Бизнес-эксперты всё чаще говорят о необходимости оцифровки бизнеса, которая позволит нарастить прибыль и ускорить развитие бизнеса. Рассказываем, что это такое, как оцифровать свой бизнес и как выгоды это принесёт.
Что нужно запомнить?
- Оцифровка бизнеса — это перевод данных и бизнес-процессов в цифровой формат. Она универсальна и подходит любой организации или ИП вне зависимости от сферы деятельности.
- Оцифровка позволяет увеличить прибыль за счёт оптимизации рутины, принятия объективных управленческих решений на основе данных и решения проблем ещё до их влияния на финансовое состояние.
- Оцифровка проводится в несколько этапов: моральная подготовка руководства и собственников; анализ бизнес-процессов; постановка ключевых, измеримых целей; выбор инструментов; внедрение инструментов и обучение сотрудников; анализ результатов и влияние на показатели.
- Малому бизнесу необязательно разом оцифровывать все процессы. Можно начать постепенный переход с наиболее проблемных и важных мест.
- Без оцифровки бизнес рискует потерять клиентов, скатиться в убытки и закрыться из-за потери конкурентоспособности. Ситуацию усугубят неверные решения руководства, которые часто принимаются из-за непонимания реального положения вещей.
Что такое оцифровка бизнеса?
Оцифровка бизнеса — это перенос бизнес-процессов в цифровой формат. Чтобы понять суть, проще рассмотреть простые примеры:
- Список клиентов с контактными данными из блокнота переносят в CRM-систему.
- Составляются отчёты о прибылях и убытках, эффективности продаж — появляются измеримые показатели, по которым можно делать объективные выводы о результатах деятельности.
- Вводится электронный документооборот для снижения рутины и ускорения обмена документами с контрагентами и государственными органами.
Можно привести много примеров для организаций из разных отраслей, но суть не поменяется: оцифровка сводится к переводу данных о деятельности в цифровой формат.
Даже если предприниматель начинает записывать выручку и расходы бизнеса в Excel-таблицы и делит свой отчёт по месяцам, это тоже можно считать оцифровкой (по крайней мере, начальной).
Оцифровка универсальна и подходит для любого бизнеса вне зависимости от отрасли. Не заниматься этим могут только небольшие организации, в которых до 1-3 сотрудников и 3-5 клиентов. Но даже в этом случае можно составить простенький отчёт в Excel, чтобы регулярно не рассчитывать показатели вручную.
Зачем оцифровывать бизнес?
Главная цель оцифровки бизнеса — увеличение прибыли. Она достигается за счёт того, что руководство видит и понимает ключевые показатели. Может объективно оценивать текущие тенденции и принимать обоснованные решения для улучшения метрик. Неправильных решений становится меньше, бизнес быстрее растёт и развивается.
В зависимости от процессов, которые оцифровываются, могут быть дополнительные подцели. Но в конечном итоге их достижение приводит к выполнению ключевой — увеличение прибыли.
Например, при переводе клиентской базы из бумажного журнала в CRM упрощается настройка ретаргетинга и ремаркетинга. А фиксация важных данных о клиентах повышает количество повторных продаж.
Если подключить сквозную аналитику, удастся оценить эффективность разных каналов продаж по отдельности, отказаться от неэффективных, правильно перераспределить рекламный бюджет и увеличить объём продаж.
При оцифровке складского учёта повышается качество сервиса. Например, сотруднику больше не нужно уходить на склад для проверки остатков и заставлять клиента ждать. Это улучшает лояльность клиентов, они больше покупают — увеличивается выручка и прибыль.
Оцифровка полезна для оптимизации затрат. Часто она связана с автоматизацией рутины, которая освобождает сотрудникам рабочее время. Они больше трудятся над важными задачами, повышается эффективность и результативность. Может выясниться, что если сократить сотрудников, качество работы не ухудшится. Это позволит сократить расходы на фонд оплаты труда (ФОТ).
Оцифровка бизнеса: пошаговая инструкция
Для работающего предприятия оцифровка — это комплексное мероприятие, которое невозможно провести за 3-5 дней. Иногда процесс растягивается на 4-6 месяцев. Если соблюдать чёткую последовательность шагов, можно избежать распространённых ошибок и быстрее увеличить прибыль.
Шаг 0. Подготовиться
Многие организации не доводят оцифровку до конца, потому что собственники оказываются не готовы к суровой правде.
После выведения ключевых показателей на поверхность может выясниться, что дела в бизнесе идут не так хорошо, как казалось раньше. Руководители и владельцы расстраиваются, начинают «тушить пожары» и постоянно откладывают доведение начатого до конца.
Некоторые просто отказываются вводить чёткую систему отчётности, потому что боятся узнать неудобную правду. Как правило, такие организации рано или поздно закрываются и разоряют собственников.
Перед началом настройтесь, что в процессе начнут вскрываться неудобные факты. Сделайте для себя установку — закончить оцифровку при любых обстоятельствах. Может быть сложно, но зато после получения понятных отчётов вы будете понимать, что делать для исправления ситуации.
Шаг 1. Анализ процессов
Чтобы оцифровать бизнес, нужно понимать, что оцифровывать. Иными словами — какие бизнес-процессы работают в организации и как влияют на ключевой показатель — прибыль.
Типовой список может выглядеть так:
- Создать ключевые отчёты: ДДС, ПиУ, управленческий Баланс.
- Перевести клиентскую базу в CRM.
- Наладить электронный документооборот.
- Систематизировать коммуникации команды.
К ключевым пунктам составляются подзадачи. Далее список сортируется по приоритетности и проблемности на текущий момент. На основе этого потом составляют последовательность оцифровки — в первую очередь работают с самым важным, в котором сейчас больше всего проблем.
Чтобы дополнить список, можно воспользоваться методом «рабочая карта сотрудника». Как это работает:
- В течение недели сотрудники подробно и последовательно записывают, чем занимаются в течение дня.
- После проводится сессия, чтобы определить ключевые задачи сотрудников.
- По остальным проводят обсуждение: как их автоматизировать или упростить, чтобы оставалось больше времени на ключевые задачи.
Оцифровка проводится последовательно — разом отработать все процессы практически невозможно, если речь не о совсем маленькой фирме, в которой до 1-3 сотрудников и 3-5 клиентов.
Шаг 2. Определение целей
Ключевая цель — увеличить прибыль. Но это размытая формулировка, лучше придерживаться техники SMART и сделать её измеримой. Например: «увеличить прибыль за 12 месяцев на 10%».
От ключевой цели устанавливаются подцели, достижение которых приблизит к основной. Вы можете понимать, что для увеличения прибыли на 10% за 12 месяцев необходимо:
- Повысить посещаемость сайта с 3000 до 5000 человек в месяц.
- Увеличить конверсию из заявки в заказ с 5% до 7%.
- Сократить время доставки заказов на 30%.
- Повысить количество повторных продаж с 10% до 15%.
От этих целей могут быть ещё более мелкие, но измеримые задачи. Это типичная декомпозиция, о которой рассказали здесь. Она помогает повысить эффективность выполнения крупных задач.
Под составленные цели подставляются процессы, которые нуждаются в оцифровке. Цели помогают расставить процессы по приоритету, чтобы команда в первую очередь занималась важными вещами, а остальное оставила на заключительный этап.
Для каждого процесса можно определить основную метрику. На выходе получится 5-10 показателей, за которыми необходимо следить и которые требуется улучшать для достижения основной цели. Это может быть выручка, количество заказов, конверсии и прочее.
На начальном этапе делать больше не рекомендуется, иначе высока вероятность не справиться с оцифровкой. Лучше в будущем постепенно добавлять новые метрики, которые влияют на прибыль и сопутствующие процессы.
Шаг 3. Выбор инструментов
Составление отчётов, ведение клиентской базы, обмен электронными документами и другие задачи выполняются через специальные сервисы.
При оцифровке бизнеса руководство решает: пользоваться готовыми решениями или разработать собственный софт. Большинство организаций склоняются к первому варианту, потому что это быстрее и дешевле. Возможностей современных программ и сервисов достаточно, чтобы закрыть большую часть потребностей.
Собственный софт разрабатывают крупные компании со специфическими задачами, в решении которых не помогают универсальные сервисы. Иногда стоимость разработки достигает десятков миллионов рублей, а сроки реализации проекта — 12-24 месяцев.
Но не всегда разработка собственных программ и сервисов — это долго и дорого. Иногда к этому прибегают маленькие организации, которым требуется простое решение. Такие разработки обходятся в несколько десятков тысяч рублей.
На каждую задачу будет по 3-5 доступных сервисов. На этом этапе рекомендуется протестировать хотя бы 2-3 варианта и выбрать наиболее подходящий, который понятен сотрудникам и закрывает основные потребности.
Шаг 4. Внедрение инструментов
Первые три шага — это составление плана постепенной цифровизации бизнеса. На четвёртом шаге начинается внедрение выбранных инструментов. Оно сводится к настройке для работы — например, в CRM необходимо создать карточки клиентов, которые уже есть в бумажном журнале.
Параллельно запускается процесс обучения сотрудников работе с новыми инструментами. Это можно делать своими силами или привлекать специалистов со стороны.
Желательно проводить регулярные собрания, чтобы разъяснять персоналу непонятные моменты и работать над ошибками. Впоследствии каждый научится отвечать за свои задачи и показатели, будет меньше ошибаться и работать эффективнее.
Шаг 5. Анализируйте и влияйте на показатели
После внедрения инструментов и отчётов вы начнёте видеть ключевые показатели и их динамику. Теперь можно анализировать текущую ситуацию и принимать объективные, эффективные решения.
Анализ и разработка планов по улучшению метрик должны стать регулярным мероприятием. Вы можете по каждому показателю назначить ответственных и регулярно проводить собрания, чтобы планировать оперативную деятельность. Так постепенно сможете достичь ключевой цели и ускорите развитие бизнеса.
Например, видите, что в течение года отдел продаж не выполняет план, потому что не получает достаточное количество заявок. Тогда планируете действия, которые увеличат поток лидов. Доработаете сайт или увеличите рекламный бюджет, повысите квалификацию менеджеров или разработаете новые скрипты.
Что такое частичная оцифровка бизнеса?
Определение термина кроется в его названии. Частичная оцифровка — это когда делается не всё, а отдельные зоны. Например, компания пока не планирует строить управленческие отчёты, но постепенно переводит клиентскую базу в CRM.
Частичная оцифровка характерна для небольших организаций, у которых не хватает финансовых и людских ресурсов для глобальной оцифровки. Компания шаг за шагом переходит к современному формату. Делают что-то одно, начинают зарабатывать больше денег и переходят к следующему.
Как правило, сначала оцифровывают те области, в которых больше всего сложностей. Те, которые значительно влияют на самый важный показатель — прибыль.
Благодаря частичной оцифровке перестают постоянно откладывать трансформацию организации. Глобальный переход кажется неприступной задачей, перед которой постоянно пасуют и переносят сроки. Частичный кажется более достижимой целью, поэтому его реже откладывают на потом.
Что получит бизнес после оцифровки и как быстро?
Оцифровка бизнеса принесёт бизнесу немало преимуществ:
- Руководство начнёт принимать объективные управленческие решения, которые приведут к увеличению прибыли.
- Повысится качество сервиса, которое улучшит репутацию бренда и укрепит его положение на рынке.
- Удастся оптимизировать затраты — например, благодаря автоматизации рутины можно будет сократить штат и снизить расходы на ФОТ.
- Организация будет находить проблемы в начальной стадии, а не узнавать о них по факту. Пока сложности небольшие, их проще решать и они не приносят много вреда.
- Получится оценивать разные проекты и концентрировать усилия на наиболее выгодных.
Без оцифровки бизнес рискует потерять клиентов, скатиться в убытки и закрыться. Потому что конкуренты, которые проведут оцифровку, смогут улучшать ключевые бизнес-процессы, повышать качество сервиса и выделять средства на развитие и расширение.
Ситуацию усугубят неверные решения руководства, которые часто принимаются из-за непонимания реального положения вещей. Эффективные действия совершаются только при наличии чётких данных, которые определяют оптимальный вектор развития.
Не ждите от оцифровки мгновенных результатов. Первые 2-3 месяца — это стадия накопления данных, на основе которых можно будет делать выводы по будущим периодам и принимать объективные управленческие решения.
