Информация, которую дает управленческий учёт, позволяет руководству торговой организации принимать решения и эффективно управлять предприятием. А автоматизация данного процесса необходима для увеличения конкурентоспособности предприятия.
В статье расскажем о том, как вести управленческий учёт (УУ) в торговле, а также об основных этапах и правилах организации учёта.
Структура управленческого учёта в торговле
Законодательство не устанавливает чётких определений управленческого учёта. Если говорить обобщенно, то данный вид учёта представляет собой систему сбора и обобщения информации о работе предприятия. На основе этих данных руководство может контролировать бизнес и принимать решения для его развития.
Управленческий учёт должен затрагивать все сферы деятельности торговой организации. Форма ведения данной документации свободная (в отличие от бухгалтерского учёта). УУ может включать в себя:
- Информацию из внешней среды (покупатели, поставщики, конкуренты, экономические, политические, социальные и технологические факторы);
- Информацию из внутренней среды (производство, кадры, финансы, маркетинг и т. д.).
Так, в менеджменте принято оценивать розничную торговлю по нескольким направлениям:
- Финансовый учёт;
- Маркетинговый учёт;
- Кадровый учёт;
- Оперативный учёт.
Теперь разберем каждое направление по отдельности:
- Информация о финансовой отчётности строится по двум показателям: объём продаж и торговая наценка. На основе этих данных можно отследить влияние принимаемых решений на закупочную цену, валовую прибыль и рентабельность как по магазину в целом, так и отделов, групп товаров или продавцов. Кроме того, финансовая отчётность позволяет оценить эффективность кадровых и маркетинговых решений.
- По данным из маркетинговой отчётности можно отследить эффективность проводимых рекламных мероприятий и их окупаемость. Советуем обратить особое внимание на данный пункт торговым организациям, которые проводят акции и используют дисконтные карты.
- Анализ кадрового состава актуален только для торговых точек с двумя и более продавцами. Данные о работе персонала позволяют оценить среднюю зарплату, эффективность обучения, а также долю прибыли, которую приносит каждый из сотрудников.
- Наконец, операционный учёт, который собирает данные об оборотных средствах, торговых площадях, арендной плате и т. д., позволяет проанализировать эффективность использования ресурсов, оборот магазина на квадратный метр и количество продаж в расчёте на одного продавца. С помощью этих показателей удобно сравнивать деятельность нескольких торговых точек.
Отметим, что все направления управленческого учёта тесно связаны между собой, поэтому лучше их вести в онлайн-сервисах для розничной торговли.
Основные задачи управленческого учёта
Управленческий учёт должен решать следующие задачи торгового предприятия:
- Перераспределение оборотных средств в пользу товаров с высоким спросом и маржинальностью.
- Отказ от дорогостоящих товаров со слабым спросом.
- Определение максимальной наценки, которая позволяет поддерживать стабильный уровень продаж.
- Перераспределение оборотных средств в зависимости от сезона.
- Принятие решений о закрытии низкорентабельных торговых точек, без перспектив развития объёмов продаж.
- Закупка нового оборудования оптимизации бизнеса.
- Принятие решений о расширении сети торговых точек.
- Выявление причин низких продаж.
- Контроль взаиморасчетов с контрагентами.
- Оценка эффективности вложений в маркетинговые исследования, автоматизацию торговли и закупки нового оборудования.
- Распределение центров ответственности.
- Контроль рентабельности активов, оборотных средств, основных средств и других показателей эффективности.
Все эти задачи легко решать с помощью инструментов управленческого учёта.
Этапы постановки управленческого учёта в розничной торговле
Полноценно вести управленческий учёт можно только при автоматизации розничного магазина, однако не стоит перегибать палку и вести избыточную документацию.
Избежать этого позволяют специальные онлайн-сервисы, которые настраиваются исходя из специфики торгового объекта. Вы можете вести УУ самостоятельно или доверить ведение отчётности специалисту.
В любом случае, при ведении УУ придется соблюдать определенные этапы.
Этап 1: Определить центры ответственности.
Первым делом руководитель торгового объекта должен обозначить структурные элементы управленческого учёта (центры ответственности). То есть, в одном случае - это будут магазины розничной сети, в другом - отделы одной торговой точки, в третьем - отдельные группы товаров. Также важно выделить административный аппарат (менеджер по закупкам, бухгалтер и т.д.), если такой имеется, как отдельный объект анализа.
Каждый центр ответственности будет иметь собственные показатели, на основании которых строятся отчёты.
Этап 2: Определить перечень отчётов и детализировать их.
Программы для розничной торговли автоматически определяют перечень возможных управленческих отчётов. Однако, важно понимать, на основании чего формируются эти показатели и в каком порядке их нужно анализировать.
Напомним, что каждый вид отчёта переплетается между собой и дополняет друг друга.
Вот минимальный перечень документов управленческой отчётности, которые нужно вести и регулярно анализировать:
- отчёт о доходах и расходах предприятия;
- отчёт о динамике продаж и издержек;
- отчёт о рентабельности центров ответственности (перечислены в Этапе 1);
- отчёт об управленческом балансе;
- отчёт о движении денежных средств.
Руководитель может дополнять этот список на своё усмотрение.
В таблице приведены этапы создания и регламентации отчётности в торговле:
| Этап | Наименование | Что нужно сделать? |
|---|---|---|
| 1 | Требование к финансовой отчётности | Определить формы финансовой отчётности: учёт каких показателей необходим, какой формат и алгоритм формирования |
| 2 | Диагностика учёта | Определить узкие места учёта |
| 3 | Описание финансово-хозяйственной деятельности | Составить план счетов УУ и сопоставить его с планом финансового учёта предприятия. Перечислить типовые проводки и аналитики. |
| 4 | Методология отчётности | Определить методику отражения транзакций в УУ, закрытия периода и формирования финансовой отчётности, а также политику управленческого учёта. Описать, как отражать в отчётности специфические объекты учёта. |
| 5 | Описание процессов формирования отчётности | Определить регламент, который будет описывать процесс формирования отчётности: сроки действия, ответственных лиц, ожидаемые результаты и т. д. |
Этап 3: Определить точки безубыточности
Формировать управленческий учёт следует, опираясь на ряд факторов, одним из которых является точка безубыточности (минимальный уровень доходов, при котором покрываются административные издержки). Отметим, что данный показатель особенно важен при открытии нового магазина.
График расчёта точки безубыточности
Уровень постоянных расходов в розничной торговле примерно одинаков и состоит из:
- Арендной платы;
- Коммунальных платежей;
- Зарплаты сотрудников;
- Расходов на заказ и отправку товара;
- Суммы списаний и уценки товаров;
- Иных административных расходов.
Точка безубыточности не должна быть труднодостижима. Если это так, то руководству торгового предприятия следует либо сокращать количество административного персонала, либо стимулировать продажи, иначе бизнес ожидает банкротство.
Оптимально оценить ситуацию в компании, найти точки роста прибыли и оперативно принять решение позволит услуга «Управленческий учёт» от онлайн-сервиса «Моё дело».
Этап 4: Спланировать доходы.
Планирование доходов - второй по важности фактор управленческого учёта после точки безубыточности. Установка целей по доходам необходима, чтобы руководитель мог оценивать эффективность принимаемых решений, направленных на рост продаж. Это будет видно по соответствию фактической и плановой прибыли.
Таким образом, управленческий учёт в розничной торговле необходим для увеличения эффективности принимаемых решений для развития бизнеса. Удобнее всего вести данную отчётность в специальных программах или сервисах для управления финансами, которые будут отражать все направления УУ и оценивать полученные данные как в сумме, так и раздельно.
