Чтобы контролировать все активные процессы и принимать оптимальные решения, бизнес внедряет управленческий учёт. Главная задача, которая перед ним стоит — дать управленцам полные и объективные знания о том, как обстоят дела в организации. Расскажем, как работать с управленческим учётом, чтобы эффективно управлять бизнесом.
Что представляет собой управленческий учёт
Управленческий учёт (УУ) — это процесс сбора, оформления, распределения и анализа сведений о деятельности компании. С ним можно предугадать и снизить предпринимательские риски, принять оптимальное управленческое решение, повысить эффективность бизнеса. Работа с УУ — это регулярный процесс, который позволяет отслеживать результаты компании в динамике. Благодаря УУ руководство всегда в курсе реального положения дел. Это помогает сосредоточиться на главных проблемах или преимуществах бизнеса, выстроить оптимальную стратегию для достижения целей компании, основываясь на объективных данных.
Компаниям не обязательно заниматься управленческим учётом, это добровольное решение. Государство его никак не регулирует, чего не скажешь о бухгалтерском. Но если организация хочет грамотно оптимизировать расходы и увеличить выручку, лишней УУ точно не будет.
Преимущества ведения управленческого учёта
Работа с управленческим учётом позволит:
- корректно определять и формулировать цели и задачи бизнеса;
- прогнозировать результаты и прибыль;
- иметь точное представление о нынешнем финансовом положении организации;
- отслеживать запасы товаров на складе;
- эффективно планировать платежи и прочие финансовые операции;
- избежать кассовых разрывов;
- обнаружить скрытые резервы бизнеса, точки роста доходов.
С грамотным УУ бизнес может трезво оценить положение, найти причины убытков и «слабые места» организации, оптимизировать расходы, взять под контроль хозяйственные процессы.
Ключевая цель, стоящая перед управленческим учётом — дать исчерпывающие сведения, которые помогут принимать обоснованные эффективные решения.
Для выполнения этой задачи подойдут такие инструменты:
- своевременное предоставление всех необходимых сведений;
- анализ информации, прогнозирование, регулярный мониторинг экономических показателей;
- формирование оптимальной стратегии развития;
- эффективное распределение имеющихся ресурсов;
- поиск скрытых резервов.
Кто должен вести учёт
Руководство самостоятельно решает, кто будет заниматься УУ. Вариантов несколько: сам руководитель, бухгалтер или финансовый директор. В каждом случае есть свои нюансы. Например, руководителю стоит заниматься УУ, если компания небольшая — иначе ему будет сложно совмещать столько обязанностей. То же самое касается бухгалтера — если у него много работы с отчётностью, налогами, кадрами и прочим, к концу периода у него может не остаться сил на управленческий учёт.
Показатели, регулируемые в рамках УУ
Под регулирование в работе с управленческим учётом попадают:
- прибыль и убытки;
- финансовые потоки;
- дебиторская и кредиторская задолженность;
- товарно-материальные ценности;
- штат сотрудников;
- направления развития и проекты компании.
Виды управленческого учёта
У управленческого учёта нет установленной классификации. Каждая организация опирается на свои возможности и условия. Она сама определяет методы, которые будет использовать. Решает, с какими показателями ей нужно работать, как будут формироваться отчёты и т.д
Но на практике выделяется несколько форм управленческого учёта:
- производственный — является основой для управленческого учёта бизнеса. В нём рассчитывается себестоимость изготовленной продукции, принимая во внимание затраты на производство;
- маржинальный — применяется для оптимизации объёмов производимых товаров, затрат и цен для повышения прибыли. По УУ можно сделать выводы о зависимости между прибылью и объёмами производства (реализации);
- бюджетный — позволяет определить ответственность за финансовое состояние компании посредством внедрения системы бюджетирования;
- стратегический — используются для того, чтобы обеспечить бизнес всеми средствами и ресурсами, необходимыми для его потенциального развития.
Рисунок 1 — Виды управленческого учёта
Разница между УУ и БУ бизнеса
Ключевой фактор, отличающий УУ от бухгалтерского (БУ) — это цель. Главная задача первого — отмечать и обрабатывать сведения о хозяйственной деятельности компании для финансового контроля. Цель управленческого учёта — своевременный анализ достоверных знаний о бизнесе для эффективного управления и планирования. Отсюда все остальные различия. Например:
- принципы ведения — бухучёт основан на действующих стандартах, а УУ можно осуществлять, опираясь на собственные правила;
- потребители сведений — бухучёт нужен налоговой, банкам, инвесторам, а УУ — управленцам;
- методы ведения — снова, бухгалтерию ведут в рамках, описанных законом, а для управленческого учёта таких стандартов нет;
- отчётность — строго регламентирована в бухгалтерии и никак не установлена для УУ, бизнес формирует формы так, как ему удобно;
- сроки — бухотчётность нужно сдавать по графику, установленному законом, а в УУ докуементы формируют и подают управленцам так, как определит компания.
Хотя между УУ и БУ немало различий, ведутся они параллельно. В работе с УУ так или иначе нужно опираться на сведениях из бухгалтерии.
Главные задачи и принципы УУ
Основная задача управленческого учёта — предоставить пользователям необходимые сведения в типовых и индивидуальных отчётах. Их форма и содержание зависят от целей и назначения документа. У каждой компании может быть свой порядок работы с отчётностью. Грамотная работа с УУ позволяет компании решить ряд задач:
- сбор, подготовка и обработка данных о ключевых ресурсах бизнеса,
- установка плановых показателей, регулирование соответствия, выявление причин отклонения от нормативов;
- планирование показателей себестоимости и её оперативный расчёт в зависимости от влияния отдельных факторов;
- анализ результатов;
- построение прогнозов развития предприятия, формирование оптимальной стратегии продвижения и достижения поставленных финансовых целей;
- предоставление информации в доступной и понятной отчётности.
Чтобы достичь задач, поставленных перед УУ, компании понадобится бюджетирование, оперативный учёт, отчётность. Среди основных документов, с которыми нужно работать компании — Бюджет движения денежных средств, Бюджет доходов и расходов, Прогнозный баланс.
Так как установленных норм для работы с управленческим учётом нет, то и обязательных требований к нему не предусмотрено. Но по многолетнему опыту отечественных компаний можно выделить несколько основных принципов:
- Соответствие собранных данных поставленным целям. В компании должны чётко понимать, какие задачи им нужно решить, и какие сведения для этого нужны. Не стоит включать в отчётность показатели, которые никак не повлияют на решение управленцев.
- Полнота сведений. Мы уже заметили, что данным необязательно быть точными, но важно, чтобы их было достаточно для полноты картины.
- Системность. Компании стоит выработать конкретный регламент по работе с управленческим учётом и работать с информацией по общему принципу. Например, если одни и те же показатели отражать в разных периодах по разным статьям, пользователь запутается.
- Оперативность. Данные нужно собирать в то время, когда эта информация требуется для принятия решений. Доверять можно сведениям, переданным своевременно.
- Доступность. Важно, чтобы все могли достоверно интерпретировать информацию в отчётах. Если данные непонятно изложены, это может привести к ошибочным решениям.
- Регулярность. Мониторить ключевые показатели нужно постоянно, а анализировать их — своевременно. Нет смысла собирать первые отчёты через три месяца, потом надолго о них забыть и вернуться к анализу через год — это не принесет эффективного результата.
Порядок для каждого предприятия формируется индивидуально. Регламент закрепляется в учётной политике.
Управленческий учёт и его методы
Метод управленческого учёта — это способ, по которому специалисты будут собирать, консолидировать, отражать информацию. Сложилось несколько методов работы с УУ:
- Параллельный учёт. Суть в том, что информацию отражают в бухучёте и УУ одновременно. Способ позволяет добиться максимально точных и детальных сведений. Минус в том, что внедрение и поддержка такой системы требует крупных затрат, потому что придётся вести УУ и БУ отдельно.
- Трансформация. Способ работает так: на протяжении определённого времени компания собирает данные, руководствуясь одним методом учёта. Позже полученные сведения трансформируют в другой метод. Такой принцип проще предыдущего, но добиться таких же точных и детальных сведений не получится.
- Последовательный учёт. Специалист фиксирует данные о каждой операции, но в рамках общей системы. Этот метод дешевле, чем параллельный учёт. В точности и детализации сведений будут погрешности, но по соотношению качество результата / затраты данный метод считается самым оптимальным.
Если компания выбрала параллельный метод, нужно разграничить и детально описать принципы работы отдельно для УУ и БУ. Обозначить, как сведения в бухучёте связаны с данными управленческого учёта. Зафиксировать порядок в регламенте.
Какой бы метод ни выбрала фирма, в работе с УУ существуют элементы, общие для всех способов:
- определение точки безубыточности — она демонстрирует минимальный показатель продаж, который необходим компании для сохранения рентабельности, а также способ ценообразования, который позволит бизнесу избежать убытков;
- бюджетирование денежных средств — чтобы грамотно распоряжаться денежными ресурсами, планировать доходы и расходы, строить финансовые прогнозы и т.д.;
- определение расходов по процессам — если компания производит и продаёт однотипные товары;
- определение затрат по проектам — если бизнес работает с несколькими разными процессами, требующими отдельных решений;
- предельный расчёт затрат — при цикличности бизнес-процессов, которые можно описать по отдельности;
- нормативный учёт расходов — для определения нормативов по себестоимости, наценке, выпуску продукции. В то же время необходимо установить максимально допустимый уровень отклонения от плана;
- директ-костинг — согласно методу, затраты делят на постоянные и переменные, а в расчёт себестоимости включают в зависимости от динамики производства.
Какие показатели являются объектами управленческого учёта
Объекты управленческого учёта — это сведения о применении и распределении ресурсов бизнеса, расходах на операции, необходимые для достижения финансовых результатов. Специалисты выделяют несколько групп таких объектов:
- производственные ресурсы;
- хозяйственные операции;
- доходы и расходы;
- структурные единицы (распределение затрат и доходов по центрам ответственности).
Отталкиваясь от задач и условий бизнеса, руководители самостоятельно определяют показатели, которые необходимо отслеживать, и решают, как их классифицировать и фиксировать в документах. В соответствии с этим разрабатываются формы отчётности.
Постановка системы управленческого учёта
При разработке системы управленческого учёта необходимо сформировать быструю обработку сведений, необходимых для принятия решений. Порядок будет надёжным, если данные:
- поступают оперативно и своевременно;
- грамотно обрабатываются;
- корректно интерпретируются.
В результате специалист по работе с УУ формирует доступную и исчерпывающую отчётность, которую можно передать руководству или ответственным сотрудникам.
Рисунок 2 — Порядок управленческого учёта в компании
Внедрение управленческого учёта — многоэтапный процесс. К нему нужно подготовиться:
- Составить список тех, кто будет работать с данными. Перечислить основных лиц, у которых будет доступ к данным учёта. Как правило, это люди, занимающиеся стандартными административными задачами — руководители, менеджеры, совет директоров и т.д.;
- Оформить эскиз методики. Это буквально «набросок». Стоит прикинуть, каким будет порядок, как фиксировать и обрабатывать данные и т.д.
Затем потребуется выполнить несколько шагов:
- Определить потребности и цели компании, разобраться в структуре предприятия, провести опрос среди сотрудников.
- Обозначить стратегию развития бизнеса.
- Изучить текущие бизнес-процессы, оформить их документально.
- Сформулировать требования к структуре бизнеса — финансовой и организационной.
- Определить модель необходимой системы управленческого учёта, формы и порядок заполнения отчётности.
- Разработать методику работы, определить стандарты контроля и регулирования, оформить регламент.
- Определить формы, которые будут использоваться в работе с УУ.
Когда процесс оформлен и описан в локальных актах, можно приступать к внедрению. В результате компания получит регулярный источник достоверных сведений, на которые можно опираться при принятии любых решений в зависимости от целей — оптимизировать расходы, повысить уровень прибыли и эффективность управления ресурсами компании и тд.
Проблемы при внедрении управленческого учёта
Часто работа с управленческим учётом поначалу не складывается — данные путаются, результаты выходят необъективными или неполными, сам порядок работает неэффективно или не работает совсем.
Если возникают проблемы, нужно проанализировать и исправить ошибки. В отдельных случаях стоит полностью перезапустить процесс.
Ошибки, которые чаще всего допускают на этапе внедрения работы с УУ:
- Не доработана система документооборота. Отчётов может быть недостаточно, чтобы составить объективное представление о положении компании. Или они могут не отвечать посталвенным задачам. Возможно, проблема не в формах, а в их содержании — если данные поступают с опозданием, обрабатываются некорректно или излагаются непонятно, это исказит общий результат и приведёт к неэффективным решениям;
- Цели управленческого учёта сформулированы некорректно. Без этого также не выстроить оптимальный порядок документооборота;
- Не обозначен спектр необходимой информации. Недостаточность сведений — не единственная проблема. Иногда информации слишком много, но не все данные отвечают запросам и основным целям. Это отнимает лишнее время и усложняет отчётность.
- УУ организовали отдельно от прочих. Внутренние процессы бизнеса взаимосвязаны и влияют друг на друга. Если УУ оторван от остальных, данные в нём вряд ли будут полными и объективными;
- Объекты формирования себестоимости определены некорректно. Тогда результаты будут просто бесполезны.
Автоматизация учёта
Бизнес может планировать порядок управленческого учёта и вести его так, как удобно. Обычно всё начинается с таблиц в Excel, и это неплохой вариант — наглядно, удобно, доступно. Но такой формат подойдёт бизнесу на старте или малым предприятиям. С развитием дела бизнес-процессов и административных задач станет больше. Ручной монотонный труд может привести к опечаткам и путанице, и УУ быстро потеряет эффективность.
Решение — в автоматизации процессов. Автоматизированный УУ работает бесперебойно, сводя риск ошибок к минимуму. Снижает материальные и трудовые затраты, а результативность при этом возрастает.
Современный бизнес давно пользуется облачными сервисами для автоматизации учётной системы. Это выгодно — руководству не нужно организовывать отдельное место для сбора и хранения сведений, а работать с УУ можно удалённо из любой точки мира.
Если нет возможности, времени или желания заниматься УУ самостоятельно, можно делегировать этот процесс удалённым специалистам. Это сэкономит время и позволит не беспокоиться об ошибках и сроках.
Принципы эффективной организации УУ
Чтобы эффективно автоматизировать процессы, действовать нужно системно. Есть несколько общих правил, которые помогут быстрее справиться с внедрением:
- вносите в систему только те объекты, которые действительно необходимы для текущих задач учёта;
- используйте любые эффективные методики для анализа элементов отчётности, если они отвечают вашим требованиям. Можно обратиться к зарубежным методикам, если не нашли оптимальных среди отечественных;
- перед тем, как автоматизировать все процессы, стоит провести диагностику предприятия и подготовить сотрудников к новому формату работы;
- сбором сведений должны заниматься не только экономисты и сотрудники бухгалтерии, но и другие отделы — это необходимо для достоверной картины;
- УУ решает несколько задач в комплексе, он не работает на одну определённую цель;
- не бойтесь эекспериментировать с системой УУ, внедрять новые методологии и сервисы.
Часто задаваемые вопросы
Это решает сама компания. Можно начать с нового года, а можно и с нового месяца. Целесообразно — именно с первого числа, а не с середины периода.
Управленческий учёт целесообразно вести при разных направлениях деятельности. У вас также есть доходы и расходы. Кроме того, для вас важно рассчитать правильную наценку, чтобы получать прибыль и иметь клиентуру.
