Большинству компаний необходимо вести бухгалтерский учёт. Такая обязанность обходит только предпринимателей и подразделения иностранных организаций. Если пренебречь правилами бухучёта, можно получить крупный штраф или отстранение от должности.
Разберёмся, как отразить реализованный товар или услугу в самых разных случаях и зачем это нужно.
Основные принципы ведения бухучёта
Бухучёт — это отражение финансово-хозяйственной деятельности бизнеса, о результатах которой организации отчитываются раз в год. Кроме того, это важно для развития бизнеса: по учёту можно судить об имущественном положении, планировать стратегии продвижения, обнаружить «слабые места».
Бухгалтерскую отчётность ведут в соответствии с действующими правилами и положениями, руководствуясь главными принципами: учёт должен достоверно, исчерпывающе и беспристрастно отражать положение дел компании.
Кроме установленных правил по учёту, компания опирается на собственную учётную политику. В большинстве случаев ответственность за учёт лежит на плечах главного бухгалтера, но в малом бизнесе этим может заниматься сам руководитель. Особенно, если он работает на специальном режиме, где учёт сравнительно проще.
Но в крупных и средних организациях разумнее предоставить это отдельному специалисту или передать на аутсорсинг — ведение учёта подразумевает массу тонкостей, которых человек без профильных знаний может не знать.
Отражение любых операций — проведения работ, закупок, продажи товаров, оказания услуг — производят двойной записью. Каждый элемент операции проводят одновременно по разным счетам — дебету и кредиту. Активы бизнеса привязываются к источникам, из которых они образуются.
Кроме того, этапы оказания услуг, продажи товаров и прочих финансовых операций нужно подтверждать первичной документацией. В результате на предприятии формируется бухгалтерская отчётность, в которую входят бухбаланс и приложения к нему, а также отчёт о прибыли и убытках. Её сдают на проверку органам каждый год до 31 марта.
Как отражать операции проводками
Кроме оказания услуг и продажи товаров, бизнес занимается другими операциями, например:
- уплатой взносов и налогов;
- арендой помещений;
- расчётами с поставщиками и партнерами;
- работой с онлайн-кассой и т.д.
Так или иначе, формирование проводок происходит по общему принципу. Для этого используют синтетические счета, утверждённые Приказом Министерства финансов №94н. Опираясь на установленный документом план, бизнес формирует собственную политику.
Компании могут сами определить, какой счёт для той или иной операции им нужен, и включить в собственный план только необходимые. Например, если бизнес занимается услугами и продажей товаров, ему вряд ли понадобится счёт 11 «Животные на выращивании или откорме». Значит, его в плане можно не учитывать.
Для оформления каждой отдельной операции можно использовать только одну запись. При этом одну операцию можно оформить несколькими проводками. Например, если в одну услугу входит несколько этапов, по каждому из них вносят отдельную двойную запись.
Оформлять учёт при этом можно:
- в таблицах, помещая каждый счёт в отдельный столбец;
- строчками. Например, «Д/т — 23; К/т — 70». Принцип написания может быть любым.
Учёт услуг и товаров предполагает отражение доходов. Они могут быть:
- обычными — это все доходы, которые бизнес постоянно получает, занимаясь своей основной деятельностью;
- прочими — все остальные доходы, которые идут не от ключевой деятельности и, как правило, составляют наименьшую долю.
Чтобы грамотно вести учёт, корректно отражать работу с товарами и услугами, необходимо верно установить момент признания дохода. Какие факторы при этом нужно учитывать:
- у бизнеса есть право на получение дохода;
- установлена точная стоимость услуги или продукции;
- выручка приносит компании финансовую выгоду;
- потребитель стал собственником товара;
- продажа сопровождается конкретными расходами.
Если все критерии одновременно совпали, доход можно признавать.
Оформление оказания услуг, реализации товаров и прочих финансовых процессов бизнеса — это комплексный процесс, к которому нужно подготовиться. Необходимо:
- утвердить рабочий план счетов;
- разработать учётную политику и формы для первичной документации;
- определить график документооборота и регулярно его вести;
- назначить сотрудников, ответственных за работу с документами;
- определиться со способами ведения учёта.
В малом бизнесе бухгалтерию можно вести вручную. При широкой номенклатуре товаров и немногочисленных услугах это удобно.
Но среднему и крупному бизнесу такой вариант не подойдет. Как правило, в таких фирмах легче запутаться в предоставленных услугах, а учёт должен быть точным и корректным. При этом необходимо учитывать реализуемые товары, а также материалы и инструменты, которые используют для оказания услуг.
В последнем случае надежнее выбрать автоматизированную учётную систему. Она больше подходит для работы с услугами и продукцией — оперативно обрабатывает данные и разносит сведения по счетам, фиксирует все первичные документы, распределяет информационную базу по категориям (что особенно актуально для компаний, занимающихся принципиально разными услугами одновременно).
Проводки при реализации продукции в момент отгрузки
При оформлении записей о реализации продукции используют счёт 90. Сюда относят:
- доходы от реализации товаров и услуг;
- издержки, сопровождающие операцию;
- размер НДС.
Его же применяют в записях при оформлении реализации товаров при отгрузке. Как оформить это в отчётности:
| Процесс | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Указывается выручка от продажи | 62 | 90 |
| Списывается себестоимость реализуемого товара | 90, субсчёт «Себестоимость» | 41 |
| Начисляется НДС | 90, субсчёт «НДС» | 68 |
| Списываются издержки на реализацию отгружаемой продукции | 90 | 44 |
| Поступает оплата | 50, 51, 52 | 62 |
Отражение в учёте услуг и товаров по факту оплаты
Иногда покупатель становится собственником купленной продукции сразу после оплаты. Такое условие можно указать в соглашении, но чаще всего это обуславливается спецификой товара. Пример — одежда и продукты в магазинах.
Моментом признания дохода тогда считается не отгрузка продукции. По сути, её приобретатель становится владельцем раньше отгрузки, но при этом товар списывают. Тогда в отчётности используют счёт 45. Какими записями это отразить:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Товар отгружается и в специальном порядке отходит покупателю | 45 | 41 |
| При списании продукции откладывается начисление НДС | 76 | 68 |
| Поступает оплата | 50, 51 и т. д. | 62 |
| Признаётся доход | 62 | 90 |
| Списывается себестоимость отгруженных ранее товаров | 90, с/ч «Себестоимость» | 45 |
| Учтен НДС после оплаты | 90, с/ч «НДС» | 76 |
| Списываются затраты на реализацию | 90, с/ч «Расходы на реализацию» | 44 |
Проводки при реализации товаров или оказании услуг по предоплате
Компании часто работают по предоплате, особенно когда речь идёт об услугах. Получается, деньги начинают поступать на счёт бизнеса, когда саму услугу ещё не предоставили. Оформлять это в документации нужно в таком порядке:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Поступает предоплата за услугу или товар | 51 | 62.2 |
| Начисляется НДС с аванса за услугу или продукцию | 76, с/ч «НДС» | 68 |
| Отражается выручка | 62 | 90.1 |
| Списывается себестоимость услуги или товара | 90.2 | 43 |
| Списываются издержки на услугу или реализацию товара | 90.2 | 44 |
| Начисляется НДС | 90.3 | 68 |
| Начисляется акциз | 90.4 | 68 |
| Проводится зачёт предоплаты за услугу или товар | 62.2 | 62.1 |
| НДС вычитается из предоплаты | 68 | 76 |
Проводки при безвозмездной реализации товаров и услуг
Безвозмездная реализация случается и с услугами, и товарами. Часто так поступают в рамках клиентоориентированности. Например, когда хотят компенсировать бракованный товар, некачественную услугу или подарить бонус постоянному покупателю.
Оформление бесплатных товаров и услуг проходит в особом порядке. Важно учесть следующее:
- бесплатная реализация всегда сопровождается подтверждающими документами (актами, договорами и т.п.);
- про счёту 90 не проводят доходы от продаж и расходы;
- в бухучёте списывают стоимость бесплатно реализованной продукции.
Для корректного отображения таких событий используют счёт 91. Процедуру оформляют так:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Списывается себестоимость бесплатно реализованной продукции | 91, с/ч «Прочие расходы» | 41 |
| При выгрузке товара начисляется НДС | 91, с/ч «НДС» | 68 |
| Списываются сопутствующие издержки | 91, с\ч «Прочие расходы» | 60, 71 |
Учёт оказанных услуг
Особенно внимательно нужно отражать операции с услугами. Они принципиально отличаются от реализации товаров тем, что клиент становится потребителем непосредственно в процессе их оказания. Все издержки, которые бизнес несёт на реализацию услуг, в момент их предоставления списывают по счёту 90.
В отчётности это оформляют такими записями:
| Операция | Д/т | К/т |
|---|---|---|
| Отражается выручка | 62 | 90, с/ч «Выручка» |
| Списывается себестоимость услуг | 90, с/ч «Себестоимость услуг» | 20, 29 и т. д. |
| Начисляется НДС | 90, с/ч «НДС» | 68 |
| Списываются расходы на реализацию | 90, с/ч «Расходы на реализацию» | 44 |
| Поступает оплата | 50, 51, 52 и т. д. | 62 |
Ответственность за ошибки при ведении бухучёта
Нарушения при ведении бухучёта могут дорого стоить руководителю бизнеса.
За существенные ошибки штрафуют на сумму от 5 до 10 тысяч рублей. Отдельно могут наказать должностных лиц, ответственных за ведение документов — на сумму от 300 до 500 рублей.
Если ошибки найдут во второй раз, наказание будет серьёзнее — компания получит штраф до 20 тысяч рублей, а ответственных сотрудников могут отстранить от должности.
Особенно строго относятся к отражению сведений, влияющих на начисление налогов. Если органы смогут доказать, что должностное лицо намеренно их фальсифицировало, ему может грозить уголовная ответственность.
