Существенный источник финансирования хозяйственной деятельности — это дебиторская задолженность покупателей (клиентов). Зная сроки и суммы поступлений, руководство компании может оперативно регулировать денежные потоки и избегать кассовых разрывов. Одним из основных инструментов анализа для принятия управленческих решений выступает отчёт по дебиторской задолженности (ОДЗ). Как его сформировать и как им пользоваться — об этом в нашей статье.
Порядок оформления операций с контрагентами
Чтобы ОДЗ стал максимально информативным источником анализа и принятия управленческих решений, его нужно правильно структурировать.
- В первую очередь, определиться с периодичностью сбора данных — еженедельно, ежедекадно, ежемесячно или ежеквартально. Чем больше у организации дебиторов, тем чаще их нужно контролировать.
-
Затем нужно разбить контрагентов по категориям:
- покупатели или клиенты;
- поставщики;
- прочие контрагенты — сотрудники, налоговая служба, банки, и т.д.
- Далее — задолженность каждого контрагента разделить по отдельным договорам или партиям поставок.
- Четвёртый этап — внутри каждой категории выбрать дебиторов с наибольшим удельным весом, и их задолженности рассматривать в первую очередь. Назначить ответственных по взысканию задолженности. Установить допустимые лимиты задолженности по каждому ключевому дебитору.
-
Пятый этап — определить критические периоды просрочки, по истечении которых необходимо:
- написать письмо (сообщение) с просьбой погасить задолженность;
- начинать процедуру внесудебного взыскания;
- готовить исковое заявление суд.
- Шестой этап — создать постоянную комиссию по контролю за проблемной дебиторской задолженностью, обеспечить возможность её постоянной работы. Это актуально для крупных компаний, с большим числом покупателей имеющих право на отсрочку платежа.
Для обеспечения работы по оперативному взысканию дебиторской задолженности желательно разработать специальное положение или регламент. В нём прописать вышеуказанные этапы и определить ответственных лиц.
Чтобы данные по сделкам были корректными и правильно попадали в ОДЗ, нужно позаботиться об их полноценном документальном оформлении. Обязательно наличие:
- подписанного договора. Визировать договор должен директор или иное уполномоченное лицо по доверенности. Копия доверенности должна прилагаться;
- обеспечительных документов (при необходимости). Это могут быть имущественные залоги, банковские гарантии, поручительства. Они выдаются покупателем в качестве гарантии исполнения обязательств по уплате — если это прописано в договоре;
- актов выполненных работ, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, УПД, и других первичных документов, оформленных по формам и требованиям действующего законодательства;
- актов сверки. Их желательно делать хотя бы раз в год — при инвентаризации задолженности, а если это постоянный клиент, то чаще (ежеквартально или ежемесячно).
В интересах контрагентов перейти на электронный документооборот. Используя ЭДО, можно обмениваться документами гораздо быстрее.
В договоре нужно чётко прописать условия оплаты (суммы, сроки) и санкции за их нарушения. Например, пункт о расчётах за поставленную продукцию может выглядеть так:
“Покупатель обязывается произвести уплату аванса в размере 50% от указанной в пункте 2.2. суммы договора в течение 3 календарных дней со дня его подписания. Оставшиеся 50% должны быть перечислены на расчётный счёт Продавца не позднее 30 календарных дней со дня подписания товарно-транспортной-накладной Покупателем. За каждый день просрочки уплаты предусмотреть пени в размере 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей на день отгрузки продукции”.
Если сделка состоит из нескольких этапов (партий), их целесообразно разделять по отдельным спецификациям, чтобы можно было отслеживать задолженность по каждой из них.
Ответственному специалисту стоит регулярно мониторить финансовое положение самых крупных дебиторов. Сделать это можно через платные сервисы по проверке контрагентов, или воспользоваться специальным приложением сайта ФНС “Прозрачный бизнес”. Вовремя обнаруженные затруднения у покупателя позволяют избежать больших финансовых проблем в будущем.
Одновременно нужно отслеживать общую сумму дебиторской задолженности и стараться её не превышать. Например, ограничить лимит общей ДЗ покупателей в размере не более 20% от всей реализации.
На основании ОДЗ можно составлять график платежей — календарь предстоящих поступлений и оплат, с тем чтобы заранее определять даты с вероятным кассовым разрывом (дефицитом денег). При их выявлении — активизировать работу по взысканию дебиторской задолженности.
По результатам сотрудничества следует ввести градацию надёжности покупателей:
- высоконадёжные, не допускающие просрочек платежей;
- надёжные, допустившие единичные просрочки;
- ненадёжные, регулярно нарушающие условия оплаты.
В зависимости от полученной категории, для таких покупателей нужно ввести изменения условий договора — где-то повысив их мотивацию по исполнению обязательств, а где-то отказавшись от отсрочки платежей совсем.
Как сделать отчёт по дебиторской задолженности
Текущую задолженность по предприятию собирает и контролирует бухгалтер по финансовой работе или экономист-финансист. Вся информация по поставкам и платежам собирается в бухгалтерской программе. Например, в учётной системе 1С предусмотрен встроенный отчёт — “Акт инвентаризации расчётов с контрагентами”. Можно использовать его, или настроить свой ОДЗ через опцию “Универсальный отчёт”.
Какие данные включить в отчёт по дебиторской задолженности? По покупателям и клиентам суммы долга определяются дебетовым сальдо счёта 62. По поставщикам сырья и материалов, подрядчикам — на аналогичном сальдо счетов 60 и 76. По прочим дебиторам — сальдо счетов 48, 58, 68, 69, 70, 71, 73, 75.
Дата возникновения задолженности возникает с момента отгрузки (если иное не указано в договоре) и считается в календарных днях. Её можно посмотреть в акте сверки расчетов с контрагентом или в оборотно-сальдовой ведомости по счёту. Пример акта сверки:
Образец акта сверки
По нему видно, что дебитором ООО “Ромашка Трейд” выступает ООО “Василёк Трейд”. Сумма ДЗ по состоянию на 19 июня 2020 года — 976395,24 рублей. Она образовалась за счёт отгрузок 30 апреля и 29 мая 2020 года. Рассчитываем сумму долга по отгрузке 30 апреля: 976395,24 - 430195,70 - 223997,76 = 322201,78 рублей. Дебиторская задолженность распределилась следующим образом:
| Сумма, рублей | Дата образования | Длительность, дней |
|---|---|---|
| 322 201,78 | 30.04.2020 | 50 |
| 654 193,46 | 29.05.2020 | 21 |
Допустим, что в договоре поставки указан срок отсрочки в 30 календарных дней. Получается, что просроченная дебиторка составляет 322,2 тысяч рублей и по ней нужно принимать неотложные меры.
Специалист в ОДЗ внесёт следующую информацию:
| Контрагент | Сумма ДЗ, руб. | В том числе по срокам возникновения, дней | Установленный лимит отсрочки, дней | Просроченная ДЗ, руб. | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| от 0 до 30 | от 30 до 60 | от 60 до 90 | свыше 90 | ||||
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| ООО “Василёк Трейд” | 976 395,24 | 654 193,46 | 322 201,78 | - | - | 30 | 322 201,78 |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Образец отчёта по дебиторской задолженности
Тот вариант ОДЗ, что был рассмотрен выше, не является единственно верным. Каждый руководитель выбирает и разрабатывает удобную для него форму, с учётом особенностей ведения бизнеса. Вот так будет выглядеть ОДЗ, построенный по другому принципу:
Образец ОДЗ
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
Узнать подробнееЭта форма более информативная — её удобно применять при составлении графика платежей и анализе финансового положения предприятия.
Проще всего настроить процедуру сбора ДЗ в бухгалтерской программе. Один раз настроив таблицу “под себя”, сформировать отчёт по дебиторской задолженности можно моментально, в любое время:
Пример ОДЗ в учётной программе
На предприятии могут вестись отдельные ОДЗ, в зависимости от состояния расчётов. Например, по текущей ДЗ, по проблемной ДЗ, по судебной ДЗ. Контролировать дебиторскую задолженность и отвечать за неё будут разные службы. В первом случае — бухгалтерия или финансовый отдел, во втором — отдел продаж, в третьем — юристы.
Чтобы простимулировать возврат дебиторки, в положение о вознаграждении работников можно добавить пункт о начислении дополнительной премии за взыскание проблемных сумм ДЗ.
