документ может быть оформлен на следующий день после фактической даты отгрузки или оказания услуг, если сделать это было невозможно по объективным причинам. Иных исключений для УПД не предусмотрено.
