Каждый бизнес — это отдельный организм со своей структурой. Чтобы все элементы структуры работали на цели предприятия, необходимо внедрение системы управленческого учёта. Это поможет управленцам понять, как на самом деле обстоят дела фирмы и какая стратегия ей нужна в разных экономических условиях.
Базовые задачи управленческого учёта
Управлять бизнесом — значит держать под контролем каждый элемент его структуры: команду сотрудников, продажи, маркетинговую стратегию, поставки, развитие.
С ростом предприятия управлять им становится сложнее. Внедрение управленческого учёта в организации помогает создать систему по сбору информации о ключевых процессах в бизнесе и увидеть состояние дел в динамике. Поэтому такой учёт и называют управленческим — он помогает принимать эффективные и взвешенные решения.
Управленческий учёт — это масштабная и сложная система, которая даёт не общее представление о бизнесе, а данные о каждом внутреннем объекте предприятия — отделах, подразделениях, проектах, направлениях.
В отличие от бухгалтерского или налогового, этот учёт предприятие вводит по своей инициативе. Законодательство никого к этому не обязывает. Поэтому его форму, структуру и функции бизнес также определяет самостоятельно — отталкиваясь от собственных целей.
По той же причине у управленческого учёта нет конкретных стандартов. Но на практике сложилось несколько общих принципов, которые подходят большинству предприятий. Систему строят, отталкиваясь от учётной политики — именно она определяет, как бизнес отражает те или иные процессы.
Главная задача управленческого учёта — дать управленцам возможность принимать решения о развитии бизнеса планово, а не после уже случившихся событий.
Управленческий учёт взаимосвязан с финансовой политикой предприятия. С ним можно:
- рассчитать маржинальную прибыль (по разным направлениям бизнеса или на этапах передела продукции);
- эффективно разнести накладные расходы;
- определить себестоимость товаров и услуг;
- рассчитать рентабельность предприятия по категориям продуктов и услуг;
- найти точку безубыточности;
- рассчитать операционный рычаг.
Формально, управленческий учёт — это система отчетов о ключевых процессах, по которым управленец может увидеть:
- движение капитала внутри бизнеса;
- результаты деятельности;
- положение дел на каждом этапе производства;
- динамику стоимости основных ОС;
- удельный вес основных производственных ресурсов;
- показатели эффективности.
Структуру и форму этих отчётов бизнес снова определяет сам — контролирующие органы их не проверяют, они нужны только руководству и другим сотрудникам, ответственным за управленческие решения.
Минимальные задачи, которые должен решать управленческий учёт, такие:
- Дать адекватное представление о структуре компании. Обозначить все направления. Установить, кто за что отвечает и кто кому подчиняется в системе бизнеса.
- Отразить состояние капитала предприятия в динамике и во всех формах — денежной, трудовой, материальной.
- Предоставить информацию для установки нормативов. В первую очередь, для учёта доходов и расходов.
- Рассчитать все виды маржинальной прибыли и стоимости — по направлениям бизнеса и единицам структуры.
- Помочь в контроле и оценке хозяйственной деятельности.
- Предоставить управленцам основу для планирования экономической деятельности в целом и его отдельных центров ответственности в частности.
При внедрении системы управленческого учёта важно помнить, что она требует постоянного контроля и регулярного аудита. Любые изменения в работе предприятия нужно соотносить с учётной политикой и управленческим учётом.
Постановка управленческого учёта в организации
Чтобы эффективно работать на цели предприятия, система управленческого учёта должна отвечать сразу нескольким требованиям:
- Достоверность данных. Результаты должны объективно и точно отражать положение дел и того или иного субъекта бизнеса. Ошибки и искажение данных не допускаются. Важна и полнота картины — систему отчётов нужно выстроить так, чтобы информации хватало для принятия уверенного решения.
- Релевантность задачам бизнеса. Цели отчётов формулируют так, чтобы они работали на нужды предприятия. Ориентируются не на средние показатели по отрасли или конкурентов, а на индивидуальные запросы бизнеса.
- Оправданность затрат. Польза, которую приносят результаты учёта, должна нивелировать издержки бизнеса на внедрение и поддержку системы.
- Доступность. Результаты отчётов должны быть понятны и просты для восприятия. Для полноты картины в содержание можно включить расчёты коэффициентов эффективности, графики, схемы.
- Своевременность. Ключевые данные должны поступать оперативно, чтобы у управленцев было достаточно времени для оценки и принятия решений. В особо критичных ситуациях можно ускорить процесс, пожертвовав точностью сведений — в разумных пределах.
- Соответствие. Отчёты о разных характеристиках одних и тех же объектов предприятия должны совпадать по времени. Только так можно увидеть объективную динамику в конкретный период.
Управленцы сами решают, сколько данных им нужно для полноты картины. Отталкиваясь от целей бизнеса, его структуры и возможностей, они также выбирают методику. Есть несколько стандартных систем, по которым ведут управленческий учёт. Например:
- Параллельный учёт. Принцип в том, что учёт операций и объектов ведут одновременно в нескольких учётах. Например, сразу в бухгалтерском и управленческом. Плюс — точность и детализация результата. Минус — в издержках на внедрение и ведение нескольких параллельных баз учёта.
- Попередельный учёт. Такой метод особенно подходит массовому производству, где большую долю материалов и сырья преобразуют в готовые товары. За этапы передела принимают стадию производства, на которой бизнес получает готовый полуфабрикат и может либо продать его, либо использовать в работе дальше. Учёт расходов ведут по каждому этапу передела, а потом уже распределяют по продукции.
- Позаказный учёт. При таком способе все издержки учитывают по отдельному заказу или серии продукции. Учёт ведут по классификации характеристик, составленных специально для каждого отдельного продукта.
- Последовательный учёт. Общий принцип похож на параллельный, но отличие в том, что учёт ведут в единой базе, где данные об одной операции последовательно разносят по нескольким учётам. Чтобы работать с такой системой, нужно не только детально описать продукт, но и разобраться во взаимосвязи учётов — это поможет правильно выстроить последовательность. Например, сначала отметить реквизиты для бухучёта, а уже потом проводить аналитические данные. Или наоборот.
Несмотря на разный принцип работы, у методик есть общие приемы. Например, среди общих элементов встречаются:
- расчёт точки безубыточности — чтобы понять, сколько бизнесу нужно продать товаров и какие цены назначить, чтобы не уйти в минус;
- бюджетирование — для эффективной финансовой политики, контроля и планирования доходов, расходов, дальнейшего движения капитала;
- определение расходов — по процессам или проектам в зависимости от типа производства;
- расчёт предельных издержек — при цикличном производстве и процессах, которые можно описать в отдельности;
- определение нормативных издержек — чтобы определить нормы себестоимости и наценки выпускаемой продукции и другие.
Как и перечень методик, это не исчерпывающий список. Бизнес может внедрить одну систему или комбинировать практики из разных, если это подходит его целям и принципам.
Внедрение управленческого учёта на предприятии: поэтапная инструкция
Внедрение управленческого учёта на предприятии проводят последовательно этап за этапом. Рассмотрим основные ступени в этом процессе.
Анализ предприятия, описание структуры бизнеса
Управленцам важно понимать, с чего они начинают. Прежде всего нужно подробно описать точку А — нынешнее положение дел в бизнесе. Обычно там уже есть первичный документооборот — а значит, и минимальные сведения для отчётов. Их анализ покажет, какие формы нужно добавить к существующим для полноты картины. Или, наоборот, какую часть убрать, чтобы отсеять лишнее.
Управленцам важно также определить структуру предприятия. Описать субъекты бизнеса, связи подчинения, порядок взаимодействия между разными отделами. Так они минимально поймут:
- кто и за какой отчёт будет отвечать;
- кто и кому должен предоставлять данные;
- по какой траектории нужно выстроить будущий управленческий документооборот.
Постановка целей бизнеса
После того, как управленцы разберутся в структуре и минимальных требованиях к отчётности, можно приступать к перспективам бизнеса. Без четкой системы целей не получится создать эффективную стратегию.
Количество целей может быть любым — всё зависит от масштабов и деятельности предприятия. К каждой из них нужно подобрать план действий и критерии оценки их достижения. Выработав общую систему целей, нужно расставить их в порядке приоритетности. Так будет ясно, какие данные нужны в первую очередь и как выстроить иерархию отчетов в системе документооборота.
Описание бизнес-процессов и хозяйственных операций
На этом этапе нужно составить подробную характеристику всех процессов на предприятии и разложить их на составляющие. Это позволит проанализировать их эффективность и обозначить слабые места в работе фирмы.
Здесь часто выявляются ошибки, которые тормозят процесс или искажают показатели. Например, дублирование информации, неэффективное распределение ответственности, недостаток документов.
Определение требований к будущей системе учёта
Отталкиваясь от результатов анализов на предыдущих этапах, управленцы должны определить:
- как устранить существующие ошибки и избежать их в дальнейшем;
- нужно ли корректировать организационную структуру (убрать, добавить или объединить субъекты), чтобы добиться целей и организовать оперативную и достоверную передачу информации;
- как расставить центры финансовой ответственности в будущей системе.
Финансовую структуру разрабатывают на основе организационной. На этом этапе, отталкиваясь от выбранных приоритетов, отдельные структурные объекты формируют в ЦФО и определяют будущую финансовую политику.
Разработка модели управленческого учёта
Когда бизнес определил ключевые цели и требования к будущей системе, можно приступать к формированию самой структуры. Прежде всего, нужно определить:
- виды и формы управленческих отчётов и документов;
- структуру и последовательность документооборота;
- необходимость дополнительных исследований и материалов для доступного раскрытия информации;
- содержание необходимых классификаторов.
Этот этап многие управленцы считают основным — именно здесь формируется целостная структура будущей модели управленческого учёта. Как мы уже заметили, строгих требований к ней нет. Бизнес может выбрать уже существующие методики, если они ему подходят, или с нуля разработать собственную.
Разработка стандартов ведения и контроля управленческого учёта
Управленческий учёт строится на основе положений учётной политики. Если учётной политики нет, ее нужно оформить, отталкиваясь также от выявленных требований и выбранной стратегии.
После важно продумать систему контроля и выбрать план периодического аудита. Управленческая политика — не статичный инструмент. Бизнесу нужно понять, как часто её нужно пересматривать, корректировать, дополнять инновационными методиками.
Порядок прописывают в регламенте. Там же фиксируют нормы и правила сбора, регистрации, хранения и передачи информации.
Внедрение управленческого учёта
Когда система полностью описана и оформлена актами, регламентами и политикой, её можно внедрять в процесс. На этом этапе важно определить, в какой форме бизнес будет вести учёт. Малый бизнес может делать это вручную, поручив учёт отдельным сотрудникам. Среднему и крупному бизнесу справиться с таким пластом работы будет сложнее. Человеческий фактор при таком объёме информации приведет к ошибкам и задержкам передачи данных.
Выход — в автоматизации учёта с помощью специализированных программ. Из возможных вариантов бизнес должен выбрать систему, отвечающую ключевым требованиям: доступность, оперативность, конкретность.
Основные проблемы внедрения управленческого учёта в организации
Внедрение системы учётной политики на предприятии не всегда проходит успешно из-за ошибок на ключевых этапах. Результат может быть непредсказуемым. Иногда система выстраивается, но работает недостаточно эффективно. В худшем случае она не сработает вообще, и весь процесс внедрения придётся начинать сначала.
Среди распространенных ошибок такие:
- Бизнес недостаточно проработал систему документооборота. Например, выбранных отчётов недостаточно, чтобы объективно раскрыть положение дел. Или их структура не отвечает заявленным требованиям. Или последовательность передачи отчётов замедляет процесс передачи данных. Неоперативная, недостаточная и неконкретная информация приводит к недостатку сведений для принятия эффективных стратегических и управленческих решений.
- Управленцы не сформулировали цели учёта или сделали это необъективно. В каждом случае бизнес не сможет понять, какая система отчётов ему нужна для эффективного управления.
- Бизнес не разработал регламент и график документооборота. Недостаточно определить, как будет выглядеть тот или иной отчёт. Важно также установить, в какой последовательности, в какой срок и за какой период нужно оформлять каждый документ. Без этого не будет порядка — а значит, и стабильной системы.
- Бизнес неправильно выбрал объекты формирования себестоимости. В результате он получит бесполезные или недостаточные результаты при расчётах показателей эффективности.
- Систему управленческого учёта внедрили обособленно от других учётов. Все процессы в бизнесе взаимосвязаны. Оторванный от остальных процессов управленческий учёт будет необъективным и неполным.
Большинство рядовых сотрудников и руководителей мало знакомы с тонкостями управленческого учёта. К процессу лучше привлечь экспертов в этой области. Сторонние специалисты беспристрастны и знакомы с построением системы учёта на практике. Они помогут объективно оценить особенности бизнеса и оформить систему, которая подойдёт именно ему.
