Управленческий учёт часто ведут в Excel или Google-таблицах. Расскажем, зачем и как это делают, а также какие есть способы автоматизации учёта к 2024 году.
Зачем нужен управленческий учёт
Управленческий учёт — это один из главных «советников» в бизнесе. Инструмент позволяет собирать главные сведения о деятельности и на их основе формировать отчётность с результатами. Результаты можно анализировать и затем принимать решения, которые помогут бизнесу избежать проблем и развиваться.
Часть вопросов, на которые управленческий учёт поможет дать аргументированный ответ:
| Какая реальная прибыль у бизнеса | Есть ли риск кассовых разрывов |
|---|---|
| Брать ли кредит и на какой срок | Сколько инвестировать в другие направления |
| Какое направление прибыльное или убыточное | Где находятся все деньги |
| Можно ли снизить себестоимость | Теряются ли деньги в бизнес-процессах |
| Какую сумму можно вывести из бизнеса | Какую цену (скидку) можно установить |
Законодательство не обязывает бизнес вести управленческий учёт, поэтому внедряют его по желанию и необходимости, устанавливая собственные правила и методы ведения.
Главное — придерживаться двух основных правил:
- Управленческий учёт не должен мешать бизнесу работать.
- Итоговая управленческая отчётность должна быть точной, полной и понятной.
Только соблюдая оба правила, учёт поможет бизнесу развиваться, адекватно оценивать деятельность, точнее планировать и прогнозировать результаты.
Основная отчётность в управленческом учёте
Главными формами управленческой отчётности являются:
| Отчёт о движении денежных средств (ДДС) | Показывает, как двигались деньги, но не показывает, есть ли прибыль в этом. Составляется по кассовому методу и совмещается с платёжным календарём — расписанием платежей |
| Отчёт о прибылях и убытках (ПиУ) | Показывает, сколько бизнес заработал, но не говорит, какая часть из заработанного оплачена. Анализировать лучше с отчётом ДДС. В результате можно понять, в правильном ли направлении работает бизнес и стоит ли продолжать деятельность |
| Управленческий баланс | Показывает, какие активы есть у бизнеса и за счёт чего они профинансированы. В результате анализа понятно, какая часть бизнеса принадлежит собственникам, а какая — кредиторам |
Составляют и другие отчётности — всё зависит от вида деятельности бизнеса и от его поставленных задач управленческому учёту. Например, ещё обычно подготавливают отчёт об основных средствах, отчёт о запасах, отчёт о логистике, отчёт о маркетинге, отчёт о продажах, отчёт о задолженностях и так далее.
Часто всё это составляется в Excel или Google-таблицах. Потому что для этого в программах есть нужный функционал, системы бесплатны и для многих понятны.
Управленческий учёт в Excel
К 2024 году, как правило, только микробизнес ведёт управленческий учёт с помощью Excel или Google-таблиц. У этого метода есть свои плюсы и минусы:
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Доступность. Excel есть почти у каждого, а для Google-таблиц и вовсе нужен только доступ в интернет | Высокие риски ошибок. Можно легко допустить ошибку (опечатку) или что-то не дописать, из-за чего весь учёт может рухнуть |
| Гибкость. Системы можно настроить индивидуально под собственные задачи | Тяжело искать ошибки. Поиск в массиве данных может занимать много рабочего времени |
|
Функционал. На основе данных можно выстраивать аналитику с помощью графиков и диаграмм. Есть удобные фильтры, можно создать нужные формулы, классификации, присвоить коды операций |
Нельзя автоматизировать. Даже если расставить формулы и всё будет работать по цепочке, то глобально не станет легче вести учёт. Всё равно нужно будет регулярно переносить данные, тщательно всё проверять и искать при необходимости ошибки |
На каждом предприятии учёт ведётся индивидуально в зависимости от потребностей и задач. Но есть общие рекомендации, которых стоит придерживаться при составлении таблиц:
- Отчёты в таблицах можно разделять.
Не нужно на одном листе умещать все данные, потому что их будет тяжело искать и использовать для анализа. Также это повышает риск ошибок. - Используйте автозаполнение.
Для оптимизации управленческого учёта используют справочники единиц бизнеса, проектов, статей и другого. Всё это значительно облегчает работу, экономит время и уменьшает риск ошибок. - Категории для ключевых значений.
В каждом отчёте на первой странице важно указывать главные сводные показатели и их расшифровывать. Такой формат будет нагляднее и удобнее для пользователей. - Применяйте дополнительные функции.
В Excel и Google-таблицах предусмотрены аналитические функции (корреляция, дисперсия, экстраполяция и другие), которые помогают анализировать информацию, выявлять ключевые тренды развития бизнеса и своевременно принимать необходимые решения. - Листы корректировки.
Если отчёты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных. - Настройка защиты листов.
Контрольные листы отчётных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчёты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.
В интернете можно найти много шаблонов, который помогут начать вести управленческий учёт в Excel или Google-таблицах. Главное — научиться использовать выбранные шаблоны, настроить их индивидуально для собственного бизнеса и регулярно вести.
Примеры управленческой отчётности в Excel
В упрощённом варианте таблицы управленческого учёта выглядят так:
Отчёт о движении денежных средств в Excel
Отчёт о прибылях и убытках в Excel
Малые, средние и крупные предприятия к 2024 году используют сторонние сервисы или создают собственные программы, которые позволяют автоматизировать управленческий учёт.
Например, помогает это делать «Моё дело Финансы». Сервис автоматизирует сбор денежных операций, настраивает прозрачную аналитику по финансам, помогает избежать ошибок, легче и быстрее формировать отчётность:
Отчёт о движении денежных средств в «Моё дело Финансы»
Отчёт о прибылях и убытках в «Моё дело Финансы»
Ошибки и трудности при ведении учёта в Excel
Если было решено отказаться от автоматизированных сервисов и вести учёт в Excel или Google-таблицах, то важно соблюдать рекомендации и быть готовым к ошибкам:
-
Неправильная постановка целей и задач.
Важно сразу же определить цели внедрения управленческого учёта и донести их до работников. Когда цели и задачи меняются, об этом нужно сразу всем сообщать. -
Учёт без регламента.
Важно составлять регламент ведения учёта. Это снизит количество ошибок, поможет избежать споров и удобно при обучении новых сотрудников — не нужно постоянно объяснять одно и то же. -
Низкая компетентность.
Часто сотрудникам тяжело вести управленческий учёт, особенно на первоначальном этапе. Им нужно в этом помогать, составляя письменные и видеоинструкции. -
Игнорирование основных форм отчётности.
В управленческом учёте можно использовать множество разных форм, но главные усилия стоит делать именно на отчёты ДДС и ПиУ. С ними анализ получится полным и без искажений. -
Неправильное отражение НДС.
Если ИП или организация работает с НДС, то ДДС заполняют с его учётом. В отчёте ПиУ указывают данные без учёта НДС. Часто пользователи это забывают, из-за чего отчётность получается некорректной. -
Неправильное распределение обязанностей.
Иногда основные задачи по ведению управленческого учёта «вешают» на бухгалтеров, кадровиков и руководителей отделов. Это неправильно, потому что для этого необходимо нанимать дополнительных сотрудников, в идеале — финансистов под руководством финансового директора. -
Много рутины.
Всю рутинные операции важно автоматизировать. Управленческий учёт станет вести легче, а итоговая отчётность будет качественнее.
Анализ управленческих отчётов
Нет смысла внедрять управленческий учёт, если в результате отчётность получится некорректной, непонятной и неполной. Важно это понимать, соблюдать регламент и на регулярной основе вести учёт.
Часто именно после анализа управленческой отчётности у бизнеса выявляются проблемные места, которые сначала могут показаться неприметными. Например, низкая выручка от продажи одной из продукций (услуг), снижение рентабельности направления, большая себестоимость и так далее. Всё индивидуально для каждого бизнеса.
К анализу управленческих отчётов каждый руководитель или ответственный специалист подходит индивидуально. У всех свои мысли и методы решения текущих и будущих проблем, а также идеи по развитию бизнеса дальше.
Образец управленческой отчётности — анализ показателя выручки в «Моё дело Финансы».
Аналитика в «Моё дело Финансы»
