Порядок действий при приёмке товара определён Федеральным законом №44-ФЗ, и ему лучше следовать. Иначе в дальнейшем поставщик откажется исправлять брак или восполнять недостачу, если заказчик сразу не оформит процедуру правильно. Расскажем, как проводить приём товара по контракту.
Что нужно запомнить
- Приёмка товаров по контракту проводится согласно пунктам закона 44-ФЗ или Гражданского кодекса, если ГК РФ не противоречит закону о госзакупках.
- Заказчик может самостоятельно провести приёмку или поручить это комиссии минимум из пяти человек.
- Чтобы зафиксировать, что поставка соответствует всем требованиям, проводится экспертиза. Заказчик вправе назначить на роль эксперта внутреннего сотрудника или привлечь для этих целей специалистов со стороны.
- Если поставка выполнена по всем условиям контракта, составляется акт о приёмке. При электронных закупках его регистрируют в ЕИС.
- Если у заказчика есть претензии к товару — недостаток продукции, брак, истёкший срок годности и т.д. — он вправе направить поставщику претензионное письмо или вообще прервать сотрудничество в одностороннем порядке.
Подробнее о том, как действовать в каждом случае — в нашем материале.
Что такое приёмка товара по контракту
Порядок госзакупок строго регламентируется законом № 44-ФЗ от 05.04.2013. Согласно пункту 13 статьи 34, стороны должны включить в контракт условия и сроки оформления результатов приёмки.
Пункт 6 статьи 94 позволяет заказчику собрать приёмочную комиссию, в которой должно быть не меньше пять человек. Передавать функции комиссии другим лицам нельзя — только она вправе осуществить приёмку и подписать соответствующие документы.
Закупки отдельных товаров проводятся только электронно — они установлены распоряжением Правительства №471-р от 21.03.2016. Тогда приёмку также проводят онлайн, когда все документы необходимо разместить в Единой информационной системе. Для этого заказчику потребуется КЭП.
При приёмке заказчик проверяет количество поставленных товаров и их качественные характеристики. За критерии можно взять положения ГОСТов и прочих действующих нормативов, подходящих товарам.
Заказчик может уточнять критерии для приёмки в контракте, как считает нужным, если это не противоречит закону. Например, он вправе указать, что лекарственные препараты должны поставляться с определёнными сроками годности.
Результат поставки товара по контракту оформляются документально (пункт 7 статьи 94 закона 44-ФЗ):
- Если поставка соответствует всем заявленным требованиям, заказчик подписывает акт о приёмке.
- Если обнаруживаются расхождения с требованиями, заказчик может направить исполнителю мотивированный отказ.
Особенности проведения экспертизы
Согласно пункту 3 статьи 94 закона 44-ФЗ, заказчик должен провести экспертизу при приёмке товара. Он может сделать это собственными силами или привлечь стороннюю специализированную организацию. Это необходимо указать в контракте.
Специфического порядка для самостоятельной экспертизы нет. Можно полагать, что её вправе провести любые сотрудники компании, если руководитель доверяет их компетенции. В письме Минэкономразвития №Д28и-1778 от 12.07.2016 говорится, что заказчик может делегировать проведение внутренней экспертизы приёмочной комиссии.
Если планируется привлечение сторонних экспертов, условия важно прописать в контракте. Как минимум, определить:
- предмет экспертизы;
- способ закупки;
- метод выбора экспертов.
В письме Минфина №24-02-07/87603 от 27.12.2017 сказано, что для привлечения сторонних специалистов заказчику нужно провести соответствующую закупку одним из конкурентных способов или закупку у единственного поставщика согласно статье 93 закона 44-ФЗ.
Закон 44-ФЗ также устанавливает отдельные требования для экспертов со стороны. Например, в соответствии со статьёй 41, к экспертизе нельзя привлекать:
- физлиц;
- лиц, у которых может быть личный имущественный интерес в результате экспертизы;
- близких родственников;
- людей, на которых заказчик может как-либо повлиять через третьих лиц и т.д.
Результаты экспертизы необходимо оформить документально. Внешние эксперты обычно готовят официальное заключение. Внутренние сотрудники могут подписать акт о приёмке товара или специально разработанную форму.
Приглашение на осмотр товара
Приглашение представителей поставщика высылают, если при приёмке выявляются какие-либо недостатки. Для этого составляется обращение, в котором нужно указать:
- дату отгрузки;
- наименование поставляемой продукции;
- номера сопровождающих товарных документов;
- количество испорченных товаров, вид порчи;
- стоимость испорченной продукции;
- состояние пломб;
- дату и время, когда представитель поставщика приглашается на совместный осмотр;
- адрес;
- контактные данные заказчика.
Направить приглашение нужно в течение суток после того, как выявили недостатки.
Порядок приёмки товаров по контракту
Проводить приёмку нужно в сроки, установленные инструкцией П-6, утверждённой постановлением Госарбитража СССР № П-6 от 15.06.1965, и инструкцией П-7, утверждённой постановлением Госарбитража СССР № П-7 от 25.04.1966. Поставки принимают по двум основным критериям — количеству и качеству. По количеству дедлайны для приёмки такие:
| Сохранность тары | Крайний срок |
|---|---|
| Целая | 10 дней с даты получения |
| Повреждена | Момент получения |
| Целая, но товар скоропортящийся | 24 часа с момента получения |
По качеству — следующие:
- если товары относятся к категории скоропортящихся — в ближайшие 24 часа;
- если поставщик находится в городе заказчика — 10 дней с даты получения;
- если поставщик работает в других населённых пунктах — 20 дней.
Приёмка товара по количеству
Проверять количество продукции нужно по сопроводительным документам на товары, например, счёту-фактуре или товарной накладной.
Действия при приёмке товара такие:
- Товар пересчитывают, сравнивают фактический результат с цифрами в документах на товары.
- Если количество товара определяется его весом, продукцию взвешивают.
- Проверяют целостность упаковки. О повреждениях сразу сообщают поставщику.
- Проводят сверку кодов маркировки.
- Сравнивают наименование на упаковках и сертификатах с информацией в товарных документах.
Сверку можно провести вручную или с помощью технических средств: сканера, терминала, телефона.
Приёмка товара по качеству
Если с количеством поставки всё в порядке, нужно обратить внимание на его качественные характеристики. Состояние товара и его комплектация должны соответствовать сведениям, указанным в контракте, накладных, сертификатах, а также проходить по требованиям к маркировке.
В отдельных случаях заказчик имеет право не принимать товар. Например:
- обнаружилась порча товара и дефекты (статья 475 ГК РФ);
- поставщик не приложил к продукции необходимую документацию, инструкции (статья 464 ГК РФ);
- выявлены несоответствия по ассортименту, например, отличается модель или цвета товара (статья 468 ГК РФ).
При выявлении расхождений заказчик отмечает их в акте и направляет исполнителю претензию. О порядке расскажем ниже.
Акт о приёмке товара
Если условия поставки соответствуют заявленным, заказчик принимает продукцию и составляет акт по форме №0510452, регламентированной приказом Минфина №61 от 15.04.2021. Электронный акт приёмки нужно подписать КЭП и опубликовать в ЕИС.
Если заказчика не устроят результаты приёмки, он вправе направить поставщику претензионное письмо. Повторную приёмку отражают в акте по форме ТОРГ-2. Это бланк для российских товаров. Расхождения по продукции иностранного происхождения фиксируют в форме ТОРГ-3.
В документах отражают только продукцию, по которой выявились несоответствия. Оставшуюся продукцию в акт не вносят. Можно просто указать прямо в документе, что по остальным товарам расхождений не обнаружено.
Заказчик также может разработать собственную форму, чтобы отразить в ней расхождения. Инструкции П-6 и П-7 предусматривают несколько форм:
- акт о фактическом наличии товара, о недостаче или весе тары — при расхождениях по количеству;
- акт приёмки — при выявлении излишков;
- акт о скрытых недостатках — при недостаче товаров.
Форма ТОРГ-2 предусматривает сведения для любого из случаев.
Из инструкции П-6 и П-7 следует, что при составлении акта о расхождениях должен присутствовать представитель поставщика. Этот пункт также может уточняться в контракте.
Как правильно составить претензионное письмо
Претензионное письмо направляется поставщику вместе с актом о расхождениях.
Специальной формы для документа нет. Что необходимо указать:
- название документа поставки;
- дату и место его составления;
- наименование заказчика;
- реквизиты контракта на поставку;
- ссылку на товарный документ с указанием наименований, количества, стоимости и других ключевых характеристик товара;
- требование, которое заказчик предъявляет поставщику, например, заменить испорченный товар, вернуть сумму за продукты, которые не прошли приёмку и т.д.
Согласно пункту 4 статьи 34 закона 44-ФЗ, в контракте необходимо предусмотреть ответственность, которую стороны понесут за нарушение условий поставки. 6 пункт предусматривает финансовые санкции для поставщика — неустойки (штрафы и пени за каждый день просрочки). В этом случае заказчик направляет соответствующее требование.
Если устранить нарушения невозможно, заказчик вправе отказаться от контракта в одностороннем порядке.
Одностороннее расторжение контракта
Согласно пункту 9 статьи 95 закона 44-ФЗ, заказчик вправе расторгнуть сотрудничество со своей стороны, если такая возможность прописана в контракте. Он также может отказаться от услуг поставщика, если основания для этого предусмотрены Гражданским кодексом.
Если проводится экспертиза, важно, чтобы выявленные в её ходе нарушения соответствовали условиям для одностороннего расторжения, прописанным в договоре.
Существенные условия для обязательного одностороннего расторжения контракта заказчиком перечислены в пункте 15 статьи 95 закона 44-ФЗ. Например, если поставщик перестал соответствовать требованиям, предъявляемым к участнику закупки, или характеристики товара больше не соответствуют заявленным в контракте. В той же статье подробно прописан алгоритм действий для каждого случая.
Например, если заказчик принял одностороннее решение отказаться от электронной закупки, ему необходимо:
- сформировать решение об одностороннем отказе в ЕИС;
- направить его поставщику не позже, чем через час после того, как решение будет размещено в ЕИС.
У поставщика есть 10 дней, чтобы исправить нарушения. Если он не может этого сделать в силу каких-то причин или просто не предпримет никаких действий, по истечению срока контракт считается расторгнутым.
Подробный порядок одностороннего расторжения контракта описан в статье 95 закона 44-ФЗ.
Что делать при выявлении нарушений условий контракта приёмки товара
Кратко резюмируем общий алгоритм действий.
Если заказчик обнаружил нарушения при приёмке, необходимо:
- Отразить расхождения в акте по форме ТОРГ-2, ТОРГ-3 или другой подходящей.
- Направить поставщику претензионное письмо с конкретным требованием: заменить товар, доставить необходимое и т.д.
- Если недостатки устранить невозможно, нужно принять решение об одностороннем расторжении контракта в порядке, предусмотренном для условий поставки.
- Принять оставшуюся поставку, если исполнитель успеет исправить недочёты в течение 10 дней после того, как решение будет опубликовано в ЕИС или передано поставщику.
