В Российской Федерации существуют нормы трудового законодательства, которые работодатель обязан соблюдать. Эти нормы гласят, что сотрудник организации имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск (при официальном трудоустройстве). А при увольнении — сотруднику выплачивают компенсацию за неиспользованные дни отпуска (ст. 114,115,126,127 ТК РФ).
Что такое и зачем создаётся резерв на оплату отпусков разберёмся дальше.
Резерв на оплату отпусков (РО) — источник для покрытия расходов, которые будут осуществлены в будущем.
Простыми словами: накопления организации для покрытия будущих расходов, при условии, что расходы можно посчитать и они наступят обязательно — это и есть резерв на оплату отпусков. На 2022 год резерв на оплату отпусков нужно было создавать в 2021 году.
Для чего создаётся резерв?
РО создаётся как источник финансирования компенсаций за неиспользованный отпуск, отпускных, ежегодных выплат за выслугу лет и взносов во внебюджетные фонды.
Кто создаёт резерв отпусков
Интересный факт — с позиции бухучёта создание резерва рассматривается как обязанность организации, а с позиции налогового учёта — право организации. Разъяснения можно найти в ПБУ 8/2010 — создавать РО должны все юридические лица, кроме организаций, применяющих упрощённые способы ведения бухучёта.
Важно! Не путать с УСН.
В п. 5, ст. 6 402-ФЗ от 06.12.2011 перечислены субъекты, не имеющие права на применение упрощённых способов формирования бухгалтерской отчётности.
Как часто создаётся резерв
Создавая резерв, предприятие выбирает 1 подходящий для себя вариант из 3 возможных:
- последнее число каждого месяца. Это самый трудоёмкий вариант, т.к. пересчитывать резерв нужно будет ежемесячно. Подходит для организаций, в которых происходит частое увольнение сотрудников;
- последнее число каждого квартала. Можно сказать, это самый приемлемый вариант, учитывая соотношение «эффект-затраты»;
- 31 декабря. Самый лёгкий вариант.
ВАЖНО! Формирование резерва на конец года разрешено тем организациям, которые составляют отчётность по итогам года.
Подытожим — резерв отпусков создается на отчётную дату. В учётной политике обязательно нужно отразить способ создания РО.
Как рассчитать резерв отпусков
Ни налоговый кодекс, ни ПБУ не дают чётких указаний по расчёту резерва. Каждая организация вынуждена сама устанавливать порядок определения величины РО. Есть общие рекомендации Минфина для бюджетных учреждений (Письмо от 20.05.2015 №02-07-07/28998), как определить величину резерва отпусков.
- Сперва сотрудников организации нужно поделить на группы по принципу: в одну группу попадают работники, доход которых учитывается на одном и том же счёте учёта затрат.
Например: если доход работников учитывается по дебету 44 счёта, то они относятся к одной группе, а работники, чья зарплата учитывается по дебету 20 счёта (основное производство) попадают в другую группу.
- Рассчитываем величину РО и не забываем про взносы во внебюджетные фонды.
Для определения величины РО нужно выбрать способ расчёта:
Способ 1
Используя схему ниже, на каждую отчётную дату, которая закреплена в учётной политике (конец месяца, квартали или года) для каждой группы работников нужно рассчитать РО (исходя из величины среднего дневного дохода, приходящегося на каждого работника).
Способ 1
Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.
Способ 2
Немного упростим задачу, рассчитаем РО не по каждому сотруднику, а сразу по всем работникам, относящихся к одной группе.
Этапы расчёта такие:
Способ 2
Как и в первом способе,найденная сумма является величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.
Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт «Резерв на оплату отпусков» на конец отчётного периода.
Способ 3
Самый простой способ расчёта РО — по итогам прошлого года.
Рассчитывается по формуле:
Резерв отпусков = общее число неиспользованных дней отпуска * средний дневной заработок по организации + суммы страховых взносов на получившуюся величину
В любом случае нужно определить, остались ли у организации неиспользованные суммы резерва за прошлый год (Письмо Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).
где НР — недоиспользованная сумма резерва.
Образец расчёта резерва по отпускам
Пример 1:
Фирма создает резерв на предстоящую оплату отпусков. Исходя из расчётов бухгалтера, отчисления в резерв за текущий месяц составили:
- работники основного производства — 50 000 руб.;
- административный персонал — 25 000 руб.;
- менеджеры отдела продаж — 17500 руб.;
Бухгалтер сделает в учёте записи:
- Дебет 20 Кредит 96 – 50 000 руб. — отчисления на резерв отпусков по работникам основного производства;
- Дебет 26 Кредит 96 – 25 000 руб. — то же по административному персоналу;
- Дебет 44 Кредит 96 – 17500 руб. — отчисления в РО по менеджерам отдела продаж;
Пример 2:
ООО «Альфа» создает РО по состоянию на 31.12.2020:
- с прошлого года осталась сумма недоиспользованного резерва — 500 000 руб.;
- численность работников — 30 человек;
- средний месячный доход — 25 000 руб.;
- количество неиспользованных отпускных дней — 450.
Пример расчёта резерва в бухгалтерском и налоговом учёте:
Пример расчёта
Если недоиспользованная сумма фактически начисленного и рассчитанного резерва на последнее число периода (месяц, квартал, год)превышает сумму отпускных, то положительная разница учитывается в составе внереализационных доходов.
Что относят к оценочным обязательствам
Чтобы обязательство было признано оценочным, оно должно соответствовать ряду признаков (ПБУ 8/2010):
- Обязательства появились в прошлом и избежать расходов не получится. Например, отпускные — избежать выплаты отпускных точно не удасться.
- Выполнение обязательств снижает доход предприятия.
- Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат можно подсчитать.
Отпускные выплаты соответствуют всем заявленным признакам, соответственно, они относятся к оценочным обязательствам и должны быть отражены в бухучёте.
Как резервы учитываются в бухучёте
Логично, если будущие затраты будут отражены по счёту учёта резервов предстоящих расходов (кстати, это подтверждается ПБУ 8/2010).
Оценочные обязательства фиксируются на счёте 96 «Резервы предстоящих расходов». Обязательства могут входить как в сумму конкретных расходов, так и в сумму прочих расходов.
Проводки для отчисления в резерв:
ДТ 20 (08,23, 25, 26, 44) КТ 96 «Резервы предстоящих расходов»
Начисление отпускных или компенсации за неиспользованные дни отпуска будет отражено:
- ДТ 96 «Резервы предстоящих расходов» КТ 70 — начислены отпускные (компенсации);
- Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69- начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет резерва.
Часто задаваемые вопросы
Это своего рода “подушка безопасности” при появлении у организации непредвиденных расходов. Резерв позволяет создать в текущем периоде финансовые накопления для использования их в будущем.
Статьёй 120 НК РФ предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. Если нарушение совершено только в пределах одного налогового периода, то штраф составит 10.000 рублей, если нарушения продолжаются дальше, то штраф составит 30.000 рублей. Еще и должностные лица получат взыскание в размере от 5.000 до 10.000 рублей (статья 15.11 КоАП).
Важно! Суммы резерва занижают налогооблагаемую базу. При обнаружении этого нарушения налоговые органы вправе не признать расходы, относимые на сумму резерва, что приведет к доначислению налога. Дополнительно п.п. 2, 3 ст. 120 НК РФ занижение налоговой базы влечёт штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40.000 рублей.
Если созданного РО недостаточно, то отпускные (компенсация) начисляются в дебет счёта затрат 20 (08, 23, 26, 44). Важно помнить, что порядок расчёта величины РО определяет сама организация.
Оставшиеся с прошлого года суммы резерва и неиспользованные в отчётном году, включаются в состав прочих доходов организации по дебету 96 счёта и кредиту 91 счёта «Прочие доходы и расходы», субсчёт 91.1 « Прочие доходы».
В таком случае, организация должна внести изменения в свою учётную политику и отразить эти изменения в годовой отчётности (ПБУ 1/2008).
