Информацию о проводимых ремонтах оборудования с целью его содержания в исправном состоянии нужно отражать в документации компании. Для этого используется журнал учёта технического обслуживания и ремонта оборудования. Расскажем, как его заполнять и на какие моменты обратить особое внимание.
Зачем заполнять журнал
Обслуживающий персонал компании поддерживает в исправном состоянии различное оборудование — механизмы, станки, агрегаты, приборы, разные устройства и т.д. Для контроля сведений о том, кто именно и когда осматривал и ремонтировал технику, заполняется специальный журнал учёта ремонта оборудования.
При необходимости можно завести несколько журналов — на каждое оборудование. Так делают, когда в компании много станков или механизмов и они имеют сложную конструкцию. Но в то же время законодательством не запрещено заводить только один журнал на всё имеющееся оборудование.
Цель ведения журнала — учитывать мероприятия по ремонту и техническому обслуживанию оборудования, чтобы обеспечить его безопасную и бесперебойную работу. Журнал наглядно показывает полноту и своевременность проведения технического обслуживания. Кроме того, по информации из него можно понять, какие были предпосылки поломки оборудования и как давно начались с ним проблемы.
В журнале отражаются все действия специалиста по ремонту и обслуживанию оборудования. То есть в нём указывается, что именно делали, какие работы проводили, какие запчасти поменяли, что ещё нужно сделать далее.
Ведение журнала учёта поломок и ремонта оборудования особенно важно в ситуации, когда работы производят разные работники. Каждый из них не знает, что именно делал предыдущий специалист, а по журналу они могут отследить историю обслуживания и ремонта оборудования.
Кроме того, специалисты по обслуживанию и ремонту могут указывать в журнале рекомендации по правильной эксплуатации оборудования.
Важен следующий момент — при некоторых проверках специалисты госорганов могут запросить этот журнал. К примеру, трудовая инспекция при проверке соблюдения правил охраны труда на производстве. Кроме того, он нужен при расследовании несчастных случаев с участием сотрудников.
Также журнал будет дополнительным документом в целях бухгалтерского и налогового учёта затрат на ремонт. Бухгалтеры зачастую сталкиваются с ситуацией, когда не знают, как правильно квалифицировать затраты на ремонт — списать единовременно на текущие расходы или оформить как модернизацию. Из-за неправильного подхода могут возникнуть споры с налоговой инспекцией.
Оформление журнала
Законодательными нормами не установлено, как именно должен выглядеть журнал учёта поломок и ремонта оборудования. А потому компания самостоятельно разрабатывает и утверждает его форму вместе с другими формами, используемыми в организации. Кроме того, можно купить журнал, изготовленный в типографии.
В журнале целесообразно указывать такую информацию:
- название оборудования;
- его инвентарный номер;
- место установки оборудования;
- проводимое по нему мероприятие — плановый или внеплановый ремонт или техобслуживание, текущий или капитальный ремонт;
- дата и время проводимого мероприятия;
- краткое описание работ, которые при этом были произведены;
- информация о лице, проводившем ремонт и отвечающем за работы;
- сведения о сотруднике, который разрешил эксплуатировать оборудование после обслуживания или ремонта;
- иные сведения.
Если компания изготавливает журнал самостоятельно, то сначала его нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью директора и печатью (если используется). Также нужно указать даты начала и окончания ведения журнала.
Журнал заполняется сотрудником, который уполномочен руководством компании на основании приказа. К примеру, это может быть инженер, мастер, заведующий отделом и др. Он же отвечает и за хранение документа вплоть до сдачи его в архив.
Если техническое обслуживание или ремонт оборудования производит сторонняя фирма, именно её сотрудник вносит сведения в журнал о проведённом мероприятии. Указанную информацию он заверяет своей подписью.
Образец журнала
Образец журнала поломок и ремонта оборудования может выглядеть таким образом:
Титульный лист журнала
Листы журнала
Заключение
Журнал учёта технического обслуживания и ремонта оборудования заполняется для того, чтобы контролировать его состояние и фиксировать проблемы, которые с ним происходят в период эксплуатации. Также журнал будет использоваться бухгалтерами в целях правильной квалификации расходов на ремонт основных средств. Форма журнала законодательством не регламентирована, а потому компания самостоятельно разрабатывает и утверждает его шаблон. Также журнал можно приобрести в типографии.
При возникновении вопросов по заполнению журнала обратитесь за помощью к специалистам сервиса «Моё дело». Они подскажут, как корректно заполнять документ, чтобы вы могли отслеживать техническое состояние своего оборудования.
