При ведении бизнеса многие предприниматели используют план-фактный анализ своей деятельности. Он необходим для того, чтобы определить, способна ли компания достигать запланированных результатов и есть ли у неё дополнительные резервы для развития. Расскажем подробнее, как провести план-факт анализ в компании.
Что лежит в основе план-факт анализа?
План-фактный анализ представляет собой действие по сравнению запланированных показателей с теми, которые получились по факту. Такой вид анализа даёт возможность оценить результаты работы компании, а также обнаружить отклонения между запланированными и фактически полученными результатами. На основании итогов проведённого план-факт анализа руководство и собственники компании принимают различные управленческие решения.
Перед проведением план-факт анализа компания определяет, какие именно данные она будет анализировать, т.е. нужно брать сведения лишь по одному аспекту деятельности. К примеру, часто берут такую информацию:
- прибыль и выручка;
- доходы и расходы, движение денег;
- активы и пассивы;
- бизнес-проекты;
- конкретные товары;
- договоры или заказы;
- и т.д.
Кроме того, компания при необходимости может брать для анализа и другие показатели, которые считает важными в своей деятельности. План-факт анализ бюджета проводится для внутренних потребностей компании, а потому она самостоятельно определяет, как именно будет его проводить.
Однако есть основное правило проведения план-факт анализа:
Для анализа нужно брать запланированные и фактически полученные показатели за один и тот же временной период.
Бывает так, что компания внедряет систему бюджетирования, но при этом не проводит план-фактный анализ. Иными словами, организация планирует какие-то показатели, но не следит за реальными показателями, которые получились по факту при ведении деятельности. Соответственно, руководство и владельцы не понимают, почему компания достигла или не достигла запланированных показателей, какие отделы отработали хорошо или плохо, какой план формировать на следующий период.
План-факт анализ — это процедура, для которой и создаётся бюджетирование, т.е. они проводятся вместе для достижения определённого результата. Такой анализ в привязке к бюджетированию позволяет получить наглядное представление о том, на каком уровне находится деятельность компании, на что необходимо обратить внимание и что по возможности исправить.
Цель проведения план-факт анализа
С помощью план-факт анализа исполнения бюджета можно понять, правильно ли компания ведёт свою деятельность или её нужно скорректировать. Также по его результатам можно выявить сильные и слабые стороны бизнеса и проверить принятые решения.
При регулярном проведении план-факт анализа можно делать следующее на основании полученных результатов:
- Обновлять бюджет по актуальным сведениям. Когда организация сформировала бюджет на год, но в первом квартале повысились цены на сырьё, план-факт анализ укажет на это. Руководство сможет принять решение, какие сферы деятельности нужно скорректировать, например, пересмотреть структуру производства или поменять направление деятельности. Проблему можно будет решить своевременно, и организация избежит убытков.
- Выстраивать более точные планы. На основании результатов план-факт анализа можно понять, был ли сформирован слишком сложный или лёгкий план. Когда становится понятно, что план был нереалистичный и выполнить его действительно было невозможно, на следующий период план нужно понизить. А если реальные показатели намного выше, план можно повысить. Кроме того, можно будет найти систематическую ошибку, к примеру, недооцененные риски или неверную формулу. При её выявлении и исправлении план будет формироваться более точно.
- Находить ответственных. По результатам план-факт анализа можно выяснить, какие подразделения компании показали недостаточные результаты. На основании полученной информации можно сделать вывод о том, по каким отделам нужно изменить порядок работы. Корректировки проводятся точечно с учётом того, что именно нужно поправить в деятельности подразделений.
- Укреплять и развивать бизнес. Выявленные отклонения при проведении план-факт анализа позволяют найти причины появления проблем и разработать подходящие варианты их решения. Кроме того, можно быстро и своевременно реагировать на изменения, улучшать работу компании и учиться на ошибках.
Кроме того, план-факт анализ указывает на неочевидные затраты, изменения рынка, недооценку рисков, проблемы в маркетинге, снижение спроса на товары, неэффективные стратегии продвижения продукции, завышенную себестоимость, неэффективное управление ресурсами и т.д.
Подготовка к проведению план-факт анализа
Стандартно план-факт анализ проводится раз в квартал, но можно и чаще. Прежде чем осуществлять анализ, требуется скорректировать ожидания, а именно нужно учесть, что никогда не бывает идеального совпадения между запланированными и фактическими показателями. При этом особое внимание нужно уделить тем показателям, которые значительно различаются, и именно по ним нужно проводить более глубокую проверку.
Подготовку к план-факт анализу начинают с установки качественной системы учёта и бюджетирования. С её помощью будет собираться требуемая информация, далее анализироваться и интерпретироваться в понятные отчёты и показатели.
Когда в компании уже внедрена учётная система и сформированы бюджетные планы на год, они как раз и будут использоваться для проведения план-фактного анализа. При этом плановые и фактические показатели нужно оформлять в одинаковом формате, чтобы можно было легко и правильно их сравнивать.
По окончании каждого отчётного периода организация сравнивает две группы показателей — запланированные и фактические. При этом не нужно проводить сравнение абсолютно по всем показателям, а целесообразно выбрать именно те, которые наиболее чётко и полно характеризуют какой-либо аспект деятельности предприятия. Построение такой аналитики даст возможность легко разобраться в показателях, проанализировать их и увидеть существенные отклонения.
Также показатели можно разделить на две большие группы:
| Влияют на ведение бизнеса в будущем | Не влияют на ведение бизнеса в будущем |
|---|---|
|
|
План-факт показателей из второй группы несёт определённую пользу, поскольку можно разобраться с тем, как развивался бизнес за определённый период. Но при их анализе не требуется сразу же предпринимать или корректировать текущие действия.
Перед проведением план-факт анализа нужно определить, какие процентные отклонения для компании будут существенными. Например, можно установить такие:
- 1%-5% — несущественные отклонения, можно не обращать на них внимание или учесть, но они не предусматривают немедленного проведения каких-либо действий;
- 5%-10% — умеренные отклонения, которые нужно проверить для выяснения причин этого расхождения и поиска решений для уменьшения последствий;
- 10%-20% — существенные отклонения, при которых требуется обнаружить проблемы и скорректировать стратегию;
- более 20% — критические отклонения, требующие незамедлительных действий по обнаружению ошибок, устранению последствий и предотвращению таких ситуаций в перспективе.
Пример план-факт анализа
Рассмотрим на примере, как проводить план-факт анализ в компании. Изначально требуется подготовить входные данные, которые затем будут анализироваться.
Допустим, компания занимается пошивом женских костюмов. На текущий год запланированы и получены такие показатели:
| Показатель | План, млн. руб. | Факт, млн. руб. |
|---|---|---|
| Выручка от продаж | 10 | 9,7 |
| Расходы на ТМЦ | 5 | 5,1 |
| Расходы на зарплату | 2 | 2 |
| Прочие операционные затраты | 1 | 0,9 |
| Маржинальная прибыль | 2 | 1,7 |
По имеющимся сведениям нужно рассчитать абсолютные (в руб.) и относительные (в %) отклонения по этим показателям на основании таких формул:
Абсолютное отклонение: Δабс. = Факт – План Относительное отклонение: Δотн. = Δабс. / План * 100
При этом и абсолютное, и относительное отклонение может иметь как положительное, так и отрицательное значение:
Таблица 1
При план-факт анализе ориентирование производится на существенность или несущественность рассчитанных процентных отклонений.
По первым трём показателям отклонения несущественные, поэтому их можно не брать во внимание. Однако нужно детально проанализировать два последних показателя — прочие операционные расходы и маржинальная прибыль.
Показатель фактических прочих операционных расходов отклонился в сторону уменьшения, что является позитивным моментом. Связано это с тем, что компания для развития бизнеса брала кредитные средства, по которым нужно было платить проценты. Однако она смогла закрыть кредитный договор немного раньше срока, а потому заплатила процентов на 10% меньше от запланированной суммы.
Однако даже несмотря на уменьшение фактической суммы от запланированной суммы прочих операционных расходов, маржинальная прибыль также оказалась меньше, чем по плану. И связано это с тем, что выручку от продаж не «добили» до плана на 3%, а расходы на сырьё и материалы по факту превысили на 2%. Именно в первую очередь от этих показателей напрямую и зависит размер маржинальной прибыли. Фактически выручка от продаж отклонилась от плана в сторону уменьшения в связи с тем, что одна из точек продаж расположена в районе, где проводился ремонт дорожного полотна. В связи с этим некоторое время компания не могла нормально продавать женские костюмы, но этого она не могла предположить заранее. Фактические расходы на сырьё и материалы отклонились от плана в сторону увеличения в связи с тем, что поставщик решил несколько повысить цены на свои товары. А этот момент не был учтён при составлении плана.
На основании проведённого план-факт анализа можно сделать следующие выводы:
- По зарплате сотрудников расчёт был произведён верно, отклонения не было.
- Выручка от продаж фактически была получена меньше, чем запланировано, однако этот момент не зависел от компании.
- Стоимость сырья и материалов по факту оказалась выше запланированной, поскольку поставщик повысил свои цены.
- Размер фактических прочих операционных расходов оказался меньше запланированного, поскольку компания смогла досрочно закрыть свои кредитные обязательства.
- Рекомендации в данной ситуации будут связаны с поиском поставщиков, которые продают товары по более низким ценам. В этом случае можно будет снизить себестоимость продукции и тем самым приблизиться к запланированному уровню маржинальной прибыли.
