Контроль и анализ расходов необходимы, чтобы эффективно управлять предприятием и расти в доходе. В материале поговорим об управленческих расходах: что к ним можно отнести, как контролировать уровень издержек и отразить затраты в бухучёте.
Что относится к управленческим расходам и чем они отличаются от коммерческих
Налоговый кодекс и прочие законодательные акты не включают чёткого определения управленческих расходов. Для коммерческих издержек специальной формулировки тоже не предусмотрено. Существуют только общие критерии — детали зависят от работы предприятия.
Так, содержание управленческих затрат содержится в самом названии — это все деньги, которые уходят на управление предприятием. Компенсация расходов, не относящихся конкретно к производству, но без которых бизнес не сможет работать.
Например, к подобным расходам можно отнести:
- зарплату сотрудников, не занятых производством или выполнением работ и услуг (руководитель, бухгалтер, администратор, кассир и т.д.);
- аренду офисных помещений;
- оплату коммунальных услуг;
- оплату телефонной связи и Интернета;
- закупку канцелярии, деловых изданий;
- проездные за счёт предприятия;
- корпоративное такси;
- представительские расходы, если невозможно отнести их к реализации конкретной продукции;
- оплату охранных услуг;
- компенсацию обучения и подготовки сотрудников;
- издержки, понесённые для остальных административных или управленческих целей.
Управленческие расходы учитываются при расчёте налога на прибыль. Но чтобы включить их в налогооблагаемую базу, они должны соответствовать критериям признания расходов:
- иметь документальное подтверждение;
- быть экономически обоснованными;
- производиться за счёт доходов от прямой деятельности бизнеса и направляться на цели предприятия.
Например, в офисе случился потоп. Техника повредилась и пришла в негодность, стены зацвели плесенью. Сотрудники в таких условиях работать не могут, поэтому затраты на ремонт и замену оборудования и мебели можно считать управленческими. Их можно учесть в налогооблагаемой базе.
Если бы ремонт сделали без необходимости, по личной инициативе руководства, чтобы поднять настроение персоналу — отнести такие затраты к управленческим расходам фирма бы не смогла. Учитывать их при расчёте налога также нельзя.
Коммерческие расходы предприятие несёт на производство и продажу товаров, оказание услуг, выполнение работ — в общем, на всё, что помогает донести основной продукт до конечных потребителей/покупателей. Содержание коммерческих расходов также будет зависеть от деятельности бизнеса.
К примеру, когда деятельность предприятия заключается в услугах, в коммерческие расходы включают рекламу и продвижение.
Если бизнес что-то производит, то к коммерческим расходам относят:
- издержки на хранение продукции — оплату услуг складов, работы грузчиков;
- продвижение товаров среди потребителей, в том числе, с помощью посредников;
- всё, что производитель потратит на отгрузку продукции — оплату упаковки, доставки, страховки при перевозке и т.д.
Если главное направление работы компании — продажа товаров, то к коммерческим расходам относят все торговые издержки, кроме себестоимости:
- оплату труда рабочих и продавцов;
- затраты на закупку;
- доставку товаров;
- аренду торговых и складских помещений;
- рекламу и продвижение;
- гарантийный ремонт;
- представительские расходы;
- отгрузку и т.д.
Коммерческие расходы также можно учесть для расчёта налога на прибыль. Здесь тоже важно соблюдать критерии признания расходов, но есть и другие условия.
Например, существуют нормативы для рекламных расходов — их можно включить в базу налога в сумме 1% выручки от реализации. А потери от недостачи или урона при хранении или перевозке товаров можно учесть только в пределах норм естественной убыли, определённых Постановлением Правительства №814.
Анализ и контроль управленческих расходов
Управленческие расходы условно-постоянны. Размер таких расходов обычно не сильно меняется от месяца к месяцу. Например, сколько бы не заработала компания за прошедший период, ей нужно оплатить ту же стоимость аренды, что и раньше, погасить те же коммунальные платежи, выдать сотрудникам установленную зарплату и так далее.
Это одновременно и плюс и минус. Минусом постоянство таких издержек будет, в основном, для мало преуспевающих компаний. Если доходы бизнеса едва перекрывают управленческие затраты, есть риск убытков, а в дальнейшей перспективе — долгов и банкротства.
Но несомненное преимущество в том, что сумму таких расходов можно контролировать и оптимизировать. Установить минимальный норматив, который бизнесу нельзя превышать, чтобы не уйти в минус — и планировать последующую деятельность с учётом этого лимита.
Есть несколько способов контроля таких расходов:
- Традиционный (советский). Заключается в том, что управленческие расходы выражают в каком-то проценте от ФОТ. Самый старый метод, который давно считают неэффективным.
- Планирование расходов по имеющимся результатам. Уровень затрат ежегодно индексируется пропорционально росту бизнеса и его расходов. Самый популярный среди компаний метод.
- Планирование, основанное на окончательном результате. Согласно практике развитых стран, это самый продуктивный способ.
Управленческие расходы в бухучёте
Все данные о расходах включают в учёт по правилам, установленным нормативными документами:
- ПБУ 10/99 «Расходы организации»;
- Инструкцией по применению плана счетов бухучёта, утверждённой Приказом Министерства финансов №94н.
Согласно пункту 21 ПБУ 10/99, компании включают издержки в отчёт о финансовых результатах с разделением на несколько категорий;
- себестоимость реализованных продуктов, услуг и т.д.;
- коммерческие расходы;
- управленческие затраты;
- прочие издержки.
Из того же ПБУ следует, что для создания финансового результата от основных направлений деятельности компания определяет себестоимость продукции, услуг, и других реализуемых объектов. Себестоимость формируют на основе нескольких видов затрат:
- по обычным направлениям компании, признанных как в текущем и предшествующих отчётных периодах;
- переходящих, направленных на получение компанией дохода в последующих периодах, с учётом возможных изменений в условиях производства и других процессах внутри компании.
Коммерческие издержки, наряду с управленческими, можно целиком отнести к себестоимости реализуемых объектов в том периоде, когда их признали расходами по основным направлениям работы предприятия.
Руководство самостоятельно устанавливает регламент учёта управленческих расходов, руководствуясь собственными потребностями и действующими нормами. Инструкцию необходимо документально оформить и закрепить в учётной политике. Коммерческих расходов касается то же самое.
Издержки разносят по счетам так, как прописано в действующем плане счетов, закреплённом в УП.
Большинство предприятий учитывает управленческие затраты на счету 26. Исключение составляют торговые компании — они проводят такие издержки по счёту 44.
В рамках правил, закреплённых в УП, управленческие издержки на счету 26 можно по-разному списать в себестоимость:
- в процессе реализации товаров, продукции, услуг;
- напрямую в себестоимость реализованных товаров, услуг и т.д. в том периоде, когда затраты появились.
Если компания выбрала первый принцип, то расходы списываются со счёта 26 в дебет счетов 20, 23, 29. В отчёте о финрезультатах сумма данных издержек отразится в строке 2120. Если нужно указать на существенные расходы, их вносят в отдельную подстроку.
При втором подходе затраты списываются проводкой Д/т 90, К/т 26. В отчёте размер издержек будет показан в строке 2220.
Так, компания сама устанавливает порядок, по которому будет учитывать управленческие расходы. Регламент обязательно прописывают и закрепляют в учётной политике. Отражать издержки в отчёте о финрезультатах необходимо также в соответствии с положениями УП, иначе он будет некорректным.
