Потери — обычное явление, особенно в торговле. Продукция и материалы могут испортиться или потеряться на любом этапе производства и реализации. Расскажем, как правильно вести учёт в таких случаях и как минимизировать количество товарных потерь.
Понятие товарных потерь
Потери — это исчезновение товара или его части, утеря каких-то характеристик, которая ведёт к ущербу. К товарным потерям приводят разные причины:
- естественные, возникшие из-за свойств самого объекта, не связанные с его хранением, перевозкой и другими внешними факторами;
- неестественные, возникшие в результате ущерба, причинённого другими лицами намеренно или случайно. Например, когда товар неправильно хранили, упаковали при транспортировке, уронили и т.д.;
- чрезвычайные, когда к товарным потерям привёл пожар, потоп, авария и т.д.
Это не единственная классификация потерь. Их также можно разделить на две основные группы:
- Количественные. О таких потерях говорят, когда испортилась/потерялась единица товара из партии (или несколько). Например, работник случайно наступил на пачку чипсов, когда выставлял товар в магазине. Продать её уже не получится, и пачку списывают, но остальные продукты из линейки никак не потеряли в качестве.
- Качественные. Тут речь не о единичных потерях, а о порче товаров из-за химических, биологических и прочих процессов. Например, когда замороженные полуфабрикаты в магазине быстро портятся из-за неправильного хранения в морозилке. Или товары пришли в негодность из-за испорченной упаковки.
Испорченные или утерянные товары в учёте списывают. Размер списания зависит от того, на каком этапе производственного или реализационного цикла случились потери.
Когда товар портится в самом начале производства, к серьёзным убыткам это обычно не приводит. Если это случилось, когда продукт уже пролежал на складе и попал на полку магазина, списание будет выше: бизнес потратил ресурсы на производство, хранение, упаковку, транспортировку. Ценность товара выросла, значит, и убытки от потери будут выше.
При списании потери можно отнести:
- на расходы;
- ответственных за порчу или утерю;
- чистую прибыль.
Есть также потери, которые не нужно считать товарными. Например, порча продукции из-за специфических особенностей перевозки и обработки. В данном случае речь идёт о технологических потерях, которые в полном объёме относят на издержки.
Естественные потери
Остановимся подробнее на естественных товарных потерях. Для корректного учёта важно точно знать, что нужно относить к этой категории.
Чаще всего потери носят количественный характер. Есть две основных причины, которые приводят к порче товара:
- характеристики самого продукта;
- отдельные процессы на этапах подготовки к перепродаже, которые повлияли на качество товарной единицы (или нескольких единиц).
К товарным потерям из-за собственных свойств продукта приводят:
- выветривание и усушка;
- распыление и раструска при взвешивании;
- утечка при оттаивании;
- впитывание посторонних элементов в упаковку;
- снятие упаковки с повреждением товара и т.д.
К потерям в процессе подготовки к перепродаже относят:
- ликвидные, когда от объекта отделяется незначительная часть, которую можно продать дешевле;
- неликвидные, когда товар портится настолько, что его нельзя перепродать.
Истечение срока годности у товарной единицы, которую не получилось вовремя реализовать, тоже относится к естественным потерям.
Естественная убыль
Потери товаров по естественным причинам — это абсолютно нормально. Существуют нормы, в рамках которых убытки от таких потерь можно списать на издержки обращения и учесть в налогооблагаемой базе. Ту часть списаний, что не укладывается в нормы естественной убыли, производят за счёт чистой прибыли или виновников, если их можно установить.
Естественную убыль определяют отдельно для каждой товарной категории. Во внимание принимают характеристики объекта, условия хранения, перевозки, подготовки к реализации. Пересматривать нормы нужно минимум раз в пять лет. Их разрабатывают государственные органы: Минздрав, Минстрой, Минпромторг, Минсельхоз и Минэнерго.
Естественную убыль применяют ко всем товарным объектам, которые учитывают в издержках при определении базы по налогу на прибыль. Но они не действуют в отношении:
- качественных потерь;
- штучных потерь товаров, склонных к усыханию.
Размер убыли определяют в процентах. Их применяют к объёму:
- партии, если потери обнаружились в процессе приёмки товаров от поставщика;
- продажи конкретной товарной категории за период, если потерю обнаружили при реализации или инвентаризации.
Как выявляются потери
Многие потери обнаруживаются случайно. Это может произойти на любом этапе производственного или реализационного цикла: непосредственно при производстве, подготовке к продаже, приёмке у поставщика.
Выявлять потери также можно намеренно, с помощью инвентаризации, чтобы вовремя утилизировать испорченные товары и списать их с учёта.
Есть общий алгоритм:
- Посчитайте количество товаров. Сравните показатель с количеством, указанным в товароучётной системе.
- Если выявится расхождение, отразите его в ведомости.
- Проанализируйте характер потерь. Определите, можно ли понять, кто является виновником.
- Если в товарных потерях виноват конкретный сотрудник, поставщик или любое другое лицо, компенсируйте убытки за его счёт.
- Спишите недостачу.
- Проанализируйте причину, которая привела к потерям. Определите комплекс мер, которые помогут избежать повторения в дальнейшем.
Обнаруженную недостачу нужно документально оформить. По результатам инвентаризации оформляется сличительная ведомость ИНВ-19, в которой отражаются потери.
Если недостачу обнаружили при приёмке у поставщика, это также важно отразить в документах. Составляются:
- при приёмке товара — акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3;
- при приёмке материалов — акт М-7.
В учёте товарную недостачу списывают проводкой Д/т94, К/т 10, 41, 43.
Если объекты учитывали по продажной стоимости, необходимо сразу сторнировать наценку. Операция проводится записью Д/т 94, К/т 42.
Иногда поставщик и получатель заранее предусматривают возможность потерь. Допустимый объём недостачи стоит прописать в договоре. Её отражают в учёте записью Д/т 94, К/т 60.
Списание товарных потерь
Ту часть недостачи, которая укладываются в нормы естественной убыли, относят на расходы. Списание в учёте отражают проводкой Д/т 44 (20, 23 и т.д.), К/т 94.
Порядок работы с частью потерь, превышающих нормы, зависит от того, можно ли определить виновного. Ответственным за недостачу может быть:
- поставщик;
- перевозчик;
- материально-ответственный сотрудник, работающий с товаром.
В зависимости от ситуации, операции оформляются так:
| Обстоятельства | Проводка | Операция |
|---|---|---|
| Виноват поставщик или перевозчик. Ответственному предъявили претензию в размере недостачи. | Д/т 76, К/т 94 | Отразили в учёте сумму выставленной претензии |
| Виновник отказался добровольно компенсировать ущерб. Бизнес обратился в суд, но это также не привело к результату. | Д/т 91, К/т 76 | Размер непогашенной задолженности за недостачу отнесли на прочие расходы. |
| В потерях виноват сотрудник. | Д/т 73, К/т 94 | Начислили задолженность сотрудника перед работодателем на сумму недостачи. |
| Виновника невозможно установить. Или возможно, но компания не собирается предъявлять претензии. | Д/т 91, Кт 94 | Сумму убытков отнесли на прочие расходы. |
Как избежать товарных потерь
Чтобы не нести убытки из-за порчи или утери товаров — или, по крайней мере, максимально уменьшить риски — стоит соблюдать комплекс профилактических мер. Одного универсального решения здесь нет. Придётся использовать сразу несколько инструментов и методов и применять их регулярно, на постоянной основе.
На практике потери чаще всего обнаруживают на складе. Так что особое внимание нужно уделить запасам.
Вот несколько рекомендаций:
- Тщательно продумайте систему складского хранения. Выделите отдельные зоны для разных товарных категорий. Условия хранения отдельных продуктов могут отличаться. Им требуется разная температура, освещение, влажность — поэтому такое товары лучше держать обособленно. Продумайте эргономику в помещении, обеспечьте достаточное место в проходах для погрузки.
- Оптимизируйте оборудование. Установите стеллажи, чтобы расположить товары не друг на друге, а на полках. Соотнесите размеры ячеек с объёмами товаров, не забывайте оставить немного свободного пространства. Коробки и поштучные товары также стоит хранить раздельно.
- Распределяйте продукцию по ячейкам в соответствии со сроком годности. Товары с наименьшим сроком отгружайте в первую очередь.
- Регулярно проверяйте запасы на складе, фиксируйте результаты проверки в отчётах. Продумайте график инвентаризации.
- Позаботьтесь о безопасности хранения на складе. Установите камеры видеонаблюдения. Наймите охрану. Введите в практику досмотр сотрудников, контактирующих с товарами на складе. Это снизит вероятность недостачи из-за краж и халатного обращения, о котором легко умолчать.
- Придерживайтесь адресного хранения, когда каждому продукту присваиваются отдельные обозначения буквами или цифрами. Так легче отбирать товары с необходимым сроком годности, размещать продукцию по секциям и ячейкам и собирать их для отгрузки.
Чтобы минимизировать потери по вине поставщиков, подходите к выбору контрагента с умом. Прежде чем подписать договор поставки, проведите предварительную проверку. Как минимум, стоит изучить отзывы, поискать сведения о компании в реестре неблагонадежных поставщиков и других порталах. Обсудите вероятность недостачи при доставке заранее. Узнайте о возможных гарантиях и компенсации.
Словесной договорённости, конечно, недостаточно. Обязательно пропишите все условия и ответственность в соглашении. Отразите в договоре порядок возврата в случае обнаружения недостачи, дефектов, брака, боя товаров. Укажите размер компенсации и штрафов.
Вместе с тем, стоит продумать порядок обращения с товарами и материалами и учесть в нём доступные профилактические меры. Что нужно сделать здесь:
- Описать правила обращения с отдельными товарами на каждом этапе в чётких регламентах. Закрепить их во внутренней политике.
- Разработать инструкции по хранению отдельных категорий товаров. Прописать в документах схему списания естественных потерь.
- Аналогично создать регламенты по перевозкам и приёмке отдельных товаров.
В регламентах важно учитывать возможные внешние и внутренние факторы, которые могут повлиять на сохранность товаров. При выявлении недостач нужно определить причину, которая привела к убыткам, проанализировать обстоятельства и учесть их в работе, чтобы избежать подобного в дальнейшем.
