Управленческим издержкам уделяют особое внимание. Они важны для корректного учёта и расчёта налога на прибыль.
Поговорим о том, какие издержки входят в состав управленческих, как распоряжаться такими расходами и проводить по ним операции.
Какие затраты можно признать управленческими
Управленческие расходы — это все издержки, которые компания несёт на управление бизнесом. Они не имеют прямого отношения к производству, продажам и оказанию услуг, но без них фирма не сможет функционировать.
Например, руководитель компании не участвует в производстве и продаже товаров напрямую, но без него бизнес-процессы невозможны. Организация не может функционировать без руководителя. Его зарплата — это управленческие расходы.
Сотрудников, занятых в работе компании, нужно где-то разместить. Аренда офисных помещений — тоже управленческие расходы.
Какие издержки также можно отнести к управленческим:
- техническое оснащение офисов, обслуживание рабочих мест (чай, кофе, мебель и т.д.);
- амортизация и ремонт основных средств управленческого назначения;
- оплата консалтинговых, аудиторских услуг;
- зарплата уборщикам и охранникам;
- оплата услуг сторонних организаций;
- представительские расходы;
- корпоративное такси;
- коммунальные услуги;
- канцелярия;
- оплата мобильной связи и Интернета и т.д.
В конечном счёте, перечень издержек определяется деятельностью компании.
Управление расходами
Управленческие расходы период за периодом остаются условно-постоянными. Они не привязаны напрямую к объёму продаж или показателям выручки. Например, вне зависимости от того, сколько товаров продаст фирма — счета за свет и стоимость месячной аренды помещений будут стандартными.
Такая стабильность бывает минусом. Особенно если компания зарабатывает мало, а управленческие расходы отнимают большую часть бюджета. Но в постоянстве таких издержек есть преимущество — их можно предсказать и спланировать.
Такие расходы можно поделить на два вида:
- привязанные к активам бизнеса (ремонт основных средств, амортизационные начисления, арендная плата и т.д.);
- связанные с развитием бизнеса (оплата труда управленческого состава, командировочные, отпускные и прочие выплаты).
В расчёте управленческих издержек динамика продаж не учитывается. Накладные расходы рассчитывают преимущественно не по нормативам, а в рамках установленных лимитов. При этом важно учитывать, что управленческие расходы растут вместе с бизнесом. Это необходимость — чтобы компания успешно развивалась, ей нужны различные вложения:
- в повышение квалификации и навыков сотрудников;
- улучшение рабочих условий;
- аренду дополнительных помещений и складов и т.д.
Чтобы контролировать управленческие расходы и не допускать превышения лимита, при котором компания начнёт работать в минус, нужно выбрать подходящий метод управления.
Есть несколько способов:
- Традиционный. Его еще называют советским, потому что применяется со времен СССР. Согласно ему, управленческие издержки ограничиваются определённым процентом от фонда оплаты труда. Метод подразумевает множество ограничений и не подходит большинству предприятий, потому что зачастую приводит к уменьшению эффективности производства. В наше время применяется редко.
- Управление расходами на основании уже имеющихся результатов. Способ подразумевает, что показатели по расходам возрастают с каждым годом. Индексация определяется темпом роста компании и её издержек. Среди коммерческих предприятий данный способ — самый распространённый.
- Планирование издержек, связанное с окончательным результатом компании. По опыту ключевых организаций высокоразвитых стран, такая стратегия считается самой эффективной.
Политика по расходам компании должна подходить её потребностям и особенностям работы. Стратегия планирования всегда выбирается индивидуально.
Бухгалтерский учёт издержек
Управленческие расходы стандартно проводят по двум счетам: 26 и 44.
Счёт 26 использует большинство компаний — промышленные, посреднические, сельскохозяйственные и т.д.
По счёту проводят все издержки, связанные с управлением и администрированием бизнеса. В течение периода расходы собирают по дебету 26, а в конце месяца вся сумма списывается с кредита и распределяется. Остатков на счёте к концу периода быть не должно.
Так, весь месяц показатели по кредиту счетов 02, 60, 69, 70, 76 собираются по дебету 26. А в конце периода сумму списывают на счёт 90.
Торговые предприятия для отражения затрат пользуются счётом 44.
Госпорганы и госучреждения работают с учётом по-другому. В соответствии с планом счетов, установленным Приказом Министерства финансов №157н, они отражают общехозяйственные издержки по счёту 109 80. Там учитываются те же затраты, что любой бизнес несёт на административные и управленческие цели: зарплаты штатным сотрудникам, начисленные взносы, коммунальные платежи, оплата телефонной связи и Интернета и др.
Общехозяйственные издержки, понесённые за месяц, бизнес относит на счёт 109 60. Нераспределяемые затраты учитывают на счету 401 20.
Управленческие издержки не включают в стоимость незавершённого производства.
Проведём операции на примере компании, которая закупила для офисных сотрудников новые рабочие блокноты. Воспользуемся проводками:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Стоимость блокнотов списывается в издержки | 44, 26 | 76, 60 |
| Со стоимости блокнотов начисляется НДС | 19 | 76, 60 |
| НДС принимается к вычету | 68 | 19 |
| Производится оплата | 76, 60 | 71, 51 |
Налоговый учёт
Управленческие издержки влияют на расчёт налога на прибыль. При списании затрат важно учитывать несколько условий:
- все расходы связаны напрямую с деятельностью компании;
- издержки можно обосновать документально;
- затраты оправданы реальными нуждами бизнеса.
Попытку списания издержек, не соответствующих этим условиям, инспекторы не примут и при расчёте налога на прибыль не учтут.
То есть, если компания сделала ремонт офиса после потопа, потому что иначе в нём невозможно было бы работать — это оправданно и отвечает нуждам бизнеса. А если она просто хотела обновить интерьер и поднять настроение сотрудникам, таким расходам статус управленческих не присвоят.
Учёт издержек зависит от того, к какой категории они относятся — сырьё, материалы, зарплаты, амортизация и т.д. — и от применяемого учётного метода:
- Если бизнес использует метод начисления, то издержки учитывают в том же периоде, в котором их понесли.
- Если применяется кассовый метод — расходы фиксируют по факту непосредственно оплаты.
Особое внимание нужно уделить представительским расходам — их можно включить в налоговой учёт в сумме 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). Если размер издержек окажется выше, остаток можно перенести на следующий период. Затраты считают с начала года нарастающим итогом. ФОТ в течение этого периода увеличивается параллельно.
Например, представительские издержки компании «Рассвет» в феврале составили 30 000 рублей. Сумма в фонде оплаты труда в том же месяце — 370 000 рублей. 4% от этой суммы — максимум, который бизнес сможет учесть в феврале. То есть:
370 000 * 4% = 14 800 рублей — столько организация сможет принять к учёту для целей налогообложения.
