Кассовая дисциплина всё ещё обязательна для компаний, работающих с онлайн-кассами или выдающих наличные деньги подотчёт. Полный переход на интернет-систему фиксации платежей упростил работу с документацией, но некоторые требования остались неизменными. Например, о наличии кассовых книг и текущих операций с наличкой. Отсутствие такого регистра или его неправильное оформление может грозить солидным штрафом и внеочередной проверкой ИФНС.
Основные положения кассовой дисциплины
Кассовая дисциплина — это нормы и правила, регулирующие порядок обращения с наличными средствами, проведение расчётных операций, работу с онлайн-кассой. Есть общие принципы, установленные Центробанком и обязательные для всех. Но отдельные положения организации устанавливают на своё усмотрение.
Вот несколько основополагающих норм о кассовых операциях:
- Компании должны проводить расчёты в рамках установленного лимита.
- Полученные от покупателей деньги нужно оприходовать целиком и в установленные сроки.
- Тратить наличные деньги бизнес может только по назначению (источники расходов устанавливаются компанией и обусловлены потребностями бизнеса).
- Компании необходимо контролировать остатки в кассовом аппарате.
Кассовые операции сопровождаются оформлением специальных форм:
- расходных кассовых и приходных кассовых ордеров;
- кассовых книг.
То есть, компании ведут КК по требованиям закона. Предпринимателям, работающим с кассовыми аппаратами, такие документы не нужны. Однако они могут внедрить их в учёт по желанию.
Дисциплина нужна не только потому, что так требует закон. Если бизнес проводит кассовые операции и работает с наличными, ему необходимо контролировать оборот денежных средств, чтобы избежать ошибок в отчётности и убытков. Порядок, установленный законодателями в отношении кассовых операций, сильно упрощает этот процесс.
Актуальные требования к проведению кассовых операций
Есть несколько пунктов, которые нужно учитывать при проведении и учёте кассовых операций.
Лимит расчётов
Согласно Указаниям Банка РФ №5348-У, по одному договору можно заплатить или получить максимум 100 тысяч рублей. Тот же лимит касается валютных операций — сумму необходимо пересчитать на рубли по актуальному курсу.
Не имеет значения, что это за договор и какие в нём условия. Лимит равен во всех случаях. Дробить один договор на несколько других, чтобы обойти установленный максимум, не стоит — это вызовет вопросы налоговых органов.
Ограничение не действует в отношении расчётов с физлицами. Если операция экономически обоснована и документально подтверждена, с гражданами бизнес может проводить операции на любые суммы.
Источники расходов
Деньги из кассового аппарата можно тратить на конкретные нужды. Есть установленный перечень трат, который считается допустимым:
- Зарплаты сотрудникам и соцвыплаты.
- Страховые выплаты по договору о страховании физлиц, которые раньше заплатили страховые премии наличными в кассу.
- Наличные для ИП — предприниматели могут брать деньги на личные нужды, не имеющие отношения к бизнесу.
- Покупка товаров, оплата услуг.
- Выдача подотчётных средств.
- Возвраты покупателям, которые раньше платили деньгами в кассу.
Это не значит, что можно брать все деньги из кассового аппарата. Использовать можно средства, которые попали в кассу:
- от реализации товаров и услуг;
- из выплат по займам, взятым при участии МФО, ломбардов, кредитных потребительских кооперативов;
- от страховки;
- из паевых взносов — при условии, что в операции фигурирует сельскохозяйственный или кредитный потребительские кооперативы.
Контроль остатков в кассовом аппарате
Компании должны установить лимит остатка — это сумма, которая должна оставаться в ККТ на конец рабочего дня. Она рассчитывается исходя из особенностей бизнеса, средних оборотов, количества операций, специфики реализуемых объектов. Если обстоятельства и условия работы меняются, лимит стоит скорректировать.
Установленный лимит вводится распоряжением. Отсутствие приказа для налоговой будет означать, что предприятие установило нулевой лимит. А значит, на конец дня в ККТ не должно быть наличных — все деньги придётся сдавать в банк.
Послабление есть только для малого бизнеса — он вправе не определять лимит и оставлять любое количество наличных, если предварительно пропишет это в учётной политике.
Порядок ведения кассовой книги
Существуют базовые правила ведения кассовой книги. Тому, кто отвечает за её заполнение, нужно:
- формировать новую КК в начале текущего года и закрывать в конце;
- заполнять каждый новый лист, только если в этот день проводились наличные расчёты;
- ежедневно подтверждать операции подписью главбуха;
- движения по деньгам и денежным документам разделять.
После регистрации компании датой заведения КК станет день проведения первой наличной операции. При ликвидации ООО дата закрытия КК — день последнего перевода наличных денег.
Основанием для ввода данных будут заполненные расходно-кассовые (РКО) и приходно-кассовые ордера (ПКО). Без их наличия кассовые операции фиксировать запрещено. Так как в работе с новыми кассовыми аппаратами вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, в конце рабочего дня кассир формирует отчёт о закрытии смены. По его данным составляют ПКО и вносят запись в кассовую книгу.
Компания вправе сама выбрать принцип работы с кассовой книгой. Доступны три способа:
- заполнять вручную на отпечатанном бланке КК;
- заполнять на компьютере и распечатывать;
- вести в электронном виде в специальной бухгалтерской программе.
Бланк документа законом не закреплён, но чаще всего применяют унифицированную форму КО-4. В любом случае утверждать бланк КК необходимо специальным внутренним приказом. Есть правило: на одном предприятии заводить только одну кассовую книгу, больше — недопустимо.
Ответственным за работу с кассовой книгой назначается кассир, который должен ежедневно предоставлять КК на утверждение главному бухгалтеру вместе с приложенными ПКО и РКО. Он проверяет соответствие операций в кассовой книге фискальным документам и регистрам учёта.
Правила заполнения кассовой книги
Все операции с онлайн-кассой за календарный день должны отражаться только на основании РКО и ПКО — на отдельном листе. Записи производятся в каждую строку без пропусков. Исключение для денежных документов (путевки, талоны на ГСМ и т.д.), их движение нужно указывать отдельно, с пропуском одной строки).
Писать разрешается только ручкой чёрного или синего цвета. Неточности, помарки и исправления крайне нежелательны. Если ошибки избежать не удалось, необходимо аккуратно зачеркнуть неверную запись и сделать сверху правильную.
Первая страница — титульный лист. На нём указывается наименование организации, год в котором она ведётся, ставятся подписи руководителя, главного бухгалтера, пишется дата заполнения (обычно 31 декабря).
На основном листе указывается следующая информация:
- сверху — касса за конкретный день, номер листа по порядку;
- остаток на начало дня (в рублях и копейках);
- номер документа (ПКО, РКО, отчёт о закрытии смены);
- от кого или кому выданы деньги;
- номер счёта бухучёта;
- сумма прихода или расхода в рублях и копейках. Заполняется соответствующий столбец;
- в конце таблицы — итого за день, остаток на конец дня;
- подписи кассира, главного или ответственного бухгалтера;
- отдельно указываются количество ПКО и РКО которые были переданы в бухгалтерию по итогам дня.
Образец заполненного листа КК
При ведении документа в бумажном формате, каждый лист заполняется через копирку. Основная запись остаётся в КК, а копия (отрывной бланк) прикладывается к первичным документам в бухгалтерии.
Основные правила оформления кассовых книг такие:
- Когда КК заполняют на компьютере, сразу печатают 2 копии.
- Все листы в книге должны быть пронумерованы и прошиты.
- На последней странице указывается итоговое количество листов, ставится подпись руководителя и главного бухгалтера.
- Оттиск печати ставится при наличии.
В работе с электронной кассовой книгой документ можно не распечатывать, если он утверждён и подписан ЭЦП.
Хранение кассовой книги
Минимальный срок хранения кассовых книг — 5 лет. Приказом по предприятию можно продлить этот срок. Руководитель должен обеспечить условия, гарантирующие сохранность и безопасность данных. Если у компании нет возможности содержать собственный архив или отдельное место для кассовых книг, можно заключить договор и передать бухгалтерские документы на хранение в специализированное учреждение.
Аналогично, электронный документ также нужно хранить в течение минимального установленного срока. Его архивирование производится в соответствии с требованиями закона к хранению цифровой информации.
Санкции за нарушения
Кассовые книги служат документом, подтверждающим движение наличных денег компании. Они фиксируют поступления в кассу и расходы, поэтому ФНС следит за правильностью отражения данных в учёте. Инспекторы налоговой могут сделать запрос в рамках камеральной проверки, и в случае отсутствия данных или неправильного заполнения КК, могут последовать штрафы согласно статье 15.1 КоАП РФ:
- от 40000 до 50000 рублей на организацию;
- от 4000 до 5000 рублей на должностное лицо (руководитель или главный бухгалтер).
Одновременно со штрафом возлагается обязанность устранить обнаруженные нарушения. Если проигнорировать данное требование, наказание может существенно ужесточиться.
Если выяснится, что книга не велась с целью сокрытия доходов и ухода от уплаты налогов, возможны наказание вплоть до уголовной ответственности (при наличии отягчающих обстоятельств).
Заключение: необходима ли КК бизнесу
Мы разобрались с вопросом, обязательно ли вести кассовую книгу. При работе с онлайн-кассой она обязательна только для юридических лиц, независимо от налогового режима. Предпринимателям КК и ордера по закону не нужны, но у них есть право вести их по своему усмотрению.
Отметим некоторые особенности оформления кассовых книг:
- Её нужно заполнять только в дни проведения операций с наличными деньгами.
- КК заводится на один год — с 1 января по 31 декабря.
- Форма книг может быть как электронной, так и бумажной.
- Больше одной КК вести нельзя (исключения для фирм с обособленными подразделениями).
Есть ли необходимость в книге по унифицированной форме КО-4? Нет, это не обязательно, можно применять собственный утверждённый бланк. При этом допустимо вести его вручную, на компьютере или в специальной бухгалтерской программе. По итогам года КК прошивается, нумеруется и сдаётся в архив. Срок хранения книг — не менее 5 лет. При работе с электронной книгой бланк можно не распечатывать, если он подписана ЭЦП.
