У строительного бизнеса есть своя специфика — длительный цикл деятельности, сметная форма расчётов и раздельный учёт по проектам. Поэтому система отчётности для принятия управленческих решений должна быть особенной. Как правильно организовать финансовый учёт для руководства строительной компании, расскажем в нашей статье.
Что такое управленческий учёт
Это упорядоченная система анализа и интерпретации показателей, на основании которых принимается управленческое решение. Причём анализ и интерпретация проводятся на последней стадии, после:
- выявления,
- измерения,
- сбора,
- регистрации,
- обобщения данных.
Если говорить обобщённо, управленческий учёт — деятельность по обеспечению менеджмента структурированной информацией для дальнейшего развития бизнеса.
Цель управленческого учёта
Основная задача управленческого учёта — регулярно предоставлять такие данные о текущем положении компании, которые позволят руководству:
- контролировать работу организации в онлайн-режиме;
- оперативно и эффективно реагировать на внешние и внутренние изменения.
Данные управленческого учёта (УУ) всегда применяются только для внутреннего пользования и носят конфиденциальный характер. В этом его основное отличие от бухгалтерской или налоговой отчётности — они предназначены для внешних пользователей (контролирующих органов, инвесторов или кредиторов).
Ключевыми показателями контроля УУ выступают:
- объёмы выручки и затрат;
- размеры прибылей и убытков;
- движение денежных потоков;
- размеры и соотношения дебиторской и кредиторской задолженности;
- остатки товарных запасов, сырья и материалов;
- номенклатура и ассортимент продукции;
- эффективность работы персонала;
- эффективность реализации инвестиционных проектов.
По каждому из показателей составляется отдельная форма отчёта, назначаются исполнители, определяется порядок и периодичность заполнения данных.
Особенности управленческого учёта в строительной организации
Строительство, как отрасль экономики, характеризуется высоким риском осуществления деятельности — и для этого есть свои предпосылки:
- Зарегулированность государством. Весь процесс строительства, начиная с разработки проекта и заканчивая эксплуатацией объекта буквально «нашпигован» различными актами, согласованиями, разрешениями, допусками, нормами, правилами от контролирующих органов. Ошибка, неточность в одном документе может надолго приостановить работы по проекту, а время — деньги;
- Долгий цикл производства — в том числе из-за различных согласований. От подготовки проекта до сдачи объекта под ключ могут пройти годы, и ситуация на рынке может существенно поменяться;
- Ориентированность на проект. Каждый объект строительства уникален, даже если он возводится по типовому проекту — у каждой местности есть свои особенности. Поэтому точно рассчитать затраты довольно тяжело;
- Сметный подход к финансированию. Строительство ведётся по утверждённым сметам, превышать которые крайне не желательно. В условиях инфляции предугадать окончательную стоимость проекта просто не реально;
- Сложная структура управления. Чем крупнее подрядчик, тем больше в нём уровней управления. Свои производства, проектные фирмы, девелоперские структуры, а во главе — управляющая компания. Процессы принятия решений могут затягиваться;
- Относительно низкий уровень автоматизации. В связи с нюансами процесса строительства тяжело систематизировать и автоматизировать бизнес-процессы. Основная работа ведётся удалённо — на объектах, и это затрудняет контроль и своевременность ввода и анализа данных.
В этих условиях правильное внедрение и настройка управленческого учёта особенно актуальна.
Основные принципы организации управленческого учёта в строительной компании
Чтобы внедрить УУ в строительной фирме в условиях ограниченной автоматизации и особенностей ведения деятельности, предлагаем учитывать в работе следующие пожелания:
- взять за основу бухгалтерский учёт — с утверждённым планом счетов и отчётными формами;
- ускорить внесение данных в таблицы управленческой отчётности;
- фиксировать хозяйственные события не дожидаясь получения оригиналов документов (на основании копий, фотографий и т.д.);
- прямые и косвенные расходы разделять уже на стадии первичных документов;
- прямые расходы отражать по каждому объекту строительства;
- накладные расходы учитывать и распределять по единому принятому методу (например, пропорционально фонду оплаты труда занятых на объекте работников);
- определить доли (нормы) распределения накладных расходов на административно-хозяйственные, по обслуживанию работников строительства, по организации работ на площадке и прочие;
- вести бюджеты попроектно;
- амортизацию строительной техники списывать на затраты в зависимости от отработанного времени на каждом объекте;
- увеличивать стоимость активов на сумму затрат по транспортировке, установке и наладке.
Есть три вида планов в строительстве, которыми оперирует УУ:
- ресурсные (например, график поставки сырья и материалов на объекты с указанием количества и ответственных лиц);
- календарные (например, утверждённый план-график строительства объекта);
- бюджетные (калькуляции затрат, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств).
Все они должны применяться в полной мере, чтобы деятельность строительной фирмы стала прибыльной и эффективной.
В отличие от бухгалтерской отчётности, которая важна для сторонних лиц (ФНС, инвесторов, кредиторов), данные управленческого учёта интересуют собственников и руководителей строительных фирм. Поэтому они должны быть:
- Простыми для восприятия и при этом давать развёрнутую информацию по основным показателям деятельности: выручке, затратам, прибыли, денежным потокам — как по факту, так и в перспективе;
- Гибкими и вариативными — меняя любой прогнозный показатель, можно увидеть изменение конечного результата. Таким образом, моделируя факторы, можно добиться максимального эффекта от принятых решений в будущем.
Программы для автоматизации учёта
Для простых бюджетов и аналитических таблиц по УУ достаточно программы Excel. Если обороты небольшие, и есть всего 1-2 объекта строительства можно вполне ей обойтись. Но для этого нужно хорошо разбираться в работе программы, уметь создавать макросы, вставлять формулы, связывать файлы. У Excel есть серьёзный минус — ошибка в одной формуле может привести к сбою всего массива данных.
Таких проблем нет у специализированных программных продуктов и сервисов по ведению управленческого учёта.
Моё дело Финансы — облачный сервис управленческого учёта. С его помощью вы будете чётко понимать финансовое состояние фирмы и своевременно принимать решения. Что позволяет делать сервис:
- формировать детальные бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств. Можно неограниченно вставлять свои статьи, ключевые показатели, менять интерфейс под свои запросы;
- визуализировать все табличные данные в виде графиков и схем;
- интегрировать и синхронизировать данные с вашими действующими программами и файлами — 1С, MS Office, и т.д.;
- организовать доступ к сервису по ролям — части сотрудников со всеми правами, другим — с ограничениями;
- выстроить цепочку поэтапного согласования платежей;
- если есть несколько юрлиц и ИП, их можно консолидировать в одном сервисе и управлять с одного места;
- выстроить попроектный или пообъектный учёт — что особенно актуально для строительных фирм.
В рамках одного сервиса вы получите 5 разных видов отчётов:
- отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ);
- отчёт о движении денежных средств (ОДДС);
- финансовую модель;
- платёжный календарь;
- отчёт по продажам.
Дополнительно к отчётам вы получите модуль Аналитика — он на основании ОПиУ и ОДДС будет выводить наглядные графики и схемы. У вас есть возможность проверить сервис в деле — в течение 14-дневного бесплатного доступа.
Если нет времени самостоятельно настраивать управленческий учёт, можно доверить его ведение личному финансовому консультанту. За вами будет закреплён специалист с опытом работы в строительной сфере. Он организует всю работу по внедрению УУ на вашем предприятии, обучит сотрудников работе в сервисе, поможет внедрить регламенты, сделать необходимые изменения в учётной политике, проведёт анализ состояния предприятия. Наняв удалённого помощника, вы сможете сэкономить на организации рабочего места, выплате страховых взносов, отпускных и больничных.
Часто задаваемые вопросы
Бывают обособленные подразделения с отдельным расчетным счётом, тогда им стоит делать свой БДДС, а затем консолидировать его с бюджетом головной компании. Если расчётного счёта нет, БДДС будет один на всех.
Объект — это физический показатель (дом, строение, сооружение). Проект — это перечень мероприятий по достижению конкретного результата (например, проект строительства жилого 12-этажного дома). В одном проекте может быть несколько объектов, а один объект включать в себя несколько проектов.
