Большинство торговых операций нужно проводить с помощью онлайн-касс. Это позволяет ФНС следить за доходами бизнеса. Чтобы работать с онлайн-кассами, требуется ОФД. Предприниматель сам выбирает и подключает оператора, и уже после этого начинает работу с кассами. Но чтобы выбрать ОФД, нужно знать, что это такое.
В материале расскажем, что такое ОФД в онлайн кассах, зачем нужен сбор и обработка данных, как выбрать и подключить ОФД.
Оператор фискальных данных. Что это?
Прежде чем понять, что такое ОФД, разберемся в принципах применения онлайн-касс.
Если вы продаете товары, продукты или услуги другим людям, компаниям и предпринимателям, вы должны оформлять чеки с помощью кассового аппарата согласно закону №54-ФЗ. Такому правилу следуют почти все предприятия.
Кассы применяют как на обычных торговых точках, так и в онлайн-магазинах. Они выполняют две ключевые функции:
- Формируют и печатают чек. При интернет-покупках — отправляют фискальный документ на имейл клиента.
- Собирают данные об операциях и передают их в ФНС.
Теперь разберемся, что такое ОФД. Термин расшифровывается как оператор фискальных данных, и он требуется для подключения онлайн-касс.
Касса состоит из следующих элементов:
- кассовый аппарат;
- фискальный накопитель, который осуществляет сбор и обработку данных.
Онлайн-кассы автоматически формируют и печатают различные фискальные документы:
- кассовые чеки;
- возвратные чеки;
- отчеты по смене.
Роль оператора — выступить своеобразным посредником между вашим бизнесом и налоговой. Передача данных происходит в таком порядке:
- Покупатель выбирает товар, который хочет приобрести, и несет его на кассу.
- Товар пробивают по кассе.
- Данные о покупке — сумма, наименование товара, способ оплаты, налоги и т.п. — отмечаются фискальным накопителем и сразу шифруются. Корректировка данных при этом невозможна.
- Когда данные зафиксированы, фискальный накопитель позволяет кассе напечатать чек.
- Данные об операции, зашифрованные фискальным накопителем, отправляются на сервер ОФД.
- ОФД расшифровывает информацию и отправляет данные в налоговую.
Так ФНС получает все сведения из кассового чека.
На сайте оператора можно проверить успешность передачи данных, чтобы убедиться в исполнении требований ФНС. Аналогично это проверяют через кассовые отчеты.
Если у покупателя возникнут сомнения в достоверности чека, в этом также можно убедиться. Для этого в фискальном документе отражают:
- в обязательном порядке — сайт ОФД, где можно проверить подлинность чека;
- в некоторых случаях — наименование ОФД, которое указывает на конкретного оператора, обслуживающего бизнес.
Какие требования предъявляют к ОФД
Разбираясь в том, что такое ОФД для кассовых аппаратов, расскажем и о требованиях, которым должны отвечать операторы.
Ключевое назначение оператора фискальных данных мы уже обозначили — сбор информации об операции и передача их в инспекцию. Но кроме этого ОФД также должен:
- надежно защищать данные покупателей, ограничивать доступ третьих лиц;
- сохранять данные минимум на пять лет после того, как информация попадет на сервер оператора;
- помогать ФНС узнать о сокрытии дохода и других нарушениях;
- по запросу инспекции давать ей доступ к базе ОФД. Контролировать предпринимателей ФНС может онлайн.
Чтобы сервис мог работать как ОФД, ему требуется специальное разрешение от налоговой на обработку фискальных сведений. Затем на этом основании его вносят в реестр ОФД.
Детально требования к оператору фискальных данных перечислены в законе №54-ФЗ, но бизнесу не обязательно знать их досконально. Главное — проверить, есть ли он в реестре.
Найти официальный реестр ОФД несложно. В главном окне ФНС во вкладке «Деятельность» нужно выбрать «Иные функции ФНС РФ».
ФНС
Там, среди открывшихся сервисов, выбираем «Реестры и проверка контрагентов».
ФНС (2)
Портал предложит список реестров. Нас интересуют «Операторы фискальных данных».
ФНС (3)
Портал выдаст общую информацию об ОФД в России и предложит скачать файл со списком компаний, которые входят в реестр операторов фискальных данных.
ФНС (4)
Если наименование компании содержится в перечне, она официально может выполнять функции оператора. В реестре указаны только ОФД, которых налоговая проверила по всем требованиям. За нарушения операторов фискальных данных исключают из реестра.
Можно ли работать без ОФД
Фискальный накопитель функционирует при интернет-соединении. Некоторые предприниматели не могут подключить кассу к интернету в силу обстоятельств.
Если передача данных невозможна, налоговая делает исключение из правил об ОФД.
Например, когда бизнес работает в труднодоступных районах, где интернет не проведен совсем или случаются серьезные перебои. Очевидно, что полноценно работать с ОФД там не получится.
В подобных местах с кассами работают только объекты, продающие подакцизную продукцию. Остальные точки могут функционировать без онлайн-касс и ОФД. Но при таком раскладе покупатели все равно должны получать фискальные документы с информацией о товаре и его стоимости.
Такое же исключение касается магазинов в отдаленных районах — местности с небольшой численностью людей (до десяти тысяч). Там магазины тоже могут обойтись без ОФД. При этом они могут работать с онлайн-кассами, но подключать ОФД и платить оператору им не надо. Выдавать чеки клиентам также нужно. Они могут быть оформлены вручную, главное — указать данные о покупке.
В последнем случае сбор данных происходит в кассах автономно. ФНС требует эти данные в двух случаях:
- при замене накопителя в кассе;
- при снятии кассы с учета.
Как выбрать оператора фискальных данных
Выбор ОФД — ответственность владельца бизнеса. Компаний, предлагающих услуги оператора фискальных данных, на рынке немало.
При выборе оператора фискальных данных обращайте внимание только на сервисы из реестра ОФД. Если оператора нет в перечне, работать с ним нельзя.
Что еще имеет значение при выборе ОФД?
Спектр услуг
Изучите услуги ОФД, ориентируйтесь на запросы бизнеса. К примеру, некоторые операторы помогают с выбором онлайн-кассы и получением ЭЦП.
Некоторые ОФД кроме стандартных услуг предлагают справочную информацию по вопросам бизнеса
Цены на услуги ОФД
Проанализируйте ценовую политику и перечень услуг, включенных в пакет ОФД. Часть компаний выполняет все ключевые операции под ключ. А некоторые ОФД требуют за отдельные услуги доплату.
На сайтах ОФД обычно указывают, какие услуги входят в стоимость
Личный кабинет пользователя
Убедитесь в наличии ОФД личного кабинета, посмотрите его функционал. Он значительно облегчает управление бизнесом. Вы сможете отслеживать доходы и возвраты, сверять приход с суммой наличных в кассе, формировать бухгалтерскую отчетность, отслеживать передачу данных.
Личный кабинет значительно упрощает взаимодействие с оператором
С некоторыми ОФД вы сможете одновременно управлять несколькими торговыми точками.
Мобильное приложение и поддержка
Узнайте, как работает техподдержка ОФД. Если у вас круглосуточный магазин, то лучше найти компанию с круглосуточной поддержкой.
Также обратите внимание на наличие мобильного приложения у ОФД — это позволит вести работу и учет удаленно.
Мобильное приложение ОФД упрощает аналитику и учет
Аналитика
Многие ОФД предлагают сервисы аналитики. Анализ данных помогает оценить эффективность продаж, контролировать доходы и расходы, формировать наглядные отчеты.
Сервисы аналитики ОФД позволяют контролировать рынок, оценивать эффективность показателей, формировать оптимальные маркетинговые стратегии
Как подключить ОФД
Алгоритм подключения ОФД обычно такой:
- Оформить усиленную КЭП. Если подписи нет, нужно идти в инспекцию и подавать письменное заявление.
- Оформить сделку с ОФД. Зарегистрировать онлайн-кассу можно только при наличии договора с оператором. Сделка считается заключенной после оплаты услуг ОФД.
- Зарегистрировать онлайн-кассу на портале налоговой службы. Для этого в личном кабинете есть сервис учета ККТ. Нужно выбрать функцию регистрации и заполнить заявление в окне. После обработки заявки вам выдадут индивидуальный номер.
- Добавить номер регистрации в кассу.
- Сформировать отчет о регистрации ККТ.
- Получить карту регистрации.
- Подключиться к ОФД. Это нужно сделать на сайте ОФД.
Когда оператор фискальных данных закончит синхронизацию с ККТ, можно начинать работу.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение закона №54-ФЗ?
За нарушение порядка применения ККТ и работы с ОФД предприятия штрафуют. Наказание зависит от основания.
| Основание | Штраф для компаний в тыс. р. | Штраф для предпринимателей в тыс. р. |
|---|---|---|
| Торговля без ККТ | 75-100% от расчет без кассы. Минимальный размер штрафа — 30 т.р. | 25-50% от расчета. Минимальный размер — 10 т.р. |
| Работа с незарегистрированными кассами, нарушения применения и регистрации ККТ согласно закону №54-ФЗ, нессответствие ОФД требованиям | 5-10 | 1,5-3 |
| Непредоставление документов или сведений о кассе по требованию ФНС за 3 рабочих дня | 5-10 | 1,5-3 |
| Отказ выдать чек покупателю | 10 | 20 |
