Чтобы не получить штрафы за нарушение правил по использованию онлайн-касс, нужно не только поставить аппарат, но и соблюдать правильность оформления чеков. Рассказываем про обязательные реквизиты и даём пояснения по популярным вопросам.
Что нужно знать о кассовом чеке?
Кассовый чек — это фискальный документ, который подтверждает сделку и расчёт между покупателем и продавцом. Оформляется в момент оплаты через онлайн-кассу, которой в 2024 г. должен пользоваться практически каждый бизнес.
Функции кассового чека:
- Данные о продажах поступают в ИФНС, По собранной информации инспекторы могут сверять выручку, полученную в соответствии с чеками с заявленной организацией в декларациях.
- Подтверждает сделку, позволяет покупателям обращаться за возвратом или гарантией.
- Упрощает анализ и внутренний учёт продаж. Чеки хранятся в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД). Можно посмотреть выручку за любой период, какие товары и в каком количестве проданы, сумму возвратов и др.
Чеки составляются в бумажном или электронном виде — оба варианта равнозначны. Во втором случае документ отправляют по смс или на электронную почту, которые покупатель сообщает перед сделкой.
Если вы как ИП покупаете товары или услуги для бизнеса за наличные, то полученный чек — первичный документ, который подтверждает оплату, и входит в комплект документов, подтверждающих расходы или вычет по НДС. . Например, чеком подтверждается оплата топлива на АЗС для служебного автомобиля.
О реквизитах нужно знать не только для соблюдения правил, но и для проверки первичного документа. Если он составлен неправильно, налоговая откажет в принятии расходов, вычете НДС, доначислит налог и выпишет штраф.
С чем нельзя путать кассовый чек?
Кассовый чек часто путают со слипом (чек эквайринга или платёжный чек) и товарным чеком.
Слип оформляется на терминале эквайринга и подтверждает оплату банковской картой. Внешне он может быть похожим на кассовый, но не имеет такой же юридической силы. Подтвердить расходы для расчёта налогов им нельзя. Слип должен выдаваться вместе с кассовым чеком.
Товарными чеками пользовались до появления кассовых. Некоторые организации продолжают пользоваться ими, но в паре с кассовыми. Например, чтобы отразить больше информации о сделке или зафиксировать дату и время доставки.
Также им пользуются организации из отдалённых местностей, которые освобождены от использования онлайн-касс.
Чеки самозанятых, сформированные в приложении «Мой налог», приравнены к кассовым. Они отвечают требованиям по обязательным реквизитам, поэтому используются для подтверждения расходов на товары или услуги.
Обязательные реквизиты кассового чека
Обязательные реквизиты кассового чека установлены ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Перечень состоит из 20+ позиций, и если в чеке нет хотя бы одного, он признается недействительным.
Какие реквизиты указываются в чеке:
| Реквизит | Пояснение |
|---|---|
| Наименование документа | Обычно указывается «Чек» или «Кассовый чек» |
| Порядковый номер | Чеки нумеруются с «1» с начала смены |
| Дата и место расчёта | Дата указывается в формате «ХХ.ХХ.ХХХХ». Место расчёта — точка, в которой установлен ККТ. Например, адрес магазина или офиса. Таксисты указывают номер транспортного средства. Если чек оформляется в интернет-магазине, то адрес сайта |
| Составитель | Указывается наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя |
| Реквизиты | Из реквизитов для идентификации продавца — ИНН |
| Налоговый режим | Указывается система налогообложения, по которой производится расчёт |
| Признак расчёта | Вид операции, для которой оформляется чек: приход, расход, возврат или возврат расхода |
| Номенклатура | В чеке перечисляются товары и услуги, которые приобретает покупатель. Их количество и цена. Можно не указывать номенклатуру, если её нельзя определить в момент сделки. Длина строки не должна превышать 128 символов. Разрешено использовать артикулы или код товара по ОКПД2 |
| Ставка НДС | Указывается для каждой позиции из номенклатуры. Если товар или услуга освобождены от НДС, ставится 0% |
| Способ оплаты и сумма | Выбирается один из доступных вариантов: наличный, безналичный, зачет аванса, передача в кредит, оплата кредита |
| ФИО кассира | Проставляется автоматически в соответствии с сотрудником, который открыл смену. Также указывается его должность. Поле остается пустым, если расчёт производится через интернет-магазин |
| РН ККТ | Регистрационный номер контрольно-кассовой техники. Присваивается индивидуально каждому аппарату при постановке на учёт |
| ФН | Заводской номер фискального накопителя |
| ФП или ФПД | Фискальный признак кассового чека. Формируется индивидуально для каждого документа. Используется для проверки подлинности чека |
| Сайт ФНС | По стандарту указывается nalog.gov.ru или nalog.ru |
| Контактные данные | Реквизит указывается, когда покупатель запрашивает электронный чек. В поле проставляется номер телефона или адрес электронной почты. Также проставляется email продавца |
| ФД | Номер фискального документа. Проставляется автоматически онлайн-кассой |
| Номер смены на кассе | Номер автоматически проставляется кассовым аппаратом |
| QR-код | Генерируется для сканирования смартфоном, чтобы покупатель мог посмотреть детальную информацию о сделке |
В зависимости от особенностей деятельности в чеке указывают дополнительные реквизиты — о них далее.
Дополнительные реквизиты кассового чека
Список дополнительных реквизитов:
| Реквизит | Пояснение |
|---|---|
| Код товара | Идентификатор продукции, которая подлежит обязательной маркировке. Если товар не маркируется, поле остаётся пустым |
| Сумма акциза | Указывается при реализации подакцизной продукции |
| Номер ТД | Регистрационный номер таможенной декларации. Указывается, если производится расчёт за импортную продукцию |
| Название компании-покупателя (или ФИО ИП) и ИНН покупателя | Реквизиты контрагента указываются, если проводится электронная сделка |
| Реквизиты агента | Указываются агентами, которые принимают платежи от физлиц в интересах третьих лиц. Перечень:
|
| ИНН, ФИО и паспортные данные клиента | Указываются, если клиент получает лотерейный выигрыш |
| Признак расхода и возврат расхода | Указываются ломбардами и другими подобными организациями, которые обменивают товары на деньги |
Маркировка в кассовых чеках
Обязательной маркировке подлежат товары, которые относятся к молочной продукции, обуви, товарам легкой промышленности и другим категориям, которые перечислены на сайте «Честный знак». Если сделка связана с маркированным товаром, в чеке указывается «Код товара».
Список категорий товаров, подлежащих маркировке, регулярно дополняется. Следите за обновлениями правил, чтобы не пропустить момент, когда для вашей продукции станет обязательным указание в чеках «Кода товара».
Код товара в чеках обозначается как [М] или буквенно-цифровой код — зависит от настроек кассового аппарата.
Когда разрешено не указывать код товара для маркированной продукции:
- чек оформляется на операцию, при которой товар не передаётся покупателю — например, когда кассир принимает предоплату;
- организации возвращают товар, на котором повреждена маркировка или её не было изначально;
- в формате фискального документа, который утверждён налоговой, нет поля для указания «Кода товара»;
- предприятие выводит из оборота товары, которые были произведены до наступления момента обязательной маркировки.
Проверка подлинности кассового чека
К обязательным реквизитам относится фискальный признак — индивидуальный код, который автоматически формируется для каждого чека. Он подтверждает, что после оформления документ не корректировался. ФП является важным элементом проверки документа на подлинность.
Для проверки чеков пользуются двумя способами. На компьютере это делают через сервис налоговой инспекции. Необходимо указать основные реквизиты:
- тип операции;
- дату и время оформления чека;
- номер фискального накопителя;
- порядковый номер чека;
- фискальный признак;
- итоговую сумму по чеку.
Если не знаете, где посмотреть реквизиты, в сервисе есть подсказки. Чтобы открыть их, нажмите на иконку «info» рядом с нужным полем.
Для смартфонов налоговая выпустила специальное приложение, которое дублирует сервис. Оно работает на Android и iOS. Для проверки чека авторизуйтесь в системе и отсканируйте QR-код. На экране появится информация о сделке и подтверждение подлинности.
Наименее распространённый способ проверки — через внутренние сервисы операторов фискальных данных. Но они подходят для чеков, которые были проведены через их системы. Проще воспользоваться универсальным сервисом от налоговой.
Штрафы за ошибки в чеках
Формирование и правильность чеков налоговая контролирует в автоматическом режиме. Также причиной проверки служат жалобы потребителей — например, если клиенту не выдали чек после оплаты. Ответственность за нарушения предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.
Если не выдать чек, предпринимателя оштрафуют на 2000 руб., а организацию — на 10 000 руб. При первом нарушении могут ограничиться предупреждением.
Если документ оформлен с ошибками, предпринимателя оштрафуют на 1500-3000 руб., а компанию — на 5-10 тыс. руб. При первом нарушении могут ограничиться предупреждением. Штраф выпишут, например, если в чеке не указан хотя бы один из обязательных реквизитов.
Заметив ошибку, исправьте документ до того, как это заметит налоговая. Тогда можно избежать ответственности. Для этого подготовьте чек-коррекцию.
Самые большие штрафы предусмотрены за работу без контрольно-кассовой техники:
- предпринимателей штрафуют на 25-50% от выручки, полученной без ККТ. При этом штраф не может быть меньше 10 000 руб.;
- организации штрафуют на 33-100% от выручки, полученной без ККТ. При этом штраф не может быть меньше 30 000 руб.
Чтобы избежать ответственности, перед запуском бизнеса приобретите онлайн-кассу и поставьте на учёт. Следите за новостями об изменениях правил или консультируйтесь со специалистами: они подскажут, что изменить в бизнесе, чтобы не нарушать правила.
Что нужно запомнить?
- Кассовый чек — это фискальный документ, который подтверждает сделку и расчёт между покупателем и продавцом. Оформляется в момент оплаты.
- Не путайте кассовый чек со слипом и товарным чеком. У них разная юридическая сила. Товарный вместо кассового могут использовать только те, кто находится в отдалённых районах и освобождены от применения ККТ.
- Обязательные реквизиты кассового чека установлены ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Перечень состоит из 20+ позиций.
- Для проверки подлинности чеков используйте сервис налоговой инспекции или мобильное приложение для смартфонов на Android или iOS.
- Если в чеке не указан хотя бы один обязательный реквизит, налоговая оштрафует по ст. 14.5 КоАП РФ.
