Такой параметр, как среднее количество сотрудников в штате, влияет на множество факторов учёта и налогообложения. Раньше эти сведения представлялись в ИФНС один раз в год по специальной форме КНД 1110018. С 1 января 2021 года её упразднили. Вместо этого в титульный лист расчёта о страховых взносах (РСВ) добавили новое поле — «Среднесписочная численность (чел.)».
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Если 30 число приходится на выходной или праздник, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.
Кроме РСВ, показатель ССЧ применяется и в отчёте 4-ФСС, который ежеквартально подаётся в Фонд социального страхования.
Среднесписочная численность работников — как её рассчитать при отсутствии деятельности? Если на предприятии числятся сотрудники, находящиеся в отпуске из-за простоя, нужно указывать их число на титульном листе «нулевого» РСВ.
ИП без работников освобождены от сдачи РСВ.
Несданный расчёт РСВ влечёт за собой взыскание штрафа в размере 200 рублей (пункт 1 статьи 126 НК РФ). Одновременно должностное лицо страхователя привлекается к административной ответственности с выплатой штрафа от 300 до 500 рублей.
Если при этом допущена неуплата страховых взносов, штраф составит от 5 до 30% от неперечисленной суммы, минимальный размер — 1000 рублей (он может быть взыскан за несдачу “нулевого” РСВ).
Такое же наказание ожидает при игнорировании обязанности по предоставлению отчёта 4-ФСС.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Не включаются в расчёт ССЧ:
- внешние совместители;
- исполнители по договорам ГПХ;
- те, кто находятся в отпуске по уходу за ребёнком;
- собственники бизнеса, не получающие зарплату;
- находящиеся в учебном отпуске без оплаты.
Правильный и оперативный расчёт среднесписочной численности в интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Сервис даёт возможность легко и быстро сформировать сведения о среднесписочной численности сотрудников и любые другие формы отчётности. Можно сразу отправлять их по электронным каналам связи во все контролирующие органы: Росстат, ФНС, ПФР, ФСС. Почти все формы заполняются автоматически, по ранее внесённым данным — это исключает вероятность появления ошибок практически до нуля.
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 28.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 29.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 30.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Как рассчитать среднесписочную численность работников по итогам июня? Делим полученную сумму ССЧ (2858) на 30 календарных дней. Получаем 95 человек (95,27 округлили до 95).
ССЧ по полугодию считаем по следующим данным:
| Месяц | ССЧ |
|---|---|
| январь | 94 |
| февраль | 96 |
| март | 96 |
| апрель | 96 |
| май | 95 |
| июнь | 95 |
| ИТОГО полугодие | 572 |
Результат — 95 человек (572 / 6 месяцев).
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
ССЧ за май составила 10 человек (319 / 31 календарный день). Обратите внимание, что полученная сумма делится на общее число дней в месяце, а не на количество фактически отработанного времени.
За период май-июнь ССЧ составит 25 человек (10+40) / 2 месяца).
Включать показатель ССЧ, указанный на титульном листе РСВ нужно по состоянию на последний день отчётного периода (на 31 марта, на 30 июня, на 30 сентября, на 31 декабря).
Как рассчитать среднесписочную численность быстро и точно? В этом вам поможет сервис «Моё дело» — глобальная информационная система, в которой содержится полная база нормативно-законодательных актов трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Вся информация постоянно обновляется в онлайн-режиме, поэтому Ваш доступ к актуальным бланкам, законам, приказам и положениям гарантирован.
В личном кабинете индивидуально под Вас будет настроен персональный налоговый календарь с напоминаниями о сроках представления отчётности и уплаты налогов. Все сообщения о предстоящих важных датах будут дублироваться на Ваш телефон или электронную почту.
Чтобы бизнес развивался эффективно, нужно содействие профессиональных консультантов, которые будут оперативно и квалифицированно помогать в решении возникающих вопросов. Став пользователем сервиса «Моё дело», Вы получите круглосуточную экспертную поддержку в сфере бухучёта, налогообложения, кадров и права.
