Грамотное управление складом и запасами делает организацию стабильнее и позволяет улучшать сервис. Рассказываем о страховом запасе товаров, который сделает бизнес лучше и прибыльнее.
Что нужно запомнить?
- Эффективное управление запасами товаров позволит избежать непредвиденных убытков.
- Страховой запас — это такое количество товаров, которого хватит для покрытия спроса в случае непредвиденных обстоятельств.
- При определении страхового запаса учитывайте спрос на продукцию, регулярность поставок, складские площади и свойства товаров. Рассчитывайте страховой запас для каждого товара или товарной группы.
- Для расчёта страхового запаса пользуются несколькими методами: по спросу, по объёму продаж и срокам поставки, ручной, по среднеквадратичному отклонению. Можете попробовать на практике все перечисленные, а затем остановиться на наиболее подходящем.
- Чтобы минимизировать затраты на страховые запасы, попробуйте увеличить частоту отгрузок новых партий и автоматизировать складской учёт. С ростом бизнеса и открытием сети магазинов имеет смысл создать распределительный центр.
Почему важно эффективно управлять запасами?
Эффективное управление запасами — один из залогов прибыльности предприятия. Это утверждение справедливо как для торговых, так и для производственных организаций. И даже для тех, кто оказывает услуги и в процессе использует различные материалы.
Когда организация не справляется с управлением запасами, регулярно возникает одна из двух крайностей:
- склад перенасыщен продукцией или материалами;
- на складе не хватает необходимых товаров.
Первая ситуация приводит к заморозке оборотного капитала. Предприятие теряет доступ к средствам, чтобы расплачиваться с контрагентами, например, за новые товары. Придётся реализовывать залежавшуюся продукцию с дисконтом, что уменьшит прибыльность.
Также затаривание склада приводит к сопутствующим затратам. Нужно платить больше за аренду склада и нанимать дополнительных кладовщиков. Также никто не застрахован от воровства и утраты товарно-материальных ценностей из-за различных повреждений.
Нехватка товаров приводит к другим негативным последствиям. Например, в период повышения спроса может не хватить продукции для удовлетворения потребностей покупателей. Это скажется на репутации организации и снизит количество повторных заказов.
Эффективное управление запасами товаров позволит избежать непредвиденных убытков.
Что такое страховой запас и что на него влияет?
Страховой запас — это такое количество товаров, которого хватит для покрытия спроса в случае непредвиденных обстоятельств. Например, если у покупателей резко возник интерес к продукции или поставщик задерживает отгрузку очередной партии.
При планировании страхового запаса нужно учитывать:
- Какой объём продукции продаётся ежедневно или еженедельно.
- Как часто поставщики отгружают новые партии.
- Сколько продукции вмещает склад предприятия и есть ли возможность при необходимости увеличить площадь.
- Какими свойствами обладают товары. Например, срок годности.
Без учёта перечисленных факторов не удастся эффективно управлять страховым запасом. Чтобы упростить задачу, автоматизируйте рутину и расчёты, чтобы вовремя делать новые заказы и не остаться с пустым складом.
Страховой запас рекомендуется определять для каждого товара. Если ассортимент однотипный, можно сузить аналитику до товарных групп — всё зависит от особенностей бизнеса и продукции.
Как рассчитать оптимальный страховой запас?
Существует несколько подходов к расчёту страхового запаса. Некоторые подходят для товаров со стабильным спросом, другие позволяют подстраховаться, если часто случаются аномальные всплески. Можете попробовать на практике все перечисленные, а затем остановиться на наиболее подходящем.
По спросу
Один из самых простых методов, в основе которого лежит спрос на продукцию в прошлых периодах. По нему определяют процент страхового запаса — то количество продукции, которое должно оставаться к моменту следующей отгрузки.
Организации произвольно устанавливают процент страхового запаса. Можно ориентироваться на данные о последних аномальных всплесках спроса. Или руководствоваться доступными складскими площадями. При увеличении сроков поставок рекомендуется повышать процент страхового запаса, чтобы сэкономить на хранении.
Метод подходит для товаров с устойчивым спросом, для которых не характерны аномальные всплески.
Пример. Представим, что поставщик отгружает продукцию раз в две недели. За это время средний объём продаж — 180 единиц. Руководитель устанавливает, что размер страхового запаса должен составлять 15%.
Рассчитываем страховой запас: 180 х 15% = 27 шт.
Следовательно, для обеспечения страхового запаса организации необходимо закупать раз в две недели по 207 единиц продукции. Тогда на момент очередной поставки на складе будет оставаться 27 единиц.
По объёму продаж и срокам поставок
Метод предполагает планирование страхового запаса на количество дней между поставками. Подходит для товаров с устойчивым спросом, по которым налажены стабильные поставки.
Для расчёта страхового запаса используются данные о ежедневных продажах и промежутке между отгрузками. Суть в том, чтобы продукции хватило на случай, если не удастся получить товары в момент очередной поставки.
Пример. Поставщик отгружает продукцию раз в семь дней. Иногда компания не успевает подготовить площадку и рискует остаться без товаров на неделю. Тогда принимается решение оформлять поставки с запасом на 7 дней.
Средний объём ежедневных продаж — 5 единиц. Тогда организация должна закупить продукцию на 7 дней до следующей отгрузки и сделать страховой запас на неделю, если не удастся получить продукцию в день очередной поставки.
Страховой запас: 5 х 14 = 70 единиц. Столько продукции необходимо закупать, чтобы минимизировать риски остаться с пустым складом.
В подобных ситуациях также поможет наличие 2-3 поставщиков, чтобы не зависеть от одной организации. Если возникли проблемы с основным контрагентом, можно запросить отгрузку у резервных.
Вручную
Этот метод также называется экспертным, подходит для товаров с нестабильным спросом и редкими, не регламентированными поставками. Страховой запас определяет ответственный сотрудник, руководствуясь наблюдениями за активностью рынка и личным опытом.
Например, ответственный сотрудник может определять оптимальный страховой запас, руководствуясь тенденциями и прогнозируемым спросом. После следующей поставки ожидается рост продаж из-за предстоящих праздников — поэтому в новый заказ добавляется в два раза больше продукции, чем обычно.
Руководитель должен регулярно проверять качество определения страхового запаса. Если организация регулярно сталкивается с переизбытком продукции или нехваткой, следует разобраться в ситуации и выявить причины. Если ответственному сотруднику не хватает экспертности, делегируйте задачу другому, более опытному специалисту.
По среднеквадратичному отклонению
Самый сложный метод, который требует автоматизации и налаженной системы складского учёта. Страховой запас определяется как среднее от суммы среднеквадратичных отклонений за период анализа, подходит для товаров с короткими сроками поставок.
В небольшом розничном магазине для расчёта можно использовать Excel и формулу «СТАНДОТКЛОН.Г». Главное — наличие достоверных данных об объёмах продаж и сроках поставок.
Чтобы рассчитать размер страхового запаса, необходимы данные о потреблении товаров и среднем времени исполнения каждого заказа (поставки).
Метод среднеквадратичного отклоненияВ свободной ячейке задается формула «=СТАНДОТКЛОН.Г» и выбирается диапазон строк с потреблением и срока поставок (без названия строк, первый столбец). Excel автоматически на основе данных рассчитывает страховой запас — объем продукции, который должен оставаться на складе.
В нашем примере ~ 26 единиц продукции.
Определение страхового запаса по среднеквадратичному отклонению самое точное, минимизирующее риски перенасытить склад или остаться с пустыми полками. Также своевременное внесение изменений в формулу из-за корректировки спроса позволит быстро определить оптимальный объём будущей поставки.
Как сократить затраты на страховые запасы?
Одна из задач организации — совершенствовать складскую политику и находить пути оптимизации затрат. Такие возможности есть даже при грамотном планировании страхового запаса.
Изменение частоты поставок. Если контрагент доставляет востребованную продукцию раз в 7-14 дней и более, организации приходится тратить больше денег на аренду и обслуживание склада. Потому что необходимо закупать крупные партии, для которых после привоза необходимо место для хранения.
Чтобы сократить затраты, организации смещают вектор с редких, но крупных поставок к частым, но мелким. В результате требуется меньше складской площади, а с контролем и учётом справляется меньше сотрудников.
Например, организация раз в две недели получает 500 единиц продукции. Прогнозируемый спрос до следующей поставки — 400-420 единиц. Если изменить частотность поставок — например, раз в неделю по 250 единиц — можно уменьшить занимаемую площадь склада под эти товары в 1,5-2 раза и сократить затраты.
Для изменения частоты поставок требуется надежный поставщик, по возможности из того же региона или даже города. При повышении регулярности отгрузок и уменьшении партий организация становится чувствительнее к нарушениям сроков поставок.
Автоматизация управления. Большинство организаций на старте ведут складской учёт в Excel. Его возможностей достаточно для автоматизации при небольших объёмах и ассортименте. Но с ростом бизнеса полуавтоматический подход к страховому запасу и складскому учёту в целом мешает оптимизации.
При расчётах часто упускают сопутствующие факторы: аномальные всплески спроса, дни отсутствия товара на складе, сезонность, тренды и др. Расчёты получаются неточными, из-за чего организация закупает больше продукции и тратит средства на склад и персонал.
Компании крупнее для складского учёта используют автоматизированные системы аналитики. Они упрощают и ускоряют расчёты, позволяют определить оптимальный страховой запас товара. Например, можно сократить объём до 20-30% без рисков для бизнеса, что позволит сэкономить на складе и персонале.
Создание распределительного центра. Эта мера актуальна для бизнеса, который перерастает из одной-двух торговых точек в полноценную сеть. Вместо планирования поставок в разные точки организация создает единый центр, куда поставщики доставляют продукцию.
Здесь формируются запасы, которые ежедневно или раз в 2-3 дня распределяются между торговыми точками. Это позволяет минимизировать страховой запас, избежать переполнения склада и повысить качество сервиса в магазинах.
Экономить получается на аренде земли под распределительный центр — обычно она обходится недорого, потому что для строительства выбирают участки за городом. За счёт минимизации страхового запаса сокращаются арендуемые площади в городе по повышенным ставкам, а также требуется меньше сотрудников для обслуживания магазина.
