Крупная задача сложна в реализации, пока не разделена на маленькие составляющие. Из-за этого могут возникать постоянные задержки и ошибки, которые ухудшают результат. Рассказываем про декомпозицию, которая сделает работу проще, а сотрудников продуктивнее.
Что такое декомпозиция целей?
Декомпозиция — это деление большого на малое. В бизнесе применяется к целям и задачам.
Например, организация хочет расширить производство. Эта задача состоит из пяти блоков:
- Аренда цеха.
- Приобретение оборудования.
- Монтаж и наладка оборудования.
- Выпуск пробной партии.
- Доработка производственной линии.
Эти задачи делятся на другие, более мелкие составляющие. Например, для аренды цеха нужно:
- Собрать список подходящих объектов.
- Обсудить условия сотрудничества с потенциальными арендодателями.
- Разработать проект договора.
- Сделать юридическую оценку проекта договора.
- Заключить договор.
Аналогично на компоненты делят остальные блоки. Это и есть декомпозиция, когда крупная задача по расширению производства разделена на понятные действия.
Декомпозиция — универсальный инструмент, который применяют не только в бизнесе, но и в обучении, поиске работы и в быту.
Для чего компании декомпозировать цели?
Декомпозиция делает задачи и цели понятнее. Расширение производства — это размытая формулировка. Команда примерно понимает, что требуется для достижения цели. Но без конкретики сотрудники двигаются вслепую: действуют хаотично, могут ошибаться и откатываться назад для корректировок.
Когда большая задача разделена на составляющие, появляется конкретика. Есть понятная последовательность действий, по которой расставляются приоритеты, назначаются ответственные и устанавливаются дедлайны. Тогда работники меньше ошибаются, повышается эффективность и реже нарушаются сроки.
Декомпозиция полезна бизнесу не только для достижения внутренних целей. Её используют при работе с клиентами. Например:
- определяют объём работы и потенциальную потребность в ресурсах;
- готовят ресурсы для выполнения проекта;
- оценивают, возможно ли в текущих обстоятельствах выполнить все условия в срок.
После декомпозиции проекта команда понимает, стоит ли сотрудничать с клиентом. Если проект сложный и на него не хватит ресурсов, лучше отказаться, чтобы не потерять репутацию. По такому же принципу можно сравнить 2-3 заказа и выбрать наиболее выгодный. Или оценить разные сценарии достижения одной цели, чтобы пойти менее затратным или самым простым путём.
Методы декомпозиции
Существует три распространённых метода декомпозиции:
1.Пошаговая декомпозиция. Метод применяется к задачам, которые выполняются последовательно, от этапа к этапу. Нельзя делать следующий шаг, пока не закончен предыдущий.
Например, ремонт производственного цеха для заказчика может выглядеть так:
- Поиск подрядной организации.
- Демонтаж оборудования.
- Приёмка результатов работ с привлечением стороннего эксперта.
- Монтаж оборудования.
- Запуск производства.
Это последовательные этапы. Каждый последующий не начинается, пока не закончен предыдущий. Для этапов устанавливаются сроки выполнения, чтобы повысить организованность и эффективность.
Вместо временных точек можно использовать другие метрики, соответствующие задаче. Например, переход к следующему этапу невозможен, пока компания не накопит N свободных денег. Строгих правил нет, показатели устанавливаются на усмотрение предприятия.
Пошаговая декомпозиция
2.Дерево целей и задач. Представляет собой блок с центральной задачей (целью), от которой отходят ветви с более мелкими блоками. Подходит для проектов, в которых возможно параллельное выполнение задач.
Например, организация в течение года хочет увеличить продажи на 25%. Эта цель состоит из трёх блоков, каждым из которых можно заниматься параллельно:
| Увеличить продажи на 25% | ||
| Блок 1: повысить конверсию в лид | Блок 2: повысить конверсию в продажу | Блок 3: улучшить репутацию бренда |
| – Изменить структуру сайта | – Повысить квалификацию менеджеров | – Запланировать публикации в отраслевых изданиях |
| – Обновить дизайн сайта | – Добавить ценности основному продукту | – Участвовать в PR-акциях и общественных мероприятиях |
| – Добавить на сайт формы захвата внимания | – Продумать предоставление тестового периода | – Взаимодействовать с лидерами мнений |
| – Разработать специальное предложение | – Сделать приветственный бонус для новых клиентов | – Коллаборировать с брендами из смежных областей |
| – Сделать продающую презентацию продукта | – Собрать обратную связь отказников и устранить причины отказов | – Заниматься благотворительностью |
Задачи каждого блока можно делить на пошаговые задачи (подзадачи). Особенно это актуально для длящихся проектов, и деление задач на подзадачи позволит оценивать достижение промежуточных целей и соблюдение сроков.
Дерево целей и задач
3.Интеллект-карта. Принцип построения схемы похож на дерево, но блоки идут не вертикально, а горизонтально. Также применяется для достижения целей и выполнения задач, в которых могут параллельные действия.
Главное отличие интеллект-карты от дерева — возможность связывать подзадачи из разных блоков. То есть возможность графически показывать, какие задачи связаны и не могут выполняться в отрыве друг от друга.
Описанные методы не требуют специальных знаний и сложных инструментов для реализации. Графические схемы можно строить даже в простых редакторах, но чаще команды используют сервисы с совместным доступом.
Интеллект-карта
Инструменты декомпозиции
Самые простые инструменты для создания схем — Word или Excel. При необходимости наброски делают даже в бумажном блокноте, чтобы потом перенести в электронный вид.
В команде возможностей Word и Excel недостаточно из-за отсутствия совместного доступа. Частично это решается в Google Документах, но встроенной функциональности недостаточно для построения разветвлённых схем.
Чтобы повысить эффективность взаимодействия, используют Miro, XMind, Mind Meister и другие сервисы для командной работы. Между ними есть отличия, но смысл один, поэтому перед выбором протестируйте доступные и остановитесь на том, который удобен всем сотрудникам.
Можно пользоваться диаграммой Ганта, которая визуализирует проекты и задачи со сроками. В простом виде диаграммы строят в Excel или Google Таблицах. Если нужно больше функций и совместный доступ, попробуйте построить график в Gantt Pro или Online Gantt.
Инструменты декомпозиции
Принципы декомпозиции
Использование методов и инструментов принесёт результат, если придерживаться принципов декомпозиции:
-
Двигаться от общего к частному. В списках должна соблюдаться последовательность. Мелкие задачи не могут стоять над крупными. Поэтому принцип деления простой: от основной цели проводим этапы, от этапов составляем подэтапы и т. д.
-
Составлять группы. Если достижение цели представить в виде хаотического списка задач без упорядочивания, команда вряд ли достигнет цели. Поэтому их делят на группы по общему признаку: характер работ, сроки, ответственные лица и другие.
Вернитесь к примеру, который приводили при описании метода «Дерево целей и задач». Задачи разделены на три группы по направленности. Используйте это как ориентир для планирования в своём бизнесе. -
Соблюдать меру при делении. При декомпозиции задачи делятся на действия, которые легко выполнить. Например, до такой степени, когда вы смотрите на задачу и легко представляете алгоритм её выполнения.
Некоторые доходят до крайности и бесконечно множат задачи. Это перегружает исполнителей, усложняет контроль и оценку промежуточных результатов. Поэтому делите в меру, иначе столкнётесь с бесконечным потоком дел и микроконтролем.
Перед утверждением плана убедитесь, что всем, кто участвует в проекте, понятна структура. Пробелы устраняйте или объясняйте, чтобы снизить вероятность ошибок во время работ. -
Устанавливать дедлайны. Для всех этапов и желательно задач прописывайте сроки выполнения. Без этого достижение цели растянется на неопределённый срок или проект останется невыполненным.
Устанавливайте дедлайны с запасом хотя бы в 2-3 дня на случай форс-мажоров. При возникновении непредвиденных проблем это снизит давление на ответственных лиц. -
Составлять описания. Для этапов прописывайте ключевую информацию, необходимую для выполнения и контроля. Сроки, ответственные лица, необходимые инструменты, подрядчики и другая информация. Информацию добавляйте на доски в сервисе для совместной работы.
-
Удалять дубли. В сложных проектах из 3-5 и более этапов могут появиться дублирующие задачи. Это не критично, но в процессе работы может задерживать сроки. Поэтому перед утверждением окончательного плана проверяйте списки на дубли.
План по результатам декомпозиции цели или проекта — гибкий инструмент. Его можно и нужно корректировать, если меняются обстоятельства. Например, во время пандемии многим командам пришлось уходить на удалёнку, и это повлияло на планы. Или когда меняется законодательство, связанное с целью или задачей.
Как декомпозировать цель: пошаговая инструкция
Правильного или универсального подхода к декомпозиции нет. Главное — учитывать основные принципы. В бизнесе часто методику применяют для увеличения продаж через проработку воронки.
Рассмотрим алгоритм на примере подобной ситуации. Представим, что организация хочет увеличить выручку с 1 млн руб. в месяц до 1,5 млн.
1.Постановка цели. Руководитель ставит глобальную задачу на 12 месяцев: увеличить выручку с 1 млн руб. в месяц до 1,5 млн. На этом этапе сразу оценивают реалистичность цели. Вряд ли за год получится улучшить показатель в 5-10 раз. А вот на 50% при текущем уровне — вполне возможно.
Чтобы достичь цели, работаем с воронкой продаж. Фиксируем исходные данные:
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Выручка в месяц | ~ 1 000 000 руб. |
| Рекламный бюджет | 75 000 руб. |
| Стоимость клика | 5 руб. |
| Кол-во переходов на сайт в месяц | 15 000 |
| Конверсия в лид | 10% |
| Количество лидов в месяц | 1500 |
| Конверсия в продажу | 15% |
| Всего продаж | 225 |
| Средний чек | 4450 руб. |
2.Проработка сценариев. Цель может быть достигнута разными путями. Например, можно удвоить рекламный бюджет или поработать над конверсией (в реальности сценариев в разы больше).
Представим, что на собрании команда спрогнозировала два сценария:
| Показатель | Увеличение бюджета | Улучшение конверсии |
|---|---|---|
| Выручка в месяц | ~ 1 500 000 руб. | ~ 1 500 000 руб. |
| Рекламный бюджет | 115 000 руб. | 75 000 руб. |
| Стоимость клика | 5 руб. | 5 руб. |
| Кол-во переходов на сайт в месяц | 23 000 | 15 000 |
| Конверсия в лид | 10% | 13% |
| Количество лидов в месяц | 2300 | 600 |
| Конверсия в продажу | 15% | 18% |
| Всего продаж | 345 | 351 |
| Средний чек | 4450 руб. | 4450 руб. |
Далее участники обсуждают, какой сценарий наиболее реалистичный. Представим, что у нас низкомаржинальный товар, поэтому увеличение бюджета даже на 40 000 руб. ударит по рентабельности.
Из-за этого команда отказывается от первого сценария и решает сконцентрировать усилия на втором, чтобы получить долгосрочный эффект.
3.Декомпозиция задачи. Улучшение конверсии — задача, у которой сходу не ясен алгоритм выполнения. Она нуждается в дроблении на понятные действия. Например, для увеличения конверсии в лид необходимо:
- сделать продающую структуру сайта;
- обновить дизайн;
- добавить скрипты захвата внимания.
Чтобы повысить конверсию в продажу, команда планирует:
- повысить квалификацию менеджеров;
- обновить скрипты общения с потенциальными клиентами;
- разработать систему бонусов и скидок за заказ.
Задачи нужно делить, пока не получится список понятных действий. Главное — не переусердствуйте с делением, чтобы не свалиться в бесконечный поток микрозадач.
4.Анализ списка. Отложите список на 2-3 дня, а затем вернитесь к обсуждению для повторной фильтрации. Удалите слишком мелкие задачи или те, которые не приблизят к цели. Если команде не хватает компетенций (например, впервые сталкиваетесь с подобным проектом или задачей), проконсультируйтесь со сторонними специалистами.
5.Утверждение плана. Расположите задачи в хронологическом порядке. Определите, какие можно выполнять параллельно. Для каждой установите дедлайн и ответственного (исполнителя). Составленный план вынесите в сервис с совместным доступом.
6.Выбор ключевых метрик. Установите, какие критерии указывают на полное выполнение задачи. Это может быть числовой показатель или произвольная формулировка — например, «Пройдено тестирование» для проверки обновлённого сайта.
7.Налаживание коммуникаций. Запланируйте регулярные собрания или онлайн-обсуждения. На них проговаривайте, какие задачи выполнены, возникли ли сложности и нужно ли корректировать текущую версию плана. Регулярное обсуждение повысит эффективность и позволит избежать ошибок.
Как оценивать результат?
Финальный и промежуточные результаты нуждаются в прозрачной и понятной сотрудникам оценке. Для этого используйте:
- Количественные метрики. Это может быть прибыль, выручка, число лидов и другие.
- Качественные метрики. Как изменилось качество сервиса по мнению клиентов, удалось ли повысить удовлетворённость клиентов и т. п.
Это основные способы оценки результатов. Также можно использовать оценки по дедлайнам, но они подходят не для всех задач. Например, отмечать достижение результата по систематичности выполнения каких-либо действий — например, регулярность обновления продукта.
Что нужно запомнить?
- Декомпозиция — это деление большого на малое. В бизнесе её обычно применяют к целям и задачам.
- Разделение больших задач на мелкие помогает укладываться в сроки, защищает от распространённых ошибок и позволяет повысить эффективность команды.
- Для декомпозиции целей чаще используют три метода: пошаговый, дерево целей и задач, интеллект-карта. Для фиксации планов подойдут Word и Excel, но лучше использовать сервисы с совместным доступом: Google Документы, Miro, XMind Mind Meister и другие.
- Использование любых методов и инструментов не принесёт нужного результата, если нарушать принципы декомпозиции.
- Финальный и промежуточные результаты нуждаются в прозрачной и понятной всем сотрудникам оценке. Для этого используйте количественные или качественные метрики.
