Управленческий учёт — универсальная система, которая полезна организациям и предпринимателям в любой сфере. Образовательная — не исключение.
Но с внедрением и автоматизацией управленческого учёта в образовательных учреждениях есть свои проблемы — от технической неподготовленности до отсутствия необходимой квалификации у персонала. Поговорим об учёте в ВУЗах.
Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт — структурированная система сбора и обработки данных обо всех бизнес-процессах, которые происходят в организации. Анализ показателей используется в планировании, разработке финансовой стратегии и принятии управленческих решений.
В отличие от бухучёта, управленческий никак не регламентируется законом. Организации не обязаны отчитываться о результатах контролирующим органам или следовать какой-то определённой системе. Каждая отдельная организация вправе разработать собственный порядок управленческого учёта.
Внедрение управленческого учёта — самостоятельное решение руководства. Учёт помогает эффективнее управлять организацией, минимизировать издержки, контролировать имеющиеся ресурсы и рационально ими распоряжаться.
Бухгалтерский учёт во многом служит источником показателей для управленческого, у них схожие объекты учёта. Но в УУ их может быть значительно больше. Их конечный список каждое предприятие определяет для себя само. Но можно выделить стандартный перечень:
- Доходы и расходы. Любой организации важно понимать, сколько она зарабатывает и сколько тратит. Чтобы эффективно управлять финансами, необходимо также анализировать источники доходов и расходов. Это помогает определить наиболее прибыльные направления и оптимизировать издержки, выявив необоснованные источники трат.
- Активы. Это всё, что приносит организации деньги. Техническое оборудование, автомобили, материалы, недвижимые объекты и так далее. Контроль активов позволяет отследить изменение в их прибыльности и предусмотреть убытки.
- Кредиторская и дебиторская задолженность. Учёт помогает держать в фокусе имеющиеся обязательства и удерживать стабильное финансовое положение.
- Источники финансирования. Организации финансируются из разных источников. Грамотный учёт позволяет отследить тенденцию к изменениям источников доходов, вовремя предусмотреть их снижение.
- Финансовые результаты. Регулярный учёт помогает мониторить финансовые показатели, отслеживать выполнение нормативов и вовремя корректировать стратегию.
Так как государство к ведению управленческого учёта не обязывает, установленных форм отчётности нет. Каждая организация разрабатывает свои документы, закрепляет их вместе с внутренними правовыми актами и следует им. Как правило, это отчёты по каждому из направлений, попадающих в объекты управленческого учёта: доходы и расходы, обязательства и дебиторка, выполнение плана, прибыль и убытки.
Есть одно стандартное правило — отчётность нужно регулярно и своевременно обрабатывать. Сроки устанавливают сами управленцы, в зависимости от целей учёта и специфики показателей. Например, каждую неделю, раз в месяц или квартал.
Управленческий учёт в учебных заведениях: основное
УУ сам по себе применим и в государственных, и в частных ВУЗах. Частные университеты внедряют систему охотнее — их структура значительно проще, и организовать в ней учёт гораздо легче.
Управленческий учёт поможет более рационально управлять активами ВУЗа и адаптироваться к меняющимся рыночным условиям. Результаты управленческого учёта полезны при формировании главной миссии ВУЗа, разработке стратегии, анализе результатов.
Каждый ВУЗ самостоятельно формулирует цели управленческого учёта. От этого зависит, какие задачи будут перед ним стоять. Среди стандартных можно выделить такие:
- расчёт себестоимости подготовки кадров в зависимости от их квалификации и специальности, состава кафедр;
- расчёт себестоимости работ в университете (проведения конференций, образовательных мероприятий, выдачи грантов и т.п.);
- определение оптимальных цен на образовательные услуги;
- управление накладными расходами;
- оптимизация налоговых платежей;
- анализ эффективности программ, проектов, работы подразделений ВУЗа.
Но необходимо учитывать, что ВУЗ — это сложная структурная единица, в которой можно выделить несколько основных объектов управленческого учёта:
- все ресурсы, которые позволяют ВУЗу нормально функционировать, а сотрудникам и преподавателям — работать;
- потребители образовательных услуг: абитуриенты, студенты, выпускники, родители учащихся;
- все организационные и управленческие процессы учреждения: научная, производственная, образовательная деятельность;
- результаты работы университета.
Вся система УУ выстраивается вокруг ключевых, связанных между собой элементов. Структура может быть такой:
| Элемент учёта | Что собой представляет |
|---|---|
| Сбалансированная система показателей | Каждый ВУЗ формирует собственную систему, включая туда показатели, соответствующие целевым ориентирам. Они демонстрируют реальное положение ВУЗа, объективно отражают результаты его деятельности, позволяют придерживаться выбранной стратегии и работать над качеством |
| Бюджетирование | Основа для принятия большинства управленческих решений. Систему бюджетирования выстраивают, соотнося цели ВУЗа с финансовыми показателями. Функция бюджетирования как системы — предоставить достоверную и полную информацию о движении финансов, активов, ресурсов ВУЗа в удобной и понятной форме. |
| Классификация и учёт издержек | Предполагается работа в нескольких направлениях:
|
| Внутренний контроль | Управленческому учёту необходим регулярный контроль и доработка по необходимости. Нужно сформировать систему периодических проверок эффективности учёта и регулирования процессов ВУЗа. |
| Управленческая отчётность | Каждый ВУЗ формирует свою систему отчётных форм и определяет, какие показатели ему нужны для принятия эффективных управленческих решений. Стандартно, отчётность должна включать плановые, фактические, прогнозные сведения, расчётные показатели о качественных и количественных результатах ВУЗа и т.д. |
| Управленческий анализ | Система обработки собранных сведений, формирования выводов о деятельности ВУЗа, основа для принятия решений о текущих задачах. |
Сбалансированная система показателей, как мы уже заметили, в каждом университете может быть своя. Это категории данных, которые необходимо собирать и обрабатывать в рамках учёта. Обычно их подразделяют на несколько основных направлений:
- общественная польза;
- потребители услуг ВУЗа;
- внутренние экономические процессы;
- инфраструктура;
- персонал ВУЗа;
- финансы.
То есть, в рамках управленческого учёта анализ данных выходит за пределы исключительно финансовых показателей. Эффективное управление должно затрагивать все остальные аспекты деятельности ВУЗа — работу со студентами и сотрудниками, филиалами и подразделениями, потенциальными абитуриентами и т.д.
Сосредоточившись на одной системе показателей, все структурные единицы ВУЗа начинают работать в одном направлении, ориентируясь на единые цели и придерживаясь общих стандартов. Кроме того, аккумулирование таких показателей добавит прозрачности в процессы не только для сотрудников и руководства ВУЗа, но и для заинтересованных внешних партнёров.
Управленческий учёт особенно полезен современным ВУЗам в постоянно меняющихся рыночных условиях и стабильном росте цен на высшее образование. Эффективное управление поможет ВУЗу сохранять конкурентоспособность, грамотно оценивать риски, корректировать стратегию, ставить перед собой конкретные цели и чётко понимать, как их достичь.
Однако внедрение УУ в современных университетах — довольно сложный процесс, в котором ВУЗы сталкиваются с рядом проблем.
Сложности внедрения управленческого учёта в образовательных учреждениях
Прежде всего, ВУЗы пугает объём задач. У сотрудников любого университета и так достаточно бумажной работы, и перспектива дополнительной нагрузки не особо вдохновляет.
Стандартный подход к ведению управленческого учёта предполагает работу с обычными бумажными формами или таблицами в Excel. В большом ВУЗе объём показателей будет соответствующим, и такой учёт правда сложно назвать эффективным. Решение — автоматизировать процессы, перенеся ключевые показатели в специальную учётную систему.
С автоматизацией ответственным за учёт сотрудникам не придётся вручную заниматься сбором и аналитикой информации. Плюс риск ошибок от монотонной работы сводится к нулю. Все данные будут храниться в единой системе и аккумулироваться по разным статьям учёта в установленном порядке.
Сервис поможет избежать разрывов в кассе, исключит риски утечки данных, упростит систему анализа и подсветит слабые места во внутренних процессах ВУЗа. Однако среди университетов автоматизация учёта не особо популярна.
Причин, по которым ВУЗы относятся к автоматизации с неохотой, несколько:
- Финансирование. ВУЗам выделяется ограниченное количество средств, которые можно направить на внедрение информационных технологий. И хотя потребность в этом объективно растёт, ситуация из года в год меняется не сильно.
- Проблемы в организации. Процесс автоматизации необходимо грамотно координировать, следуя конкретному плану, ориентированному на инфраструктуру и специфику работы ВУЗа. Множество инициатив разбивается на этапе плохой организации.
- Размытые границы в зонах ответственности. Проблема вытекает из предыдущей. Так как процесс автоматизации не организован, непонятно, кто за что должен отвечать. Разные сотрудники и отделы ВУЗа могут дублировать одни и те же функции и игнорировать другие. В итоге автоматизация управленческого учёта приводит к хаосу, в котором сложно разобраться.
- Технологические препятствия. Если техника и оборудование в ВУЗе устарели, многие современные сервисы для управленческого учёта могут им не подойти или будут работать некорректно.
Отдельная проблема — сопротивление сотрудников ВУЗа. Многие пугаются внедрения новых информационных технологий по разным причинам:
- Опасение, что ситуация ухудшится. Хотя работать по-старинке может быть сложно, это понятный процесс. Сотрудники точно знают, что им нужно делать. Глобальные изменения вызывают страх, что новая система будет сложнее.
- Страх сокращения. О том, что искусственный интеллект заменит реальных сотрудников, говорят уже давно. И хотя работа сервисов для автоматизации учёта не относится к таким высоким технологиям, которые могут существовать без участия человека — они пугают тех, кто мало знаком с их работой. Автоматизацию управленческого учёта могут воспринять как желание руководства провести сокращение.
- Непонимание необходимости изменений. Люди часто не понимают, зачем им менять существующий порядок, к которому они привыкли. Обычно так происходит, если руководство не объяснило сотрудникам причины и выгоду автоматизации.
Решить проблему сопротивления сотрудников может только инициатор автоматизации. Как правило, это руководство ВУЗа. Недостаточно поставить персонал перед фактом и навязать им новый порядок. Так люди чувствуют себя просто «объектами», с интересами которых не считаются.
Вместо этого стоит провести беседу — на собрании, конференции или в письме, адресованном каждому сотруднику/отделу. Рассказать по пунктам:
- зачем нужна автоматизация управленческого учёта;
- в каком порядке это будет происходить;
- кто за это ответственен;
- что конкретно требуется от сотрудников;
- какие сроки планируется отвести на автоматизацию;
- какую выгоду это принесёт сотрудникам — как сэкономит их время и силы, уменьшит риск ошибок и т.д.
Чтобы избежать других проблем, к процессу автоматизации управленческого учёта стоит подойти ответственно. В каждом случае порядок будет индивидуальным — всё зависит от специфики работы ВУЗа, состава кафедр, количества направлений обучения, инфраструктуры и т.д.
Но мы рекомендуем взять за основу стандартный порядок.
Шаг первый. Определяем, что нужно автоматизировать
Нужно понять, какие процессы отнимают у сотрудников ВУЗа больше времени и как они связаны с остальными направлениями учёта.
Что важно сделать на первом этапе:
- Ещё раз сформулировать цели и задачи учёта, чтобы отталкиваться от них при организации новой структуры.
- Обозначить источники информации. Необходимо конкретно определить, какие сведения нужны управленцам, как и откуда их будут собирать, кого назначат ответственным.
- Как будут обучать сотрудников ВУЗа. Сколько времени это займёт. Что при этом потребуется от персонала.
- Какой бюджет отводится на автоматизацию и в какие сроки ВУЗ планирует уложиться.
Без конкретного плана и чётко обозначенных сроков автоматизация может затянуться. При этом велик риск, что по итогу ВУЗ зря потратит время, потому что ничего так и не заработает. Дедлайны этапов можно смещать в отдельных случаях, но каждый в ВУЗе должен понимать, что задачу всё равно придётся решить.
В плане также стоит предусмотреть промежуточные проверки результатов — процесс внедрения автоматизации нужно регулировать, как и сам учёт.
Шаг второй. Выбираем учётную программу
Есть много разных сервисов для автоматизации учёта. Стоит определить несколько вариантов и сравнить их по категориям:
- стоимости;
- функционала;
- соответствия задачам ВУЗа;
- удобства и скорости работы;
- возможности интеграции с другими сервисами и банками.
Многие сервисы предоставляют пробный период. Можно попробовать программу на практике и посмотреть, приживётся ли она в ВУЗе.
Шаг третий. Внедряем систему и проводим обучение
Когда ВУЗ определился с программой, можно приступать к обучению персонала. По необходимости можно пригласить IT-специалистов, которые объяснят сотрудникам принципы работы.
Руководству стоит позаботиться, чтобы сотрудники получили полную информационную поддержку. Подготовить для них базу знаний:
- регламенты;
- инструкции;
- гайды с изображениями;
- схемы;
- видеоуроки.
Каждому сотруднику нужно обеспечить быстрый доступ к информации. Полезно периодически запрашивать обратную связь: всё ли понятно, нужна ли помощь, есть ли какие-то замечания?
На этапе обучения нужно помнить, что сотрудники столкнулись с дополнительной нагрузкой. Плюс, глобальные изменения — всегда стресс. Руководству нужно проявить терпение и личное участие. С поддержкой персонал справится с внедрением успешнее.
Шаг четвёртый. Регулируем работу системы
Ни одна автоматизация не проходит без проблем. Особенно в ВУЗе, с его сложной структурой и множеством процессов.
Ответственным за внедрение учёта нужно отслеживать проблемы, обновлять инструкции, реагировать на замечания сотрудников и подводить промежуточные итоги. Здесь важен детальный анализ: что вызывает проблемы, можно ли это исправить.
Если прошло несколько месяцев, а автоматизированный УУ в ВУЗе так и не заработал, возможно, стоит ещё раз пересмотреть план внедрения или попробовать другой сервис.
