Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).
Кто может брать деньги под отчёт
Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.
ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.
Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.
Порядок выдачи денег под отчёт
5 октября 2020 года ЦБ РФ внёс поправки в Указания №3210-У поправки в Указания №3210-У, которые с 2021 года изменили правила выдачи денег под отчёт.
При возникновении потребности в денежных средствах, работник пишет заявление на имя руководителя организации (ИП) в свободной форме, с изложением цели расхода. Сумму и сроки указывать не обязательно. Цель расходования должна быть конкретной (например, на покупку канцтоваров или на компенсацию проезда).
После визы руководителя издаётся приказ о выдаче денег под отчёт. Разрешено делать его на несколько человек, по нескольким заявлениям, а также выдавать одному человеку разные суммы в разные сроки. При этом в приказе нужно отразить ФИО сотрудников, отдельные суммы и сроки по каждому из них.
На основании приказа деньги под отчёт можно получить одним из следующих способов:
- наличными деньгами из кассы организации;
- перечислением на банковскую карту заявителя;
- перечислением на корпоративную карту организации.
Деньги из кассы выдаёт бухгалтер-кассир по расходно-кассовому ордеру (РКО) строго лицу, указанному в ордере. Какие документы он при этом будет запрашивать, не регламентируется. При переводе средств на карты, в назначении платежа нужно указать «Перечисление подотчётных средств» или «Аванс на хозяйственные нужды». Допускается выдавать новые подотчётные суммы даже если старые долги не закрыты.
После оплаты расходов заявитель должен оформить и сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в установленные в организации сроки. Трёхдневный обязательный срок для сдачи авансового отчёта упразднён. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Чтобы унифицировать работу с подотчётниками и упростить процедуры получения денег и сдачи авансовых отчётов, рекомендуется составить инструкцию для подотчётных лиц и утвердить её приказом по организации.
Инструкция должна содержать информацию по:
- разрешённым целям расходования подотчётных сумм;
- максимально допустимой сумме выдачи;
- порядку получения денежных средств;
- срокам и порядку предоставления авансовых отчётов;
- документальному подтверждению расходов;
- возврату неиспользованной суммы;
- компенсации собственных средств потраченных подотчётным лицом;
- проверке и утверждению авансовых отчётов;
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 - Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 - Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 - Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 - Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 - Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 - Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 - Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 - Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 - Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Кратко перечислим основные особенности по работе с подотчётными лицами:
- работники с заключенными трудовыми договорами и физические лица-исполнители по договорам ГПХ могут получать подотчётные суммы;
- деньги должны выдаваться на конкретные цели;
- основные документы для выдачи сумм — заявление с визой руководителя и приказ о выделении подотчётной суммы;
- денежные средства можно выдавать из кассы организации или перечислять на банковскую карту заявителя или корпоративные карты организации;
- до истечения установленного приказом организации срока, работник должен предоставить авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих факт оплаты расходов;
- допускается получать новые подотчётные суммы без отчёта по старым;
- желательно выпустить локальный документ организации — инструкцию по работе с подотчётными лицами;
- операции по подотчётным суммам учитываются на счёте 71. Он корреспондирует со счетами затрат, кассы, расчётного и валютного счетов.
Часто задаваемые вопросы
Если кассовый чек содержит всю необходимую информацию о продавце (ИНН, наименование) и о товаре (наименование, количество, сумма), необходимости в товарном чеке нет.
Расход по упрощённой системе налогообложения принимается к учёту в день его фактической оплаты. Так как день списания денег с расчётного счёта пришёлся на январь 2022 года, соответственно и расходы учитываются в этом же месяце.
