Каждый владелец бизнеса хочет, чтобы компания росла и приносила больше прибыли. Но развитие неразрывно связано с возникновением сдерживающих факторов — бутылочных горлышек. Они замедляют рост компании. Потому главная задача руководителя — вовремя выявить узкие места и устранить их. В статье рассказываем, что такое бутылочные горлышки в бизнесе, как их найти и «расширить».
Что нужно запомнить?
- Бутылочное горлышко, или Bottleneck, — это узкое место в управлении проектами или производстве.
- Узкие места есть в каждом бизнесе — они ограничивают его развитие.
- Есть 2 вида бутылочных горлышек: краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные возникают из-за единичной проблемы и быстро устраняются. Долгосрочные — регулярные проблемы, которые сложно устранить.
- Определить наличие бутылочного горлышка помогут отчёты ДДС и ПиУ.
- Быстро выявлять и предотвращать узкие места можно при помощи ведения управленческого учёта и внедрения аналитики.
Что такое бутылочное горлышко в бизнесе?
Бутылочное горлышко, или Bottleneck, — это узкое место в управлении проектами или производстве, которое ограничивает рост и развитие компании.
Впервые термин использовал Элияху Голдратт в книге про теорию ограничений «Цель». Словосочетанием «бутылочное горлышко» он называл участок на производстве с самой низкой эффективностью. Именно от этого участка зависел максимальный объем изготавливаемой продукции. Позднее термин стали использовать не только в производственном бизнесе, но и в других: торговле, оказании услуг, финансовом и страховом секторе.
Коварство бутылочного горлышка состоит в том, что узкое место определяет результаты работы всей компании и не даёт выйти на новый уровень. Как бы предприниматель ни улучшал бизнес процессы, bottleneck не даст достичь желаемого результата.
Бутылочное горлышко может возникнуть в любых бизнес-процессах: маркетинге, продажах, найме, логистике. Для лучшего понимания приведём несколько примеров.
Пример №1
Маркетолог запустил рекламную кампанию и привёл 100 горячих лидов, но в отделе продаж работает всего два человека. Время обработки заявки превышает 3 дня. Из-за этого часть клиентов обращается к конкуренту. Как итог: компания потратила деньги на рекламу, получила много лидов, но до сделки дошли всего несколько клиентов. В этом случае бутылочным горлышком будет отдел продаж.
Пример №2
У компании заказали 500 дверей, которые нужно изготовить за три месяца. На фабрике работает только одна линия, из-за чего максимальная производительность — 100 дверей в месяц. Компания не успевает сделать заказ и теряет клиента. Здесь узкое место — оснащённость производства.
Виды бутылочных горлышек
Выделяют два вида бутылочных горлышек:
- Краткосрочные (временные) — непродолжительные сбои в рабочих процессах, которые возникают из-за единичной проблемы. Например, неожиданно уволился маркетолог, из-за чего рекламные кампании были остановлены. Это привело к снижению количества клиентов. Как только на работу выйдет новый специалист — проблема будет устранена.
- Долгосрочные (системные) — регулярные проблемы, которые сложно устранить за короткое время. Например, на производстве наблюдается большое количество брака. В результате анализа выявили, что проблема в устаревших станках, но у бизнеса нет денег для покупки нового оборудования.
Причины появления бутылочных горлышек в бизнесе
Перечислим основные причины появления узких мест:
- Ограниченные ресурсы. Недостаток денег, времени, сотрудников или материалов — всё это замедляет работу компании.
- Ошибки планирования. Неправильно установленные сроки или недостаточные объёмы заказанного сырья для производства приводят к задержкам или накоплению остатков.
- Неправильно организованные рабочие процессы. Бутылочные горлышки часто возникают из-за отсутствия автоматизации в бизнесе. Например, отдел продаж может дольше обрабатывать заявки, если не использует CRM-систему, а аналитик долго готовить отчеты из-за ручного сбора информации.
- Ограничения в инфраструктуре. Ограниченная пропускная способность оборудования или его износ может сильно замедлить работу всей компании.
- Проблемы с логистикой. Задержки в поставках создают проблемы при производстве новых партий.
- Неэффективный маркетинг. Некорректно запущенные рекламные кампании или ошибки в других маркетинговых активностях приводят к снижению числа клиентов. В результате другие сотрудники будут сидеть без дела, а значит — тратить деньги компании, не принося прибыли.
Как найти и устранить бутылочные горлышки в бизнесе
В идеале в компании все процессы должны иметь цифровые метрики: от входящего обращения клиентов до отгрузки товаров и получения закрывающих документов. Имея показатели по каждому рабочему процессу, можно легко заметить, где происходит сужение.
Например, в конце месяца руководитель видит, что количество подписанных договоров с клиентами выросло, но объемы производства остались на уровне предыдущего периода. Если проблема в пропускной способности оборудования, то оно может стать узким местом при дальнейшем расширении клиентской базы.
Автоматизировать сбор денежных операций и финансовых показателей бизнеса поможет внедрение управленческого учёта. Прозрачная аналитика сразу подчеркнёт имеющиеся проблемы и поможет оперативно принять решение по их устранению.
Найти и устранить бутылочное горлышко в бизнесе можно, используя следующую последовательность шагов:
Шаг №1. Проанализируйте ДДС и ПиУ
Определить наличие бутылочного горлышка помогут два документа: отчёт о движении денежных средств и отчёт о прибылях и убытках. Если в компании появилась проблема — это отразится на маржинальной прибыли.
В таблице сразу видно, что в компании возникли проблемы.
Шаг №2. Проанализируйте процессы
Если отчёты показали наличие проблемы — проанализируйте, где происходит заминка. При наличии аналитики оцените контрольные точки. Они сразу подсветят, где именно возникает проблема.
Например, в отчёте по продажам могут отражаться товары, маржинальная прибыль по которым снизилась. В аналитике воронки продаж также может быть выявлен шаг, на котором от сотрудничества отказывается больше всего клиентов. Такое место и будет бутылочным горлышком.
Пример отчёта, в котором сразу видно, по какому товару снизилась прибыль.
Шаг №3. Составьте план преодоления ограничений
Когда проблема найдена — составьте план её устранения. Если быстро решить проблему не получается — разработайте мероприятия по минимизации негативных последствий.
Записывайте все возможные варианты, чтобы впоследствии принять рациональное и выгодное управленческое решение.
Например, на производстве количество брака увеличилось с 2% до 9%. Было выявлено, что проблема в устаревшем оборудовании. У компании нет денег на замену станков, а брать кредитные средства рискованно из-за нерегулярных денежных поступлений. Чтобы не допустить снижения репутации, было принято решение нанять дополнительных сотрудников для проверки товаров с целью обнаружения брака.
Шаг 4. Внедрите выбранное решение и оцените результат.
Выберите наиболее подходящее решение и внедрите его. Через время оцените результат, используя отчёты и метрики. Важно убедиться, что принятое решение привело с желаемому исходу. Если этого не случилось — вернитесь к пункту 3 и попробуйте исправить ситуацию другим способом.
Как предотвратить появление бутылочных горлышек в бизнесе
Полностью избежать узких мест в бизнесе нельзя, но можно создать систему, в которой их будет легко обнаруживать и устранять.
Во-первых, поможет внутренняя аналитика и управленческий учёт. Чем больший срез данных будет доступен руководителям и сотрудникам, тем выше шансы на своевременное обнаружение проблем. Аналитика помогает решить сложности в зарождающейся стадии.
Во-вторых, при «расширении» узкого места оно может переместиться — это нужно отслеживать. Например, у бизнеса были сложности с наймом сотрудников, из-за чего отдел продаж не успевал обработать все заявки. Проблему обнаружили и решили, но приток новых работников повлёк сложности с обучением. Теперь узкое место организации — адаптация новых работников.
Бутылочные горлышки доставляют неудобства и порой приносят головную боль, но они также помогают компании развиваться, постепенно улучшая все бизнес процессы. Начав работать с узкими местами, руководители и сотрудники постепенно научатся их обнаруживать и предотвращать, двигая компанию к успеху.
