Расчет по форме 6-НДФЛ – не самый легкий из отчетов, которые должны сдавать работодатели. Он действует уже второй год, но до сих пор вызывает много вопросов у бизнесменов и их бухгалтеров. В этой статье мы решили поподробнее рассказать об этой форме и охватить моменты, которые вызывают большего всего вопросов.
Заполнять отчет нужно на основании данных из регистров налогового учета:
- об учете начисленных и выплаченных доходов;
- о суммах рассчитанного и удержанного НДФЛ;
- о предоставленных налоговых вычетах;
С отчетности за 2017 год введена новая форма, утвержденная приказом № ММВ-7-11/18 от 17.01.2018.
Кто сдает
Все компании и индивидуальные предприниматели, которые в отчетном периоде выплачивали физлицам облагаемые НДФЛ доходы.
Это заработная плата и другие выплаты сотрудникам, выплаты по договорам гражданско-правового характера, дивиденды учредителям, беспроцентные займы физлицам и т.д.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если выплаты в течение отчетного периода физлицам не делались? Нет, не нужно. Только не забывайте, что отчетные периоды для этой формы – не отдельно взятые кварталы, а 3, 6, 9 и 12 месяцев. Например, если в первом и втором квартале начисления и выплаты производились, а дальше в течение года их не было, будет ошибкой думать, что по окончании третьего квартала отчитываться уже не нужно. Отчеты сдаются и за 9 месяцев, и за год с заполнением раздела 1, а раздел 2 в таком случае не заполняется.
Когда
По итогам первого квартала, первого полугодия, девяти месяцев и года.
Срок – до 30 апреля, 31 июля, 31 октября и до 1 апреля по итогам года.
Куда сдавать
В общем случае – в ИФНС по месту регистрации организации или предпринимателя.
Для обособленных подразделений – по месту регистрации этого подразделения. В этом случае на титульном листе указываются КПП и код ОКТМО обособленного подразделения.
Обратите внимание: по каждому обособленному подразделению сдается отдельный отчет в налоговую 6-НДФЛ, даже если они относятся к одной ИФНС.
Для ООО и ИП на ЕНВД или патенте – по месту регистрации в качестве плательщика по этим спецрежимам. Это относится отчету только по выплатам работникам, занятым именно на этих спецрежимах.
Как заполнять первый раздел
Если вы делали выплаты, которые облагаются подоходным налогом по разным ставкам, у вас будет несколько блоков со строчками 010-050 по каждой ставке отдельно, а блок «Итого по всем ставкам» (060-090) в первом разделе будет один.
Строка 020
Сюда вносятся начисленные доходы нарастающим итогом с начала года.
Важный момент: под начисленными нужно понимать доходы, дата фактического получения которых наступила. В отчете отражаются только доходы, которые считаются полученными для целей НДФЛ за отчетный период в соответствии со статьей 223 НК РФ.
Другими словами, если заработная плата или командировочные начислены были в июне, то в отчет за полугодие они войдут, даже если фактически были выплачены в июле, т.к. по этим выплатам датой фактического получения дохода считается дата начисления.
С больничными, отпускными и выплатами по договорам ГПХ ситуация иная. По ним дата фактического получения – это дата выплаты. Поэтому, если они были начислены в конце июня, но выплачены в июле, в отчет за первое полугодие не войдут, а отразятся в форме за девять месяцев. Так что будьте внимательны.
В 020 не нужно включать доходы, которые не облагаются налогом (материальная помощь по случаю смерти близкого родственника, пособие по беременности и родам и т.д.). То есть порядок аналогичен порядку заполнения справки 2-НДФЛ, ведь туда необлагаемые выплаты тоже не включаются.
А вот частично облагаемые доходы включать нужно, причём полностью. Например, подарки, по которым налог удерживается только со стоимости, превышающей 4 тысячи рублей. Если подарок стоит 10 тысяч рублей, все 10 тысяч войдут в 020 строку, а вычет в 4 тысячи нужно будет отразить в 030 строчке.
Исключение – выходное пособие, выплачиваемое работнику при увольнении. По закону, если это пособие не превышает трех средних заработков работника, подоходным налогом оно не облагается. Но для выходного пособия не предусмотрен код вычета, поэтому такой вычет в 030 строке отразить не получится. Следовательно, в 020 строку нужно включить только ту часть пособия, которая превышает трехмесячный средний заработок и облагается НДФЛ. В 030 строке никаких вычетов по этому поводу отражаться не будет.
Строка 030
Здесь указываются вычеты, которые имеют свой код: стандартные, имущественные, материальные, профессиональные, за матпомощь, за подарки и т.д.
Строка 040
В ней указывается общая сумма исчисленного НДФЛ по доходам, которые отражены в 020 строчке, за минусом вычетов.
Строки 025 и 045
Дивиденды в первом разделе отражаются отдельно в строке 025, а дивиденды по ним в 045.
Строки 060-090
Это итоговые значения. В них указывается общее число физлиц, получавших доход, суммы удержанного, не удержанного, возвращенного НДФЛ по всем ставкам.
Обратите внимание: если доход был начислен, и НДФЛ был с него исчислен в отчетном периоде, а удержан и перечислен в бюджет в следующем, то в строчку 070 эта сумма налога не включается. Например, заработная плата начислена за июнь, а выплачена в июле. НДФЛ с этой суммы войдет в строку 040 формы за первое полугодие, но не войдет в 070 – туда ее нужно будет включить только в отчете за девять месяцев.
В строку 080 войдут суммы, с которых налоговый агент не смог удержать НДФЛ и по которым потом подаст на получателя дохода справку 2-НДФЛ с признаком «2». Например, если выплатил доход в натуральной форме (сделал подарок), а других денежных выплат, с которых можно было бы удержать налог, нет.
В строке 090 отразится НДФЛ, который был возвращен налогоплательщикам. Например, в связи с заявленным вычетом за покупку жилья, или ошибочно удержанный.
Как заполнять второй раздел
В этом разделе нужно отразить только операции за последние 3 месяца.
В одном блоке со строчками 100-140 должны совпадать дата фактического получения дохода, дата удержания НДФЛ и дата его перечисления.
Если выплачивались доходы, по которым даты получения дохода и перечисления налога не совпадают, для каждого факта перечисления будет отдельный блок 100-140.
Пример: 10 марта перечислили одновременно зарплату за февраль и отпускные. В отчете 6-НДФЛ по этому поводу будет оформлено два блока строк 100-140, ведь для зарплаты в поле 100 должна стоять дата 28 февраля, а для отпускных 10 марта.
Строка 100
Здесь указывается дата фактического получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ:
- для заработной платы (включая авансы) и командировочных расходов – последнее число того месяца, за который они начислены. Например, если аванс за март 2018 года был выплачен в середине марта, а остаток зарплаты в начале апреля, то для всей суммы в строке 100 отчета за 6 месяцев нужно будет указать дату 31.03.2018г. Аванс отдельно не показывается, т.к. НДФЛ с него не удерживается.
- для отпускных, больничных, премий и матпомощи, вознаграждений по договорам ГПХ – день, в котором они были выплачены.
Строка 110
Здесь ставится дата удержания налога. Он совпадает с днем выплаты дохода.
Если доход не в денежной, а в натуральной форме, то датой удержания налога будет дата ближайшей денежной выплаты, из которой агент сможет удержать налог.
Строка 120
Здесь указывается дата перечисления НДФЛ, но не фактическая, а последний день, когда по закону налог должен быть перечислен:
- для заработной платы – следующий день после выплаты;
- для отпускных и командировочных – последний день месяца выплаты.
Строки 130 и 140
Здесь указывается общая сумма выплат на дату, указанную в строчке 100, и перечисленный налог с этой суммы.
Причем не всегда значение строчки 140 будет равно сумме из строчки 130, умноженной на ставку налога. Дело в том, что доход будет указан полностью, без учета вычетов (стандартных, социальных и т.д.), и если такие вычеты были, то НДФЛ будет рассчитан с суммы за минусом вычета.
Контрольные соотношения
Для того, чтобы можно было проверить, насколько корректно заполнен отчет, ФНС и Минфин разработали контрольные соотношения, в которых предусмотрена проверка соотношений внутри самого отчета 6-НДФЛ, со значениями в справках 2-НДФЛ и отчете по налогу на прибыль. Причем контрольные соотношения периодически обновляются. Последние были утверждены письмом от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043@.
Как отправить декларацию 6-НДФЛ
В бумажном или электронном виде. Отчитаться на бумаге смогут только те, кто подает сведения меньше, чем на 25 человек. У остальных в налоговой 6-НДФЛ на бумаге не примут, они отчитываются только в электронном виде. В сервисе «Моё дело» вы сформируете отчет с помощью пошагового мастера и отправите его прямо из личного кабинета в один клик. Там же вы сможете отследить статус отправленной отчетности и вовремя внести изменения, если у налоговых инспекторов возникнут замечания или вопросы.
Штрафные санкции
За каждый месяц просрочки налогоплательщика ждет штраф в размере 1 тысяча рублей. Кроме того, за несдачу сведений налоговая инспекция имеет право заблокировать расчетный счет компании или предпринимателя.
Как видите, отчет непростой и нюансов в нем хватает. Мы описали только самые распространенные, ведь охватить в одной статье все возможные ситуации невозможно.
Но можно обзавестись умным помощником в виде сервиса «Моё дело», и этот отчет не будет казаться таким замороченным, ведь заполнять его вы будете с помощью электронного мастера. Если все же возникнут вопросы – вы всегда сможете обратиться за разъяснениями к экспертам сервиса. Для пользователей интернет-бухгалтерии эта услуга бесплатная и пользоваться ею можно без ограничений.
