Затраты на оплату труда — одна из основных статей расходов у большинства организаций и предпринимателей. Если фирма оказывает услуги, то их доля в затратах может достигать 70-80%. Нужно ответственно подходить к учёту, чтобы найти точки оптимизации и своевременно предупредить проблемы. Рассказываем, как в этом помогает управленческий учёт.
Кратко о ФОТ и ФЗП
В работе часто используются разные обозначения: зарплата, оплата труда, выплаты сотрудникам и другие. В повседневном разговоре это не имеет значения, но в управленческом учёте нужно заранее определиться с терминологией. Иначе возможны разночтения и ошибки, особенно если ведением учёта занимается от 2-3 сотрудников.
В учёте работают с двумя терминами:
- Фонд оплаты труда (ФОТ) — все расходы на сотрудников: зарплата, премии, иные стимулирующие выплаты и страховые взносы.
- Фонд заработной платы (ФЗП) — зарплата за трудовые обязанности.
Если проще, то ФОТ — общая категория, а ФЗП — составная часть фонда оплаты труда.
При рассмотрении учёта расходов на сотрудников работают с ФОТ, так как при анализе ФЗП недостаточно данных для принятия эффективных управленческих решений.
Как работает управленческий учёт затрат на оплату труда
Управленческий учёт затрат на оплату труда — составная часть УУ по всему предприятию. Задача руководителя или ответственного сотрудника — собрать, систематизировать и проанализировать информацию, чтобы представить в наглядном виде для планирования и принятия решений.
УУ по зарплате можно представить двумя блоками:
1. Сбор и систематизация данных. Должна быть налажена фиксация сведений о выплатах работникам. Желательно автоматизированная, так как в ручном режиме упускаются небольшие премии или надбавки.
На этой стадии собирают информацию в целом по организации, подразделениям, должностям и конкретным сотрудникам.
Пример отчёта о выплатах сотрудникам за февраль 2024 г. в ООО «Промес»:
| Зарплата за февраль 2024 г. в ООО «Промес» | ||
|---|---|---|
| Сотрудник (подразделение) | Должность | Сумма, руб. |
| Всего по организации: | 566 000 | |
| Администрация: | 255 000 | |
| Литвинов Максим Владиславович | Директор | 100 000 |
| Новиков Михаил Александрович | Зам. директора | 80 000 |
| Кудрявцева Ольга Тимофеевна | Гл. бухгалтер | 75 000 |
| Производство: | 135 000 | |
| Титова Анна Максимовна | Швея | 45 000 |
| Ларионов Герман Михайлович | Плотник | 45 000 |
| Румянцева Юлия Степановна | Швея | 45 000 |
| Маркетинг: | 176 000 | |
| Морозова Мирослава Савельевна | PR-менеджер | 60 000 |
| Зорина Виктория Тимофеевна | Директолог | 58 000 |
| Гаврилов Максим Алексеевич | Менеджер | 58 000 |
Если организация часто платит премии, можно сделать разбивку на окладную и премиальную часть. Так как управленческий учёт составляется для внутреннего использования, разрешены любые допущения. Поэтому по возможности детализируйте данные, чтобы сделать анализ полезнее.
Учёт данных лучше вести помесячно. Можно разбивать на кварталы или полугодия, но это ухудшает аналитику и минимизирует шансы своевременно выявить проблемы или точки роста.
2. Анализ данных и расчёт показателей. На этой стадии формируются выводы о затратах на фонд оплаты труда. Например, как меняются расходы от периода к периоду, какая тенденция наблюдается. Также рассчитывают коэффициенты для оценки относительных изменений.
Второй блок — самый важный. Обычный сбор информации не имеет особого смысла, он просто становится очередной задачей, не приносящей пользы.
Почему управленческий учёт зарплаты не ограничивается сбором данных?
Управленческий учёт не ограничивается сбором данных, потому что только анализ результатов позволяет делать выводы, корректировать внутреннюю политику и строить обоснованные планы.
Задачи, который решает учёт затрат на оплату труда:
- сравнение текущих показателей со значениями прошлых периодов;
- выявление отклонений от средних значений и поиск причин, которые повлияли на ухудшение или улучшение результатов;
- снижение общехозяйственных затрат;
- повышение производительности труда;
- корректировка себестоимости продукции или услуг для повышения рентабельности или минимизации убытков;
- планирование будущих периодов.
На предприятии должно быть утверждено положение УУ по затратам на оплату труда — как правило, оно является составной частью общего положения по управленческому учёту.
В документе устанавливают порядок сбора и систематизации информации, перечень целевых показателей и принципы формирования выводов. Это упрощает работу ответственных специалистов и минимизирует ошибки, которые ухудшают результативность бизнеса.
Как анализировать затраты на оплату труда?
Так как УУ — гибкий инструмент, который предприятие настраивает под себя и свои цели, строгих правил по анализу нет. Число вариаций и наборов коэффициентов исчисляется десятками, но:
- часть из них дублирует интерпретацию друг друга;
- предприятию нет необходимости следить за каждым — это излишняя нагрузка на административный персонал.
На старте нужно определить, что именно отслеживать. Опять же, золотой середины нет — руководствуйтесь потребностями и делайте то, что даёт достаточно информации для принятия решений.
Что можно анализировать:
1. Абсолютные и относительные отклонения. Базовый анализ, который отражает динамику затрат на ФОТ. Анализ проводится по примеру горизонтального и вертикального анализа баланса. Сравнивайте квартальные данные: если увидели значительные отклонения, спускайтесь к ежемесячному анализу, чтобы найти точку возникновения проблемы.
Пример оценки абсолютных отклонений:
| Зарплата в ООО «Промес» | ||||
|---|---|---|---|---|
| Сотрудник (подразделение) | Должность | I квартал, руб. | II квартал, руб. | Отклонение, руб. |
| Всего по организации: | 566 000 | 585 000 | 19 000 | |
| Администрация: | 255 000 | 265 000 | 10 000 | |
| Литвинов Максим Владиславович | Директор | 100 000 | 105 000 | 5000 |
| Новиков Михаил Александрович | Зам. директора | 80 000 | 83 000 | 3000 |
| Кудрявцева Ольга Тимофеевна | Гл. бухгалтер | 75 000 | 77 000 | 2000 |
| Производство: | 135 000 | 138 000 | 3000 | |
| Титова Анна Максимовна | Швея | 45 000 | 46 000 | 1000 |
| Ларионов Герман Михайлович | Плотник | 45 000 | 46 000 | 1000 |
| Румянцева Юлия Степановна | Швея | 45 000 | 46 000 | 1000 |
| Маркетинг: | 176 000 | 182 000 | 6000 | |
| Морозова Мирослава Савельевна | PR-менеджер | 60 000 | 62 000 | 2000 |
| Зорина Виктория Тимофеевна | Директолог | 58 000 | 60 000 | 2000 |
| Гаврилов Максим Алексеевич | Менеджер | 58 000 | 60 000 | 2000 |
Относительные отклонения — это изменение доли зарплат сотрудников или подразделений от общих расходов на ФОТ. Как и в первом случае, значительные отклонения — повод углубиться в процессы и найти источник перерасхода или экономии.
Пример оценки относительных отклонений:
| Зарплата в ООО «Промес» | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сотрудник (подразделение) | Должность | I квартал, руб. | Доля, % | II квартал, руб. | Доля, % | Отклонение, % |
| Всего по организации: | 566 000 | 100 | 585 000 | 100 | — | |
| Администрация: | 255 000 | 45 | 265 000 | 45,3 | 0,3 | |
| Литвинов Максим Владиславович | Директор | 100 000 | 17,7 | 105 000 | 17,9 | 0,2 |
| Новиков Михаил Александрович | Зам. директора | 80 000 | 14,1 | 83 000 | 14,2 | 0,1 |
| Кудрявцева Ольга Тимофеевна | Гл. бухгалтер | 75 000 | 13,2 | 77 000 | 13,2 | 0 |
| Производство: | 135 000 | 23,7 | 138 000 | 23,7 | 0 | |
| Титова Анна Максимовна | Швея | 45 000 | 7,9 | 46 000 | 7,9 | 0 |
| Ларионов Герман Михайлович | Плотник | 45 000 | 7,9 | 46 000 | 7,9 | 0 |
| Румянцева Юлия Степановна | Швея | 45 000 | 7,9 | 46 000 | 7,9 | 0 |
| Маркетинг: | 176 000 | 31,3 | 182 000 | 31,2 | -0,1 | |
| Морозова Мирослава Савельевна | PR-менеджер | 60 000 | 10,7 | 62 000 | 10,6 | -0,1 |
| Зорина Виктория Тимофеевна | Директолог | 58 000 | 10,3 | 60 000 | 10,3 | 0 |
| Гаврилов Максим Алексеевич | Менеджер | 58 000 | 10,3 | 60 000 | 10,3 | 0 |
Абсолютный и относительный анализ гибкие, поэтому могут проводиться более укрупнённо, чтобы каждый раз не составлять большие таблицы. Например, сравнивать значения по подразделениям и должностям. Ещё одна альтернатива — вести учёт по среднему уровню зарплат.
Но если столкнётесь с аномальными отклонениями, всё равно придётся детализировать отчёт, чтобы найти причины, сделать выводы и устранить проблемы. Поэтому лучше сразу составлять детальные отчёты — если на это уходит много времени, пользуйтесь автоматизированными инструментами.
2. Анализ удельного веса ФОТ в общих расходах и выручке. Не менее важно следить, как меняются затраты на сотрудников в общих расходах. Если ФОТ растёт быстрее, это сигнал о переплатах и необходимости оптимизировать бюджеты. Возможно, в каких-то подразделениях назначаются слишком высокие премии.
Поэтому в отчётах фонд оплаты труда сразу делят на окладную и премиальную часть (ещё добавляют надбавки, если организация платит их добровольно). Сразу становится ясно, почему расходы на ФОТ растут быстрее остальных затрат.
Пример анализа ФОТ по отношению к общим расходам:
| Удельный анализ зарплаты ООО «Промес» в 2024 году | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Показатель | I квартал | II квартал | Темп прироста, % | III квартал | Темп прироста, % |
| Расходы на ФОТ, в т. ч.: | 2 300 000 | 2 750 000 | 19,5 | 2 550 000 | -7,2 |
| Окладная часть | 2 000 000 | 2 350 000 | 17,5 | 2 100 000 | -10,6 |
| Премиальная часть | 300 000 | 400 000 | 2 | 450 000 | 12,5 |
| Общая величина затрат | 14 350 000 | 15 100 000 | 5,2 | 14 600 000 | -3,3 |
| Удельный вес ФОТ, в т. ч.: | 16% | 18,2% | – | 17,5% | – |
| Окладная часть | 13,9% | 15,6% | – | 14,4% | – |
| Премиальная часть | 2,1% | 2,6% | – | 3,1% | – |
По результатам этого анализа можно сделать следующие выводы:
- темпы прироста затрат на ФОТ выше изменения общих расходов;
- организация стала тратить больше на премии сотрудникам;
- удельный вес затрат на оплату труда растёт в общих расходах.
Далее каждый тезис рассматривают отдельно с учётом контекста. Например, насколько текущий темп прироста зарплат критичен для организации. На основе этого дают заключительную оценку и принимают решения, как действовать дальше.
Аналогично затраты на ФОТ можно (и нужно!) сравнивать с выручкой. Не так страшно, если темп прироста затрат на ФОТ превышает темп прироста расходов в целом. Гораздо хуже, когда зарплаты растут быстрее выручки — если не выявить это на ранней стадии, предприятия может потерять финансовую устойчивость.
Пример:
| Анализ зарплаты ООО «Промес» по отношению к выручке в 2024 году | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Показатель | I квартал | II квартал | Темп прироста, % | III квартал | Темп прироста, % |
| Расходы на ФОТ, в т. ч.: | 2 300 000 | 2 750 000 | 19,5 | 2 550 000 | -7,2 |
| Окладная часть | 2 000 000 | 2 350 000 | 17,5 | 2 100 000 | -10,6 |
| Премиальная часть | 300 000 | 400 000 | 2 | 450 000 | 12,5 |
| Выручка | 28 930 000 | 33 600 000 | 16,1 | 31 400 000 | -6,5 |
| Удельный вес ФОТ, в т. ч.: | 8 | 8,2 | – | 8,1 | |
| Окладная часть | 6,9 | 7 | – | 6,7 | |
| Премиальная часть | 1,1 | 1,2 | – | 1,4 | |
Здесь видно, что зарплаты растут быстрее выручки. Но в третьем квартале выручка снизилась меньше, чем затраты на ФОТ. Смотрите на ситуацию под разными углами: например, таблица показывает, что выросли расходы на премии. Возможно, это связано с перевыполнением планов, профессиональными праздниками или другими событиями. Возможно, уже в следующем квартале ситуация стабилизируется.
3. Соотношение затрат на ФОТ и производительности. Ещё одна метрика для оценки влияния изменения затрат на организацию. Если производительность растёт медленнее зарплат, возможно, организация тратит лишние деньги на стимулирование.
Но надо учитывать и другие факторы. Возможно, в текущем квартале темп прироста ФОТ выше, потому что была произведена индексация зарплат или сотрудникам выплатили квартальные премии. Это ещё раз подтверждает правило, что в УУ любые выводы нужно рассматривать с учётом контекста ситуации.
Как оптимизировать затраты на оплату труда?
Если столкнулись с перерасходом по зарплатам, то по результатам анализа данных УУ разработайте решения по стабилизации ситуации.
Однако, иногда доля затрат на ФОТ становится высокой из-за кризиса, вызванного внешними факторами. Например, если в стране ухудшилась экономическая ситуация, сократился сбыт или уменьшилась рентабельность продаж. Прежде чем сокращать штат, рассмотрите универсальные методы оптимизации расходов на фонд оплаты труда.
Сократить выплаты руководителям
Рассмотрите временное снижение зарплат генерального директора, руководителей отделов и филиалов. Как правило, на этих специалистов предприятия тратят больше всего средств.
Например, зарплата директора — 300 000 рублей, ещё 90 000 рублей — страховые взносы. Если договориться о временном снижении до 200 000 рублей, то за месяц фирма сэкономит 130 000 рублей с учётом взносов.
Этих денег хватит на зарплату 2-3 специалистов рядового персонала. А если оптимизировать затраты на 3-4 руководителей, то сэкономленных средств хватит для покрытия всего перерасхода.
Отменить или уменьшить надбавки и доплаты
Эту меру можно применять к надбавкам и доплатам, которые компания делает по собственному желанию. Например, компенсирует транспортные расходы, доплачивает за выполнение планов и т. п. Надбавки и доплаты, установленные ТК РФ, отменить нельзя — районный коэффициент, северная надбавка, доплата за вредные условия и т. п.
Также нельзя в одностороннем порядке отменять доплаты, установленные трудовым или коллективным договором. Для этого нужно обновлять документацию, что запрещено делать без согласования с работниками.
Сократить рабочее время
Если проблемы возникли из-за снижения спроса, рассмотрите сокращение рабочего дня. Тогда зарплата будет рассчитываться пропорционально отработанным часам.
Например, если ФОТ — 800 000 рублей, то при сокращении рабочего дня в два раза затраты снизятся до 400 000 рублей. Степень сокращения выбирайте исходя из производственной загруженности. Если 4-часового рабочего дня недостаточно для покрытия спроса, сделайте 6- или 7-часовой рабочий день.
Есть другой вариант: сократить не длительность рабочего дня, а их количество. Можно оставить 8-часовые смены, но сделать дополнительный выходной.
Перевести сотрудников на удалёнку
Переведите весь или часть штата на удалёнку — тех сотрудников, которые могут работать удалённо. Например, дизайнеры, программисты, бухгалтеры и другие. Но главное — это не повод снижать зарплату. Если сделаете так, это признают нарушением прав работников.
При переводе на удалёнку экономите не прямо, а косвенно. Снижаются затраты на аренду офиса, коммунальные платежи и бытовые расходы. Вариант подойдёт, если требуется незначительное снижение затрат.
Таким образом, управленческий учёт затрат на оплату труда — составная часть системы управленческого учёта по всей организации. Важный элемент, анализ которого позволяет оптимизировать хозяйственные расходы предприятия и своевременно реагировать на проблемы. В небольших организациях учёт можно вести в электронных таблицах, но с расширением его станет недостаточно — нужно будет внедрять автоматизированные инструменты.
