Управленческий учёт в некоммерческой организации отличается от привычного, так как конечная цель НКО — не прибыль. Но это не отменяет важности УУ, так как некоммерческие фирмы тоже заинтересованы в устойчивом финансовом положении и своевременном выявлении проблем. Рассказываем, как работает управленческий учёт в НКО и почему важно правильно вести бухгалтерию.
Что такое некоммерческая организация?
Некоммерческая организация — это предприятие, которое работает не ради прибыли, а для выполнения конечной цели, заявленной в Уставе. Например, чтобы систематизировать хозяйство садового товарищества или распределить пожертвования между конечными получателями.
Деятельность НКО регулируется Федеральным законом от 12.01.1996 года № 7-ФЗ. Согласно документу предприятия работают в социально значимых сферах, которые связаны с:
- благотворительностью;
- образованием и культурой;
- наукой;
- спортом;
- духовностью;
- юридической и правовой помощью населению и гражданам;
- разрешением споров и конфликтов;
- и прочими областями.
Смежные направления деятельности могут быть связаны с извлечением прибыли, но только если она будет направлена на достижение цели. Например, благотворительная организация может продавать сувенирную продукцию, а вырученные деньги тратить на проведение мероприятий.
Нужен ли НКО управленческий учёт?
Некоммерческим организациям, как и коммерческим, нужен управленческий учёт. Он позволяет контролировать финансовое положение, предупреждать проблемы и принимать объективные управленческие решения.
В НКО учёт фокусируется на контроле денежных потоков, соблюдении бюджетов и формировании резервов на случай непредвиденных обстоятельств.
Задачи управленческого учёта в некоммерческих организациях:
- Планирование поступлений и расходов, необходимых для достижения уставной цели. Упрощение приоритизации направлений и мероприятий.
- Анализ показателей и финансового положения. Определение точек роста и оптимизации для повышения эффективности.
- Управление проектами, выявление проблемных мест и возможностей для рационального использования целевых средств.
- Контроль себестоимости продукции и услуг, производимых НКО.
- Проверка операций на соответствие уставной цели. Поиск источников затрат, из-за которых нарушается достижение уставных целей.
- И другие.
Есть мнение, что для контроля финансов и имущественного положения некоммерческой организации достаточно бухгалтерского учёта. Это неверное утверждение, потому что базовых отчётов недостаточно для детального отражения операций. БУ — лишь основа, на которой строится система управленческого учёта.
Что собой представляет управленческий учёт в НКО?
Финансовая деятельность некоммерческих фирм строится вокруг смет и бюджетов, которые отражают источники финансирования, затраты и остатки денег на конец периода. Документы составляют как по организации в целом, так и по отдельным проектам или мероприятиям.
В НКО должна быть смета, утверждённая на год. Без неё доходы и расходы могут признать нецелевыми, что повлечёт проверки и крупные штрафы.
Смета
Смета — это план по затратам. Составляется по организации в целом, конкретному направлению или мероприятию. Представляет собой таблицу, в которой перечислены плановые расходы. Её делают в Excel или автоматизированных программах для УУ.
Например, смета благотворительного мероприятия:
Смета
Можно добавить столбцы с источниками финансирования, чтобы сделать документ полезнее:
Смета (2)
Локальные сметы создают по общей смете доходов и расходов — основе управленческого учёта НКО. Её наличие — требование законодательства согласно пункту 1 статьи 3 Закона от 12.01.1996 года № 7-ФЗ. Форму документа определяют в организации и утверждают на общем собрании — нормативных требований нет.
Смета состоит из двух частей:
- Доходы. Список источников финансирования.
- Расходы. Список затрат на достижение уставной цели.
Документ составляют на год. Смету могут запросить государственные органы, чтобы убедиться в целевом использовании средств и прочих вопросах. Для внутреннего контроля составляют сметы на более короткие периоды: полугодие, кварталы и месяцы. По ним составляют планы проведения мероприятий и прочих активностей, необходимых для выполнения уставной цели.
Пример формы сметы доходов и расходов некоммерческой организации:
Пример формы сметы доходов и расходов
К смете можно составить пояснение с предельным отклонением в процентах по всем или отдельным категориям затрат. И дополнить причинами, при которых допускается нарушение плана.
В конце года составляется и утверждается на общем собрании отчёт об использовании сметы доходов и расходов. В нём приводятся плановые и фактические значения по итогам года. Аналогичный документ составляют в УУ — в целом по организации за год, кварталы и месяцы. Для детального анализа отчёт делают для отдельных направлений и мероприятий.
Пример формы отчёта об использовании сметы доходов и расходов:
Пример формы отчёта об использовании сметы
По требованиям бухгалтерского учёта в конце года некоммерческие организации составляют отчёт о целевом использовании средств — данные должны совпадать с отчётом.
Если по каким-то статьям допущено превышение, руководитель или иное должностное лицо готовит обоснование. Оно пригодится не только для внешних пользователей, но и для внутренних, чтобы найти ошибки и избежать повторения в будущем.
Бюджет
Бюджет — ещё один инструмент контроля доходов и расходов. В отличие от сметы, считается более оперативным и наглядным, так как отражает плановые и фактические значения и разницу между ними — профицит или дефицит.
Составляется как смета — на год, квартал или месяц. Можно делать локальные бюджеты для мероприятий или отдельных направлений деятельности. Документ необязательно утверждать на собрании.
Пример бюджета:
Пример бюджета
Наглядная таблица сразу показывает, что организации не хватит средств на рассматриваемый период. Руководитель может принять объективное решение:
- найти дополнительные источники финансирования, чтобы покрыть дефицит;
- сократить расходы, чтобы уложиться в суммы из источников финансирования.
После составления документ ведут в режиме реального времени, чтобы оперативно оценивать выполнение плана и предупреждать возникновение дефицита. Так НКО избегает сложностей с выполнением обязательств и достижением уставной цели.
Годовой бюджет с плановыми показателями можно составить по примеру бухгалтерского баланса — в сравнении с фактическими результатами за последние 2-3 периода. Это позволит рассчитать абсолютные, относительные отклонения и другие показатели, необходимые для оценки имущественного положения и принятия управленческих решений.
Смету и бюджет лучше составлять в Excel, Google Таблицах или других электронных таблицах, чтобы повысить точность расчётов и избежать ошибок.
Финансовый план
Финансовый план — это обширный документ в системе управленческого учёта, где отражены ключевые решения и политика организации. Иными словами, характеристика направления деятельности и выбора мероприятий, необходимых для достижения уставной цели. Бюджет и сметы — составные части финансового плана.
Разделы финансового плана НКО:
- Обзор предприятия: цели, основные направления, результаты прошлых периодов.
- Описание организации.
- Обзор отрасли, в которой работает НКО.
- Описание основных направлений деятельности, коммерческие и некоммерческие услуги.
- Характеристика основных потребительских групп.
- Описание порядка оказания услуг, производства продукции и других деталей деятельности, направленных на достижение основной цели.
- Календарный план.
- Финансовое резюме: источники доходов, основные статьи расходов.
Финансовый план пригодится отделам НКО в планировании деятельности. Например, бухгалтерия ориентируется на последний раздел с бюджетами и сметами при планировании финансовой деятельности.
Документ полезен не только для внутренних целей. Его показывают внешним пользователям, чтобы познакомить с предприятием, планами и перспективами. Например, когда идут переговоры о привлечении дополнительного источника финансирования. Наглядное описание сразу покажет, на что планируется потратить привлечённые средства.
Управленческий учёт не может существовать без грамотного бухгалтерского учёта, который ложится в основу отчётов. Поэтому НКО должны знать, как правильно отражать хозяйственные операции — об этом далее.
Бухгалтерский учёт в НКО
Бухгалтерский учёт в некоммерческих организациях подчиняется общим нормам и стандартам БУ. Ключевое отличие кроется в отражении поступлений. Основная часть доходов НКО — целевое финансирование. Например, деньги вносят члены организации или государство в виде грантов на развитие социально значимых сфер жизнедеятельности.
Для отражения выручки не подходит привычный счёт 90 «Продажи». Вместо него используют счёт 86 «Целевое финансирование». Поступления отражают по кредиту, а расчёты с контрагентами — по дебету.
Если НКО параллельно ведёт коммерческую деятельность, выручку от реализации товаров или услуг отражают стандартными записями.
По итогам отчётного периода финансовый результат переносят на счёт 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)», а затем — на счёт 86. Потому что прибыль от коммерческой деятельности НКО должна быть направлена на достижение уставной цели.
Учётная политика
Даже если нет коммерческой деятельности, организация всё равно обязана утвердить учётную политику согласно ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» — приказ Минфина РФ от 6 октября 2008 года № 106н.
В учётной политике определяют:
- в какой момент отражать средства, полученные на ведение уставной некоммерческой деятельности. Это можно делать по кассовому методу или методу начисления;
- на каком счёте отражать затраты организации: 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы». В зависимости от специфики деятельности возможно использование обоих счетов;
- как распределять общехозяйственные расходы, если НКО совмещает коммерческую и некоммерческую деятельность. Выбирают между двумя вариантами: по зарплате сотрудников, занятых в деятельности, или по полученной выручке.
Учётную политику утверждает руководитель некоммерческой организации.
План счетов
Вместе с учётной политикой составляется план счетов. За основу берётся стандартный план счетов, который утверждён приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года № 94н.
В НКО рабочий план мало чем отличается от того, которым пользуются коммерческие организации. Но здесь требуется повышенная детализация, если предприятие совмещает некоммерческую и коммерческую деятельность. По бухгалтерскому и управленческому учёту должно быть ясно, какие суммы и к каким направлениям относятся.
Если у НКО несколько источников финансирования, то по каждому рекомендуется открыть субсчёт к счёту 86 «Целевое финансирование». Например, для отдельных благотворителей. Но как минимум нужно разделить поступления от коммерческой и некоммерческой деятельности.
Аналогично поступают со счетами, на которых собирают затраты — 20 и/или 26. На основе данных из БУ составляется система управленческого учёта, по которой определяют эффективность работы и имущественное положение.
Учёт в организациях без коммерческой деятельности
Если организация не занимается коммерцией, проводки составлять легко — всё строится вокруг счёта 86 «Целевое финансирование». Изредка применяют счёт 91 «Прочие доходы и расходы» — например, если продали основное средство или нематериальный актив.
Для отражения основных операций используют следующие проводки:
-
Операции, связанные с организацией деятельности некоммерческой компании:
- Дт (20, 26) / Кт 68 (76) — уплата пошлин и иных регистрационных сборов.
- Дт 10 / Кт 60 — приобретение товарно-материальных ценностей, необходимых в деятельности НКО.
- Дт 20 (26) / Кт 10 — списание стоимости товарно-материальных ценностей, ранее приобретённых для ведения деятельности.
- Дт 20 (26) / Кт 69 (70, 71) — расчёты с работниками и прочими лицами, которые участвуют в деятельности НКО.
- Дт 20 (26) / Кт 76 — расчёт по прочим операциям, связанным с деятельностью НКО. Например, аренда помещения, подготовка презентационных материалов и т.п.
- Дт 20 (26) / Кт 68 — уплата бюджетных обязательств,
- Дт 86 / Кт 20 (26) — отражение использования целевых средств на организационные операции компании.
-
Универсальные проводки, которыми отражают выделение целевых средств для оплаты операций по организации деятельности:
- Дт 86 / Кт 76.
- Дт 76 / Кт 01 (10, 50, 51, 52).
-
Получение и учёт целевого финансирования:
- Дт 07 (08, 10, 50, 51, 52) / Кт 76.
- Дт 76 / Кт 86.
-
Покупка основных средств или нематериальных активов за счёт целевых средств:
- Дт 08 / Кт 60.
- Дт 01 (04) / Дт 08.
- Дт 60 / Кт 51.
- Дт 86 / Кт 83.
-
Продажа основного средства или нематериального актива:
- Дт 51 (50) / 76 — получена оплата от покупателя.
- Дт 76 / Кт 91.1.
- Дт 91.3 / Кт 68.
- Дт 83 / Кт 01 (04) — списана стоимость проданного объекта.
- Дт 10 / Кт 91.1 — учтены материалы, которые остались от объекта.
-
Фиксация финансового результата после продажи основного средства или нематериального актива:
- Дт 91.9 (99) / Кт 99 (91.9) — получена прибыль (убыток) от реализации ОС или НМА.
- Дт 99 (84) / Кт 84 (99) — финансовый результат учтён как нераспределённый.
- Дт 84 (86) / Кт 86 (84) — целевые средства увеличены (уменьшены) на нераспределённый финансовый результат.
- Дт 02 (05) / Кт 01 (04) — списана амортизация, начисленная на основное средство или нематериальный актив.
-
Проводки по прочим операциям:
- Дт 26 (25) / Кт 02 — начисление амортизации по основному средству.
- Дт 26 (25) / Кт 05 — начисление амортизации по нематериальному активу.
- Дт 83 / Кт 01 (04) — выбытие основного средства или нематериального актива.
- Дт 50, 51, 52 (86) / Кт 86 (50, 51, 52) — отражена положительная (отрицательная) курсовая разница по валютным сбережениям НКО.
- Дт 55 (58) / Кт 86 — получены проценты по депозиту, открытому в финансовой организации.
Учёт в организациях с коммерческой деятельностью
В НКО с коммерческой деятельностью сложнее фиксировать хозяйственные операции, потому что нужно разделять поступления. Если компания производит и продаёт товары или услуги, то используются проводки с привычными счетами.
Для отражения основных операций используют следующие проводки:
-
Получение выручки от коммерческой реализации товаров или услуг:
- Дт 62 / Кт 90.1 — отражена реализация товаров или услуг.
- Дт 90.3 / Кт 68 — учтён налог на добавленную стоимость.
Подобные хозяйственные операции учитываются по общим правилам, которые действуют для коммерческих предприятий.
-
Отражение расходов, направленных на ведение предпринимательской деятельности:
- Дт 20.2 (26.2) / Кт 69 (70) — учтены расходы на оплату труда специалистов, занятых в предпринимательской деятельности НКО.
- Дт 20.2 (26.2) / Кт 10 — списаны ТМЦ для осуществления деятельности.
- Дт 19 / Кт 60 — учтён налог на добавленную стоимость с приобретённых материалов, услуг или работ.
- Дт 20.2 (Кт 26.2) / Кт 02 (05) — учтена амортизация основных средств и нематериальных активов, задействованных в предпринимательской деятельности.
-
Отражение финансовых результатов, полученных от коммерческого направления:
- Дт 90.2 / Кт 41 (43, 45) — отражена себестоимость проданных товаров.
- Дт 90.2 / Кт 20.2 (26.2) — перенос затрат на финансовый результат по итогам месяца.
Можно ли вести учёт в упрощённой форме?
В упрощённой форме вести бухгалтерский учёт могут некоммерческие организации, которые не подлежат обязательному аудиту.
Что даёт НКО применение упрощённого бухгалтерского учёта:
- возможность учитывать затраты сразу на счёте 86 «Целевое финансирование», минуя отдельные счета для учёта затрат — 20 и 26;
- возможность применять кассовый метод, чтобы упростить отражение и учёт операций;
- возможность не отражать в БУ отложенные налоговые активы и обязательства;
- возможность вносить изменения в учётную политику и данные прошлых лет без ретроспективного пересчёта показателей.
Применение упрощённого учёта — право, а не обязанность организаций. Даже если фирма соответствует критериям, можно вести БУ в полном объёме, чтобы повысить качество управленческого учёта.
Отчётность НКО
По итогам года НКО сдают бухгалтерскую отчётность. Как и коммерческие организации, в обязательном порядке предоставляют бухгалтерский баланс. Но в отличие от привычной формы, третий раздел «Капитал и резервы» заменён на «Целевое финансирование». Вместе с балансом сдают отчёт о целевом использовании средств.
Если организация ведёт коммерческую деятельность, то в ИФНС сдают отчёт о финансовых результатах. В зависимости от локальных нормативных требований от НКО могут потребовать отчёты о движении денежных средств и движении капитала.
Ведение некоммерческой деятельности не освобождает от сдачи декларации по УСН или налогу на прибыль, декларации по НДС, налогу на имущество (если есть объекты), 6-НДФЛ и РСВ (если есть сотрудники) — в зависимости от применяемой системы налогообложения.
Чтобы сотрудники ИФНС распознали характер целевого финансирования:
- в декларации по УСН заполняют раздел 3;
- в декларации по налогу на прибыль заполняют лист 7.
Таким образом, некоммерческим организациям нужен управленческий учёт, даже если нет коммерческой деятельности. Внутренние отчёты позволяют оценивать имущественное положение фирмы и своевременно предупреждать проблемы. УУ формируется на основе данных бухгалтерского учёта, поэтому вы должны выстроить эффективную систему отражения и фиксации хозяйственных операций.
