Пересортица — не редкость для бизнеса, если в номенклатуре есть хотя бы два разных товара со схожим наименованием. Расскажем, как правильно оформлять пересортицу, почему она появляется и какие меры помогут её избежать.
Главное о пересортице товара
- Пересортица — это ситуация, в которой между товарами с одним и тем же наименованием возникают расхождения, только одного не хватает, а в другом обнаруживается излишек в том же самом объёме.
- Чтобы такое отклонение можно было считать пересортицей и произвести взаимозачёт, важно соблюдение трёх параметров: расхождения выявили в одном периоде, за это ответственен один и тот же человек, а отклонения возникли в рамках товаров одной категории или группы. Например, карандаши разных цветов или рис разных сортов.
- Обычно пересортица обнаруживается по итогам инвентаризации.
- Пересортицу необходимо правильно оформить. Сначала нужно установить ответственного за расхождения сотрудника. Затем — потребовать от него объяснительную и составить предложение о взаимозачёте. Если предложение принимается, составляется приказ. Итоги инвентаризации отражаются в ведомостях ИНВ-19 и ИНВ-26.
- Если ответственное лицо установить не удалось, важно подготовить документальные обоснования — иначе у налоговой могут возникнуть вопросы. Например, подтверждение, что человек был давно уволен и не может объяснить причину / взять на себя материальную ответственность.
- Взаимозачёт возможен только в бухгалтерском учёте. В налоговом порядок действий зависит от того, какую систему применяет бизнес.
- Обычно пересортица, как и другие отклонения в учёте, возникает из-за несоблюдения порядка приёмки, хранения и выдачи товаров, а также халатности сотрудников. Чтобы минимизировать ошибки, можно автоматизировать большинство рутинных процессов и контролировать движение продукции с помощью товароучётной системы.
Важно для руководителя бизнеса
- Пересортица — обычная ситуация для бизнеса с большим количеством товаров.
- Выявлять пересортицу — рабочая функция вашего бухгалтера и руководителей торгового подразделения. Ваша задача — в рамках утверждения результатов инвентаризаций отследить, насколько часто она возникает и в каких объемах.
- Если пересортица излишков бывает слишком часто, это повод задуматься о перестройке торгово-учетного процесса.
Что такое пересортица
Понятие пересортицы встречается в законодательных актах, но официально такого термина нет.
Пересортица — это ситуация, когда в учёте появляются расхождения в количестве товаров с одинаковым названием. При этом недостаток объёма одной продукции полностью совпадает с переизбытком другой.
Например, в канцелярском магазине продаются гелевые ручки. В учёте должно значиться 20 красных ручек и 15 зеленых. По факту же а запасах остаётся 10 красных и 25 зелёных. То есть, по одному товару недостаёт 10 единиц, а по другому возникает переизбыток на то же количество.
Имейте в виду, что для понятия «наименование товаров» также не предусмотрено точного законодательного определения. В разных учётах и отдельных компаниях его могут трактовать по-разному. В этом вопросе лучше ориентироваться на Общероссийский классификатор, как рекомендует Минфин.
Обычно подобные расхождения выявляются по итогам инвентаризации — это процедура, когда бизнес проверяет активы бизнеса, сопоставляя фактическое наличие товаров с данными в учёте.
Чтобы расхождение можно было официально счесть пересортицей, требуется соблюдение трёх параметров одновременно:
- расхождение появилось внутри продукции одной группы;
- возникло в одном отчётном периоде;
- за несовпадение ответственен один и тот же сотрудник.
Законодательная база
Порядок определения и учёта пересортицы регулируется несколькими законодательными актами.
В бухгалтерском учете:
- ФСБУ 28/2023 . Это новый стандарт, и его применение обязательно с 1 апреля 2025 года, но бизнес может применять его раньше;
- типовые рекомендации, утверждённые Приказом Минфина №49 — включает правила, которым нужно следовать при появлении пересортицы (актуальны до 1 апреля 2025 года);
- Положение о бухгалтерском учёте, утверждённое Приказом Минфина №34 — содержит порядок учёта расхождений.
В налоговом учете
- Налоговый кодекс РФ, глава 25 «Налог на прибыль»;
- Письмо Минфина России от 23.05.2016 N 03-03-06/1/29309.
В каких случаях расхождения нельзя признавать пересортицей
Важно помнить о соблюдении трёх критериев, которые мы упомянули выше. Если хотя бы один из них не соблюдается, расхождение — не пересортица.
Например, разница в количестве продукции возникла в разных периодах. Или её обнаружили на разных складах предприятия — значит, учёт вели разные сотрудники, и ответственность за расхождения не может нести один и тот же человек.
Также пересортицу нельзя путать с недостачей или излишком. Например, когда на складе не хватает 5 коробок с соком, при этом лишние 5 коробок не обнаружились среди другой продукции — это просто недостача. Или наоборот, по учёту коробок должно быть 20, а обнаружилось 25 — это излишек.
Почему появляется пересортица
Есть несколько основных причин:
- Неправильная маркировка продукции. Например, на один товар наклеили штрихкод от другого.
- Путаница с продукцией на складе или на кассе. К примеру, кладовщик принес в зал коробки с яблочным соком, а в отчётности написал, что сок вишнёвый. Или продавец пробил один сорт риса, а покупатель унёс другой.
- Ошибки в учётной программе или документации. При заполнении отчётности вручную ошибок обычно больше — при монотонном рутинном труде легко ошибиться. Учётная система автоматизирует большинство процессов и минимизирует ошибки, но расхождения могут возникнуть при ручном вводе данных в систему.
Почему так происходит:
- в компании не регламентированы / плохо регламентированы правила приёмки товара;
- сотрудники отказываются от ответственности за ошибки, и руководитель на этом не настаивает;
- сотрудники нарушают порядок приёма, хранения и выдачи продукции;
- не налажен документооборот, или ответственные за ведение документов нарушают порядок;
- возникают сбои в работе учётной системы;
- ответственные лица халатно относятся к контролю движения товара.
Большинство причин появления пересортицы связано с безответственностью сотрудников и отсутствием налаженной системы товароучёта.
Как предотвратить пересортицу
Если говорить в общем, то главная мера по предотвращению расхождений в учёте — не допускать ошибок при контроле динамики товаров.
Какие меры тут можно принять:
- регулярно проверять корректность работы оборудования — расхождения часто возникают из-за сбоев в работе терминала;
- вовремя обновлять учётную технику;
- регулировать работу персонала, применять санкции за нарушения;
- автоматизировать рутинные процессы, чтобы уменьшить человеческий фактор;
- регламентировать процесс приёмки, хранения и выдачи товаров, следить за исполнением порядка;
- продумать систему отчётности, регулярно проверять наличие и содержание учётных документов.
Бизнесу необходимо правильно контролировать остатки и перемещение продукции между складами. При небольшой номенклатуре этим можно заниматься и в ручную. Но если бизнес работает с несколькими категориями товаров и развивает разные направления, стоит подумать о товароучётной системе и автоматизировать работу.
Сервис «Моё дело» упростит учёт товара и сэкономит время руководителя и ответственных сотрудников. Отслеживать процессы оприходования, перемещения и списания товаров можно в один клик. Сервис заранее предупреждает, когда запасы продукции подходят к концу, позволяет правильно оформить возвраты и другие товароучётные операции. Для тех, кто не знаком с работой учётных сервисов, есть бесплатный пробный период.
Взаимозачёт при пересортице
Излишек по одному товару и такой же недостаток другого можно оформить как взаимозачёт. Это допускается при определённых условиях:
- расхождения обнаружили в одном периоде после всеобщей инвентаризации;
- ответственность за случившееся лежит на одном сотруднике;
- недостаток одного товара можно полностью заменить избытком другим — целиком совпадает количество лишней и недостающей продукции.
Если хотя бы один параметр не соблюдается, оформить взаимозачёт нельзя. В этом случае действовать нужно по-другому:
- Провести списание недостающей продукции. Например, отнести на расходы или вменить в ответственность виновным за недостачу.
- Отнести лишние товары в состав прочих доходов.
Как вести учёт, когда пересортица признана
Если расхождения уже оформлены и признаны в учёте, нужно следовать общему порядку:
- Выявить ответственного за несоответствие количества фактической продукции данным в учёте.
- Запросить объяснительную у ответственного лица. В ней необходимо описать причины появления расхождений в учёте.
- Отрегулировать количество продукции за счет норм естественной убыли (не является ли недостача естественными потерями при логистике).
- Если вину сотрудника можно установить точно, руководство возмещает недостачу за его счёт.
- Оформить предложение о взаимозачёте продукции.
- Составить соответствующий приказ для бухгалтерии, если руководство одобряет предложение.
- Оформить сличительную ведомость.
- Составить ведомость учёта результатов инвентаризации.
Если виновное лицо по объективным причинам установить нельзя, и списать компенсацию не получится — недостачу считают убытком организации. Это может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Поэтому стоит заранее подготовить документальные доказательства того, что виновника установить невозможно. Например, человек был давно уволен, поэтому не сможет компенсировать недостачу. Доказательство — приказ об увольнении или решение суда (для более тяжелых случаев).
Теперь подробнее рассмотрим каждый из документов.
Объяснительная от ответственного за пересортицу сотрудника
Специальной формы для объяснительной нет, поэтому её можно написать произвольно. Документ составляется на имя председателя инвентаризационной комиссии.
Ответственному сотруднику нужно написать, почему возникли расхождения в учёте. Например, перепутал из-за схожей упаковки. Или причиной ошибки стал нечитаемый штрихкод. Также необходимо указать товары, в отношении которых выявилась недостача и излишек.
Предложение о взаимозачёте
Председатель комиссии изучает объяснительную. Предложение оформить взаимозачёт составляется на отдельным документе. В содержании прописывают:
- итоги инвентаризации, в ходе которой обнаружились расхождения;
- названия продукции, объём недостатков и излишков по каждой позиции;
- сведения из объяснительной, которую подал ответственный сотрудник.
В отдельных случаях необходим анализ технолога, который подтвердит в заключении, что товары действительно относятся к одной категории или группе. Результат также прикладывают к предложению о взаимозачёте.
Документ составляется на имя руководителя. Если он одобряет решение о взаимном зачёте излишка и недостатка, составляется приказ. В нём отражают:
- сведения об инвентаризации;
- товары, по которым обнаружили недостачу или излишек;
- сумму расхождений;
- количество продукции;
- причину, по которой появились расхождения.
Также в распоряжении необходимо описать, как руководство решило поступить с недостачей, если её нельзя закрыть излишком. Если выявлен виновник ошибок, материальная ответственность ложится на него. Когда ответственного лица нет, пересортицу относят к расходам.
Сличительная ведомость
Информацию о расхождениях в товарах, их количестве и сумме необходимо отразить в сличительной ведомости. Документ оформляется по форме ИНВ-19.
Ведомость обязательно составляют в двух экземплярах. Один документ остаётся в отделе бухгалтерии, другой направляется материально-ответственному лицу.
Ведомость учёта результатов инвентаризации
Документ составляется по форме ИНВ-26. В ведомости необходимо отразить, как бизнес решил поступить с расхождениями: учесть пересортицу, списать или отнести на ответственного сотрудника.
Точно определить дату появления расхождений обычно сложно. Поэтому в дате документа указывают день, когда обнаружили недочёты — как правило, это день проведения инвентаризации.
Как оформить пересортицу в учёте
В налоговом и бухучёте операции оформляются по-разному.
Так, для первого вообще не предусмотрен взаимозачёт. Здесь закрыть недостаток одной продукции излишком других товаров не получится.
В налоговом учёте стоимость излишка относят на внереализационные доходы. Если бизнес применяет общую налоговую систему, ЕСХН или АУСН «Доходы минус расходы» — сможет включить недостачу в состав внереализационных расходов. Но это возможно, если установлено ответственное за расхождения лицо.
В бухучёте же взаимозачёт возможен. Проводки для пересортицы товара используются следующие:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 41 | 41 | Провели стоимость недостачи (если она осталась после зачёта пересортицы) |
| 94 | 41 | Провели разницу в стоимости продукции, задействованной в пересортице |
| 73 | 94 | Отнесли материальную ответственность за недостачу товара на виновного сотрудника |
| 50 | 73 | Сотрудник передал в кассу сумму, которую должен был компенсировать |
| 41 | 91.01 | Провели излишек, если он остался после зачёта пересортицы |
