Чтобы увереннее пройти кризис и продолжить развитие, в сложный период нужно грамотно оптимизировать затраты. Рассказываем, какие расходы можно безболезненно снизить на предприятии, чтобы не потерять в качестве товаров или услуг.
Что нужно запомнить?
- Сокращение расходов предприятия — регулярная задача, которая должна выполняться даже в стабильное время.
- Если наступил кризис, снижается прибыль или уже появились убытки, сокращение затрат становится жизненно необходимой задачей.
- При оптимизации важно не впадать в крайности и не экономить на том, что важно для организации. Например, квалификация персонала, от которого зависит качество продукции или услуг.
- В первую очередь оптимизируйте затраты, сокращение которых не скажется на эффективности и качестве работы. Рассмотрите переезд в офис подешевле, оптимизируйте ассортимент, найдите дополнительные источники доходов и т. п.
В кризис сокращение расходов для предприятия может быть жизненно необходимой мерой, без которой высока вероятность банкротства. Однако, если перестараться и прибегнуть к слишком радикальным мерам, можно потерять ещё больше: снизится качество продукции, уйдут клиенты и потеряется репутация.
Поэтому действовать нужно аккуратно и в первую очередь прибегать к вариантам, которые будут менее болезненны для бизнеса. Их можно вводить постепенно и отслеживать результаты, пока расходы не сократятся до нужного значения.
Переезд в менее дорогой офис
В хорошие, прибыльные времена компании стараются предлагать сотрудникам комфортные рабочие условия. Это не только положительно сказывается на продуктивности сотрудников, но и улучшает HR-репутацию — появляется возможность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Организации арендуют большие площади, чтобы обеспечить сотрудникам просторные офисы, сделать зоны отдыха и отдельную кухню. В центре города-миллионника аренда такого офиса может обходиться в 300-400 тыс. руб. в месяц в зависимости от площади.
Когда компания сталкивается с кризисом, снижается прибыль или появляются убытки, просторный офис в бизнес-центре класса А становится избыточным. Переезд в помещение попроще позволит сэкономить до 200-300 тыс. руб. в месяц.
При этом надо учитывать специфику бизнеса. Если он заточен на проходимостьрядом с офисом, надо выбирать помещение хотя бы в этом же районе. Будет странно, если престижный фитнес-центр из центра города переедет на окраину в помещение с плохим ремонтом.
Занимаемую площадь можно сократить за счёт оптимизации штата. Например, часть сотрудников перевести на удалёнку или передать функции штатных работников на аутсорсинг. Дополнительно это приведёт к экономии на зарплатах и налогах.
Оптимизация ассортимента
С годами ассортимент организации может разрастись до сотен позиций. В стабильные времена проблемные места могут не ощущаться, потому что итоговая прибыль находится на удовлетворительном уровне.
Но в большом ассортименте часто есть убыточные позиции. Их ещё называют «ворами прибыли», потому что они ухудшают финансовый результат. Простой отказ от работы с ними позволяет увеличивать прибыль, иногда на 10-20% и более.
Чтобы находить проблемные товары, нужно регулярно проводить АВС-ассортимент продукции. Он покажет, какие позиции убыточные или не дают хорошего результата. Откажитесь от них, а освободившееся средства направьте на увеличение закупок прибыльных товаров. В кризис это принесёт дополнительные средства, которые помогут справиться с трудностями.
При принятии решений об оптимизации ассортимента руководствуйтесь логикой. Бывают системообразующие товары, за которыми в магазин приходит основная доля покупателей. А параллельно они выбирают другие, сопутствующие товары. Отказ от системообразующих позиций, даже если они приносят убыток или работают «в ноль», может ухудшить финансовый результат.
АВС-анализ применим не только к ассортименту, можно анализировать торговые точки, проекты, клиентов и т. п. Во всех ситуациях он указывает на то, что невыгодно для предприятия. Например, в кризис можно закрыть пару-тройку нерентабельных магазинов, чтобы получать больше прибыли и быстрее справиться с проблемами.
Поиск новых поставщиков
Если сырьё или готовые товары для перепродажи занимают большую часть расходов, запланируйте переговоры с действующими поставщиками. Запросите дополнительные скидки за объём или другие льготы, чтобы уменьшить затраты.
Подготовьте взаимовыгодное предложение, чтобы заинтересовать контрагента. Большинство контрагентов пойдут на уступки, если вы покупаете много и постоянно. Им лучше зарабатывать меньше, чем совсем потерять клиента.
Если не удаётся договориться о более выгодных условиях, попробуйте найти других с более выгодными условиями. Иногда на интересные предложения соглашаются небольшие компании из соседних городов или регионов.
Главное — не экономьте на качестве продукции. Ухудшение товаров в пользу сокращения затрат — плохая инициатива в долгосрочной перспективе. Так вы потеряете клиентов, сократится денежный поток и разрешать трудности станет ещё сложнее.
С 2024 года развиваются b2b-маркетплейсы, которые упрощают поиск поставщиков. Они работают по принципу обычных маркетплейсов, но для оптовых клиентов. В пару кликов вы получите длинный список компаний, готовых поставлять нужное сырьё, материалы или готовые товары.
Проверка складов
Организации экспериментируют и тестируют новые товары. За годы работы на складах скапливается немало остатков нерентабельных, неликвидных товаров. Если площадь большая, а инвентаризация проводится редко, о них попросту забывают.
Реализуйте их, чтобы получить дополнительные средства — например, для покупки востребованной и рентабельной продукции или увеличения инвестиций в маркетинг.
Рассмотрите следующие варианты:
- Установите скидку до 30-50%, чтобы продать товары «в ноль» или с небольшой рентабельностью. Размер прибыли отходит на второй план, нужно «разморозить» оборотный капитал и вернуть в дело.
- Устройте распродажу, связав невостребованные товары с востребованными. Например, можете сделать «плавающую» скидку, которая будет зависеть от суммы покупки других товаров.
- Сделайте выгодные комплекты. Объедините востребованные и неликвидные товары в наборы. Позиционируйте их как предложение с большей ценностью. Клиенты оценят это как дополнительную заботу, увеличится процент повторных покупок.
После реализации неликвида наладьте складской учёт, внедрите в работу организации автоматизированные системы. Это позволит избежать излишнего затаривания, вы сможете своевременно продавать залежавшийся товар и постепенно отказываться от неликвидных позиций.
Оптимизация ПО и сервисов
Посмотрите, какими программами и сервисами пользуется команда. В хорошие времена фирмы часто закупают дорогие навороченные системы, чтобы оставаться в тренде. Но зачастую большая часть функциональности не используется, поэтому организация тратит деньги впустую.
Например, оплачивают дорогую подписку современной крупной CRM-системы. Но у предприятия мало клиентов и минимальный объём документооборота. Менеджеры не используют большинство функций и подключенных модулей. Перейдите на CRM попроще, стоимость подписки которой ниже.
Аналогично проанализируйте все используемое ПО и сервисы. Здесь главное — не доходить до крайностей и не отказываться от того, что действительно важно. Например, какие-то дополнительные системы по электронной защите. Или сервисы, которые автоматизируют рутину и повышают эффективность сотрудников.
Процесс смены ПО и сервисов должен быть постепенным. Не надо разом отказываться от всего и переводить сотрудников на новые инструменты. Во-первых, разом глобальные изменения сложно освоить. Во-вторых, это временно может парализовать работу всей компании.
Поиск новых источников дохода
В кризис старайтесь максимизировать занятость активов. Придумывайте необычные способы использования основных средств, доступных площадей и пр. Помните, что любой дополнительный доход упростит разрешение сложностей и переход на новую стадию развития.
Показательны примеры, которые появились в период пандемии и локдауна. Сильный удар получили фитнес-центры, которые зависят от приходящих клиентов. Чтобы не закрыться, компании стали предлагать онлайн-тренировки. А некоторые даже сдавали в аренду своё оборудование.
Если у вас есть транспортные средства, которые не загружены на 100%, задействуйте их по другим направлениям. Например, у производственной организации есть грузовой автомобиль, который используют для самостоятельной перевозки сырья.
Машина выполняет 3-4 рейса в неделю, в остальные дни стоит без дела. Можно предлагать транспортные услуги сторонним организациям и получать дополнительные средства.
Если не можете найти подходящие решения, общайтесь с коллегами из своей сферы. Смотрите, чем они занимаются и как попутно используют свои активы для извлечения дополнительной выручки.
Отказ от мероприятий
Организации проводят различные мероприятия для своих сотрудников, которые связаны с отдыхом, сплочением, повышением квалификации и др.
Например, принято проводить пышные корпоративы в значимые даты — на Новый год, юбилей фирмы, профессиональные праздники. В зависимости от размеров фирмы расходы на мероприятия могут достигать до 1-3% годового бюджета.
Пока компания находится в кризисной ситуации, рекомендуется оптимизировать мероприятия — отказаться от них или корректировать сметы. Например, брать в аренду не такие дорогие места, выбирать менее известных ведущих и т. п.
То же касается семинаров, тренингов и прочих мероприятий, связанных с повышением квалификации. Часто в компаниях нет системы обучения, поэтому проводится всё подряд.
Чтобы сократить затраты, рекомендуется сформировать понятную систему, адаптированную под потребности сотрудников. Проводите семинары и тренинги, которые дадут специалистам действительно важные навыки, необходимые для выполнения непосредственных обязанностей.
Оптимизация штата
Под оптимизацией штата в первую очередь подразумевают передачу части обязанностей и задач на аутсорсинг. В каждой компании есть сотрудники, у которых нет регулярной работы, но они получают зарплату за полный рабочий день.
Чтобы найти такие кадры, нужно ознакомиться с должностными инструкциями, поговорить с руководителями отделов. В результате получится список сотрудников, с которыми можно попрощаться, а их функции перевести на аутсорсинг.
Изначально придётся потратиться на выходные пособия, но это разовые расходы. В долгосрочной перспективе сэкономите на зарплате и страховых взносах — появится больше денег, чтобы справиться с текущими трудностями.
Некоторые воспринимают оптимизацию штата как сокращение, но это крайняя мера. И она редко приводит к ожидаемому результату. Если начнёте увольнять ценных сотрудников, можете не справляться с задачами, заказами и производством. В результате предприятие придёт в ещё больший упадок и приблизится к банкротству.
Что учесть при сокращении расходов?
Чтобы эффективно сократить расходы, вы должны знать о проблемных местах своей организации. Для этого должен быть налажен управленческий учёт, состоящий из следующих отчётов:
- Отчёт о движении денежных средств (ОДДС).
- Отчёт о финансовых результатах (ОФР).
- Управленческий баланс.
Наличие этих документов позволит понять, на что организация тратит деньги. Это поможет составить первичный план по оптимизации бюджета без вреда для организации.
Двигайтесь постепенно и сокращайте одну статью расходов за другой. Это позволит объективно оценивать результаты изменений. Если возьмётесь за все разом и не сможете достичь плановых показателей, то не поймёте, что именно стало причиной.
Иногда не удаётся заметить очевидных вещей из-за замыленности глаза на свой бизнес. Если не понимаете, за что браться, привлеките антикризисных менеджеров из сторонних специализированных организаций. Они проанализируют бизнес и составят план по сокращению расходов и преодолению кризисной ситуации.
