Инвентаризация имущества — это регулярная проверка фактического наличия и состояния активов организации, его оценка и сравнение с данными бухгалтерского учёта.
Основные цели проведения ИИ:
- обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности (ч.2 статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ);
- выявление фактического наличия имущества для обеспечения его сохранности;
- определение фактического количества и оценка материальных ресурсов, используемых в производстве;
- выявление излишков и недостач при сопоставлении натуральных показателей наличия имущества с данными бухучёта;
- проверка соблюдения качества эксплуатации основных средств, хранения и содержания оборотных средств, использования нематериальных активов.
Кроме имущества проверяют также и финансовые обязательства (кредиты, займы, резервы, кредиторскую задолженность).
Когда проводится инвентаризация имущества
Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49 содержат всю информацию по порядку их подготовки и оформления. В частности, там указаны случаи для обязательного проведения ИИ:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- при продаже имущества или сдаче его в аренду;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения имущества, или его порчи;
- при возникновении чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения, стихийного бедствия, и т.д).
В организации могут проводиться плановые проверки сохранности имущества на основании утверждённого руководством графика. В этом случае ИИ тоже считается обязательной.
Инвентаризацию имущества перед составлением годовой бухгалтерской отчётности проводят в период с октября по декабрь. Если в это время обязательную инвентаризацию уже сделали (например, в связи с реорганизацией компании), годовую ИИ можно пропустить.
В рамках проводимой инвентаризации имущества можно не проверять основные средства, если в последний раз их проверяли менее 3 лет назад, и библиотечные фонды — менее 5 лет назад.
Для фирм и организаций, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях, инвентаризацию сырья, материалов и товаров можно организовать в период их наименьшего наличия.
Виды инвентаризации имущества
Есть два вида классификации ИИ:
- по основанию проведения: плановые и внеплановые;
- по охвату: полная или частичная.
Плановые ИИ — это годовая и проводимая в соответствии с утверждённым графиком. Все остальные считаются внеплановыми или внезапными.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения активы и проводится:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при реорганизации или ликвидации компании;
- при смене руководителя компании (по решению участников);
- при преобразовании ГУП или МУП.
Частичная инвентаризация касается отдельных видов материальных ресурсов или объектов. Например, инвентаризация склада готовой продукции, или сырья и материалов. Применяется в случаях:
- продажи имущества или сдачи его в аренду;
- увольнения материально-ответственного лица;
- выявления фактов нарушения условий хранения имущества или его хищений;
- при стихийном бедствии.
В любом случае инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя организации специально созданной для этих целей комиссией.
Порядок проведения инвентаризации имущества
Весь процесс ИИ можно разделить на четыре этапа:
- организационная и документальная подготовка;
- проверка фактического состояния;
- сопоставление фактических показателей с данными бухучёта;
- оформление результатов ИИ.
Организационная и документальная подготовка
Начинается с оформления приказа о проведении ИИ. В нём прописываются:
- цель проведения ИИ;
- виды инвентаризируемых активов;
- сроки проведения;
- состав комиссии по инвентаризации (в количестве не менее 3 человек).
Члены комиссии получают все отчёты по движению ТМЦ, в том числе описи по каждому материально-ответственному лицу (МОЛ) по форме ИНВ-3, разработанной Госкомстатом РФ. Организации имеют право самостоятельно составлять бланки документов для ИИ, если они не противоречат Методическим рекомендациям. Но удобнее применять уже разработанные формы, соответствующие требованиям законодательства.
Также МОЛ дают расписки о том что все документы по приходу и расходу ТМЦ сданы в бухгалтерию.
Все измерительные приборы должны быть подготовлены и проверены.
Проверка фактического состояния
Члены комиссии взвешивают, обмеривают, подсчитывают и вносят информацию об имуществе в специальную ведомость-черновик, который должен быть пронумерован и прошнурован. На каждое МОЛ заводится по два таких черновика.
Имущество проверяют слева направо, по часовой стрелке. Если материалы хранятся в упаковках, они считаются по количеству внутри каждой упаковки. Материалы и сырьё, хранящиеся россыпью (песок, гравий) разрешается не перевешивать, а считать по физическим объёмам, с привлечением специалистов.
На испорченное имущество составляется отдельный акт с указанием его наименования, количества, причин порчи и виновных лиц.
После всех произведённых замеров, в ведомости подписываются члены инвентаризационной комиссии и МОЛ. После подписания его исправления не допускаются.
На основании ведомости-черновика составляются инвентаризационные описи по форме:
- ИНВ-1 для основных средств;
- ИНВ-1а — для нематериальных активов;
- ИНВ-3 — для товарно-материальных ценностей.
В них отражаются дата, место проведённой инвентаризации, ФИО материально-ответственного лица и результаты инвентаризации.
Сопоставление фактических показателей с данными бухучёта
Инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию, где ответственные лица производят сверку фактических данных с данными по счетам бухгалтерского учёта. Составляются сличительные ведомости в двух экземплярах (по форме ИНВ-18 для основных средств и по форме ИНВ-19 для ТМЦ). Один экземпляр остаётся в бухгалтерии, второй передаётся МОЛ.
В сличительных ведомостях отражаются все излишки и недостачи ТМЦ и основных средств, выявленные в результате проведённой ИИ. Одновременно бухгалтерия проверяет правильность записей на счетах бухгалтерского учёта: приход и списание ТМЦ, в том числе и по незавершённому производству, ввод в эксплуатацию и выбытие основных средств.
Оформление результатов ИИ
После проведения всех необходимых сверок, выявления и анализа расхождений, составляется Ведомость учёта результатов инвентаризации по форме ИНВ-26. В неё включается следующая информация:
- счета бухгалтерского учёта;
- данные о выявленных излишках и недостачах в рублях;
- данные об испорченном имуществе (в стоимостном выражении);
- данные о списании пересортице, потерях отнесённых на конкретное МОЛ (в рублях).
Информация даётся в разрезе видов имущества и в совокупной сумме. Документ подписывается руководителем, главным бухгалтером, председателем инвентаризационной комиссии. Ведомость печатается в двух экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию для подготовки годового отчёта.
По итогам инвентаризации издаётся приказ, в котором утверждаются результаты проверки, определяются виновные в расхождениях и меры дисциплинарного взыскания для них, даются распоряжения по дальнейшему учёту излишков и недосдач.
Ответственность за непроведение инвентаризации
Может возникнуть в случае, если налоговая инспекция сама обнаружит расхождения данных бухгалтерского учёта с фактическими данными. Тогда возможен штраф в размере 10 тысяч рублей (пункт 1 статьи 120 НК РФ), или 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ), если выявится занижение суммы начисленных налогов.
Должностных лиц организации оштрафуют на 5-10 тысяч рублей (п.1 статьи 15.11 КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы
Нужно. Для оформления результатов проверки такого имущества применяется унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-5.
Не может, если проверяется участок его ответственности (объект или группа активов за которые он ответственен). В то же время, при проверке активов, в котором нет его заинтересованности, его можно включать в состав комиссии.
